Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn

Presentasjon om: "Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn
Advisor Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn Samarbeidsavtale med NARF og DNA Trykk PageUp og PageDown for å bla opp og ned

2 Hvorfor investere i Advisor?
Medvirker til bedre struktur Forenkler tilgangen til informasjon og erfaringer Øker kvaliteten på kunderelaterte oppgaver Øker kvaliteten på interne gjøremål Frigjør tid Øker inntjeningen langt utover investeringen Gjør byrået mer interessant som arbeidsgiver Øker verdien på regnskapsbyrået

3 Advisor optimaliserer kontorrutinene
Bibliotek Dokumentoversikt E-post Journaloversikt Gjøremål dokumenter, oppgaver og oppdrag Oppdragsoversikt Kundeoversikt Navnkartotek og CRM Fakturering Timer, erfaringssøk, fritekstsøk, metodikk, rapportering

4 Oppdragsgjennomføring!
Habilitetssøk i kontaktregister ved kundeforespørsel Database for kompetansevurdering Opprettelse av kundekort med relasjoner til revisor, myndigheter Opprettelse av oppdragskort med oppgaver (metodikker) Opprettelse av oppdragsavtale og arbeidspapirer Opprettelse av motpart ved konflikter (skatt, mva, bank) Postjournal for inn- og utgående dokumenter og e-post Journalføringer for mottak og utlevering av regnskapsmateriell KS-håndbok med rutinebeskrivelser for kunder og eget kontor Gjennomføring og oppfølging av oppgaver med frister Registrering av timer og utlegg Fakturering og rapportering av økonomisk bidrag Gjøremål ved opphør av ansettelses- og kundeforhold

5 Kvalitetssikring gir fordeler
Øker inntjeningen kvalitetssikring av eget byrået øker inntjeningen salg av denne erfaringen kan ytterligere øke inntjeningen kunnskapsforvaltning er et satsningsområde for konsulenter regnskapskontorer har fortrinn på dette området slike arbeidsoppgaver vil øke rekrutteringen til regnskapsbransjen Ekspertene fokuserer på kvalitetssikring og konkurranse kunnskapsmengden en fare i seg selv iflg. prof. Petter Gottschalk Regnskapsbransjens fortrinn i konkurransen om konsulenttimer faste kunder regelmessig kontakt med kunden faglig kompetanse Faglige kompetanse har reel erfaring fra kvalitetssikring av eget byrå kan mer enn de fleste om økonomirapportering kan fremstå som en totalleverandør av administrative tjenester

6 Kvalitetssikring og kunnskapshåndtering
Registrering og videreforedling av informasjon informasjon vedr. forretningsforbindelser og kontakter kategorier, relasjoner, kommunikasjon m.m. kundeinformasjon kategorier, ansvar, relasjoner, kommunikasjon m.m. oppdragsinformasjon kategorier, ansvar, frister, relasjoner, kommunikasjon, produksjon, fakturering m.m. journalføring av dokumenter og annen informasjonsutveksling dokumentgjennomføring inngående og utgående e-post inngående dokumenter og skanning arbeidspapirer utgående dokumenter frister/oppfølging/flyt/oppfølging versjonshåndtering ansvarlig person og utførende person erfaringssøk oppgavegjennomføring beskrivelse evaluering

7 Skisse Advisor

8 Beskrivelse av navnkartoteket
Navnkartoteket (som består av objekter) kan importeres og vedlikeholdes fra eksterne databaser. Hensikten med kartoteket er at alle navnopplysninger skal legges inn og vedlikeholdes fra ett sentralt sted. Dette øker kvaliteten og gir tidsbesparelser når man senere skal fylle inn opplysninger på kundekort og oppdragskort, for eksempel opplysninger om styremedlemmer, daglig leder, aksjonærer, oppdragkyndige m.m. Videre øker dette kvaliteten og gir tidsbesparelser ved dokumentbehandlingen. Objektene kan kategoriseres slik at kartoteket kan benyttes til CRM, DM og annen kommunikasjon. På navnkortet fremkommer oversikt over dokumenter hvor objektet står som avsender (inngående post) eller mottaker av dokumentet (utgående post). På navnkortet fremkommer en tilsvarende oversikt over journalføringer hvor objektet er involvert. Av oversikten fremkommer det om objektet er eller har vært kunde. Videre fremkommer det om objektet har eller har hatt noe forhold til en eller flere av kontorets oppdrag: roller som oppdragkyndig, motpart, samarbeidspartner, leverandør, konkurskreditor, vitne m.m.

9 Egen navndatabase Dokumentoversikt Opprette oppdrag E-post
Journalføring Utvalg for CRM Opprette dokument Ikonene markerer at objektet er kunde og at det er opprettet oppdrag (gult) Opprette kunde Ikonene markerer at objektet har et motpartsforhold til et oppdrag (rødt)

10 Kontakter og relasjoner
Relasjonsoversikter som er viktige ved konfliktsøk og habilitetsvurderinger

11 Navnkortet; andre opplysninger
Kategorier som kan benyttes til å opprette utvalg som igjen kan benyttes til fletting av dokumenter og til CRM-funksjoner Ajourhold av e-postadresser er viktig for å få til en rasjonell behandling av e-post i postloggen

12 Inngående- og utgående post på navnkortet
Oversikt over og tilgang til inn- og utgående post

13 Opprette kundekort fra navnkartoteket
Hvis navnet ikke er registrert i navnkartoteket må det gjøres først. Deretter markeres navnet og Ny kunde knapp benyttes. Ansvarlig person, type og bransje bør legges inn. Opplysningen overføres deretter til regnskapet.

14 Legge inn relasjoner på kundekortet
Objektet hentes fra navnkartoteket og tildeles rolle. På navnkortet til objektet fremkommer alle relasjonene som er knyttet til objektet

15 Erfaringsarkiv Søk etter kunnskap og tidligere erfaringer

16 Alle kurs legges inn i egen database og kategoriseres
Kompetanseoversikt Alle kurs legges inn i egen database og kategoriseres

17 Opprette nytt oppdragskort fra kundekortet
Opprette (ev. kopier) nytt oppdrag for regnskapsføring 2005 Oppdrag for tidligere år

18 Legge inn opplysninger om oppdraget

19 Opprette oppdragsavtale (ev. åpne og ajourhold eksisterende avtale)
Velg arkiv og mal NARF

20 Vedlegg til oppdragsavtale fra metodikk

21 Oppdragskort med dokumentoversikt
Dokumentene kan filtreres etter arkivkode

22 Opprette dokument for bankavstemming
Dokumentansvarlig Maler knyttet til arkivkode Unødvendig å fylle ut da malen for avstemmingsskjema henter opplysningene fra opplysningsfeltene på kundekortet. Mottaker benyttes til korrespondanse.

23 Postlogg inngående post (skannet) og e-post
I tillegg til tradisjonell korrespondanse skal e-post også inngå i postloggen

24 Journalføring av mottak av bilag
Mottak og utlevering av bilag skal journalføres og kvittering utleveres til kunde

25 Bibliotek/KS-Håndboka til NARF
Rutiner som er hentet fra KS-håndboken til NARF og tilpasset kontoret Elektronisk arkivering av kurs og rundskriv

26 Sjekkliste gjennom året, Excel-versjonen
Fra et excel-ark kan det ikke genereres rapporter! I Advisor er oppgavene overført til metodikker hvor det kan kjøres ut rapporter.

27 Metodikker som kan overføres til oppdrag

28 Fremdrift oppgaver for ansvarlig og utførende
Diverse utvalgskriterier

29 Fremdrift dokumenter for ansvarlig og utførende
Diverse utvalgskriterier

30 Fremdrift oppdrag for ansvarlig
Diverse utvalgskriterier

31 Oppgavestatus for et enkelt oppdrag
Totaloversikt over oppgavene på de forskjellige områdene

32 Rapport som viser oppgavestatus på et oppdrag
Ikke utført oppgave Utført oppgave

33 Timeoversikt på oppdragskortet
Utdypende tekst øker faktureringsgraden

34 Dagens timeliste Mertid, overtid, avspassering og ferie (variable timer) overføres til timebank

35 Import av timer og utlegg til fakturakladd
Plukke enkelte oppdrag eller alle oppdrag hvor det har påløpt timer siden forrige fakturering

36 Fakturakontroll mot budsjett og fjorårets tall
Totalt fakturert inklusive dette fakturaforslaget Fakturert på fjorårets oppdrag Avtalt/budsjettert honorar fordelt på medarbeider og ansvarlig

37 Utjevningstimer i fakturakladd
Timer kan legges til og trekkes ifra når man står i fakturaen Beskrivende tekst kan endres når man står i fakturaen

38 Eksempel på tekst i faktura
Kan erstattes av timeaktiviteter

39 Eksempel på fakturavedlegg
Spesifikasjon av tekstlinjene i fakturaen

40 Eks. på rapport; faktureringsgrad
Faktureringsgraden må leses sammen med disponeringen av totaltiden og økonomisk bidrag (timesats fakturerte timer) Faktureringsgraden isolert sett har liten informasjonsverdi

41 Innhenting av aktive fullmakter
Hente frem aktive fullmakter ved opphør av kundeforhold

42 Administrasjon av selvangivelser