Opplæring for Microsoft® Office SharePoint® 2007

Presentasjon om: "Opplæring for Microsoft® Office SharePoint® 2007"— Utskrift av presentasjonen:

1 Opplæring for Microsoft® Office SharePoint® 2007
[Firmanavn] presenterer: Opplæring for Microsoft® Office SharePoint® 2007 [Merknader til instruktør: Hvis du vil ha detaljert hjelp om hvordan du tilpasser denne malen, kan du se det aller siste lysbildet. Se også etter mer undervisningstekst i notatruten for enkelte lysbilder. Macromedia Flash-animasjoner: Denne malen inneholder Flash-animasjoner. Disse kan spilles i PowerPoint 2000 og senere. Hvis du vil lagre denne malen i PowerPoint 2007, må du imidlertid lagre den i et tidligere PowerPoint-filformat: PowerPoint presentasjon (*.ppt) eller PowerPoint mal (*.pot) (du kan se filtypene ved siden av Filtype i dialogboksen Lagre som). Advarsel: Hvis du lagrer den i et PowerPoint 2007-filformat, for eksempel 2007PowerPoint-presentasjon (*.pptx) eller PowerPoint-mal (*.potx), beholdes ikke animasjonene i den lagrede filen. Følgende gjelder også: I og med at denne presentasjonen inneholder Flash-animasjoner, kan lagring av malen også føre til at det vises en advarsel vedrørende personlige opplysninger. Hvis du ikke legger til informasjon i egenskapene for selve Flash-filen, gjelder ikke advarselen for denne presentasjonen. Klikk OK i meldingen.] SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

2 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Kursinnhold Oversikt: Vite hvor gruppen befinner seg Leksjon: Bruke en kalender på et SharePoint- område Leksjonen avsluttes med et lite sett spørsmål for å teste om du har forstått innholdet. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

3 Oversikt: Vite hvor gruppen befinner seg
Bruker firmaet Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007? Det er nå tid for å lære å bruke en SharePoint-kalender til å dele informasjon med medarbeidere. Med en kalender på SharePoint- området kan du og kollegene dine lett få tilgang til felles planer og datoer. Enten det gjelder varemesser, kundemøter eller fridager i firmaet kan du holde orden på alt som involverer planlegging i en delt kalender og være sikker på at alle har lett tilgang til detaljer i planen. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

4 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Mål for kurset Dele tidsplaninformasjon ved å legge den inn i en delt kalender på SharePoint-området. Navigere enkelt rundt om i den delte kalenderen på SharePoint-området. Oppdatere eller slette oppføringer i den delte kalenderen. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

5 Bruke en kalender på et SharePoint-område
Leksjon Bruke en kalender på et SharePoint-område

6 Bruke en kalender på et SharePoint-område
Hvorfor bruke en kalender på et SharePoint-område? Fordi det er en utmerket måte å dele informasjon på ved bruk av den kjente konteksten i en kalender. En kalender på et SharePoint-område er som en oppslagstavlekalender som du setter opp i bygningens korridor eller pauserommet. På samme måte som oppslagstavlen er SharePoint- kalenderen et offentlig sted – SharePoint-området, der alle med tilgang til området kan se og bruke den. Du kan bruke en kalender på et SharePoint-område til å holde øye med prosjektfrister, reise- og ferieplaner eller kanskje de ansattes fødselsdager. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

7 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Vise kalenderen Du er så klar til å prøve å bruke kalenderen på firmaets SharePoint- område. I mange standarddistribusjoner av et SharePoint- område er det allerede en kalender på plass. Hvis det gjelder for deg, er alt du trenger å gjøre for å får tilgang til kalenderen, å klikke Kalender under Lister på hurtigstartlinjen, som vist på bildet. Hvis du ikke allerede har en kalender å arbeide med, eller hvis du vil ha mer enn én, kan du lage din egen. Det ligger imidlertid utenfor målet med dette kurset. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

8 Komme deg rundt i kalenderen
Når du finner kalenderen, må du vite hvordan du kommer deg rundt i den. Det gjør du ved å klikke de ulike kontrollene på siden. Animasjon: Høyreklikk, og klikk Spill av. Animasjonen viser fremgangsmåten. Tips! Når du beveger deg rundt om i kalenderen, vil du legge merke til at ulike deler av kalenderen er klikkbare koblinger: Det gjelder for eksempel dagene i uken og datoene. [Merknad til instruktør: For å spille animasjonen når du viser lysbildefremvisningen, høyreklikker du animasjonen og klikker Spill av. Når du har spilt av filen én gang, kan det hende du må klikke Spol tilbake (etter å ha høyreklikket) og deretter klikke Spill av. Hvis du klikker lysbildet for å få teksten til å vises eller for å gå til neste lysbilde, men ingenting skjer, klikker du utenfor animasjonen. Enkelte ganger må du klikke to ganger. Hvis du har problemer med å vise animasjonen, kan du se merknadene for det siste lysbildet i denne presentasjonen om avspilling av Macromedia Flash-animasjoner. Hvis du fremdeles får problemer med å vise animasjonen, er det neste lysbildet en kopi av dette med statisk grafikk. Slett enten dette lysbildet eller det neste før du viser presentasjonen.] Du kan flytte fra måned til måned, uke til uke eller dag til dag ved å bruke pilene. Og du kan se på én dag, én uke eller én måned om gangen ved å bruke knappene. Hvis du vil flytte raskt til andre år eller måneder, bruker du den lille kalenderen ovenfor hurtigstartlinjen. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

9 Komme deg rundt i kalenderen
Når du finner kalenderen, må du vite hvordan du kommer deg rundt i den. Det gjør du ved å klikke de ulike kontrollene på siden. Du kan flytte fra måned til måned, uke til uke eller dag til dag ved å bruke pilene. Og du kan se på én dag, én uke eller én måned om gangen ved å bruke knappene med de samme navnene. Knappene Dag, Uke og Måned vises ikke på dette bildet, men de vises i den øvre, høyre delen av kalenderen. Tips! Når du beveger deg rundt om i kalenderen, vil du legge merke til at ulike deler av kalenderen er klikkbare koblinger: Det gjelder for eksempel dagene i uken og datoene. [Merknad til instruktør: Dette lysbildet er identisk med det forrige bortsett fra at det inneholder statisk grafikk i stedet for en animasjon. Bruk dette lysbildet hvis du har problemer med å vise animasjonen. Slett enten dette lysbildet eller det forrige før du viser presentasjonen.] Hvis du vil flytte raskt til andre år eller måneder, bruker du den lille kalenderen ovenfor hurtigstartlinjen. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

10 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Legge inn elementer Du vil nå legge inn kalenderoppføringer én om gangen ved å klikke Nytt element på Ny-menyen. Deretter vil du legge inn detaljer for elementet i et skjema. Animasjon: Høyreklikk, og klikk Spill av. Animasjonen viser et eksempel på hvordan du legger til et engangs kundemøte og et regelmessig ukentlig lunsjmøte i kalenderen. [Merknad til instruktør: For å spille animasjonen når du viser lysbildefremvisningen, høyreklikker du animasjonen og klikker Spill av. Når du har spilt av filen én gang, kan det hende du må klikke Spol tilbake (etter å ha høyreklikket) og deretter klikke Spill av. Hvis du klikker lysbildet for å få teksten til å vises eller for å gå til neste lysbilde, men ingenting skjer, klikker du utenfor animasjonen. Enkelte ganger må du klikke to ganger. Hvis du har problemer med å vise animasjonen, kan du se merknadene for det siste lysbildet i denne presentasjonen om avspilling av Macromedia Flash-animasjoner. Hvis du fremdeles får problemer med å vise animasjonen, er det neste lysbildet en kopi av dette med statisk grafikk. Slett enten dette lysbildet eller det neste før du viser presentasjonen.] Det er enkelt å legge inn regelmessige elementer, for eksempel et ukentlig personalmøte. Du merker bare av for Gjør dette til en gjentatt hendelse, og deretter angir du elementets mønster for regelmessighet. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

11 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Legge inn elementer Du vil nå legge inn kalenderoppføringer én om gangen ved å klikke Nytt element på Ny-menyen. Deretter vil du legge inn detaljer for elementet i et skjema. Det er enkelt å legge inn både engangs elementer og regelmessige elementer, for eksempel et ukentlig personalmøte. For regelmessige elementer merker du av for Gjør dette til en gjentatt hendelse, og deretter angir du elementets mønster for regelmessighet. [Merknad til instruktør: Dette lysbildet er identisk med det forrige bortsett fra at det inneholder statisk grafikk i stedet for en animasjon. Bruk dette lysbildet hvis du har problemer med å vise animasjonen. Slett enten dette lysbildet eller det forrige før du viser presentasjonen.] SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

12 Endring i tidsplanene? Redigere eller slette en oppføring
Planer endres, og du vil være i stand til å oppdatere eksisterende kalenderoppføringer for å gjenspeile disse endringene. Animasjon: Høyreklikk, og klikk Spill av. Animasjonen viser hvordan du endrer et element og sletter det. De fullstendige trinnene er oppført på hurtigreferansekortet som det finnes en kobling til i slutten av kurset. [Merknad til instruktør: For å spille animasjonen når du viser lysbildefremvisningen, høyreklikker du animasjonen og klikker Spill av. Når du har spilt av filen én gang, kan det hende du må klikke Spol tilbake (etter å ha høyreklikket) og deretter klikke Spill av. Hvis du klikker lysbildet for å få teksten til å vises eller for å gå til neste lysbilde, men ingenting skjer, klikker du utenfor animasjonen. Enkelte ganger må du klikke to ganger. Hvis du har problemer med å vise animasjonen, kan du se merknadene for det siste lysbildet i denne presentasjonen om avspilling av Macromedia Flash-animasjoner. Hvis du fremdeles får problemer med å vise animasjonen, er det neste lysbildet en kopi av dette med statisk grafikk. Slett enten dette lysbildet eller det neste før du viser presentasjonen.] For å endre et element i kalenderen åpner du det ved å klikke koblingen til det. Deretter endrer du detaljene ved å klikke Rediger element. Hvis du vil fjerne et element fullstendig fra kalenderen, klikker du koblingen for å åpne det, og deretter klikker du Slett element. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

13 Endring i tidsplanene? Redigere eller slette en oppføring
Planer endres, og du vil være i stand til å oppdatere eksisterende kalenderoppføringer for å gjenspeile disse endringene. For å endre et element i kalenderen åpner du det ved å klikke koblingen til det. Deretter endrer du detaljene ved å klikke Rediger element, som vist på bildet. Hvis du vil fjerne et element fullstendig fra kalenderen, klikker du koblingen for å åpne det, og deretter klikker du Slett element. De fullstendige trinnene er oppført på hurtigreferansekortet som det finnes en kobling til i slutten av kurset. [Merknad til instruktør: Dette lysbildet er identisk med det forrige bortsett fra at det inneholder statisk grafikk i stedet for en animasjon. Bruk dette lysbildet hvis du har problemer med å vise animasjonen. Slett enten dette lysbildet eller det forrige før du viser presentasjonen.] SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

14 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
La andre få vite det Fordelene med å bruke en kalender på et SharePoint-område er at andre kan se den og legge til i den – men først må de få vite at kalenderen finnes. En enkel måte å la andre få vite om kalenderens eksistens på, er å sende dem en kobling. Du vil se URL-adressen til kalenderen på adresselinjen øverst i webleseren. Du kan kopiere denne URL- adressen og lime den inn i en e-postmelding. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

15 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
La andre få vite det En annen metode, hvis du bruker webleseren Windows Internet Explorer®, er å følge trinnene nedenfor. Klikk Fil-menyen i Internet Explorer. Pek på Send, og klikk deretter Kobling via e-post. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

16 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
La andre få vite det Når du klikker Kobling via e-post, oppretter du en e- postmelding som inneholder en kobling til kalenderen. Det eneste du trenger å gjøre er å adressere meldingen og sende den. Du kan også ta med litt forklarende tekst om kalenderen. Eksempel: "Her er en kalender som vi alle kan bruke til å holde orden på viktige hendelser og ferieplaner." SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

17 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Testspørsmål 1 Ved å bruke en kalender på et SharePoint-område kan du dele informasjon med alle som har tilgang til området. (Velg ett svar.) Sant. Feil. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

18 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Testspørsmål 1: Svar Sant. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

19 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Testspørsmål 2 Hvilket alternativ nedenfor kan du bruke hvis du vil redigere et element i en SharePoint-kalender? (Velg ett svar.) Finne dagen i kalenderen og begynne å skrive inn. Slette elementet og starte på nytt. Åpne elementet ved å klikke koblingen til det på SharePoint- området. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

20 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Testspørsmål 2: Svar Åpne elementet ved å klikke koblingen til det på SharePoint-området. Du gjør dette ved å klikke koblingen til elementet i kalenderen. Deretter bruker du Rediger-knappen for å åpne elementet for redigering. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

21 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Testspørsmål 3 Du har funnet kalenderen på firmaets SharePoint-område, men det ser ut til at bare du bruker den. Hvilken god metode kan du bruke for å involvere andre? (Velg ett svar.) Fortell dem om den. Få områdeadministratoren til å sende en kunngjøring. Bare vent – andre vil henge seg på etter hvert. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

22 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Testspørsmål 3: Svar Fortell dem om den. En utmerket måte å kunngjøre kalenderens tilgjengelighet og gjøre det enkelt for andre å finne den, er å bruke Internet Explorer til å sende en kobling, som vist i kurset. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

23 SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen
Hurtigreferansekort Hvis du vil ha et sammendrag av oppgavene som dekkes i dette kurset, kan du vise hurtigreferansekortet. SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen

24 Bruke denne malen Bruker firmaet Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007? Denne Microsoft Office PowerPoint®-malen inneholder opplæring i bruk av en gruppekalender ril å dele viktig tidsplaninformasjon på SharePoint-området ditt. Den er utformet for presentasjon i grupper, og kan om nødvendig tilpasses. Innholdet i denne malen er tilrettelagt basert på Microsoft Offices elektroniske opplæringskurs med tittelen SharePoint Kalendere I: Få mest mulig ut av gruppekalenderen. Malens funksjoner Tittellysbilde: På det aller første lysbildet er det plassholdertekst der du kan skrive inn navnet på firmaet. Du kan også slette hele tekstboksen hvis du ikke vil bruke denne teksten. Animasjoner: Egendefinerte animasjonseffekter kan brukes i presentasjonen. Disse inkluderer kikke, strekke, oppløsing og sjakkbrett. Alle effektene spilles i tidligere versjoner tilbake til Microsoft PowerPoint Hvis du vil endre animasjonseffektene, går du til menyen Lysbildefremvisning, klikker Egendefinert animasjon og arbeider med alternativene som vises. Hvis denne presentasjonen inneholder en Macromedia Flash-animasjon: Hvis du vil spille Flash-filen, må du registrere en Microsoft ActiveX-kontroll med navnet Shockwave Flash Object på datamaskinen. Det gjør du ved å laste ned den siste versjonen av Adobe Flash Player fra Adobes webområde. Advarsel vedrørende lagring av Flash-animasjonene: Flash-animasjonene spilles i versjoner av PowerPoint tilbake til PowerPoint Hvis du vil lagre denne malen i PowerPoint 2007, må du imidlertid lagre den i et tidligere PowerPoint-filformat: PowerPoint presentasjon (*.ppt) eller PowerPoint mal (*.pot). (Du kan se filtypene ved siden av Filtype i dialogboksen Lagre som.) Hvis du lagrer den i et PowerPoint 2007-filformat, for eksempel PowerPoint-presentasjon (*.pptx) eller PowerPoint-mal (*.potx), beholdes ikke animasjonene i den lagrede filen. Lysbildeoverganger: Overgangen Bortskyving nedover brukes i hele lysbildefremvisningen. Hvis du vil bruke en annen, går du til menyen Lysbildefremvisning, klikker Lysbildeovergang og arbeider med alternativene som vises. Hyperkoblinger til elektroniske kurs: Malen inneholder koblinger til den elektroniske versjonen av dette opplæringskurset som tar deg til referansekortet som er publisert for dette kurset. Topptekst og bunntekst: Malen inneholder en bunntekst som viser kurstittelen. Du kan endre eller fjerne bunnteksten i dialogboksen Topptekst og bunntekst (som åpnes fra Vis-menyen). BRUKE DENNE MALEN Se notatruten, eller vis hele notatsiden (menyen/kategorien Vis/Visning) for å få detaljert hjelp for denne malen.