Medlemsnett & andre Norfo IT-tjenester

Presentasjon om: "Medlemsnett & andre Norfo IT-tjenester"— Utskrift av presentasjonen:

1 Medlemsnett & andre Norfo IT-tjenester
v/ Per Thrane-Nielsen (DICO Distrikt 2310)

2 RI IT-tjenester

3 RI IT-tjenester

4 RI IT-tjenester – Kjente problemstillinger
I enkelte tilfeller har neste års roller ikke blitt replikert, hvilket medfører aksessproblemer – vår leverandør jobber med RI for å løse dette Replikering mot RI fungerer per dags dato ikke for Oslo og Bergen grunnet feil hos RI. RI ber om at Executive Secretary i disse klubbene gjør følgende: Logg på MyRotary Velg «Manage» i horisontal meny Velg «Update Club Data» i undermeny Velg klubb Gå til «Partner Organization» Terminer «SEMDA» og velg «Club Collaborator» Lagre endringer Om man skulle få en feilmelding, rapporter dette til

5 Norfo IT-tjenester

6 Norfo IT-tjenester Dashbord
Aksesseres ved å klikke på “Min Side” på klubbens / distriktets hjemmeside Har pre-definerte snarveier til andre Norfo IT-tjenester Ytterligere snarveier (applications) kan legges til Websider Redigeres via Medlemsnett Informasjon om medlemmer, klubber og distrikt som synkroniseres med RI Ytterligere informasjon enn hva RI har, inklusive oppmøteregistrering og dokumentarkiv for komiteer E-post Klubbens e-post som også kan legges til som egen konto i egen mail-applikasjon Passord ble sendt ut til klubbenes sekretærer

7 Innlogging

8 Innlogging – Dashbord / Websider / Medlemsnett
Hvordan får jeg tilgang Aksess styres basert på verv som er registrert i medlemsnett Man logger på med e-post adresse man er registrert med i medlemsnett For websidene kan ytterligere aksesser settes opp via Redirect til Man henvises hit når man skal logge på alle 3 systemer Etter autentisering pekes man tilbake til systemet man ble henvist fra Husker passord Vellykket autentisering lagres inntil nettleseren lukkes selv om man ikke lagrer brukernavn/passord Bruk direkte link om dashbord ikke fungerer Om man skulle ha problemer med dashbordet bør man prøve direkte linker mot webside og medlemsnett Hvordan resette passord Kun brukeren selv kan resette passord ved å klikke på «Forgot Password» Midlertidig passord sendes per e-post om e-post man skriver inn matcher med medlemsnett

9 Innlogging – Feilmelding ved bruk av HTTPS
Årsak Sertifikatene som brukes er for appsco.com og mysiteshop.com, ikke rotary.no Løsning Bruk alltid HTTP når du skriver inn en rotary.no adresse

10 Innlogging web-sider – Feiler når man er gitt aksess via redigeringsgrensesnittet for web-sider
Alle klubbens medlemmer har tilgang til å logge på klubbens hjemmesider for å se klubb-internt innhold og skal IKKE legges til på nytt under Eventuelle andre må klikke på «create account in 10 seconds» første gang og sette opp konto der e-post er den samme som er lagt til under På sikt vil brukeradministrasjon under fjernes fullstendig På sikt vil «Logg inn» erstatte «Min side» (denne vil vises som et valg når logget inn)

11 Innlogging e-post Passord
Passord ble sendt klubbens sekretær Webmail Aksesseres via Bruker: Oppsett i eget e-post program Kontotype: IMAP Server for innkommende og utgående e-post: mail.mysiteshop.com

12 Innlogging - Annet Problemer med IE / Edge / Safari
Vi må få konsekvent bruk av rotary.no (ikke bruke leverandørens domener)

13 Dashbord

14 Dashbord Nytt dashbord
Har kun Rotary-spesifikke snarveier (applications) – disse kan ikke redigeres Snarveiene er avhengig av roller registrert i medlemsnett Gjenværende kompatibilitetsproblemer Kompatibilitetsproblemer med IE og Edge – disse vil utbedres snarlig Pågående kontroll av sertifikater opp mot standard sikkerhets-innstillinger i nettlesere Benytter en plug-in i nettleseren som må lastes ned og installeres Firefox:

15 Websider

16 Websider – Redigeringsmodus

17 Websider – Redigeringsmodus - Nyheter

18 Websider – Redigeringsmodus - Nyheter

19 Websider – Redigeringsmodus - Sider

20 Websider – Redigeringsmodus - Sider

21 Websider – Redigeringsmodus - Innstillinger

22 Websider – Redigeringsmodus - Innstillinger

23 Websider – Redigeringsmodus – Ytterligere tilganger

24 Websider – Redigeringsmodus – Ytterligere tilganger

25 Websider – Redigeringsmodus – Filer

26 Medlemsnett

27 Medlemsnett

28 Medlemsnett – Oppdatere egen informasjon
Man må klikke på «Redigere» for å kunne legge til / oppdatere informasjon Ikke alle felt kan oppdateres av medlemmet selv RI har begrenset endring av opptaks-/utmelding-/oppmøte-felt til +/- 30 dager fra inneværende dato

29 Medlemsnett – Oppdatere verv
Klikk på «Klubber» og klikk deretter på egen klubb Klikk på «Redigere»

30 Medlemsnett – Oppdatere verv (fortsettelse)
Klikk + ved «Klubbroller» og legg til / slett ønsket rolle for riktig år (kun 1 person per rolle)

31 Medlemsnett – Oppmøteregistrering
Klikk på «Klubber» og klikk deretter på egen klubb Klikk på «Redigere» Klikk «Møter» og «Fremmøte»

32 Medlemsnett – Oppmøteregistrering (fortsettelse)
Velg riktig uke og deretter huk av for de medlemmer som var tilstede

33 Medlemsnett – Legg til medlemmer
Klikk på «Klubber» og klikk deretter på egen klubb Klikk på «Redigere» Klikk «Legg til medlem»

34 Medlemsnett – Legg til medlemmer (registrert medlem)
For registrert medlem søker man opp medlemmet, velger type og opptaksdato

35 Medlemsnett – Legg til medlemmer (nytt medlem)
For nytt medlem legger man inn påkrevd informasjon (markert med *) … Innlagt informasjon synkroniseres mot RI, som tildeler medlemsnummer som synkroniseres tilbake

36 Medlemsnett – Slette medlemmer
Klikk på «Klubber» og klikk deretter på egen klubb Klikk på «Redigere» Klikk «Medlemmer» Klikk den røde søppelbøtten ved medlemmet som skal slettes Velg Sluttgrunn, Sluttdato og trykk Lagre MERK: Fra denne visningen av medlemmer kan man også initiere flytting av et medlem til annen klubb

37 Medlemsnett – Komiteer
Klikk på «Klubber» og klikk deretter på egen klubb Klikk på «Redigere» og dernest på «Komiteer» Velg «Automatisk» komite for komiteer som endrer medlemskap per år

38 Medlemsnett – Komiteer (legg til medlemmer)
Legg til komitemedlemmer (kun Leder har aksess til å redigere)

39 Medlemsnett – Komiteer (legge inn dokumenter)
Klikker man på «Arkiv» kommer mann inn i dokumentlagringsmodulen der en kan lage egne kataloger og opplaste filer

40 Medlemsnett – Rapporter
Rapportmodulen er i hovedsak overført fra gammel løsning uten store endringer og vil bli oppdatert slik at den blir mer dynamisk i nær fremtid Min anbefaling er å eksportere ønsket data til Excel og deretter manipulere dataen som ønsket i Excel

41 Medlemsnett – Kjente problemstillinger
Husk å endre til redigerings-modus Utmelding når man står inne på medlemmets profil fungerer ikke Prosentutregning for oppmøte er ikke alltid korrekt Opptaksdato / 85-års regel inneholder mye feil / bruk av feil felt Man får ikke slettet dokumenter under komiteer

42 Integrasjon mot RI

43 Integrasjon mot RI Gammel RI-integrasjon (NOMDA) ble faset ut ved overgangen til nytt medlemsnett Vår leverandør er nå en av få firmaer med integrasjon rett mot RI Den nye løsningen er en sann 2-veis integrasjon Vi må fortsatt påregne noe forsinkelse før data er oppdatert hos RI

44 E-post

45 E-post Klubbens e-post skal brukes som avsenderadresse for korrespondanse fra klubben Vår leverandør jobber med å få bedret den store spam-problematikken Det er meget viktig at klubbene er svært varsomme med å registrere klubbens e-post noe som helst sted For at klubbens e-post skal være et nyttig arkiv for fremtidige styrer samt for å hindre at man svarer på forespørsler flere ganger er det viktig å gjøre ett av to: Legge til klubbens e-post som en ny konto i eget e-post program Benytte webmail Forwarding av e-post bør unngås

46 Deres utfordring

47 Deres utfordring Sørg for at medlemsnett er oppdatert
Kom i gang med å bruke den nye komite-funksjonaliteten Bli bedre på å benytte klubbens e-post som avsenderadresse Gjøre klubbens e-post til et nyttig arkiv Gjør klubbens hjemmeside attraktiv for nye medlemmer Reduserer mengden informasjon som er åpent tilgjengelig Ytterligere informasjon kan tilgjengelig-gjøres for medlemmer når de logger seg inn Se på for å finne inspirasjon hva gjelder bildebruk og hvor mye informasjon som er åpent tilgjengelig

48 Support

49 Support CICO er klubbens kontaktpunkt hva gjelder IT-spørsmål
På finner dere svar på de fleste spørsmål i form av enkel systemdokumentasjon Mail til ender i et helpdesk-system hvor distriktets DICO til slutt får tildelt alle innrapporterte saker for sitt distrikt Mail til vil håndteres enten av DICO eller distriktets web-master

50 Oppgaver

51 Oppgaver – Dashbord Gå til din klubbs hjemmeside og trykk på «Min Side» og logg inn Om dette ikke fungerer, logg inn via Se hvilke valg som er tilgjengelig (kun de som innehar en rolle i inneværende år har utvidet tilgang)

52 Oppgaver – Medlemsnett
Klikk på link på dashbordet (eller logg inn via Kontroller og alternativt oppdater egen profil – hvilke roller har du hatt? Verifiser at roller i egen klubb for neste år er korrekt lagt inn Gå inn i klubbens medlemsliste med redigerings-aksess – trykk på rød søppelbøtte ved ett av medlemmene og se hvilke alternativ som kommer opp Klikk på «Legg til medlem» under egen klubb og søk opp Einar Bjune blant registrerte medlemmer Gå inn på fremmøte for denne ukes møte og legg inn «Prosjekt» for deg selv Legg til en ny «Automatisk» komite med deg selv som leder Opprett en ny katalog (ved å klikke «+») under komiteen og last deretter opp et dokument Hent ut en medlems-rapport for egen klubb i Excel med adresse, e-post, bedrift og opptaksdato

53 Oppgaver – Websider Klikk på link på dashbordet (eller logg inn via Opprett en nyhet og publiser denne (slett denne etterpå om ønskelig) Opprett en ny side Legg inn den nyopprettede siden under menypunkt «Klubben» Opprett en ny resource link til med navn «MyRotary» under menypunkt «Klubben» Slett nyopprettede side og resource link om ønskelig DEMO: Side med listing av medlemmer DEMO: RSS-feed DEMO: Hurtig-tilgang

54 Oppgaver – MyRotary Klikk på link på dashbordet (eller logg inn via Se gjennom valgene i menyen

55 Spørsmål?

56 Takk for oppmerksomheten