Opplæring for Microsoft® Office Excel® 2007

Presentasjon om: "Opplæring for Microsoft® Office Excel® 2007"— Utskrift av presentasjonen:

1 Opplæring for Microsoft® Office Excel® 2007
[Firmanavn] presenterer: Opplæring for Microsoft® Office Excel® 2007 [Merknad til instruktør: Hvis du vil ha detaljert hjelp om hvordan du tilpasser denne malen, kan du se det aller siste lysbildet. Se også etter mer undervisningstekst i notatruten for enkelte lysbilder.] Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

2 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Kursinnhold Oversikt: Gjøre data tilgjengelig Leksjon: Dele Excel-data på et SharePoint- område Leksjonen inneholder en liste over foreslåtte oppgaver og et sett testspørsmål. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

3 Oversikt: Gjøre data tilgjengelig
Bruker firmaet et Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0-område eller Microsoft Office SharePoint Server område? Hvis du gjøre det mulig for mer enn én person samtidig å oppdatere data på ett sted, kan du lære dem hvordan de eksporterer Excel-data til SharePoint- området ditt. Her får du vite hvordan du legger inn data på denne delte plasseringen. Med informasjon på en delt plassering som alle kjenner til, trenger ingen å vente på å utføre revisjoner selv om andre arbeider med dataene. Anta for eksempel at du har en liste med navn i Excel. Du vil at disse personene skal gi deg ytterligere informasjon. Du kunne eksportere navnene til SharePoint-området ditt der alle kunne legge til sin egen informasjon uten å trenge å vente hvis noen andre var i ferd med å legge til informasjon samtidig. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

4 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Mål for kurset Klargjøre data for å eksportere til et SharePoint-område ved å konvertere dataene til en tabell. Eksportere en Excel-tabell til et SharePoint-område. Redigere data i SharePoint-listen. Oppdatere Excel-tabellen for å få med endringer fra SharePoint-listen. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

5 Dele Excel-data på et SharePoint-område
Leksjon Dele Excel-data på et SharePoint-område

6 Dele Excel-data på et SharePoint-område
Hvorfor eksportere Excel-data til et SharePoint-område i stedet for å dele dataen ved hjelp av e- post eller ved å legge dataene i en nettverksmappe et eller annet sted? SharePoint-området ditt er en delt plassering på weben der de som har tillatelse til å gjøre det, kan få tilgang til dataene med en webleser. Ta for eksempel SharePoint-listen på dette bildet. Alle ansatte kan legge til sine data når det passer dem uten å måtte vente mens andre arbeider med listen. På bildet er det en SharePoint-liste (tenk på den som en webbasert tabell). En gruppe ansatte har blitt enige om å gi opplæringspresentasjoner i lunsjtiden. Richard har allerede gitt deg datoen og tittelen på sin presentasjon. Nå trenger du å få alle andre i listen til å gjøre det samme. Hvis du er interessert i å lære mer om SharePoint-produkter og -teknologier, finner du pekere til informasjon om SharePoint Services 3.0 og SharePoint Server 2007 i hurtigreferansekortet som det er en kobling til i slutten av dette kurset. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

7 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Opprette en tabell For å kunne eksportere navnelisten til SharePoint- området, starter du i Excel, der du gjør klar dataene til eksport. Det gjør du ved å konvertere dataene til en Excel-tabell. Det endrer dataenes utseende ved at det legges til tabellformatering. Men enda viktigere for deg nå er at det gir deg mulighet til å eksportere dataene til SharePoint-området ditt. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

8 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Opprette en tabell For å opprette en tabell plasserer du først markøren i dataene. Klikk Tabell i Tabeller-gruppen i kategorien Sett inn. Når du klikker OK, legges det til vekslende skyggelegging på radene med data i Excel. Det legges også til Autofilter-piler for kolonnene i Excel. Du trenger ikke gjøre noe med dem. Autofilter-piler er bare en del av det som utgjør en tabell. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

9 Hente webadressen til SharePoint-området
Før du kan eksportere tabellen til SharePoint- området trenger du webadressen, eller URL-adressen, til SharePoint-området. Du vil gjøre deg kjent med URL-adressen, som du finner øverst på adresselinjen. Du trenger bare kjenne til alt før /default.aspx, eller i dette eksemplet Hvis du ikke har den fra før, kan du få webadressen eller URL-adressen fra IT-avdelingen eller noen i firmaet. Hvis dette eksemplet var firmaet ditt, måtte du kjenne til Viktig: For å kunne eksportere tabellen trenger du tillatelse til å opprette en liste på SharePoint-området. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

10 Eksportere tabellen: Del I
Nå er du klar til å sende tabellen til SharePoint-området. I gruppen Eksterne tabelldata i kategorien Tabellverktøy – Utforming … … klikker du Eksporter … … og deretter klikker du Eksporter tabell til SharePoint-liste. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

11 Eksportere tabellen: Del II
Veiviseren Eksporter tabell til SharePoint- liste starter. Skriv eller lim inn URL-adressen til SharePoint-området. Skriv inn et navn på listen, for eksempel Opplæringspresentasjoner. Skriv inn en kort beskrivelse av hva listen er beregnet til. Husk at du bare trenger alt før /default.aspx. Så hvis URL-adressen er blir webadressen til listen Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

12 Eksportere tabellen: Del II
Veiviseren Eksporter tabell til SharePoint- liste starter. Avgjør om du vil ha mulighet til å oppdatere tabellen i Excel med endringer som senere utføres i SharePoint-listen. Hvis du vil det, merker du av for Koble en skrivebeskyttet tilkobling til den nye SharePoint-listen. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

13 Eksportere tabellen: Del II
Veiviseren Eksporter tabell til SharePoint- liste starter. Klikk Neste i dialogboksen for å bekrefte at datatypene i hver kolonne har blitt riktig gjenkjent. Klikk deretter Fullfør. Tabellen i Excel eksporteres automatisk som en liste til SharePoint-området. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

14 Vise den nye listen på SharePoint-området
En kobling til listen vises i dialogboksen Windows SharePoint Services. Du kan enten klikke OK for å lukke dialogboksen, eller klikke koblingen i dialogboksen for å vise listen. Det åpner SharePoint-området i dataarkvisning – som ser ut som et regneark – klar for alle til å legge inn informasjon i listen. Og det uten at du trenger å åpne Excel! Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

15 Fortelle andre hvor listen er
Det neste trinnet er å la andre få vite hvor listen er på SharePoint-området. Det kan du gjøre på to måter. Send en kobling til listen. Du vil se URL-adressen til listen på adresselinjen øverst i webleseren. Legg til listen i SharePoints hurtigstartlinje til venstre på de fleste SharePoint-områder. Legg merke til at URL-adressen i alternativ 1 inkluderer "lists" i koblingen. Det skyldes at den automatisk bel lagt i Lists-mappen på området, der alle SharePoint-lister er lagret. %20 i koblingen representerer et mellomrom i URL-adressen. Hvis du bruker alternativ 2, kan andre klikke koblingen på hurtigstartlinjen under Lister for å komme til opplæringspresentasjonene. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

16 Revidere SharePoint-listen
Når listen er i dataarkvisning, kan alle som har tillatelse til det, bare skrive inn i de riktige områdene for å legge til dataene sine. Wendy kan for eksempel skrive inn dato for og navn på presentasjonen sin. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

17 Oppdatere Excel-tabelldata
Tenk deg at alle nå har lagt inn informasjon i SharePoint-listen. Du kan selvsagt se på de reviderte dataene i SharePoint-listen. Men hvis du vil, kan du også se revisjonene i Excel, forutsatt at du merket av for skrivebeskyttet tilkobling da du eksporterte listen. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

18 Oppdatere Excel-tabelldata
Tenk deg at alle nå har lagt inn informasjon i SharePoint-listen. For å oppdatere dataene klikker du Oppdater i gruppen Eksterne tabelldata i kategorien Tabellverktøy – Utforming. Dataene i Excel oppdateres. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

19 Oppdatere Excel-tabelldata
Kan du så gjøre endringer i Excel og sende dem til SharePoint-listen etter at du har oppdatert og hentet oppdateringer fra SharePoint-listen til Excel? Det er dessverre ikke mulig. Dataene kan bare redigeres på SharePoint-området og oppdateres i Excel, ikke omvendt. Eller du kan gjøre endringer i Excel og deretter eksportere tabellen som en ny SharePoint-liste, med et nytt navn på den nye listen. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

20 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Versjonen er viktig Dette kurset dekker hvordan du eksporterer Excel-data til en SharePoint-liste på Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server Ting kan oppleves annerledes hvis du bruker en tidligere versjon. Hvordan finner du så ut hvilken versjon du har? Spør den som er ansvarlig for området. Hvis det er du som har ansvaret, spør du den som konfigurerte serveren, mest sannsynlig IT-avdelingen. Tro det eller ei, men dette er et vanlig spørsmål. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

21 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Forslag til øving Opprett en tabell. Eksporter tabellen til SharePoint-området ditt. Legg til listenavnet på hurtigstartlinjen for SharePoint-området. Revider listedataene. Oppdater Excel-tabellen. Slett SharePoint-listen. [Merknad til instruktør: Hvis Microsoft Excel 2007 er installert på datamaskinen, kan du klikke koblingen i lysbildet for å gå til en elektronisk øving. I øvingen kan du arbeide deg gjennom alle oppgavene i Excel og SharePoint-området med instruksjoner som veileder deg. Viktig: Hvis du ikke har Excel 2007, får du ikke tilgang til øvingsinstruksjonene.] Elektroniske øvinger (krever Excel 2007, tilgang til et webområde basert på Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007 og tillatelse til å opprette en liste) Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

22 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Testspørsmål 1 Det første trinnet når du vil legge inn data i en SharePoint- liste, er å eksportere den. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

23 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Testspørsmål 1: Svar Feil. Det første trinnet er å opprette en tabell i Excel. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

24 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Testspørsmål 2 Etter at du har eksportert tabellen til SharePoint-listen, kan du gjøre revideringer i Excel-tabellen. Du kan oppdatere SharePoint-listen med disse revideringene. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

25 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Testspørsmål 2: Svar Feil. Du kan oppdatere Excel-tabellen med endringer fra SharePoint-listen, men ikke omvendt. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

26 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Testspørsmål 3 Du trenger tillatelse for å opprette en SharePoint-liste. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

27 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Testspørsmål 3: Svar Sant. Spør den som konfigurerte serveren. Denne personen finnes sannsynligvis i IT-avdelingen. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

28 Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område
Hurtigreferansekort Hvis du vil ha et sammendrag av oppgavene som dekkes i dette kurset, kan du vise hurtigreferansekortet. Dele Excel-data ved å eksportere dem til et SharePoint-område

29 Bruke denne malen Denne Microsoft Office PowerPoint®-malen inneholder opplæring i hvordan du gjør Microsoft Office Excel®-data tilgjengelig til mer enn én person om gangen ved å eksportere dem til et Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0-område eller Office SharePoint Server 2007-område. Den er utformet for presentasjon i grupper, og kan om nødvendig tilpasses. Innholdet i denne malen er tilrettelagt basert på Microsoft Offices elektroniske opplæringskurs med tittelen Dele Excel-data med andre ved å eksportere dem til et SharePoint-område. Malens funksjoner Tittellysbilde: På det aller første lysbildet er det plassholdertekst der du kan skrive inn navnet på firmaet. Du kan også slette hele tekstboksen hvis du ikke vil bruke denne teksten. Animasjoner: Egendefinerte animasjonseffekter kan brukes i presentasjonen. Disse inkluderer kikke, strekke, oppløsing og sjakkbrett. Alle effektene spilles i tidligere versjoner tilbake til Microsoft PowerPoint Hvis du vil endre animasjonseffektene, går du til menyen Lysbildefremvisning, klikker Egendefinert animasjon og arbeider med alternativene som vises. Hvis denne presentasjonen inneholder en Macromedia Flash-animasjon: Hvis du vil spille Flash-filen, må du registrere en Microsoft ActiveX-kontroll med navnet Shockwave Flash Object på datamaskinen. Det gjør du ved å laste ned den siste versjonen av Adobe Flash Player fra Adobes webområde. Advarsel vedrørende lagring av Flash-animasjonene: Flash-animasjonene spilles i versjoner av PowerPoint tilbake til PowerPoint Hvis du vil lagre denne malen i PowerPoint 2007, må du imidlertid lagre den i et tidligere PowerPoint-filformat: PowerPoint presentasjon (*.ppt) eller PowerPoint mal (*.pot). (Du kan se filtypene ved siden av Filtype i dialogboksen Lagre som.) Hvis du lagrer den i et PowerPoint 2007-filformat, for eksempel PowerPoint-presentasjon (*.pptx) eller PowerPoint-mal (*.potx), beholdes ikke animasjonene i den lagrede filen. Lysbildeoverganger: Overgangen Bortskyving nedover brukes i hele lysbildefremvisningen. Hvis du vil bruke en annen, går du til menyen Lysbildefremvisning, klikker Lysbildeovergang og arbeider med alternativene som vises. Hyperkoblinger til elektroniske kurs: Malen inneholder koblinger til den elektroniske versjonen av dette opplæringskurset. Koblingene tar deg til delen med praktiske øvelser for hver leksjon og til hurtigreferansekortet som er publisert for dette kurset. Obs! Du må ha Excel 2007 installert for å vise øktene med praktiske øvelser, og i tillegg må du ha tilgang til et nettområde basert på Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server Hvis du ikke har Excel 2007, får du ikke tilgang til øvingsinstruksjonene. Topptekst og bunntekst: Malen inneholder en bunntekst som viser kurstittelen. Du kan endre eller fjerne bunnteksten i dialogboksen Topptekst og bunntekst (som åpnes fra Vis-menyen). BRUKE DENNE MALEN Se notatruten, eller vis hele notatsiden (menyen/kategorien Vis/Visning) for å få detaljert hjelp for denne malen.