Klubb-sekretærens oppgaver

Presentasjon om: "Klubb-sekretærens oppgaver"— Utskrift av presentasjonen:

1 Klubb-sekretærens oppgaver
PETS 2017 Distrikt 2250 Erling Lothe Lie tidligere distriktssekretær

2 Fra klubbhåndboken (D2250.rotary.no):
Sekretæren er en nøkkelperson i klubben, og klubbpresidentens nærmeste medarbeider Sekretærens oppgaver i henhold til gjeldende vedtektsforslag i Norsk Rotary Årbok og Club Secretary´s Manual Klubbsekretærene trenger opplæring, og alle nye klubbsekretærer bør få obligatorisk opplæring på PETS! PETS 2017 Distrikt 2250

3 PETS 2017 Distrikt 2250 Føre medlemsfortegnelse
Sekretæren er en nøkkelperson i klubben, og klubb-presidentens nærmeste medarbeider. Sekretærens oppgaver i henhold til gjeldende vedtektsforslag i Norsk Rotary Årbok og Club Secretary´s Manual: Føre medlemsfortegnelse Holde medlemsdatabasen på Medlemsnett (medlemsnett.rotary.no) à jour til enhver tid Holde medlemsregisteret på à jour til enhver tid. (Dette skal skje automatisk dersom sekretæren har ivaretatt de to første punktene, men noen har erfaring med at dette ikke fungerer tilfredsstillende. DICO følger opp…) PETS 2017 Distrikt 2250

4 PETS 2017 Distrikt 2250 Medlemsregister på rotary.no og rotary.org
Hvorfor holde medlemsregisteret à jour? Gir nødvendige opplysninger om verv i klubben Gir nødvendige opplysninger til matrikkelen Gir medlemmene tilgang til matrikkelen Gir medlemmene tilgang til å kontrollere/oppdatere sine data - og få tilgang til My Rotary Viktig at alle opplysningene er à jour, særlig Adresser E-postadresser (NB!) Telefonnummer Mobilnummer (NB!) Klubbsekretæren har overordnet ansvar for dette PETS 2017 Distrikt 2250

5 PETS 2017 Distrikt 2250 Medlemsregister på medlemsnett.rotary.no
Noen opplever problem med innlogging på medlemsnett (via Appsco). Dette løses gjennom dialog med DICO

6 Sekretæren er en nøkkelperson i klubben, og klubb-presidentens nærmeste medarbeider.
Sekretærens oppgaver i henhold til gjeldende vedtektsforslag i Norsk Rotary Årbok og Club Secretary´s Manual: Skrive de fastsatte rapporter til RI, herunder den halvårlige rapport (SAR) om medlemskap, som skal sendes Generalsekretæren i RI Returnere halvårlig rapport innen 1. januar og juli PETS 2017 Distrikt 2250

7 Semi Annual Report (SAR)
Ferdig utfylt SAR kommer til sekretær/styre hvert halvår, og har klubbsekretæren holdt medlemsregister à jour og ført fremmøterapport innen 5. hver måned, er dette ”piece of cake”. Bare å sjekke at opplysningene er riktige, signere og returnere ;-) PETS 2017 Distrikt 2250

8 PETS 2017 Distrikt 2250 Føre fremmøte
Sekretæren er en nøkkelperson i klubben, og klubb-presidentens nærmeste medarbeider. Sekretærens oppgaver i henhold til gjeldende vedtektsforslag i Norsk Rotary Årbok og Club Secretary´s Manual: Føre fremmøte Oppdatere fremmøtestatistikken på Medlemsnett innen 5. i etterfølgende måned (Noen har opplevd problemer med at oppmøteprosenten ikke blir riktig. Dette beror tilsynelatende på systemfeil. DICO videreformidler problemstillingen til webmaster) PETS 2017 Distrikt 2250

9 PETS 2017 Distrikt 2250

10 Sekretæren er en nøkkelperson i klubben, og klubb-presidentens nærmeste medarbeider.
Sekretærens oppgaver i henhold til gjeldende vedtektsforslag i Norsk Rotary Årbok og Club Secretary´s Manual: Sende innkallinger til klubbmøter, styremøter og komitémøter Skrive og oppbevare referater fra slike møter Skrive ut medlemskort Gjestebok og fremmøtekort Erfaringsvis er det forskjeller klubbene imellom i hvordan og av hvem slike oppgaver gjøres. Det må være greit. I det nye medlemsnettet har sekretæren imidlertid en mulighet til å lage et arkiv hvor viktige dokumentent, referat, årsmeldinger, regnskap etc. Kan oppbevares trygt – og være tilgjengelig for klubbens medlemmer. Bruk denne! PETS 2017 Distrikt 2250

11 Utfordring: Vedtektene viktige!
Etter vedtak i COL kan klubbene selv gjøre endringer når det gjelder møtefrie uker og krav til fremmøte. Det må i så fall nedfelles i klubbenes vedtekter Hvilke klubber har 48 møter per år? Hvilke klubber vil gi ”fyken” til medlemmer som har mindre enn 50% fremmøte? Hvordan bør vedtektene utformes for å være tilpasset moderne norsk virkelighet? PETS 2017 Distrikt 2250

12 Kjenner du igjen denne:
Er det sannhet? Er det rettferdig overfor alle det angår? Vil det skape forståelse og bedre vennskap? Vil det være til det beste for alle som det angår? PETS 2017 Distrikt 2250 Takk for meg!