Klubbens styrearbeid i praksis

Presentasjon om: "Klubbens styrearbeid i praksis"— Utskrift av presentasjonen:

1 Klubbens styrearbeid i praksis
Norges idrettsforbund HOVEDMÅL FOR KURSET Deltakere mer styreverv skal * få mer trygghet og god forståelse for det kollektive ansvaret som et styre har, * bli mer bevisst på hva som er Idrettslagets/styrets ansvar og arbeidsområde, * forstå egen rolle i styret, * bli i stand til å ivareta dette ansvaret gjennom noen konkrete verktøy og hjelpemidler, * Få ideer til god kommunikasjon i eget IL, samt tips som kan få involvering og delegering til å fungere enda bedre Oppdatert

2 HJÆLP! Grasrotandel Virksomhetside Idrettsting Regnskap Særforbund
Dugnad Tillitsvalgte Anlegg HJÆLP! Lover Ansatt vs tillitsvalgt Klubbutvikling Økonomi Idrettskrets Kommune Handlingsplan Leder Idrettsråd Idretter Idrettslag Årshjul Valgkomite Honorar Årsmøte Sponsor Utøver Politiattest Hva er de viktigste forventningene til meg når jeg er med i styret? Hva trenger jeg å vite? Hva blir de viktigste oppgavene mine? Kurset vil hjelpe deg med å finne mer svar på disse spørsmålene.

3 NIFs visjon er å være fremste bidragsyter for å oppnå «Idrettsglede for alle»
Foto: Akers avis Groruddalen I hvilken grad er klubben deres er en del av denne visjonen?

4 Idrettens verdigrunnlag
Organisasjonsverdier: Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd Aktivitetsverdier: All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som glede, fellesskap, helse og ærlighet I et styre er det viktig at man kjenner til og tar ansvar for: å drive idrettslaget etter felles organisasjonsverdier, at aktiviteten dere tilrettelegger kjennetegnes av aktivitetsverdiene.

5 Norsk idretts organisasjonskart
Bruk tid på denne så deltakerne forstår hvordan organisasjonen er oppbygd (ca min) NIF er Norges største frivillige organisasjon med medlemskap Frivilligheten utgjør om lag årsverk og samfunnsverdien av frivilligheten er beregnet til 13,7 milliarder kroner. Verdien er beregnet etter Hopkins modell = Medlemstall x 0,016 x årslønn ( ,-). Denne kan du gjerne beregne i ditt idrettslag. Hvilket nivå de ulike organisasjonsledd arbeider/påvirker/ driver lobbyvirksomhet for å bedre rammevilkårene til norsk idrett: NIF og særforbundene = statlig nivå. Jobber inn mot statlige etater, departementer og regjering Idrettskretser og særkretser/regioner = fylkeskommunalt nivå. Jobber mot fylkeskommunen. Mye oppgaver dreier seg om anlegg og spillemidler. Idrettsrådene = kommunalt nivå. Jobber mot kommunens administrasjon og politikere. Hvilket hovedansvar og arbeidsoppgaver har organisasjonsleddene: Særforbund og særkretser har ansvar for det idrettslige innenfor sin spesifikke idrett. For eksempel dommer- og trenerkurs, toppidrett osv. Spørsmål om aktivitet rettes til særkrets/særforbund Idrettskretsene har ansvar for de tverrfaglige områdene som lover, regler, organisasjon og tverrfaglige kurs. Spørsmål av organisatorisk art skal rettes til IK. Idrettsrådene er idrettslagene sitt eget organ og et meget viktig organ. IR jobber mot kommune for best mulig rammevilkår. Gjelder alt fra tildeling av LAM, tildeling av treningstider, prioritering av bygging av anlegg og rehabilitering av anlegg. Idrettslagene skal benytte seg av IR for å fremme sine saker innefor de aktuelle områder. Det er viktig at idrettslagene sørger for å velge de rette personene fra idrettslagene til IR, og være bevisst og påvirke hvordan IR skal jobbe best for idretten lokalt. Både fleridrettslag og særidrettslag må forholde seg til ”begge linjer”.

6 Idrettens rammebetingelser
Frivillige Styret Trenere Andre frivillige Idrettens planer Idrettens regelverk Økonomi Stat/fylke Kommune Dugnad Sponsorer Anlegg Kommune Egenbygd Stat/fylke Aktivitet NIFS lov § 1-2 Tilskudd og støtteordninger NIF skal arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov, og uten å bli utsatt for usaklig eller uforholdsmessig forskjellsbehandling. Med idrett menes aktivitet som oppfyller følgende vilkår: a)det er fysisk aktivitet av konkurranse-, trenings- og/eller mosjonskarakter, b)aktiviteten er som konkurranseaktivitet målbar etter godkjent regelverk, c)aktiviteten tilfredsstiller de etiske normer idretten i Norge bygger sin aktivitet på. Organisasjonen skal være en positiv verdiskaper for individ og samfunn og dermed styrke sin posisjon som folkebevegelse og drivkraft i samfunnet. Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Dersom hovedmålet i klubbene er å skape god aktivitet, må de tillitsvalgte jobbe for å påvirke de viktigste interne rammebetingelsene som er frivillige, økonomi og anlegg. Det er viktig at styret kjenner til grunnlaget for å arbeide med tilrettelegging av de interne rammebetingelsene (røde ringer). Idrettens regelverk definerer de formelle og juridiske rammene for hva et idrettslag skal være og hva idrettslaget kan og ikke kan gjøre. Idrettens planer og den overordnede idrettspolitikken angir føringer og prioriteringer for hvilken retning idretten ønsker å utvikle seg. Tilskudd og støtteordninger er økonomiske virkemidler som idrettslaget enten får automatisk eller kan søke om dersom aktiviteten tilfredsstiller betingelsene for tilskudd eller støtte.

7 Ansvarsoppgaver Strategioppgaver Ressursoppgaver
Idrettens regelverk og styrets ansvar Økonomistyring Hva er klubbens forutsetninger for å lykkes? Har klubben en plan? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen? Ressurser som virkemiddel til å realisere en plan Vurdering av ressursbehov Ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmene Organisering Effektivt styrearbeid Ansatte i klubben Hvordan utvikle klubben videre? Dette er hovedtemaene som gjennomgås i kurset Spørsmålet er nå, når du har sagt ja til å være med i styret: Hva skal dere bruke tiden på i idrettslaget? Forvalte idrettslagets ressurser Forbedre forutsetningene for god aktivitet Hvilke oppgaver mener dere at dere må ha for å lykkes å forvalte idrettslagets ressurser, og forbedre posisjon? Oppgaver knyttet til vårt ansvar som idrettslag, oppgaver knyttet til de ressursene vi forvalter, og strategiske oppgaver for å forbedre idrettslagets situasjon. Hvilket ansvar har dere? Hvor finner dere svaret på dette? (Lovnorm for idrettslag - § 18) Hva betyr dette for måten dere må legge opp arbeidet? Hvilken kompetanse trenger dere for å gjennomføre disse oppgavene? Lover og regler (lovnormen + regnskapsbestemmelser etc) Hvordan jobbe effektivt? (årshjul, klubbhåndbok) Rolle og ansvarsoppgaver (funksjonsbeskrivelser - klubbhåndbok) Ledelse Arbeidsgiveransvar (§) Idrettslaget som en samfunnsaktør (litt om idrettens samfunnsverdi) Analysere muligheter i fremtiden (Hvor finner vi trender - IPD) Hvordan gjennomføre SWOT Gap-analyse for å utvikle idrettslaget (Hva er det, hvor kan en bruke den i tillegg) Lage virksomhetsplan for å utvikle og forbedre idrettslaget (Hva skal den «gjøre», hvilke spørsmål må den besvare? Hvorfor er Virksomhetsraketten nok som plan? Hvor finner vi eksempler (NGF, AIK)

8 Tema juss Idrettens regelverk og styrets ansvar Idrettens regelverk
Idrettslagets struktur, organer og oppgaver Årsmøtet Styret Medlemmer, tillitsvalgte og ansatte Her er temaene som skal behandles i denne modulen. Idrettskretsene kan svare på juridiske spørsmål fra alle idrettslagene

9 Oversikt – idrettens regelverk
Overnasjonal lovgivning Nasjonal lovgivning IOC/IPC/WADC IF NIF Særforbund Idrettskretser Særkrets/region Idrettsråd Idrettslagene er selvstendige rettssubjekt som må forholde seg til alminnelig lovgivning, idrettens regelverk (alt regelverk fra overordnete organisasjonsledd) og eget regelverk (primært egen lov). Norsk lov går foran idrettens regler. Det er regelverket fra NIF som er temaet i denne gjennomgangen. Avgrensning: særforbundenes regelverk. Idrettslag

10 Idrettens regelverk NIFs lov
Gjelder for alle organisasjonsledd Viktige bestemmelser for idrettslag: kapittel 1, 2 og 10 NIFs lovnorm for idrettslag (LN) – Idrettslagets lov bygger på denne NIFs forskrifter (bindende regler) Forskrift om navn Forskrift om medlemsregister Informere om lovnormen (LN) Alle idrettslag må ha en lov som bygger på LN for idrettslag LN er minimumskrav og er ufravikelige Bestemmelsene i LN er hentet fra NIFs lov Idrettslagets lovnorm består av NIFs lovnorm med tillegg av de eventuelle bestemmelsene årsmøtet selv vedtar å ha i loven. Lovendringer må godkjennes av idrettskretsen. Lovnorm for idrettslag kan lastes ned fra NIFs hjemmeside. Fokus på idrettslagets lov. Er den oppdatert i tråd med lovnormen? Det er viktig å gjøre idrettslagene oppmerksomme på hvor enkelt det er å oppdatere og få loven til å tilfredsstille minimumskravene. Idrettskretsene bistår med å gjøre dette. Dersom et idrettslag har en gammel lov som ikke tilfredsstiller lovnormen, viker idrettslagets egen lov for lovnormen. Idrettslagets egne vedtak kalles vedtekter.

11 Idrettens regelverk forts….
NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemmelser Idrettens barnerettigheter og Bestemmelser om barneidrett Retningslinjer F.eks. dugnad, alkohol, tobakk, seksuell trakassering NIFs regelverk finner man på NIFs hjemmeside Barnerettighetene bygger på internasjonale konvensjoner og er retningsgivende eller veiledende for idrettslagene. Barneidrettsbestemmelsene er juridisk bindende og må følges av alle. Ble endret på Idrettstinget Brudd vil forfølges gjennom særforbundenes kamp- og konkurranseregler. Alvorlige brudd vil påtales til NIFs domsutvalg.

12 Idrettslagets struktur, organer og oppgaver
Idrettslaget er et selvstendig rettssubjekt (forening) Selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer – LN § 2 (1) Oppgaven: Drive idrett som er godkjent av NIF Medlem av de(t) særforbund som årsmøtet bestemmer Rammene for idrettslagets rettigheter og plikter – følger av NIFs regelverk og idrettslagets egen lov. Alle idrettslag er egne juridiske enheter Fokus på begrepene «selveiende», «frittstående», «utelukkende personlige medlemmer». Se nedenfor. Idrettsbegrepet. Eks: sjakk? e-sport? «selveiende» - Idrettslaget eier selv sin formue. Verken medlemmene eller andre utenforstående kan – i kraft av eiendomsrett - gjøre krav på andel i lagets formue. - Eksempel: Spillere i en håndballklubb bytter til ny klubb pga. dårlig treningstilbud, så kan ikke foreldre kreve midler fra klubben som var inntjent i forbindelse med dugnader. Det var foreldrenes innsats som hadde generert pengene, men pengene eies av idrettslaget selv. «frittstående»: Det er idrettslagets egne medlemmer som, gjennom lagets egne organer (årsmøtet, styret mv.), har det avgjørende ord i idrettslagets forhold. Ingen utenforstående har kontroll med driften av idrettslaget osv. «utelukkende personlige medlemmer»: Et selskap eller en sammenslutning kan ikke være medlem av et idrettslag.

13 Eksempel på struktur i et idrettslag
Årsmøtet Hovedstyret 1 leder 1 nestleder 1 medlem 1 varamedlem Valgkomité 2 medlemmer Revisor 2 revisorer Turn- gruppe Håndball- Fotball- Ski- Administrasjon Daglig leder Eksempel på en organisasjonsplan i et fleridrettslag med omsetning under 5 millioner. NIFs lov og lovnorm krever at idrettslaget som et minimum skal ha et styre, en valgkomité og to revisorer. Disse velges av årsmøtet. For idrettslag med omsetning på kr 5 millioner eller mer skal årsmøtet i tillegg velge en kontrollkomité og må engasjere en (statsautorisert) revisor. Idrettslaget kan organiseres med grupper/avdelinger for de enkelte idrettene som idrettslaget organiserer. I tillegg kan idrettslagets styre oppnevne utvalg/komiteer etter behov. Eksempelvis kan dette være lovkomité, anleggskomité etc. Alle idrettslag skal ha en organisasjonsplan som regulerer idrettslagets interne organisering. Organisasjonsplanen skal vedtas av idrettslagets årsmøte, jf. LN § 15 nr. 9. Hvilke krav stilles til en «organisasjonsplan«? Ingen formelle krav Kan være et rent organisasjonskart dvs. en tegning over lagets styre, avdelinger, utvalg og komiteer og forholdet disse imellom, en rent deskriptiv beskrivelse av organisasjonen, eller en kombinasjon av et kart og en beskrivelse. Organisasjonsplanen skal gi en samlet oversikt over idrettslagets organisering og drift. Minimumsinnholdet i en organisasjonsplan er oversikt over organisasjonen og tillitsvalgte (styret, gruppestyrer, andre årsmøteoppnevnte, lovfestede og styreoppnevnte tillitsverv), samt de idretter idrettslaget organiserer. Hvordan ser organisasjonskartet ut i ditt idrettslag?

14 Årsmøtet Idrettslagets høyeste myndighet Regulert i LN §§ 13 til 17
Avholdes årlig innen 31. mars Husk formelle krav til innkallingen. Mal for innkalling finnes i klubbguiden Husk at det er formelle krav til innkallingen, eksempelvis tidsfrister som må overholdes. Sjekk maler for gjennomføring av årsmøte på NIFs hjemmeside Disse forholdene presiseres i lovnormen som ligger elektronisk på På kurset vil veileder svare på enkle spørsmål, men det vil ikke gås for dypt inn i diskusjoner og problemstillinger. Da må idrettskretsen kontaktes etter kurset. Idrettslagets høyeste myndighet: - Er det grenser for hva et årsmøte kan vedta? Ja, årsmøtet kan ikke vedta noe som er i strid med loven. Eksempel Et grendelag vil låne av klubben til gatebelysning. Styret i idrettslaget sier nei. Det blir behandlet på årsmøtet, som vedtar å gi som gave. Konsekvens: Å gi bort kr til et slikt formål er i strid med idrettslagets formål. Vedtaket er dermed ugyldig. Nullitet. Styret kan derfor se bort fra vedtaket, og har heller ingen forpliktelse til å følge opp vedtaket. Tvert imot kan styret komme i ansvar. -Hva med «kupping»? Avholdes årlig: Fra 2016 skal årsmøtet avholdes innen utgangen av mars. Idrettslag kan søke dispensasjon. Formelle krav til innkallingen Viktig å huske på at det er formelle krav til innkallingen, eksempelvis tidsfrister som må overholdes. MEN- årsmøtet bestemmer om det er lovlig innkalt ifm. punktet på saklisten som heter «godkjenning av innkallingen» - Dirigenten spør: har noen innsigelser til innkallingen og ingen reagerer, er det lovlig innkalt. Kan ikke komme etterpå og klage, forutsatt at ikke årsmøtet er gitt uriktige opplysninger el. Spm: Kan årsmøtet avholdes via Skype e.l.? Svar: Nei, årsmøtet stiller krav om fysisk tilstedeværelse. Maler ligger på

15 Årsmøtet forts…. Årsmøtets oppgaver er listet opp i LN § 15.
Ved valg må man huske valgbarhetsbestemmelsene: Kjønnsfordeling Ansatte er ikke valgbare – enkelte unntak Selskaper/personer med avtale som gir øk. interesse i driften av et idrettslag Årsmøteprotokoll (Hjelpemiddel: mal for protokoll finnes i klubbguiden på idrettsforbundet.no) Årsmøtets oppgaver: Nyhet: 100 kr minste kontingentsats – Utfordring; familiekontingent, æresmedlemmer Alle familiemedlemmene må betale 100 kroner som minimum. En familie på 4 kan ikke betale kun 300 kroner i kontingent. Æresmedlemmer må også betale minst 100 kroner, og så kan eventuelt styret betale tilbake kontingenten. Nyhet: Treningsavgift er en årsmøtesak, men kan delegeres. Nyhet: Presisert at årsmøtet kan delegere myndighet til styret til å oppnevne representanter. Valgbarhetsbestemmelsene: § 2-4: gjelder også for varamedlemmer. Det vil si at det må være en kvinne og en mann hvis det er to varamedlemmer. Årsmøteprotokollen Skal ikke være et referat. Skal vise hva som ble vedtatt og hvorfor det ble vedtatt. Husk på personvernet hvis den legges ut på nettet.

16 Styret Idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene
Styret forplikter idrettslaget samlet (Dersom styreleder eller administrativ leder skal forplikte laget må de ha fullmakt fra styret) Oppgaver (LN § 18), bl.a: Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak Påse at idrettslaget midler forvaltes forsvarlig Oppnevne komiteer/utvalg etter behov Representere idrettslaget utad Oppnevne politiattestansvarlig Ansvarlig for barneidretten Høyeste myndighet mellom årsmøtet Grense oppad mellom styret og årsmøtet: Hva må behandles på årsmøtet og hva kan behandles av styret? Grense nedad: Hva er forholdet til gruppestyrer og andre utvalg? Styret er et kollegium – Ingen enkeltperson i styret kan forplikte idrettslaget uten at det har fått fullmakt til det. Hvis IL skal inngå en avtale: må alle signere – upraktisk: delegerer signaturretten gjerne til to styremedlemmer sammen. Dersom styresaker går til avstemming og det er like mange stemmer for og imot, så er møteleders stemme avgjørende.

17 Styret forts…. Hvilke saker skal behandles av årsmøtet, og ikke styret? Saker som årsmøtet skal behandle etter LN § 15 – dog: kan være delegert Idrettslagets styre må foreta en konkret vurdering av hver enkelt sak etter LN § 12 (7): «Disposisjoner, herunder låneopptak, av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet, kan kun vedtas av årsmøtet» Saker etter § 12 (7): ekstraordinære osv. Må denne saken behandles på et årsmøte? Styret må gjøre den vurderingen. De må behandle den på styremøtet og det må protokolleres både begrunnelsen for og konklusjonen. Hvis styret tror at beslutningen om ikke å løfte den til årsmøtet er kontroversielle; informere medlemsmassen, så får folk klage. Tommelfingerregel: Det er forholdsvis enkelt å innkalle til et ekstraordinært årsmøte. Dersom tvil = Innkalle.

18 Styret forts…. Hovedstyre vs. gruppestyre:
Hovedstyret forplikter idrettslaget Det betyr at gruppestyrene ikke kan forplikte idrettslaget uten fullmakt, f.eks. inngå avtaler Utgangspunktet: Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene: Hovedstyret leder og forplikter laget. Dette innebærer at det er hovedstyret som kan foreta ansettelser og inngå evt. andre avtaler som forplikter idrettslaget juridisk. Instruks/vedtak: Kan gi idrettslagets gren-/gruppestyrer  fullmakt til å forplikte laget innenfor instruksens/vedtakets rammer. Særlige regler om gruppestyrer – LN § 19 (2) og (3). Gjelder kun der det er grupper med gruppestyrer, ikke der det kun er en person som er ansvarlig for en gruppe. Har man først vedtatt en formalisering av gruppene ved å vedta at det skal være gruppestyrer, bør det stilles visse krav til organiseringen av disse gruppene. A) gruppestyret oppnevner med andre ord ikke seg selv. B) årlige møter, vi kaller det ikke årsmøter. Naturlig at disse er før årsmøtet. C) årlige møtets oppgaver: Gruppene må ha sin myndighet fra årsmøtet eller idrettslagets styre.

19 Styret forts…. Innkalling og avvikling av styremøter
Leder innkaller evt. når minst to styremedlemmer forlanger det Vedtaksførhet og flertallskrav følger av LN § 10 (1) Styremøte kan avholdes per telefon og e-post (NB formelle krav). Habilitetsreglene følger av LN § 9. Møteleder bør alltid spørre om det er noen inhabilitetsinnsigelser knyttet til noen av sakene på saklisten. Innkalling: nytt, kun 2 styremedlemmer Fokus på vedtaksførhet og flertallskrav. Fokus på habilitet: Alle styremøter bør starte med en vurdering av om noen er inhabile. Poenget med habilitetsreglene = tilliten =hvordan det fremtrer utad Den aktuelle personen skal ikke delta når styret samlet vurderer vedkommende sin habilitet. Hvis inhabil, fratre møtet. Protokolleres.

20 Styret forts…. Krav til skriftlig styreprotokoll Hva er styreansvaret?
Alminnelig erstatningsansvar. Hvert enkelt styremedlem må opptre aktsomt. Ingen særlige regler innenfor idretten Protokoll Det skal føres protokoll fra styremøtet jf. LN § 10 (3) Det praktiseres flere måter å godkjenne protokollen. Styret må sikre at de jobber på en måte som gjør at de vet hvilken versjon av protokollen som er den endelige. Protokolltilførsel og styreansvaret Dersom man er grunnleggende uenig i noe som er vedtatt, eller med måten man har gått frem på i en sak, kan man kreve protokolltilførsel. Når må kravet fremmes: i samme møte. Hvem bestemmer hva som skal stå? Den som krever protokolltilførsel –dog kan styret begrense irrelevant, støtende osv. + kun viktige saker. I ettertid? Dersom et medlem i ettertid har merknader til det protokollerte, uten at vedkommende har fremmet krav om protokolltilførsel, kan det fremmes på styrets førstkommende møte. Styret må da diskutere om protokollen er i overensstemmelse med det som faktisk fant sted på styremøtet, evt. beslutte at saken skal behandles på nytt Undertegnes? Ikke krav om å undertegne, men det bør sikres kontroll med riktig protokoll. Eksempelvis: godkjenner protokollen i neste styremøte. Hvis idrettslaget praktiserer signatur, bør de som ikke deltok på det aktuelle møtet også signere, men da med «sett.» Publiseres på nettet? Husk personvern

21 Medlemmer Regulert i NL § 3
Utgangspunktet: Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan opptas som medlemmer + gjort opp økonomiske forpliktelser Nektelse i særlige tilfeller (avgjørelsen kan påklages til idrettskrets) Fratagelse av medlemskap inntil 1 år Straffbare forhold skal påtales til idrettens domsorgan Medlemskap er personlig. Familiemedlemskap er kun en rabattordning Medlemmer: Opptak av medlemmer: Må oppfylle LN § 3 (1) Nekte opptak LN § 3 (2) – kun i «særlige tilfeller». Avgjørelsen kan klages inn for idrettskretsen. Nyhet: Fratagelse av medlemskap Medlemmenes rettigheter - bla: Stemmerett LN § 6 (1) og (2) Over 15 år - Under 15 år – - Foreldre kan ikke stemme på vegne av mindreårige barn. - Ansatte har ikke stemmerett - § 6 (2) - Skylder kontingent – konsekvens for stemmerett § 3 (6) 2) Rett til å drive aktivitet i regi av laget Kan bare begrenses av §§ 11-1, 11-2, 11-3 og fratakelse av medlemskap LN § 3. 3) Medlemmenes plikter - bla: Kontingent: Fastsettes av årsmøtet –minst 100 kr Rabattordninger er tillatt – ikke under kr 100. Medlemskap er personlig. Familiekontingent er kun en rabattordning. Dugnad – egne kjøreregler Ordensregler Straffbare/disiplinære forhold Politisak? Eks: underslag må alltid anmeldes. Idrettssak: §§ 11-1, 11-2, LN § 3

22 Ansatte Idrettslaget er arbeidsgiver og følger alminnelige arbeidsrettslige regler Fokus: Få idrettslaget til å vurdere om det har ansatte? Utgangspunktet: følger vanlig arbeidsrettslig lovgivning som alle andre arbeidstakere. Det må foretas en helhetsvurdering hvor følgende elementer kan tas inn: Momenter for arbeidstakerforhold: Arbeidskontrakt Lønn Under instruksjonsmyndighet Ingen andre oppdragsgivere Arbeidsgiver holder utstyr/kontorplass Arbeidstaker er medlem av arbeidstakerorganisasjon Fast arbeidstid Momenter mot arbeidstakerforhold: Ingen arbeidskontrakt Enkeltstående oppdrag Har oppdrag for flere Vedkommende fakturerer for oppdraget Virksomheten drives for egen regning og risiko Opererer som selvstendig næringsdrivende (enkeltmannsforetak, registrert i Brønnøysundregistrene, håndtering av skatt og merverdiavgift mv) Ingen fast arbeidstid

23 Juridiske spørsmål rettes til:
Idrettskretsen Spørsmål om NIFs lov og lovnorm for idrettslag Særforbundet Spørsmål av særidrettslig art, f.eks. kamp- og konkurransebestemmelser

24 Tema økonomi Planlegging Kontroll Forvaltning
Rolle- og ansvarsfordeling Budsjett Kontroll Regnskap Oppfølgingsrutiner Forvaltning Bruk av idrettslagets midler Oversikt over hva som skal gjennomgås i denne modulen.

25 Planlegging: Rolle- og ansvarsfordeling
Styrets ansvar: Påse gode økonomiske rutiner herunder et avklart fullmaktsforhold Sikre tilstrekkelig kompetanse på økonomiområdet LN §18 Styret skal sørge for at idrettslaget har… «en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring..» Kort om §18 og hva styret må passe på. Styret må påse at fullmaktsforholdene internt må være avklart (dvs. hvem har fullmakt til å gjøre hva), at dette må være styregodkjent/vedtatt på styremøte samt at man har tilgjengelig kompetanse på området (internt eller innleid) Husk at styret er kollektivt ansvarlig for økonomien, selv om man fordeler oppgavene vedrørende økonomi. Mal for fullmaktsmatrise ligger på Klubbguiden. Fullmaktsmatrisen må være vedtatt i styremøte.

26 Planlegging: Rolle- og ansvarsfordeling
Styret/daglig ledelse skal stå for den daglige oppfølgingen av økonomi og forvaltning Regnskapsfører/kasserer har ansvar for den daglige bokføringen LN §18 Styret skal sørge for at idrettslaget har… «en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring..» Andre lovhenvisninger; RRB §2-2 Styret må forsikre seg om en forsvarlig økonomistyring. Husk å si at ansvaret hviler på hele styret selv om man i styret har fordelt arbeidsoppgaver og ett styremedlem for eksempel er økonomiansvarlig. Selv om det er vedtatt fullmaktsmatrise hvor oppgaver er delegert, er styret allikevel ansvarlig for økonomien. Ofte vil styret være de som står for den daglige ledelsen av et idrettslag. Dette medfører at styret har et ansvar for den daglige oppfølgingen av økonomien også.

27 Planlegging: Rolle- og ansvarsfordeling
Valgt revisor har ansvar for å revidere regnskapet og føre tilsyn med forvaltningen Engasjert revisor har ansvar for å revidere regnskapet Kontrollkomiteen har ansvar for å føre tilsyn med forvaltningen LN §15 Årsmøtet skal velge: «to revisorer» eller «engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap» og velge «kontrollkomité med minst to medlemmer» Valgt revisor: velges på årsmøte, 2 personer. Skal gjøre kontroll med regnskapet OG sjekke at forvaltningen/bruken av midlene er i tråd med årsmøtevedtak. Sjekkliste for valgt revisor ligger på Klubbguiden. Engasjert revisor: velges på årsmøte, 1 «person». Skal gjøre kontroll med regnskapet – sjekker ikke forvaltningen av midlene, det gjør kontrollkomiteen. Kontrollkomite: velges på årsmøte, minimum 2 personer. Skal kontrollere forvaltningen av midlene/påse at styret handler i tråd med det som er vedtatt på årsmøtet. Sjekkliste for kontrollkomite ligger på Klubbguiden. Andre lovhenvisninger; RRB §3-1 om valgt revisor LN§ 12 – om engasjert revisor NIFs lov §2-12 om kontrollkomite

28 Planlegging: Budsjett
Det er styrets (og evt daglig leders) ansvar at det utarbeides budsjett i tråd med gjeldende bestemmelser og vedtak på årsmøtet Regnskapsfører/kasserer bistår med den tekniske utarbeidelsen av budsjettet Forslag fremlegges av styret og vedtas av årsmøtet LN §15 «Årsmøtet skal (…) vedta idrettslagets budsjett» Hvem gjør hva i budsjettarbeidet. Kan varierer mye på klubbnivå da det er ulik kompetanse og sammensetning av styret/daglig ledelse. Sentralt er at det er styrets ansvar å utarbeide og fremlegge et budsjett. MERK: Dersom et idrettslag har flere grupper med egne gruppestyrer, kan hvert enkelt gruppestyre utarbeide eget budsjettforslag som kan fastsettes på gruppens årlige møte. Dette må allikevel godkjennes av hovedstyret og vedtas på idrettslagets årsmøte. Andre lovhenvisninger; RRB §2-1 om budsjett LN§ 18 – om idrettslagets styre NIFs lov §2-13 om budsjett

29 Planlegging: Budsjett
Bruk av budsjett er et svært viktig verktøy Budsjettprosessen må planlegges godt Ved utarbeidelse av budsjettet bør alltid forutsetningene som er lagt til grunn oppgis LN §18 Styret skal sørge for at idrettslaget har… «en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring..» Budsjettet er det viktigste økonomiske styringsverktøyet i idrettslaget! Eksempler på budsjett og lividitetsbudsjett (oppfølging av penger på konto) kan finnes på Klubbguiden. Eksempler på budsjettforutsetninger: I budsjettet er det på sponsorsiden kun budsjettert signerte kontrakter Det er i budsjettet lagt til grunn at kontingenten økes med 10% Det er budsjettert omfattende vedlikehold på garderobeanlegget på kr Andre lovhenvisninger; RRB §2-1 om budsjett LN§ 12 – om budsjett NIFs lov §2-13 om budsjett

30 Planlegging: Budsjett
Krav til budsjett: Inneholde alle kontoer og aktiviteter Omfatte alle grupper/avdelinger Være realistisk Ikke vise underskudd Årsbudsjett Langtidsbudsjett anbefales LN §12 «På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet...» Realistisk; Budsjettet bør alltid utarbeides ut fra et forsiktighetshensyn. Dvs. at man tar med kun sikre inntekter og at man på kostnadssiden tar høyde for alle kostnader man vet om. Underskudd; Ikke budsjettere med underskudd med mindre det er dekning for det i egenkapitalen Årsbudsjett: Budsjett for et år. Utarbeides og fremlegges for årsmøtet. Langtidsbudsjett (kommer an på hvor stort idrettslaget er): Budsjett for flere år fremover. Bør utarbeides for 3-4 år. Langtidsbudsjettet viser planlagt aktivitetsnivå årene fremover Andre lovhenvisninger; RRB §2-1 om budsjett LN§ 12 – om budsjett NIFs lov §2-13 om budsjett

31 Kontroll: Regnskap Styrets ansvar:
At regnskapet blir bokført i tråd med gjeldende bestemmelser At det er god regnskapsrapportering internt LN §12 «Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig...» Styret må kjenne til hvilket regelverk som gjelder for sitt idrettslag. Styret må påse at regnskapet oppdateres regelmessig og at det utarbeides rapporter som på en korrekt måte viser status på idrettslagets økonomi. Andre lovhenvisninger; RRB kapittel 2 om bokføring og regnskap LN§ 12 – om regnskap NIFs lov §2-11 om regnskap

32 Virkeområde Størrelse på omsetning Over 5 mill pr regnskapsår
Under 5 mill pr regnskapsår Ordinær regnskapslov Registrert- eller statsautorisert revisor Kontrollkomité Eiendeler over 20 millioner Gjennomsnittlig antall ansatte over 20 NIFs regnskaps- og revisjons-bestemmelser To valgte revisorer SKAL følge regnskapsloven (og ha registrert/statsautorisert revisor OG kontrollkomite) hvis Omsetning over 5 millioner, eller Eiendeler over 20 millioner, eller Antall årsverk over 20 KAN følge regnskapsloven hvis Styrevedtak på at organisasjonsleddet skal følge regnskapsloven (må da utnevne registrert/statsautorisert revisor OG kontrollkomite på neste årsmøte) VIS TIL VEILEDER for ytterligere forklaring og veiledning

33 Særregler for norsk idrett
Merverdiavgift Beløpsgrense kr Kompensasjonsordninger Arbeidsgiveravgift Beløpsgrense på kr Arbeidsgiveransvaret Idrettskretsene tilbyr egne økonomikurs som avklarer flere detaljer om disse reglene  Det er på flere områder frivillige organisasjoner har særregler – heriblant mva og arbeidsgiverforhold: MVA: Beløpsgrense på kr før man må registrere seg i mva-registeret (ordinær grense er kr ) Mvakompensasjonsordninger: mva på varer og tjenester Idrettsanlegg Arbeidsgiveravgift Unntak for arbeidsgiveravgift til lønningen ikke utgjør kr på årsbasis og ingen enkeltperson har fått mer en kr Arbeidsgiveransvaret Det kan utbetales lønn inntil kr skattefritt til enkeltpersoner Unntak fra lønnsoppgaveplikten hvis utbetalingen til pr-pers under kr (utgiftsgodtgjørelse eller kilometergodtgjørelse) Se link for mer informasjon om beløpsgrenser: Se brosjyre hos for mer informasjon (søk på «skatt for ideelle organisasjoner). To aktuelle brosjyrer: «Skatt for frivillige og ideelle organisasjoner» «Merverdiavgift for veldedige og allmennyttige organisasjoner og institusjoner»

34 Kontroll: Oppfølgingsrutiner
Attestasjon og godkjenning av bilag i tråd med fullmaktsmatrise Kontroll av avstemminger Følge opp bankkonto. Påse at det ALLTID er to stykker som disponerer bankkontoen i fellesskap LN §12 «Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig...» Alle fakturaer over en viss størrelse bør attesteres/godkjennes av styret. Større kontrakter og avtaler bør attesteres/godkjennes av styret. Styret bør kontrollere at innkjøp og godkjenninger gjøres i tråd med fullmaktsmatrise. Innhente avstemming av bank med jevne mellomrom og påse at avvik ikke er av vesentlig art. VIKTIG: Tett oppfølging av bankkonto for å sikre at det er tilstrekkelig med midler. Det skal IKKE benyttes private kontoer. Det skal ALLTID være 2 signaturer på ALLE betalinger. Det er styrets ansvar at dette er i orden. Idrettslaget kan ha flere kontoer, men alle skal stå i IL sitt navn. Det kan være flere enn to som disponerer kontoen, der minst to signerer hver gang. Andre lovhenvisninger; RRB kapittel 2 om bokføring og regnskap LN§ 12 – om regnskap NIFs lov §2-11 om regnskap

35 Kontroll: Oppfølgingsrutiner
Påse at det er tegnet underslagsforsikring på de som disponerer bankkonto Sørge for minimal bruk av kontanter Fast gjennomgang av regnskap på hvert styremøte LN §12 «Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig...» Det skal ALLTID være tegnet underslagsforsikring. Det er styrets ansvar at dette er i orden. Per har ikke idretten en felles klubbforsikring som dekker underslag. Det medfører høy risiko for underslag ved håndtering av kontanter. Anbefal å benytte bankterminaler og/eller mobilbetaling. Tett kontakt med regnskapsfører Andre lovhenvisninger; RRB kapittel 2 om bokføring og regnskap LN§ 12 – om regnskap NIFs lov §2-11 om regnskap

36 Forvaltning: Bruk av idrettslagets midler
LN §18 Styret skal sørge for at… «Idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd.» Styrets ansvar: Følge opp regnskap mot budsjett fortløpende Påse at prioritering av midler til daglig drift er i tråd med vedtak på årsmøte Påse at eventuelle investeringer er i tråd med årsmøtevedtak Styret må innhente regnskap og kontrollere dette mot budsjett – bør gjøres minimum 4 ganger årlig. Styret bør vurdere resultatene – dersom det er store avvik fra budsjett, både positive og negative, bør styret vurdere å treffe tiltak eller om budsjettet må revideres. Det er styrets ansvar at prioriteringen av midler er i tråd med årsmøtets vedtak. Prioritering mellom topp- og bredde, de ulike grenene/gruppene og de ulike alderstrinnene må være i samsvar med årsmøtets vedtak. Dersom det gjøres større investeringer i form av utstyr, maskiner, varer eller anlegg må dette være forankret på årsmøtenivå.

37 Hvor kan jeg få mer kunnskap?
Kurs arrangert av idrettskretsene Økonomistyring og regnskap Verktøykasse for idrettslag Hjelpemiddel for å holde styr på økonomien

38

39 Ansvarsoppgaver - har dere…
J N ? Gjennomført årsmøte ihht. idrettens regelverk? Fulgt opp vedtakene fra årsmøte? Meldt inn nytt styre til Brønnøysund? Sikret at alle tillitsvalgte er medlem av klubben? Oppdaterte lover ihht. lovnorm? Tilstrekkelig kompetanse om idrettens reglverk? Utarbeidet fullmaktsoversikter og styregodkjent disse? Tilfredsstillende budsjett? Tilfredsstillende regnskapsrutiner? Kontroll med penger på konto (ikke penger på private konti)? To personer til å disponere konto Underslagforsikring? Gode rutiner for politiattest? Svar kort på disse spørsmålene; ja eller nei. De kan danne grunnlag for hvilken prosess klubben bør ta videre.

40 Strategioppgaver Hva slags klubb ønsker vi?
Hva er det viktigste vi skal holde på med? Hvordan vil vi ha det hos oss? Trenger vi en plan for å oppnå dette? På kurset skal vi ikke gå inn i klubbutviklingsprosesser, men det er viktig at styret er bevisst på hvordan de kan jobbe for å sikre en god utvikling av klubben og ikke bare løpe etter og håndtere ting som oppstår. Det er et godt tips å finne ut av idrettslagets behov/nivå for type plan. Viktig å bidra på en tydelig måte til å utvikle klubbkulturen – det vi vil forbedre? Få flere til å dra i samme retning - kulturbygging!

41 Strategioppgaver - har dere…
J N ? Har klubben en plan som fungerer godt som styringsverktøy? Er det en god felles forståelse av hvorfor klubben eksisterer? Er alle enige om hva klubben skal drive på med, og hva vi ikke skal gjøre? Er det tydelig hva som skal kjennetegne vår klubb? Har vi felles drivkraft i vår klubb mot det klubben skal oppnå? Er vi enige om hvordan vi skal jobbe for det vi vil oppnå? Vet vi hvem som skal gjøre hva og når ting skal skje? Svar kort på spørsmålene Målet med denne modulen er å svare på følgende spørsmål: 1. Hvilke utfordringer har et idrettslag, før det kan begynne å nå mål? Virksomhetsidé, visjon, verdigrunnlag – virksomhetsrakett Organisasjonskart/klubbhåndbok 2. Hvordan enklere nå et mål, når mange må delta for å nå det? Utvikling av kompetanseressurser Ungdom i lederrollen 3. Hvordan kommunisere for å nå mål? Åpen og inkluderende idrett Forhold til medlemmer, foreldre, samarbeidspartnere

42 Hvorfor virksomhetsplan? For at alle skal trekke i samme retning!
Uten at man er blitt enige om hva idrettslaget skall drive på med, så kan alle drive med sitt og likevel ikke gjøre noe som er i strid med det IL skal drive med…!

43 Hvilket planstadie er klubben på ?
Det planløse stadiet Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året Budsjetteringsstadiet Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak Tilfeldige planer på ting som skal skje. Årsplanstadiet Plan først - så penger. Klubben setter mål og gjør prioriteringer for året Penger fordeles i henhold til planlagte tiltak Stadiet for strategisk planlegging Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier Penger og ressurser brukes i henhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp i årlige handlingsplaner Hvor er klubben i dag? Viktig å finne ståstedet – nåsituasjon – før man eventuelt gjør noe. Planen er et viktig verktøy for kontrollkomiteen, slik at de kan påse at midlene brukes slik klubben er blitt enige om.

44 Organisasjonsraketten
VISJON Hovedmål Innsatsområder Delmål Virkemidler Handlingsplan Organisasjonsraketten Verktøyet idretten benytter for å utvikle virksomhetsplaner Verdi- grunnlag Virksom- hetsidé Kjært barn har mange navn. Langtidsplan, forretningsplan, strategiplan, handlingsprogram, handlingsplan, tiltaksplan. Vi bruker begrepet virksomhetsplan. Visjonen uttrykker hva det er som gjør at vi vil yte innsats for organisasjonen – en tilstand vi ønsker å oppnå! Noen kjennetegn for visjonen: gir organisasjonen og medlemmene retning, motivasjon og kraft i arbeidet, uttrykkes på en måte som skaper bilde av en ønsket framtid, forteller hva vi inderlig ønsker å oppnå, forteller grunnen til at vi driver på med det vi gjør. Visjonen skal ikke være målbar og den skal ikke engang nås, men den skal gi oss krefter til alltid å ville nå lenger! En hver organisasjon må være drevet av en visjon, ikke ”ha” en visjon, men være drevet av den (Ingebrigt Steen Jensen). Eksempel på visjon: NIFs visjon «idrettsglede for alle» Verdigrunnlaget og virksomhetsideen er rakettens motorer og navigasjonssystem. De skal holde raketten i balanse gjennom hele reisen og hjelpe oss til å unngå havari under veis. Verdigrunnlaget forteller noe om hvordan levereglene i organisasjonen skal være. Verdiene skal hjelpe oss å bli tydelige, få fram det som skiller oss fra andre og klargjøre vår identitet. De skal ikke bare beskrive hvordan vi er, men også hvordan vi vil bli. Verdigrunnlaget kan være 3-4 verdiord som klubben ønsker å identifisere seg med: NIFs verdiord er: glede, helse, fellesskap og ærlighet. Virksomhetsideen forteller omverden og oss selv hva klubben i all hovedsak skal holde på med. Eksempler: «Gjennom et bredt aktivitetstilbud vil XX skape gode holdninger og et levende lokalmiljø – for alle» «Gjennom et mangfold av aktiviteter vil XX skape gode holdninger og et aktivt lokalmiljø» «xx skaper glede og god helse gjennom tilpasset idrett og aktivitet» Hovedmål: Når grunnpilarene (verdier og virksomhetside) og retningen (visjonen) er fastsatt så er klubben klar til å definere mål. Hovedmålet har en tidshorisont og er det felles målet som alle deler av organisasjonen skal støtte opp under med sin aktivitet og sitt arbeid. Innsatsområder, delmål og virkemidler skal sikre oss at vi tar små sikre steg i retning mot hovedmålet og visjonen. Innsatsområder er områder der innsatsen må konsentreres for å nå målet. Virkemidlene er alle midler - det være seg praktiske verktøy, organisering, rutiner, menneskers innsats eller materialer – som brukes for å oppnå mål. Handlingsplanen – Beskriver konkret hva som skal gjøres hvert år. Prioriteringene mellom innsatsområder og tiltak kommer fram i budsjettet. Handlingsplanen er et styringsverktøy for å kunne administrere og følge opp det som skal gjøres på en god måte. Den fungerer som en konkret arbeidsplan som viser hva som skal skje, når det skal skje, hvem som har ansvar for at det skjer. Det lages ofte handlingsplaner for områder som aktivitet (sportslig plan), anlegg, arrangementer, kompetanse, marked… EN VIRKSOMHETSPLAN MÅ IKKE SKRIVES AV EN PERSON, MEN UTVIKLING AV PLANEN MÅ SKJE GJENNOM EN PROSESS I KLUBBEN SÅ DEN IVARETAR MEDLEMMENES INTERESSER – IKKE KUN LEDERENS ELLER STYRETS!

45 Isfjellet Som ved et isfjell er det noe som er synlig:
Refleksjonsspørsmål: hva er viktigst i deres klubb? Dersom klubbhuset brant ned og alt ble borte. Hva er det viktigste for deg å starte med for å bygge opp igjen klubben? Arbeidet i klubben må preges av et sett med verdier, normer og spilleregler for at klubben skal fungere best mulig. For å få til godt samarbeid i klubben, må vi være sikre på at det ikke ligger skjult ting som kan hindre dette arbeidet. NB! Når to isfjell møtes så er det verdiene som krasjer først. Som ved et isfjell er det noe som er synlig: Atferd, språk, sjargong og fysiske gjenstander, men det er mye som ligger under overflaten i form av holdninger, spilleregler leveregler, normer, og på det dypeste nivået; verdier og grunnleggende antagelser. Verdier kan vanskelig brukes som rettesnor for ønsket atferd, med mindre de er uttrykt gjennom normer, spilleregler eller leveregler.

46 Kulturbygging Klubben bør ha et felles ståsted med tydelige verdier, visjon og virksomhetside. For å bygge en god klubbkultur bør det arbeides med fokus på: Fellesskap – gruppe med felles interesser Sosial kapital – nettverk og tillitt Delegering – flere føler ansvar Omdømme – for å skape velvilje i lokalsamfunnet Etter at vi har ”avdekket” isfjellet kan vi starte kulturbyggingen. Styrearbeid i klubb er et kollektivt ansvar. For at dette skal fungere optimalt må vi sørge for engasjerte og kompetente tillitsvalgte som har lyst til å gjøre en jobb. Men for å få til det kreves det en del avklaringer. INVOLVERING - MANGE! Fellesskap – tilhørighet til en gruppe med felles interesser Sosial kapital er nettverk og tillitt mellom mennesker. Sosial kapital i seg selv er ikke nok til å få til inkludering, godt styrearbeid osv. Men det er nødvendig for å lykkes på veien til et godt samarbeid. Nettverket kan benyttes til å skaffe seg andre fordeler og tilgang til annen kapitalform. Delegering av oppgaver fører til at flere føler ansvar. Delegering fører også lettere til bygging av team. Klubbens omdømme i nærmiljø og overfor samarbeidspartnere er avgjørende for hva vi oppnår. Legg en strategi for hvordan klubben skal fremstå (da skal vi bruke virksomhetsraketten i dette arbeidet).

47 Klubben som samfunnsaktør
Hvordan skal vår klubb bidra i lokalsamfunnet? Hvilken sosial profil skal klubben ha? Grupper vi henvender oss til og aktiviserer Rekruttere og holde barn og unge i aktivitet Funksjonshemmede Helse/mosjon Klubben bør være bevisst på hvilken rolle de har i samfunnet, spesielt lokalsamfunnet. De klubbene som har en bevisst rolle rundt dette opplever mye positivitet, som også viser seg å gi utslag i økonomiske fordeler. Hvilken strategi har klubben for å få en ønsket oppfattelse/posisjon i lokalsamfunnet? Er det noen spesielle forhold som er viktig å ta mer tak i?

48 Hvordan utvikle klubben videre for å komme fra nå-situasjon til dit dere ønsker?
Organisasjonshjulet er verktøyet eller en modell vi bruker når vi analyserer nå-situasjonen. Det er viktig at flere enn styret er med på analysen. Det må gjøres en realistisk og ærlig analyse på hvert av områdene i organisasjonshjulet. Veilederen på kurset kan forklare hjulet, men vil ikke starte klubbutvikling. Organisasjonshjulet har seks områder der klubben kan beskrive situasjonen og dermed få øye på hvilke kompetanse- og ressursbehov som eksisterer. Hjulet fungerer godt som et hjelpemiddel for å få oversikt over de områder og aktiviteter en klubb har. Trenere, organisasjon og ledelse er idrettslagets indre liv. Anlegg, aktivitet og arrangement er det ytre liv – det som de fleste ”ser” og tenker på når en tenker på et idrettslag. Anleggstid/anlegg er en ressurs som klubben trenger for å kunne ha aktivitet. Klubben trenger trenere i forhold til antall utøvere (aktiviteten), trenere med riktig kompetanse ift aktiviteten, nivå og antall utøvere. Organisasjon er kompetanse om planer, økonomi, markedsføring, idrettens lover og regler etc. Arrangementer kan være mer enn idrettsarrangementer. Det er like viktig å være flink til å gjennomføre årsmøter, medlemsmøter, sosiale tiltak osv. for å videreutvikle idrettslaget. Aktiviteten er antallet medlemmer og den aktivitet som gjennomføres i idrettslaget. Hvis idrettslaget ikke klarer å være like god i alle seks sektorene vil alle, ifølge teorien, over tid reduseres og anpasses det dårligste nivået. Det er derfor viktig å vite innenfor hvilket område man er best og dårligst for å beholde aktivitetsnivået i idrettslaget. Balanse er med andre ord sentralt. Det skal være balanse mellom alle seks områder av organisasjonshjulet for at organisasjonen skal fungere optimalt. Fra nå har deltakerne trolig fått (aktivitet, anlegg(-stid), arrangementer og trenere) - og ikke vært klar over at dette har de fått fordi andre har gitt av sin tid og kompetanse og ressurser, til klubben. Fra nå skal deltakerne begynne å gi tilbake, slik at de (og andre) har en klubb som kan gi (skape) aktivitet også i fremtiden. En kan minne deltakerne om det som ble sagt i modulen ”Idrettens organisering” om rettigheter og plikter - hvis du ikke bidrar kan du heller ikke forvente noen ting tilbake! Klubben fungerer best hvis det er balanse mellom plikter og rettigheter, mellom å gi og få. Vi gjør ikke oppgaver på dette på kurset. Dette arbeidet kan klubben gjøre selv etter kurset, eller de kan få oppfølging med en veileder som bidrar til å utvikle en virksomhetsplan. På neste bilde vises hvordan en GAP-analyse gjennomføres.

49 Klubbens nå - situasjon:
GAP- analyse Ønsket situasjon Hvor vil klubben i fremtiden? Hva ønsker klubben å oppnå? Klubbens nå - situasjon: Hva fungerer bra? Hva kan bli bedre? Se fremover - fokus på hvor vi vil Ståsted - vurder hvor vi er nå Strategier - finn veien fra dagens ståsted til målene I en GAP-analyse ser man på avviket (gapet) mellom den nåværende situasjonen og den ønskede situasjonen. Klubbens må finne konstruktive måter å lukke gapet mellom dagens nivå og foretrukket fremtid. Vi kan bruke organisasjonshjulet til å finne ut hva som skal til for å lukke gapet. Hvordan finne klubbens ståsted i forhold til målene? Minianalyse: Hva er vi gode til og hvor kan vi bli bedre? Situasjonsanalyse: Sterke/svake sider, muligheter/trusler Effektivitetsanalyse: Hvordan løses oppgavene i dag og kan oppgavene løses mer effektivt? Et startmøte er et godt virkemiddel for å gjennomføre en slik analyse. Tar ca.4 timer hvor klubben inviterer flest mulig til å delta i et møte for å diskutere hva man vil med klubben. De seks kakestykkene i organisasjonshjulet fungerer godt som inndeling av ulike områder i lagets handlingsplan.

50 Ressursoppgaven Innholdet i denne modulen må tilpasses det enkelte idrettslaget avhengig av størrelse, om de har ansatte osv. Bruk gjerne A4 ark som icebreaker: Alle har et ark hver Lukk øynene Brett arket i to Riv av høyre øverste hjørne Brett ark i to igjen Lukk opp øynene og se på resultatet Hvorfor ble resultatet så ulike?

51 Idrettens rammebetingelser
Frivillige Styret Trenere Andre frivillige Økonomi Stat/fylke Kommune Dugnad Sponsorer Anlegg Kommune Egenbygd Stat/fylke Aktivitet NIFS lov § 1-2 Dette er de viktigste interne ressursene som styret i klubben må arbeide godt med for å skape god aktivitet. Styret og klubben må ha en klar holdning til hvor mye og hvilke ressurser de trenger for å skape den gode aktiviteten – som jo er det viktigste i et idrettslag.

52 Rapportering og støtteordninger
Rapportering av medlemsopplysninger danner grunnlaget for ulike støtteordninger LAM – lokale aktivitetsmidler Spillemidler til anlegg Spillemidler til utstyr Kommunale midler Andre ordninger Momskompensasjon Grasrotandelen Skattefrie gaver Særforbundets støtteordninger Lokale offentlige ordninger Lokale private ordninger (Lokal bank osv.) Nasjonale fond og legater Hvorfor er idrettsregistreringen viktig? Tallene fra idrettsregistreringen danner grunnlag for ulike økonomisk støtteordninger (lokale aktivitetsmidler, utstyrsmidler, kommunale midler etc). Videre er tallene fra idrettsregistreringen grunnlag for statistikker om og for idretten. LAM –lokale aktivitetsmidler Lokale aktivitetsmidler (LAM) er en grunnstøtte til medlemsbaserte lokale lag og foreninger. Midlene skal bidra til økt idrettsaktivitet, deltakelse og frivillighet. Det er arbeidet i det enkelte idrettslag for barn (6-12 år) og ungdom (13-19 år) som skal tilgodeses. LAM er en tilskuddsordning fra Kulturdepartementet (KUD) spesifikt rettet mot lokale lag og foreninger som driver idrett og fysisk aktivitet for barn og ungdom. Momskompensasjon Det er to ordninger for momskompensasjon: Vare- og tjenester - Formålet med ordningen er å kompensere de kostnader som frivillige organisasjoner har til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester. Denne ordningen for merverdiavgiftskompensasjon er en utvidelse av den ordningen som tidligere bare omfattet tjenester. Den nye utvidede ordningen omfatter både varer og tjenester. Ordningen er trappet opp fra en totalsum på kr 396 millioner i 2010 til kr 608 millioner i 2011. Bygging av anlegg – gjelder for idrettslag som bygger egne anlegg. Les mer på idrett.no

53 Hva skal vi oppnå ved hjelp av klubbens menneskelige ressurser?
VISJON Hva skal vi oppnå ved hjelp av klubbens menneskelige ressurser? Hovedmål Innsatsområder Delmål Virkemidler Handlingsplan Tillitsvalgte skal være motivert og si ja fordi de har lyst til å bidra til å jobbe med å realisere det klubben skal. Da vil de føle seg nyttig, viktig og verdifull! Klubben bør jobbe med utgangspunkt i en plan, gitt av årsmøtet. Verdi- grunnlag Virksom- hetsidé Styret og valgkomiteen må ha kunnskap om klubbens verdier, visjon, virksomhet, mål osv. Dette for at de som ønsker å ta et verv skal være klar over hva de går til, hvilke mål som skal realiseres, hvilke oppgaver som skal løses og hvordan klubben er organisert. Selv om det ikke er et krav å vedta en virksomhetsplan på årsmøtet, så er det en god anbefaling at klubben sørger for at det vedtas en plan.

54 Hvilke oppgaver skal løses ut fra årsmøtets vedtak og klubbens plan?
Trenger vi anleggskomite? Trenger vi økonomiutvalg? Trenger vi sportsutvalg? Hvilken kompetanse har vi i klubben? Hva trenger vi å hente inn? Dette er avgjørende spørsmål for å kartlegge hvor mye ressurser vi har behov for, hva vi trenger av kompetanse ……..

55 Minimum struktur i et idrettslag
Årsmøtet Revisor 2 revisorer Valgkomite 1 leder 2 medlemmer 1 varamedlem Styret 1 leder 1 nestleder 1 medlemmer 1 varamedlem Ski gruppe Fotball gruppe Turn gruppe Håndball gruppe NIFs lov og lovnorm krever at idrettslaget som et minimum skal ha et styre, en valgkomité og to revisorer. Disse velges av årsmøtet. Idrettslaget kan organiseres med grupper/avdelinger for de enkelte idrettene som idrettslaget organiserer. I tillegg kan idrettslagets styre oppnevne utvalg/komiteer etter behov. Eksempelvis kan dette være lovkomité, anleggskomité etc. Det er lurt å ha et organisasjonskart som viser hvordan idrettslaget har organisert seg – men vet alle som er tegnet på dette kartet hva de skal gjøre? ? ? ? ?

56 Organisasjonsplanens hensikt og innhold
Skal regulere idrettslagets interne organisering og sikre en best mulig utnyttelse av lagets ressurser. Innhold Organisasjonskart (minimumskrav) Instrukser for styret, komiteer og ansatte (valgkomite, revisor/kontroll) Funksjonsbeskrivelser og mandater for styreoppnevnte komiteer, utvalg, faste grupper, prosjektgrupper, utredningsgrupper, ressursgrupper, ressurspersoner og adhock grupper Det ligger en mal på organisasjonsplan på veiledernes internsider. Mange klubber har laget veldig omfattende organisasjonsplaner som inneholder mye som ikke har med lagets interne organisering å gjøre.

57 Valgkomiteens betydning
Valgkomiteens sammensetning Er det viktig da? JA, det er ikke nok med ”et navn på blokka” Valgkomiteen bør bestå av: Personer med god kjennskap til idrettslaget, for eksempel tidligere ledere og styremedlemmer Personer som er interessert i idrettslagsarbeid Personer med god kjennskap til en idretten Valgkomiteen er den eneste lovpålagte komiteen for alle klubber. Dette er idrettslagets viktigste komite for å sikre de at klubben har frivillige som ivaretar klubben på en god måte. Valgkomiteen skal finne rett person til rett verv. Valgkomiteen må vurdere: Den enkelte styremedlem sin innsats. Ta stilling til konsekvenser ved å la ikke-fungerende styremedlemmer/tillitsvalgte fortsette. Dette handler om mot og moral. Valgkomiteen skal levere sin innstilling slik at den blir publisert samtidig som andre saksdokumenter (min.1 uke før årsmøte)

58 Styring og ledelse som sikrer involvering av medlemmene
Klubben skal: ivareta medlemmenes interesser være en demokratisk og frivillig organisasjon Videre bør klubben: bygge omdømme i forhold til det offentlige, og omgivelsene for øvrig For å få til dette må klubben diskutere hvordan arbeidet skal gjøres. Utfordringen ligger i å involvere medlemmene på alle nivå. Sørge for at klubben har gode møteplasser for medlemmene Kartlegge medlemmene ønsker og behov. Utarbeide handlingsplaner med mål og tiltak. Startmøte er et godt tiltak for å danne grunnlag til gode prosesser basert på medlemmenes interesser.

59 Hva er ”Frivillighet” egentlig?
Fra fri, villig og het til villig og het?! Ja! Hva betyr egentlig fri-villig-het? Ingebright Steen Jensen sa at det var det vakreste ordet som finnes. En var både fri, villig og het. Men hva skjedde når dere sa ja? Da forsvant faktisk litt av «fri». Vi håper at dere fortsatt er villig og het! Men…hva ble du villig til? Hva skjer når du sier ja? Representerer klubben et ønske om noe, eller er klubben en plass barnet skal innom? En ting som er viktig å huske er at frivilligheten ikke er en ”oppfordring” til solojobbing. En er ikke ”fri” til å gjøre som en vil!

60 Hvordan ivareta medlemmer og tillitsvalgte?
Tilby kompetanse Delegere ansvar for egne oppgaver Sosialt samvær Klubbtilhørighet med klær eller andre effekter Lærerrikt Forpliktelser Stadig nye opplevelser Tid Sosialt Forberedelser Nå Nye nettverk Vekst Hvordan vi ivaretar våre tillitsvalgte er et viktig spørsmål. Tradisjonelt er vi ikke flinke til å promotere alt det positive som skjer når vi deltar i det frivillige arbeidet i idrettslaget. Ønsker vi motiverte og engasjerte tillitsvalgte skal vi ”pleie de”. Ikke i form av lønn og honorarer, men ved å gi de positive opplevelser.

61 Forsvarlig og fornuftig organisering
Organisasjonsplan Funksjonsbeskrivelser med rolle og ansvar Mandater Avhengig av mål og oppgaver KLUBBHÅNDBOK Organisasjonsplanen er et nødvendig dokument om valgkomiteen skal få gjort et grundig og godt arbeid. Får man i tillegg klubbhåndboken til å fungere som et ”levende dokument”, så vil denne være det viktigste redskapet i klubbens utvikling. Så lenge alle arbeidsoppgavene i klubben er definert og fordelt, slipper nye tillitsvalgte å ”finne opp kruttet” på nytt. Dersom en har nedskrevet oppgavene blir det også langt lettere å gjøre justeringer og tilpasninger.

62 Effektivt styrearbeid
Styremøter Frekvens Agenda Møteledelse Sakliste Diskusjon Vedtak Protokoll Årshjul Delegering av oppgaver Møteledelse tilbys også som eget kurs. Husk: Arbeidet utføres ikke på styremøte! Vi minner igjen om at for å bli styremedlem og ha stemmerett, MÅ du være medlem av idrettslaget. Fokus på vedtaksførhet og flertallskrav. Fokus på habilitet: Poenget med habilitetsreglene = tilliten =hvordan det fremtrer utad Den aktuelle personen skal ikke delta når styret samlet vurderer vedkommendes habilitet. Hvis inhabil, fratre møtet. Protokolleres. Alle styremøter bør starte med en vurdering av om noen er inhabile. Styremøter per e-post: visse formelle krav Protokollens betydning for styreansvaret – Dersom man er grunnleggende uenig i noe som er vedtatt, eller med måten man har gått frem på i en sak, kan man kreve protokolltilførsel. Ikke krav om å undertegne, men det bør sikres kontroll med riktig protokoll. Eksempelvis: godkjenner protokollen i neste styremøte. Datofest styremøter for hele året. Hvor mange bestemmer dere selv. Ha en fast agenda. Forslag til agenda: godkjenning av referat/ protokoll, økonomisk situasjon, informasjon fra daglig leder (om klubben har ansatte), informasjon fra gruppene/avdelingene (ved fleridrettslag) Møteledelse Å lede et møte krever disiplin. Det er viktig å være forberedt, bruke tiden effektivt og det er et sted for å fatte demokratiske beslutninger. Husk også å involvere og informer, og gi styremedlemmene nødvendig bakgrunnsinformasjon i forkant av møtet. Bytt gjerne på å ha ansvaret for møtelederrollen. Møter og møteledelse For å få et godt møte, anbefales følgende punkter: · Sakliste sendes styremedlemmer i forkant av møtet. Siste sak er ”eventuelt”, slik at medlemmer kan tilføye saker de ønsker å ta opp. · Sørg for gode og hensiktsmessige møtelokaler · Begynn alltid presis. Skal det være noe bespisning i forkant, sett et eget tidspunkt for dette og et annet for møtestart. · Vektlegg en hyggelig start. En god atmosfære i starten vil prege hele møtet. · Få godkjent sakliste og eventuelt forrige møtes protokoll. · For hver sak informeres det om fakta i saken, før det åpnes for diskusjon · Få frem meninger og synspunkter, la alle delta · Noter ned forslag, avklar diskusjonen og få fattet vedtak i saken. · Redegjør for vedtaket Det er viktig at møteleder avgrenser diskusjonene. Dukker samme argument opp igjen og igjen, spør om noen har noe nytt å tilføye før styret går til avstemming. Protokoll = referat. Det viktige er at vedtaket er tydelig definert. I tillegg bør vedtaket inneholde ansvarlig og tidsfrist. Sendes ut til alle styremedlemmer og offentliggjøres på hjemmesider. I tillegg bør protokollen signeres av alle styremedlemmer når den er godkjent. Årshjul viser hvilke oppgaver som gjentas hvert år. Kan være søknadsfrister, rapporteringsfrister, ulike faste møteplasser osv. Delegering av oppgaver fører til at flere føler ansvar, spesielt for den tildelte oppgaven. I tillegg føler den enkelte at den betyr noe og er med å utvikler idrettslaget. Alle skal ha ”hjemmelekse” til neste styremøte. Med andre ord: arbeidet skal ikke gjøres på styremøte. Men i mellom hvert styremøte.

63 Hvordan bruker klubben ungdom som ressurs?
Å fokusere på dyktige ledere over tid, er det viktigste bidraget til å skape utvikling i idrettslagene Å rekruttere og kvalifisere ungdom til lederoppgaver bør intensiveres Å styrke ungdoms deltakelse i idrettens demokratiske prosesser, sikrer rekruttering og utvikling av fremtidens ledere Mange sier at ungdom faller ifra fordi det ikke finnes et tilbud til dem. Men må tilbudet alltid være et aktivitetstilbud? Kompetanse Oppleve seg selv som effektiv Autonomi Opphav av egne handlinger Sosial tilhørighet Kjenne til normer og regler. Sosialisering. Her kan det nevnes at det finnes et ”Lederkurs for ungdom” Kurset er ment å gi ungdom innblikk i klubbhverdagen, og motivere de til å engasjere seg i egen klubb. Enten som utøver, trener eller tillitsvalgt. Kurset gir faglig kompetanse; hva vil det si å være tillitsvalgt, hvordan er norsk idrett bygd opp, kommunikasjon, ledelse osv. Gi ungdommen reell kompetanse!! Gi dem muligheten til å oppleve seg selv som effektiv! Lær dem å benytte verktøy som gjør dem i stand til å være opphav av egne tanker og handlinger om idrettslagets utvikling! Lær dem de normene og reglene et idrettslag har og er tuftet på!

64 Hvordan rekrutterer klubben foreldrene?
Hva kan vi tilby: Kultur Sosial arena Inkludering Miljøbygging Tilhørighet Involvering Kultur: I utgangspunktet drives idretten av staten, kommunen eller skolen i andre land. Om den i det hele tatt er organisert. I tillegg er familie og nettverksforpliktelsene høyt prioritert blant innvandrere. De har derfor ikke tid til å engasjere seg slik norske foreldre gjør. I tillegg er frivillighet i stor grad rettet mot familie og nære relasjoner. Ikke overfor mennesker som er fremmede. Vi opplever at innvandrere ikke forstår at de må engasjere seg når de betaler for at barna skal få delta i idretten. De tror at med betaling er ”alt” inkludert. Med det menes et profesjonelt trenerteam, betalte lagledere osv. Norsk klubbkultur må derfor kommuniseres til foreldrene slik at de forstår at alt er basert på frivillighet. Med dette som bakgrunn er det viktig å forstå at informasjon er avgjørende for å få de til å forstå at de må delta. Når det informeres er det en tankevekker at det blir det gitt informasjon om treningstider, kontingenter, kamper og lignende. Det gis ikke informasjon om hva som forventes av foreldrene sin innsats, oppgaver som skal løses osv. Hvilke kommunikasjonskanaler som benyttes er også viktig å tenke igjennom. Epost, som er vår viktigste kanal, er ofte ikke en kanal som benyttes av innvandrerforeldre; både av tekniske grunner og av språkmessige barriere. Alt skrives på norsk, og det oppleves som upersonlig når det sendes ut som fellesmail. ”Dette angår ikke meg”. Ranselpost når heller ikke frem til foreldrene. Erfaringen viser at personlige samtaler, enten ansikt til ansikt eller telefon er den beste kommunikasjonskanalen. Det er viktig å poengtere at idretten er en viktig sosial arena; både for barna og foreldrene. Vi må bli flinkere til å fremheve det positive ved å være engasjert ved at en bygger sosialt nettverk, nye vennskap, lærerrikt, nye opplevelser osv. Å inkludere innvandrerforeldre krever kun små endringer. Klubben må ha en klar strategi for hvordan informasjonsarbeidet skal foregå. Et godt eksempel på inkludering: når det arrangeres stevner/kamper så kan klubben invitere foreldrene til kafe hvor maten lages av innvandreforeldre. Invitere til foreldremøte med middag/mat. Lage en sosial ramme rundt aktiviteten viser seg å være vellykket. For å lykkes med rekruttering til styrearbeid, komitearbeid, prosjektarbeid så er personlig kontakt avgjørende. Finn ut hvilken kompetanse den enkelte har, og spør om de vil delta på bakgrunn av at det er den type kompetanse det er behov for.

65 Forsikringer Styret har ansvar for å påse at klubben har forsikret det den bør. Aktivitet Lisens Underslag Styreansvarsforsikring Arrangement Ulykke Løsøre Brann Annet…? Klubbforsikring Barn under 13 år er forsikret gjennom NIF når de deltar i idrettsaktivitet organisert av idrettslag tilsluttet NIF. Gjelder både medlemmer og ikke medlemmer av idrettslaget. Klubben kan bestemme om de får drive aktivitet uten å være medlem. Personer over 13 år må løse lisens for å være forsikret. Her er det forskjellige vilkår i ulike særforbund. Styret må sjekke med særforbund eller forsikringsselskap hva som er dekket i ulike lisenser som forbundene har. Klubbforsikring: Pakken gir klubbene den nødvendige forsikringsdekningen for arrangementer, styreansvar, generelt ansvar og underslag. Klubbforsikringen gir også en basisdekning for alle medlemmer ved død og invaliditet. Underslagsforsikring er lovbestemt (lovnorm for il § 12, 3 ledd) og alle klubber skal ha dette tegnet for de personene som disponerer bankkontoen. Trenere som er medlem av idrettslaget er forsikret gjennom ordningen ”klubbforsikring”. Ulykkesforsikring er obligatorisk om klubben har ansatte. Løsøre er for de klubbene som enten eier eller disponerer klubbhus eller andre anlegg hvor de står som eier av løsøre. Brannforsikring løses om klubben eier klubbhus/anlegg selv.

66 Rutiner for politiattest Ansvarlig for politiattest
Hvem omfattes av ordningen Den styreoppnevnte sitt ansvar Lagring av opplysninger Varighet Styret må utnevne en ansvarlig for ordningen og vite hvilke rutiner de skal bruke for at ordningen fungerer slik den er tenkt. Det vil være en katastrofe for klubben dersom det skjer et overgrep – og klubben ikke har sikret seg at politiattester ikke er i orden. • Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. • Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant. Dersom klubben har ansatt er det naturlig at denne har ansvar for ordningen. •Styret må fastsette hvilke oppgaver og hvilke personer som er omfattet av ordningen. •Den styreoppnevnte skal informere de(n) aktuell(e) personen(e) om at de(n) må ha politiattest. • Den styreoppnevnte skal sende inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. NB! Det sendes IKKE kopi til idrettslaget!! • Alle som skal ha politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den politiattesten gjelder beholder denne. • Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren. Det betyr at attesten ikke lagres i idrettslaget Det er ikke tema på styremøte om hvem som har levert eller ikke. Kun om antall som har levert eller ikke. Det er den styreoppnevnte som har det fulle ansvaret. • Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten. •Hvor lenge varer en politiattest og hvor ofte skal en person sjekkes? En person som ble sjekket da hun ble ansatt/påtok seg oppdraget kan i utgangspunktet ikke sjekkes på nytt selv om hun i lengre tid fremover fortsetter å utføre tilsvarende oppgaver for idrettslaget. Dersom det er gått flere år fra personen ble sjekket, svekkes effekten av politiattesten. Derfor mener NIF at en person som settes til en annen oppgave i idrettslaget som også innebærer et tillits-/ansvarsforhold overfor mindreårige/utviklingshemmede, bør avkreves ny attest. Påtar personen seg oppgaver for et annet idrettslag, må vedkommende fremvise politiattest. Det samme gjelder dersom personen har vært borte fra idrettslaget i en periode, for eksempel ett år eller en sesong, og igjen påtar seg nye oppgaver for laget. Om en person skal sjekkes eller ikke, må alltid vurderes konkret fra gang til gang. Dersom idrettslaget er i tvil, bør det heller sjekke en gang for mye enn en gang for lite. Idrettslaget kan imidlertid ikke avkreve politiattest av enhver person idrettslaget måtte ønske. Det må foreligge et ansvars- eller tillitsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. • Ta kontakt med din idrettkrets eller send e-post til for råd og veiledning i disse sakene.

67 Medlemsoversikt §10-5 Forskrift som pålegger registrering av enkeltmedlemmer i idrettens medlemsregister. KlubbAdmin Vil ivareta kravene i denne forskriften. En løsning som er tilgjengelig for alle idrettslag Denne forskriften bør klubben gjøres oppmerksom på §10-5 Alle idrettslag plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret. KlubbAdmin er idrettens løsning for medlemsadministrasjon i idrettslag og grupper. Du får mulighet til å administrere medlemmer, holde orden på familierelasjoner, sende e-post/SMS til alle/deler av medlemsmassen, kreve inn kontingenter og mye mer. På idrettsforbundet sine hjemmesider under NIF IT er det retningslinjer som sier mer om forskriften.

68 Hva er HMS? Helse Miljø Sikkerhet Arbeidsmiljøloven §3-1
Plikten man har til å drive et systematisk arbeid for å forebygge Arbeidsmiljøloven §3-1 Helse Helsen til ansatte og de som er berørt av vår virksomhet Miljø Omfatter et vidt begrep og gjelder både selve arbeidsmiljøet, samt det fysiske miljøet; internt og eksternt Sikkerhet Skal ivaretas for alle brukere i idrettslaget Trenger vi rutiner for HMS? Gjelder arbeidsmiljøloven for oss? Har vi ansatte eller andre vi har ansvar for? Har vi lokaler/ drifter vi anlegg? Har vi maskiner eller utstyr? Har vi arrangementer? Har vi frivillige og dugnader? Har vi kiosk og servering? NHO idrett har laget et kurs i HMS for idrettslag Det er flere – både store og små – idrettslag som har fått besøk av arbeidstilsynet, og fått «refs» fordi de ikke har HMS-rutiner. Derfor er dette viktig!! § 3-1. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (1) For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. (2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal: a) fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, b) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt, c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov, f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.

69 Ressursoppgaver - har dere…
J N ? Prioritert oppgaver i forhold til klubbens mål og plan? Oversikt over ressursbehov til de definerte oppgavene? En plan for hvordan dere sikrer nok frivillige til klubben? En plan for rekruttering av medlemmer? En god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? Laget funksjonsbeskrivelser og mandater? En demokratisk arbeidsmåte i styret (fordelt arbeidet)? Nok kompetanse til det klubben skal gjøre? En klubbhåndbok som beskriver hvordan ting gjøres i klubben? Svar kort på spørsmålene Hvilke oppgaver har styret? Gjennomgang av organisasjonshjulet og behov for ressurer Har klubben en god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? strukturen på org.plan (komite,prosjekt, utvalg) Hvem gjør hva i klubben? Funksjonsbeskrivelser Ansatte vs. Tillitsvalgte Hvordan planlegger vi et effektivt styrearbeid? Delegering Planlegging Hvordan ivaretar vi den enkelte?

70 Har klubben ansatte, eller tenker på å ansette?
De neste lysbildene er skjult og brukes bare når det er aktuelt i klubben!

71 Ved ansettelse av personell
Styret må stille seg følgende spørsmål: Hva har vi behov for? Hvor stor stillingsprosent er det behov for? Hva innebærer det å ansette? Hvilke kvalifikasjoner skal kandidaten ha? Hvilke forutsetninger må til før vi kan ansette? Veldig mange klubber har trenere som mottar godtgjørelse for sitt arbeid uten at man tenker på at disse er ansatt. Uavhengig av om det er inngått kontrakt eller ikke, så anses det for å være et ansettelsesforhold som utløser forpliktelser. Hvor stor stillingsprosent ønsker dere? Det er ikke fornuftig å ansette noen i mindre enn 50% stilling. Det mest ideelle er % stilling. Før dette er avklart er ikke klubben klar for å ansette.

72 Hva skal den som ansettes gjøre?
Ønsker dere en daglig leder som skal være en strateg og bidrar til å utvikle klubben organisatorisk (sammen med styret)? Ønsker dere en sekretær som skal bistå det daglige arbeidet? Ønsker dere en trener eller instruktør som skal lede klubbens aktivitet? Ønsker dere en ”aktivitetsleder” som skal bistå gruppene med å tilrettelegge aktivitet? I tillegg til foregående bilde er dette viktige spørsmål som må være avklart før en igangsetter ansettelsesprosessen. Hva klubben bestemmer seg for kan avhenge av størrelsen på klubben; både ift. antall medlemmer, antall grupper osv. Men det er viktig å forstå at den som ansettes ikke skal overta de tillitsvalgtes jobb. Den ansatte skal selvfølgelig avhjelpe ift. oppgaver, men hensikten må være at klubben skal utvikles utover det en kan greie kun med ansatte.

73 Har klubben ansatte? Styret er da arbeidsgiver og må forholde se g til de lover og regler som gjelder i arbeidslivet og regler. HMS for idrettslag Idrettslaget som arbeidsgiver

74 Virkemidler for klubbutvikling
Oppfølging Verktøykassa Utviklingsprosesser Kurs Startmøte Klubbesøk Modellen viser hvordan idretten arbeider for å bidra med å utvikle klubbene. Det er ikke et krav å ha et klubbesøk først, men man kan samle til et startmøte (klubbkveld med mange medlemmer). Veiledere vil kunne anbefale noen av disse tilbudene til klubben, avhengig av det som aktualiseres eller kommer opp i løpet av kurset, samt svarene på sjekklistene. Forklaring på utviklingsmodellen Klubbesøk - hensikt: Skape kontakt Lytte til klubben Vise mulighetene for videre klubbutvikling 20-50 minutter. Gjerne i forbindelse med et styremøte. Startmøte -hensikt: Analysere klubbens nå-situasjon Valg av virkemidler/tiltak Oppfølgingsplan / fremdriftsplan 4 timer. Med ressurspersoner i klubben. Verktøykasse - hensikt: Bidra med alt som forenkler hverdagen for klubben; maler, skjemaer, lover, reglementer, medlemsregister, hjemmesideløsninger osv. SF og IK må sørge for å ha en oversikt på egne virkemidler, og sørge for at disse er tilgjengelige for klubbene. Prosesser - hensikt: Løse en spesifikk utfordring i klubben. Hvem som deltar i disse prosessene og hvor lang tid de tar avhenger av klubbens utfordring og hvor mye ressurser de er villige til å bruke. Kurs - hensikt: Kompetanseheving på et gitt område/spesifikt tema Hva finnes av kurs? Hvem leverer disse kursene?

75 HURRA!!! Virksomhetside Funksjonshemmede Dugnad Tillitsvalgte
Norges Idrettsforbund og paralympiske og olympiske komitè Virksomhetside Funksjonshemmede Dugnad Tillitsvalgte Idrettsregistreringen Klubbutvikling Anlegg HURRA!!! Lover Økonomi Regnskap Idrettskrets Handlingsplan Ansatt vs tillitsvalgt Kommune Idretter Idrettsrå Leder Årshjul Idrettsting Valgkomite Honorar Visjon Sponsor Særforbund Årsmøte Verdigrunnlag Politiattest Utøver Idrettslag Vi håper at kurset svarte på forventningene som deltakere har fra starten av kurset! Vi håper at kurset bidro til å gi deg en god forståelse av hvilket ansvar styret har, hva du er valgt til å gjøre samt noen tips til hvordan du kan arbeide med oppgaver for å ivareta ansvaret på en god måte! Grasrotandel Barneidrettsbestemmelser