Kan Activity based costing være et verktøy i forvaltningsrevisjon?

Presentasjon om: "Kan Activity based costing være et verktøy i forvaltningsrevisjon?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 1 INDRE ØSTLANDET KOMMUNEREVISORFORENING FAGDAGER /ÅRSMØTE 2006

2 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 2 Hva er forvaltningsrevisjon ? Tverfaglighet Metodikk i forvaltningsrevisjon Er kommunene effektive ? Metodikk i forvaltningsrevisjon? Kommunene innfører BSC.. Kan ABC brukes som et analyseverktøy? Tema

3 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 3 Forvaltningsrevisjon I hvor stor grad trenger vi tverfaglighet i forvaltningsrevisjon? Hvilken metodikk skal vi ha anledning til å benytte, og må vi kunne bruke samfunnsvitenskapelig metode?

4 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 4 Tverfaglighet § 11. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor Den som er oppdrags ansvarlig for revisjon av årsregnskap for en revisjonspliktig etter denne forskrift skal ha bestått eksamen til bachelor i revisjon eller høyere revisoreksamen (master i revisjon) iht. Kredittilsynets krav til registrert og statsautorisert revisor, og i tillegg ha tre års praksis fra regnskapsrevisjon. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor skal ha minimum tre års utdannelse fra universitet/høyskole. MRK: Det stilles altså ingen formalkrav til den som utfører forvaltningsrevisjon

5 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 5 Tverrfaglighet Det stilles ingen formalkrav til forvaltningsrevisor Kommunene er svært komplekse organisasjoner med mange tjenesteområder innenfor flere profesjoner, som også stiller store krav til formalkompetanse, erfaring og tverrfaglig innsikt.

6 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 6 Hvis revisor skal få innsikt, må han/hun kunne det området som skal undersøkes? Forvaltningsrevisor som skal gjøre undersøkelser, bør han/hun kjenne det tjenesteområdet som det skal gjøres revisjon på? Medfører dette et behov for faglig kompetanse på spesialfelt?

7 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 7 Faglig innsyn i komplekse organisasjoner Kan et behov om faglig tyngde medføre at små revisjonsavdelinger med bare et par forvaltningsrevisorer rett og slett ikke vil være kompetente til å gjøre forvaltningsrevisjon på hele kommunens tjenesteområde?

8 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 8 Alternativer for å få tverfaglighet Gjøre bare de prosjekter i de fagområdene som revisor kan dekke, og kjøpe inn resten fra private ? Samarbeide med andre avdelinger som har revisorer med annen faglig innsikt ? Formalisert samarbeid, hvor en gruppe på 5-10 forvaltningsrevisorer utgjør en faglig gruppe med tilstrekkelig tverfaglighet ?

9 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 9 ?

10 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 10 Revisjonsmetodikk Beskrevet i : –Forskrift om revisjon –RSK 001 –Bestilling fra oppdragsgiver Revisor skal være problemløser på følgende måte : Kunden skal komme å si ”Vi har et problem, kan du se på..” Revisor skal kunne svare ”Vi skal gjøre vår undersøkelse, og legge fram vår rapport ut fra de faktiske forhold”.

11 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 11 Revisjonsmetodikk fra forskriften § 7. Forvaltningsrevisjonens innhold Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om ….. …………………………………….. … Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt.

12 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 12 Herunder om (det vi skal undersøke) : a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd.

13 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 13 RSK 001 – Standard for forvaltningsrevisjon Metode Punkt 30) Problemstillingen(e) i prosjektet er bestemmende for valg av metode. Eksempler på metoder som kan benyttes er: Intervju, spørreskjema, observasjon, dokumentanalyse, statistiske analyser, regnskapsanalyse, systemanalyse. I den grad det er tjenlig, bør det benyttes flere metoder for innsamling av data. Dette er verktøy hentet fra samfunnsvitenskapelig metode

14 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 14 RSK – 001 forts. 31) I valg av metode må revisor sikre dataenes relevans (gyldighet, validitet) i forhold til problemstillingen(e). Datainnsamlingen må gjennomføres på en måte som sikrer dataenes pålitelighet (reliabilitet). 32) Revisor må innhente data i tilstrekkelig omfang for å gjøre vurderinger og svare på problemstillingen(e). 33) Data innsamlet ved hjelp av intervjuer skal som hovedregel verifiseres. 34) Data som omfatter personopplysninger skal behandles i tråd med kravene i personopplysningsloven. Dette er verktøy hentet fra samfunnsvitenskapelig metode

15 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 15 Samfunnsvitenskapelig metode RSK 001 beskriver verktøy som er hentet fra samfunnsvitenskapelig metode Hva er egentlig samfunnsvitenskapelig metode? –To typer Kvantitativ Kvalitativ –Metodetriangulering

16 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 16 Hva er metode? Metode er et redskap, en fremgangsmåte for å løse problemer og komme fram til ny erkjennelse. –Et verktøy som brukes for å samle inn informasjon om noe ukjent, eller noe man vil vite mer om –Målet med forskning: Beskrivelse av atferd Prediksjon av atferd Finne årsakssammenhenger Forklare atferd

17 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 17 Virkelighet, empiri og teori Utgangspunkt i hverdagsvirkeligheten –En kompleks virkelighet – umulig å registrere alt –Data – noe som er gitt –Bindeleddet mellom virkeligheten og analysen av den –Det er vi som bestemmer - og skaper - de data vi ønsker å fokusere på –Eks. på data: notater fra intervjuer, observasjoner, dokumenter, spørreskjema, lydbånd osv.

18 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 18 Empiri Nærmest synonymt med data Betyr at påstander om virkeligheten må ha sitt grunnlag i erfaring, ikke i synsing Et utsnitt eller en representasjon av virkeligheten Forskerens ståsted – egen horisont – bestemmer utvalget av data/empiri

19 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 19 Harde og myke data Harde data –Kvantifiserbare, oftest tall Myke data –Ikke kvantifiserbare, tekst, lyd eller bilder  Hard og myk virkelighet kan undersøkes ved både myke og harde data. De kan m.a.o. kombineres på forskjellige måter

20 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 20 Reliabilitet Å kunne vurdere datas pålitelighet er grunnleggende i all forskning –Hvilke data er samlet inn? –Hvordan er de samlet inn? –Hvordan er de bearbeidet? Reliabilitet testes –”test-retest-reliabiltet” –”inter-rater-reliabilitet”

21 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 21 Virkelighet, empiri og teori Utgangspunkt i hverdagsvirkeligheten –En kompleks virkelighet – umulig å registrere alt –Data – noe som er gitt –Bindeleddet mellom virkeligheten og analysen av den –Det er vi som bestemmer - og skaper - de data vi ønsker å fokusere på –Eks. på data: notater fra intervjuer, observasjoner, dokumenter, spørreskjema, lydbånd osv.

22 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 22 Fasene i undersøkelsen Fasene i en samfunnsvitenskapelig undersøkelse 1.Problemformulering 2.Valg av forskningsdesign 3.Innsamling av data 4.Organisering og bearbeiding av data 5.Tolkning og analyse av data 6.Presentasjon av data 7.Etterprøvbarhet av data

23 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 23 Innhold i en rapport, jfr RSK 001 49) Rapporten må inneholde bakgrunn for prosjektet/bestilling problemstilling(er) metode revisjonskriterier data vurderinger konklusjon med eventuelle anbefalinger oversikt over sentrale dokumenter og litteratur

24 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 24 Hva er kvantitativ metode? Målbare data, uttrykt i tall eller mengdetermer Harddata - breddedata, ofte med utgangspunkt i et spørreskjema

25 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 25 Hva er kvantitativ metode? Hypotesetesting Statistisk bearbeiding og analyse Representativitet og sammenligning

26 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 26 Hva er kvalitativ metode Kvalitativ metode har som siktemål å få en dypere innsikt og forståelse av fenomener uten å tallfeste dem. –Når man har studert et fenomen ved bruk av kvalitative metoder, er teksten det sentrale uttrykk.

27 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 27 Kvalitativ metode Kvalitativ metode er preget av fleksibilitet Kvalitativ metode er hypotese-genererende Et åpent system problem: der man kan gå tilbake og endre eller vurdere forskningsspørsmål

28 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 28 Kvalitativ vs kvantitativ metode Metodetriangulering Hvordan skal man vite hvilken metode man skal bruke? –Må vite hva man vil med undersøkelsen: Si noe om mange mennesker Si noe om særpreg i et bestemt miljø Si noe om sammenheng mellom kvantitative målbare verdier, og hvordan dette har en interaksjon med aktørenes handlingsmønster

29 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 29 Kvalitativ og kvantitativ metode Sentrale kjennetegn Kvalitativ tilnærmingKvantitativ tilnærming Type dataKvalitative (myke) data, tekstutsnitt som belyser teoretiske variabler Kvantitative (harde) data, teoretiske variabler gjøres om slik at de kan måles i tall FleksibilitetStorForholdsvis liten DataanalyseFortolkning Under datainnsamling Opptelling Etter datainnsamling Nytte ut over den konkrete undersøkelsen OverførbarhetStatistisk generalisering

30 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 30 Kvalitativ og kvantitativ metode Mindre holdbare kjennetegn Kvalitativ tilnærmingKvantitativ tilnærming Studerer myk virkelighetStuderer hard virkelighet MeningssammenhengerÅrsakssammenhenger Går i dybdenGir overflatisk informasjon HelhetsforståelseBegrenset forståelse Nærhet til den som studeresAvstand til den som studeres

31 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 31 Kvalitativ og kvantitativ metode Metodetriangulering Kan gå fra kvalitativt til kvantitativt; –Intervju med ansatte om hva trivsel er, deretter lage spørreskjema om trivsel som flere kan svare på. eller fra kvantitativt til kvalitativt; –Personlighetstest som deretter skal utdypes gjennom intervju. Eller kvalitative og kvantitative metoder kan benyttes parallelt; –Kvalitative data belyser de tallmessige resultatene.

32 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 32 Kvalitativ og kvantitativ metode Metode på tvers - triangulering Kvalitativ metode brukes til å fastslå forskjellen mellom epler og pærer kvantitative metoder går ut på å telle hvor mange det er av hver” Stort sett vil disse to tilnærmingene forutsette og utfylle hverandre. Å telle eplene gir ikke nok informasjon. For hva med fargene?

33 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 33 Er kommunene effektive? Kommunene endrer organisasjonene Innfører Balanced scorecard som styringsverktøy

34 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 34

35 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 35 Balanced Scorecard Da de amerikanske professorene Kaplan og Norton på begynnelsen av 1990- tallet etablerte begrepet balanced scorecard, ble på mange måter det enkle og fornuftige innenfor ledelses- og organisasjonsutvikling samlet under en ny merkelapp. Professorenes hovedbudskap var at styring og utvikling av organisasjoner forutsetter helhetlig og detaljert kunnskap om organisasjonens oppnådde prestasjoner og resultat innenfor flere områder, eller perspektiv. I tillegg til økonomiske forhold, introduserte Kaplan og Norton derfor kundeperspektivet, interne prosesser/rutiner og fornyelse og utvikling som sentrale fokusområder for enhver organisasjon med utviklingsambisjoner.

36 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 36 Balansert målstyring balansert målstyring er et styrings- og rapporteringssystem og en metodikk for organisasjonslæring og forbedring. Styrings- og rapporteringssystemet er basert på systematiske målinger og oppfølginger av resultater på organisasjonens viktigste områder. Altså en metodikk for organisasjonslæring og forbedring.

37 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 37 En modell for balansert målstyring En modell for balansert målstyring i offentlig sektor kan omfatte de strategiske fokusområdene økonomi, brukere, medarbeidere, interne rutiner og læring og fornyelse,

38 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 38 Etablere BSC MOTIVENE FOR Å ETABLERE balansert målstyring vil alltid være sammensatt, og variere fra en organisasjon til en annen. Avgjørende spørsmål for kommunens ledelse er om dagens rapporterings- og styringssystem er gode nok, og om de gir relevant informasjon om prioriterte forhold. Ingen motiv er riktigere enn andre. Det sentrale er at ledelsen er bevisst og tydelig på hva den ønsker å oppnå med innføring av balansert målstyring.

39 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 39 Incentiver for BSC : Politikerne kan få styrket sine muligheter for overordnet styring, og større mulighet til å vurdere om utviklingen innenfor sentrale politikkområder går i ønsket retning. Rådmannen kan få mulighet til å sammenlikne den enkelte virksomhets prestasjoner over tid, virksomhetenes prestasjoner i forhold til hverandre, og kommunens prestasjoner med andre kommuner. Styringssystemet legger til rette for at rådmannen kan komme i tettere og bedre dialog med virksomhetene og virksomhetslederne, blant annet om hvilke tiltak som bør prioriteres iverksatt.

40 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 40 Incentiver for BSC Virksomhetsledere kan få langt bedre kunnskap om hvordan deres brukere ser på kvaliteten i de tjenestene som produseres og hvordan de ansatte blir vurdert av brukerne. Virksomhetslederne vil også få mer helhetlig og systematisk kunnskap om de ansattes trivsel og vurdering av arbeidsmiljøet. De ansatte kan få et bedre grunnlag for egenutvikling og kommunikasjon med ledelsen. Brukerne gis mulighet for systematisk og regelmessig tilbakemelding både om hva de opplever som viktig og kvaliteten på tjenestene.

41 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 41 Kunnskapsbasert ledelse Dagens medarbeidere er mer kunnskapsrike og på mange måter mer krevende å lede enn for bare et par tiår siden. Det er i mindre og mindre grad slik at dagens ledere, det være seg rådmenn i kommuner eller administrerende direktører i næringslivet, får gjennomslag og fremstår som gode ledere ved å styre organisasjonen via diktat eller mer eller mindre diffuse ordre. Forståelse, reelle prosesser og tydelighet blir viktigere og viktigere. De gode lederne får tillit, og de har kunnskap. Tillit kan bygges opp ved å ta medarbeidere på alvor, ved å gjennomføre reelle prosesser hvor ansattes kompetanse og erfaring tillegges avgjørende vekt. Balansert målstyring kan på sitt beste legge til rette for gjennomføring av slike tillitskapende prosesser.

42 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 42 BSC en overordnet modell

43 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 43 Styringsindikatorer I kjernen for balansert målstyring står styringsindikatorene, som også ofte betegnes resultatindikatorer, måleindikator, styringsparametere eller rett og slett indikatorer. Begrepene brukes om hverandre – det sentrale er at de måler organisasjonens prestasjoner på helt spesifiserte områder.

44 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 44 En styringsindikator En styringsindikator er en beskrivelse av en aktivitet eller et resultat som faktisk lar seg måle. Det vil si at en indikator må kunne fremstilles i : antall, i kroner, i prosent eller i score på en skala, f.eks. fra 1 til 6. Hensikten med indikatorene er at de skal gi et faktisk anslag på hvordan organisasjonen ligger an i forhold til måloppnåelse innenfor en gitt kritisk suksessfaktor. Styringsindikatoren vil kunne gi svar på om organisasjonen er på rett vei i forhold til målsettingene. Typiske styringsindikatorer kan være kostnad pr. enhet, saksbehandlingstid og brukertilfredshet innenfor henholdsvis økonomi-, intern og brukerfokuset.

45 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 45 Behovet for både å kjenne til den faktiske prestasjonen og mulige forklaringer til dette sluttresultatet, gjør at det kan være fornuftig å skille mellom to typer styringsindikatorer: Driverindikatorer («årsak») Resultatindikatorer («virkning») 2 typer styringsindikatorer

46 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 46 Driver- og resultat- indikatorer En driverindikator gir en måling av en aktivitet en antar påvirker det kommunen ønsker å oppnå. Forholdet som måles antas altså å «drive» utviklingen i retning av målet og det som er kritisk viktig å oppnå. En resultatindikator gir en måling som forteller hvor godt eller dårlig en gjør det i forhold til et helt sentralt mål for kommunen. Skillet mellom driver- og resultatindikatorer fremkommer med andre ord ved å se på sammenhengen mellom det en konkrete vurderer å dokumentere og kommunens sentrale målsettinger.

47 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 47 SaksbehandlingstidAntall hjemmebesøk Eksempel på driverindikatorer kan være Saksbehandlingstid og Antall hjemmebesøk. De to forholdene er begge viktige for kommunen å lykkes med. Men de er ikke mål i seg selv. Det er ønskelig å redusere saksbehandlingstiden - for å nå målet om tilfredse brukere. Det er ønskelig å øke antall hjemmebesøk innen hjemmetjenesten. Ikke fordi det er et mål i seg selv, men fordi vi antar at det øker servicenivået og dermed tilfredsheten hos brukerne, som er målet.

48 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 48 Produktivitet - kvantitet og kvalitet Produktivitet er teoretisk sett et entydig begrep som kan defineres som forholdet mellom antall/volum produkt/tjenester og mengden ressurser som er forbrukt i produksjonen. Produktivitet, gir en rekke valg og avgrensninger, som hvilke tjenester som skal inngå, hvor mange tjenesteenheter som er produsert m.m. Det interessante er forskjeller i produktivitet, enten mellom like enheter på et visst tidspunkt, eller for den samme enheten over tid. Innvendingen som ofte kommer, er at produktivitetsmålet kun legger til grunn volum/mengd,e og at en følgelig mister en vesentlig side ved tjenesteproduksjon – Kvalitet. Påpekningen er riktig, indikatoren kan vise synkende produktivitet parallelt med økt kvalitet i tjenesteproduksjonen, uten at det fremgår av indikatoren.

49 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 49 BSC og Kostra Målingen og nøkkeltallene i KOSTRA er utformet med tanke på å kunne hjelpe kommuner i å besvare følgende sentrale spørsmål: Retter vi ressursene mot de prioriterte målgruppene? Hvor stor andel av målgruppene for tjenestene klarer vi å betjene? Produserer vi tjenestene på en produktiv (kostnadseffektiv) måte? Disse perspektivene gjør at KOSTRA-indikatorer er svært relevante å ta inn som balanserte styringsindikatorer, men forutsetter at kommuner som bruker balansert målstyring, har satt presise mål for tjenestene i forkant av selve målingen.

50 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 50 Kommunal styring og ledelse Politisk detaljstyring av ressurser og innsatsfaktorer Kommunen som bestiller Av kvalitet, volum Transformasjonsmodellen Med kommunale råd og utvalg, og behov for omfattende saksbehandling på kontroll og styring Politikere i rollen som som profesjonelt styremedlem og kritisk ombud. Med behov for omfattende behovvurdering og kvalitetskontroll Tradisjonell styringsmodellKvalitetsstyring Porter 1985

51 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 51 Faglig ansvar Produksjonsenheter med faglig ansvar og resultat ansvar Aktivitetsmatrise - En kontoplan måler ikke den interne aktiviteten. Resultat kan bli at ved hvert forsøk på effektivisering, så øker administrasjonskostnadene Administrativ ledelse Regnskap, Lønn og personal Bygg og teknikk Kontorstøtte og drift Interne støttefunksjoner Servicekontor Interne aktiviteter, skjulte kostnader INTERNE AKTIVITETER Kundebehandling Porter 1980

52 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 52 ABC-Hva er D Aktiviteter, dvs. Handlinger, generer kostnader Aktiviteter benyttes som kostnadssted (kostnadsgruppe) Alle kostnader er variable på lang sikt, og derfor relevante. (unntatt FoU for fremtidige produkter, dvs kostnader for langsiktig strategisk planlegging) Søker årsak- virkningssammenheng mellom aktiviteter og objekt. Dvs. kostnadsdrivere, for fordeling av indirekte kostnader Kostnadsdrivere er også relaterte til kompleksitet og forskjeller i produktspekteret. Tradisjonelle kalkyler anvender feil fordelingsnøkler. De er volumbaserte, dvs arbeidstimer)

53 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 53 Hvordan foreta en ABC analyse 1.Definere aktiviteter som utføres. 2.Fordele kostnader til aktiviteter, eventuelt som generert av hjelpeaktiviteter. 3.Velge kostnadsdrivere for de enkelte aktiviteter og underaktiviteter (aktivitetshierarkiet) 4.Gruppere kostnader etter felles kostnadsdrivere 5.Fordele kostnader til produkter, basert på produktenes forbruk.

54 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 54 Hva kan ABC brukes til ? Prising av produkter Nedleggelse av produkter Utvikling og introduksjon av nye produkter Fokusere på ledig kapasitet, ev. overkapasitet Fokus på reduksjon av kostnader, effektivisering og optimalisering av produktmix. Gi beslutningsgrunnlag for politiske beslutninger og prioriteringer.

55 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 55 ABC – aktivitets hierarki Nivå Type aktivitet Eksempel BedriftsnivåAktiviteter som ikke direkte kan relateres til et produkt Vedlikehold av bygninger etc. ProduktnivåAktiviteter som ikke kan knyttes direkte til serier, men til produktet generelt. Produktutvikling, prosessendringer SerienivåAktiviteter som er direkte relaterte til fremstilling av produktserier Omstillinger, innkjøp EnhetsnivåAktiviteter som er direkte relatert til fremstilling av produktenheter. Råvarer,matrialer, maskiner, energi Figur : Bjørnenak – Olson 1995

56 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 56 ABC -analyse, aktivitet: Behandling av faktura (bilag) Enkeltaktivitet knyttet til faktura - bilagshåndteringTid Postmottak, registrering, kopiering, fordeling (scanning)15 min Arkivering, omdele2 min Kontroll, godkjenning, kontering, attestering, og anvisning15 min Retur til regnskapskontor - omdele4 min Sortere registrere, og ev. purringer internt og eksternt10 min Kontroll, registrering, og arkivering av bilag6 min Kontroll for betaling2 min Sum medgått tid54 min AktivitetskostnaderPris Arbeidstid 54 minutter a timepris kr 400,- (inkluderer kontorutgifter)Kr 360,- Intern distribusjon, porto, konvolutter, etcKr 5,- Arkiveringsplass, arkivkostnader, kostnad pr. bilagKr 10,- Purregebyrer, andre behandlingsgebyrer snittpris pr fakturaKr 30,- Sum kostnader ved aktivitet ”BEHANDLING AV FAKTURA/BILAG” Kr 405,- ER dette et godt argument for omfattende intern-fakturering?

57 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 57 Kommunestyret ?? Omsorgslønn Amb. vaktmester Hjemmehjelp Sykepleier Hjelpepleier Ergoterapaut Fysioterapaut Fra institusjon til hjemmebasert omsorg

58 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 58 Planlegging - Operativ - versus - Strategisk Tid Operativ planlegging Planleggingstidspunkt Beslutning tattMål klarlagt Tid Strategisk planlegging Planleggingstidspunkt Mulig fremtidig beslutning Mål ikke endelig klarlagt Figur: Lund & Lorentzen 1988

59 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 59 Pause

60 Glåmdal revisjon - IKS © Glåmdal revisjon IKS 29.09.2016Lysbilde 60 Gruppe arbeid : ABC Kan Activity Based Costing være et verktøy for god forvaltningsrevisjon ?