Controller-rollen i offentlig sektor

Presentasjon om: "Controller-rollen i offentlig sektor"— Utskrift av presentasjonen:

1 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen – Cand. Merc. Hvordan optimalisere nytteverdien av KOSTRA i din virksomhet ? Controller-rollen i offentlig sektor

2 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 2 Det som blir gjennomgått : Kostra satt i en transformasjonsmodell Viktigheten av realistiske budsjetter Gode rapporteringsteknikker og prognosemodeller i KOSTRA Hvilke avviksanalyser benytter du, og hvordan trekker du ut de viktige måleparametre Hvordan benytte KOSTRA nøkkeltall mest hensiktsmessig over tid og mellom kommuner Oppsummering - Spørsmål

3 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 3 Kommuneloven legger ansvaret for økonomistyring til K-styret Kommuneloven § 45, pkt 2 : ”Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette.” Med en slik formulering i kommuneloven, er kommunestyret tillagt alt ansvar og myndighet med budsjettet, og endringer i budsjettet. Dette er en myndighet som kommunestyret ikke kan delegere ned verken til andre politiske utvalg, eller til administrasjon. Det er derfor viktig at kommunestyret får seg forelagt og står ansvarlig for de konkrete politiske og administrative konsekvenser av de prioriteringer som er foretatt i årsbudsjettet. Dette forhindrer ikke at disse prioriteringene i siste instans er skjult i brede budsjettmessige delegasjonsvedtak i form av bevilgninger i hovedkapittel/sektorområder eller lignende. Les : Kommuneloven med kommentarer, side 329.

4 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 4 kostra og Styringsinformasjon kostra er mye mer enn et regnskapssystem. kostra skal sikre styringsinformasjon for: Kommunestyret og politiske utvalg Rådmann og ansatte med økonomiansvar Rapportere styringsdata til SSB: som vil danne beslutningsgrunnlag for statens forståelse av kommunene, og for statens prioriteringer ved bevilgninger i statsbudsjettet.

5 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 5 Innhold i styringsinformasjon Produktivitet Prioritering Deknings- grader Ressursbruk Årsverk Driftsutgifter/-inntekter Realkapital Tjeneste-produksjon Brukere Tjenesteomfang/-intensitet Målgrupper Befolkningsmengde Befolkningssammensetning

6 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 6 Krav til styringsinformasjon Relevans: Informasjonen må være meningsfull i forhold til statlige mål og styrings- signaler (“valid”). Pålitelighet: Informasjonen må være korrekt. Sammenlignbarhet: Informasjonen må være sammenlignbar på tvers av kommunene og over tid. Pålitelighet forutsetter at informasjonen ikke bare er relevant for statlige mottakere.

7 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 7 kostra – håndbok, En forutsetning for riktig rapportering Rutinehåndbok som beskriver kontoplanens oppbygning og rapporteringsrutiner er en forutsetning for å kunne gi en kvalitetssikring av de styringsdata som rapporteres både internt og eksternt. en beskrivelse av kontoplanens oppbygging, kobling mot delegasjonsreglement og mot kostra dimensjonene. en presentasjon av oversikter og rapporter som økonomiansvarlige vil få ut av økonomisystemet som grunnlag for oppfølgingsarbeidet både internt og eksternt. Dvs. Maler en samling av posteringseksempler for vanlige transaksjoner og for transaksjoner som krever spesiell oppmerksomhet en beskrivelse av forutsetningene for aktivering av varige driftsmidler og for håndtering av avskrivninger. Jfr GKRS.NO

8 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 8 Styring og delegasjoner fra kommunestyret De politiske utvalg skal gjøre prioriteringer og bestemme hva som skal gjøres. Kommuneloven § 45 Kommunestyret må ha innsyn i, og foreta sine vedtak etter de prioriteringer og bevilgninger som foretas i den kommunale organisasjon (ansvarsdimensjonen i intern kostra kontoplan) Kommunestyret må ha innsyn i, og kunne foreta prioriteringer etter tjenestedimensjon ( kostra funksjon) slik at de kan tilpasse seg de krav og styringssignaler som kommer fra staten, men også de krav som stilles fra innbyggere og brukere av de kommunale tjenester. Kommunestyret må ha innsyn i, og kunne foreta prioriteringer av det kommunale ressursforbruk via Artskontoplan. Eks. lønn (og årsverk) kontra andre kostnader.

9 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 9 Kostra satt i en transformasjonsmodell

10 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 10 Kommunal styring og ledelse Politisk detaljstyring av ressurser og innsatsfaktorer Kommunen som bestiller Av kvalitet, volum Transformasjonsmodellen Med kommunale råd og utvalg, og behov for omfattende saksbehandling på kontroll og styring Politikere i rollen som som profesjonelt styremedlem og kritisk ombud. Med behov for omfattende behovvurdering og kvalitetskontroll Tradisjonell styringsmodellKvalitetsstyring

11 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 11 Kontostrengen kostra -eksternregnskap Intern kontoplan Kontostrengen i kostra – Med direkte rapportering til SSB Kontoklasse Investering Drift X Ansvar Hvem forbruker? Tjenestesektor ansvarsområde Anvisningsmy ndighet. I i i i Art Hva forbrukes? Lønn Driftskostnader Inventar og utstyr Overføringer XXX i Prosjekt På tvers av ansvar Samarbeidsprosjekter som utføres av flere ansvarsenheter. I i i Objekt Kostnadsbærer Kjøretøy Bygninger osv.. Dimensjonen blir også fanget opp av Ansvar I i i i Funksjon Måle produksjon Hvordan anvendes midlene Rapporteres til SSB kostra dimensjonene er en Integrert del av kommunens kontoplan

12 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 12 Kommunal kontostreng [kontoklasse]-[ art ]-[ansvar]-[funksjon(aktivitet)]-[prosjekt]-[objekt] X XXXx xxxxx xxxxx xxxx xxxx Kostra funksjon KOSTRA Ansvar Prosjekt. På tvers over flere ansvar Kontoklasse 0. Investering 1. Drift KOSTRA – Arter Lønn Drift Inventar Utstyr osv... Tjeneste- produksjon Transformasjons modellen Objekt INTERNE Aktiviteter

13 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 13 Faglig ansvar Produksjonsenheter med faglig ansvar og resultat ansvar Aktivitetsmatrise - En kontoplan måler ikke den interne aktiviteten. Resultat kan bli at ved hvert forsøk på effektivisering, så øker administrasjonskostnadene Administrativ ledelse Regnskap, Lønn og personal Bygg og teknikk Kontorstøtte og drift Interne støttefunksjoner Servicekontor Interne aktiviteter, skjulte kostnader INTERNE AKTIVITETER Kundebehandling

14 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 14 Viktigheten av realistiske budsjetter

15 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 15 Realistiske budsjetter Budsjettet er det eneste sikre styringsredskapet en organisasjon har. Budsjettet vedtas i medio desember året før regnskapsåret Styringsverktøy underveis vil være rapporteringer og budsjettreguleringer Bruk konsekvensjustert budsjettering, og legg inn minst tertial, helst kvartalsvise budsjettreguleringer i året. Bruk personalbudsjettering i arbeid med lønnsbudsjetter Avviksanalysen mellom opprinnelig budsjett og endelig regnskap vil gi et mål på hvor realistisk budsjettet var, og dermed også sette mål på hvor god økonomistyring bedriften har.

16 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 16 Kommunale nøkkeltall Noen eksempler Rikdom: Skatteinntekt pr. innbygger Handlefrihet: Driftsresultat i forhold til totale inntekter Måtehold: Egenfinansiering av inntekter, konkret, driftsresultat i forhold til investeringer Styring: Avvik mellom regnskap og budsjett Barnehage dekningsgrad Grunnskolen Kostnad pr elev SFO dekningsgrad Årsverk i omsorg pr person >67 Sykehjemsplasser pr person >80 år % vis andel administrasjon i kommunen TjenesteproduksjonKommunal økonomistyring

17 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 17 Den kommunale handlefrihet måles i %-vis netto driftsresultat Netto driftsresultat 2002 Hentet fra ssb.no – NIVÅ 3 5 kommuner med lavest 5 kommuner med høyest

18 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 18 Andeby 2002 Styring av driftsutgifter (fiktiv kommune) Fra opprinnelig budsjett til endelig regnskap Avviksanalyse

19 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 19 Avviksanalyse

20 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 20 Personalbudsjett – nøkkel til realistisk budsjettering

21 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 21 Gode rapporteringsteknikker, avviksanalyser og prognosemodeller i kostra 1.Kan lage rapporteringssystem selv, med bakgrunn i de kostra data som kan genereres fra regnskapssystemet. Og satt i sammenheng med nivå 3 fra KOSTRA (se http://www.ssb.no/kostra/) Jfr. KRD’s veileder ”Planlegging og økonomistyring i omstillingstider”. 2.Eller kan velge å bruke eksternt rapporteringssystem Eksempel : ARENA som leveres fra Ibis-IKT AS, se http://www.ibisikt.no/ Hvor det er mulig å gjøre både budsjett, økonomiplan, økonomistyring, rapportering og effektivitetsanalyser. 2 strategier :

22 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 22 Ta rapporter til styret(Formannskapet) ved hver lønnskjøring, dvs en gang pr måned Ha ensartede rapporter gjennomgående i organisasjonen Ha budsjett med rapport og ev. reguleringer som egen sak til Kommunestyret hvert kvartal. God økonomistyring er kjennetegnet med at avvik mellom opprinnelig budsjett og endelig regnskap er innenfor et normalt avvik, og at budsjettbalansen opprettholdes gjennom året! Rapporter – Noen anbefalinger Liten økonomisk handlefrihet, krever riktig rapportering.

23 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 23 KOSTRA HOVEDOVERSIKT Ved rapportering, bruk alltid gjennomgående samme form (modell) for rapportering. Bruk :Kostra hovedoversikt (jfr forskrifter om kommunale budsjetter og regnskaper) Dette er den eneste rapporten som gir en helhetlig oversikt over den kommunale drift og investering Ved å bruke samme modell for rapportering gjennomgående fra alle enheter, oppnås best forståelse for god økonomistyring Kommunale forskrifter til kommuneloven: - Budsjett vedlegg 3 og 4. - Regnskap vedlegg 4 og 5

24 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 24 Andeby kommune - 1. Tertial 2003 Økonomisk oversikt, drift og prognose 31.12

25 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 25 Andeby kommune 1. Tertial 2003 Kommunale driftsutgifter

26 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 26 Andeby kommune 1. Tertial 2003 Kommunale driftsutgifter pr 01.05.03

27 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 27 KOSTRA – NØKKELTALL -2002 – Lønn til omsorg i institusjon og hjemmetjenester pr innb. > 67 år Kostra tall må tolkes forsiktig

28 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 28 Kostra nøkkeltall mellom kommuner - 2002 Netto driftsutgifter til grunnskole pr elev Landsgjennomsnitt kr 50.672,- D. Grunnskoleopplæring - nivå 3 etter region, indikator og tid.

29 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 29 Kostra nøkkeltall mellom kommuner - 2002 D. Grunnskoleopplæring - nivå 3 etter region, indikator og tid. Netto driftsutgifter til grunnskole pr elev Landsgjennomsnitt kr 50.672,- De 5 med høyest utgift pr elev De 5 med lavest utgift pr elev

30 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 30 Lønn til adm. Pr innb. Utvalg fra Kostra 2002 – SSB Kommuner >20.000 og <25000 innb. Landsgjennomsnitt 3564, median 3101

31 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 31 Lønn til adm. Pr innb – kostra 2002 Landsgjennomsnitt 3564, median 3101 Et utvalg av kommuner

32 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 32 Oppsummering Gi alltid hyppig og grundig styringsinformasjon til de styrende organer. Anbefalt minst hvert kvartal Ved rapportering, presenter alltid en samlet oversikt over organisasjonens økonomiske situasjon, med prognoser fram til 31.12 i regnskapsåret. Bruk personalbudsjettering i lønnsarbeidet Vær nøye med budsjettarbeid, og bruk konsekvensjustert budsjettering. Anbefalt å alltid bruke Kostra hovedoversikt for drift og investering som rapporteringsform på økonomistyring.

33 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes © Glåmdal kommunerevisjonsdistriktOle Jørgen Klaussen Cand.Merc 29.09.2016Controller-funksjonen i offentlig sektorLysbilde 33 Glåmdal kommunerevisjonsdistrikt Spørsmål og kommentarer ? Controller-funksjonen i offentlig sektor Ole Jørgen Klaussen Forvaltningsrevisor/cand.merc Epost: ole.klaussen@online.no OBS : Prognosemodell for rapportering finnes som egen modell i EXCEL Og vil bli oversendt per epost ved henvendelse