Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Vi skiller oss! Hilsen Sak og Arkiv 20. august 2015, Elin E. Harder, Enhetsleder Trondheim byarkiv Trondheim byarkiv.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Vi skiller oss! Hilsen Sak og Arkiv 20. august 2015, Elin E. Harder, Enhetsleder Trondheim byarkiv Trondheim byarkiv."— Utskrift av presentasjonen:

1 Vi skiller oss! Hilsen Sak og Arkiv 20. august 2015, Elin E. Harder, Enhetsleder Trondheim byarkiv Trondheim byarkiv

2 Trondheim byarkiv; Sentral arkivtjeneste for store deler av kommunen

3 38 Arkiv 221 pol.utvalg 22 aktive Integrasjoner BOEI Web- Cruiter Extens Kart (flere) Tilgang for alle enheter Jupiter Selvbetjent innsyn på nett 5 ”fagsystem” (Byggesak, plansak, møte og utvalg mv.) Tilganger/ roller Saksbeh Leder Arkivar dokument saker 108 El.Skjema SvarUt/ EDU 6000/2600 brukere SFO Hypernet EKIT Innsyn for FMST i klagesaker 16 El.ark 22 papir Arbeidsprosesser 66 saksflyter 44 dokumentflyter PDF konvertering

4 Begreper i arkivverden Med utgangspunkt i skisse: Anne Mette Dørum Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt All slags dokumentasjon Journalføringsplikt; dette dekker tradisjonelle sak/arkivløsninger

5 Dette vil vi ikke… All slags dokumentasjon Journalføre ALT for arkivering og bevaring

6 Skilsmissegrunner Minste felles multiplum med ”alle” i samme base Sak ”stjeler” datafelter som Arkiv trenger Fagspesifikke metadata krangler om plass Etikk: Har 6000 interne brukere ”tjenestelig behov” for så omfattende internt innsyn? Fordeler og ulemper med samtidighet; oppgraderinger, kurs, feilsituasjoner Størrelse, oversikt, ”eierskap”, lager, backup Sikkerhet; brukermengde som risikoelement

7 Fagsystemer 300 fagsystemer – ca 1/3 av fagsystemene har bevaringsverdig informasjon App’er, ”skyen”/internett, e-post Dokumentlagre, servere Journalføringsplikten blir ikke overholdt Retten til innsyn Kostnadskrevende deponering (fullført 3-årig prosjekt. Ekstraordinær bevilgning )

8 Ny digital arkivarkitektur Arkivarkitektur bygger på prinsipper for virksomhetsarkitektur, understøttet av kommunens it- og sikkerhetsarkitektur – Virksomhetsarkitekturen har stor grad av overensstemmelse med Riksarkivarens forskrift (funksjonsbasert): Kartlegger arbeidsrosesser, foretar bevarings- og kassasjonsvurdering, vurderer journalføringsplikt Arkivløsning anskaffes først, fagsystemer står i kø for arkivering! Tilknyttes fortløpende Proprietære saksbehandlerløsninger. Ny generell SBL? Innsyn; interne, arkivarene, publikum (MinSide)

9 Arkivarkitektur 1 Skisse pr Ferdigstiller detaljer i arkivarkitektur høsten 2015 Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet

10 Læringsplattform (It’s Learning) Administrativt system (ESA Sak) ESA Sikker Sikker elevmappe (ESA Sak) Innsyn Eksempel/skisse: Oppvekst - skoler Trondheim – Dagens situasjon Elevmappe (ESA Sak) Base i Systemet Skoleadministrativt system (Extens) Base i Systemet Blanding av - enhetsbasert arkivering - funksjonsbasert arkivering - ingen arkivering - flere arkiv og arkivdeler

11 Annet? Digital Meldingsbok Læringsplattform (Anskaffes) Administrativt System (Ny SB- løsning?) Sikker elevmappe (Ny SB-løsning eller skoleadministrativt system?) Overbyggende: Innsyn Oppvekst skoler Trondheim – Arkivfaglig målbilde Elevmappe (Ny SB-løsning eller skoleadministrativt system?) Skoleadministrativt system (Anskaffes) Ny Arkivløsning Elevmapper Ny Arkivløsning Administrativt Arkiv Meldinger (ikke- arkiverte) Innsyn i postjournal Innsyn i ”mappa mi” Ansattes innsyn Hva skjer i ”min sak”? Registrering Funksjonsbasert arkivering Opptil sikkerhetsnivå 4 Arkivarkitektur ferdigstilles høsten 2015: Basert på Riksarkivarens forskrift, kommunens virksom- hetsarkitektur, it- og sikkerhets- arkitektur

12 Digital Meldingsbok Læringsplattform (It’s Learning) Administrativt system (ESA Sak) ESA Sikker Ny Arkivløsning Sikker elevmappe (ESA Sak) Innsyn Oppvekst skoler Trondheim – Mens vi venter (”bulkeffekt”, pragmatisme, langsiktighet) Elevmappe (ESA Sak) Base i Systemet Skoleadministrativt system (Extens) Base i Systemet Gradvis overgang til felles arkivløsning. Innsynsløsninger (portal) kan ev. ivareta saksbehandleres og publikums behov for samlet oversikt.


Laste ned ppt "Vi skiller oss! Hilsen Sak og Arkiv 20. august 2015, Elin E. Harder, Enhetsleder Trondheim byarkiv Trondheim byarkiv."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google