Side 1 Registrering i Extens i forbindelse med overføringer til Vigo sentralbase Av Trude Riple.

Presentasjon om: "Side 1 Registrering i Extens i forbindelse med overføringer til Vigo sentralbase Av Trude Riple."— Utskrift av presentasjonen:

1 www.hordaland.no Side 1 Registrering i Extens i forbindelse med overføringer til Vigo sentralbase Av Trude Riple

2 www.hordaland.no Side 2 Basisgruppeoppflytting Ved skoleslutt skal alle elevene overføres til skolens sluttenhet. For å holde orden i de enkelte skoleårene på sluttenheten kan følgende rutine benyttes: Basisgruppen på hovedenheten er 1STb – på sluttenheten 07/1STb Elevene som skal fortsette neste skoleår hentes inn på nytt fra sluttenheten. Extens anbefaler at alle flyttes til sluttenheten og tas inn igjen på nytt for hvert skoleår. Dette gir ryddighet i forhold til eksport av data til Vigo og videre til SSB og Lånekassen. Oppflyttingen av basisgrupper skjer i to trinn, foreløpig og definitiv oppflytting. Den foreløpige oppflyttingen forbereder for den definitive og kan foretas når som helst i løpet av året. På bakgrunn av den foreløpige oppflyttingen er det mulig å skrive ut basisgruppelister for kommende skoleår.

3 www.hordaland.no Side 3 Når skoleåret er slutt, foretas den definitive oppflyttingen og elevene flyttes til de nye basisgruppene som tidligere har ligget inne som foreløpige. Alle basisgrupper skal behandles i den foreløpige oppflyttingen. Basisgruppene i basisgrupperegisteret må tømmes før inntaket skjer slik at nye elever kan registreres i de basisgruppene som benyttes til daglig. For nærmere informasjon se: Hjelp – Hjelpedokument – Elevadministrasjon – Basisgruppeoppflytting - Definitiv oppflytting

4 www.hordaland.no Side 4 Det er viktig å rydde i enkelte felt som kan bli liggende igjen fra år til år. Dette gjelder spesielt de som har vært elever tidligere skoleår Etter at elevene er plassert i basisgrupper må alle elevene hentes opp i listeform, markeres, og feltene ”Startet utdanningen” (ligger på fliken ”Inntak”) ”Avbruddsdato”(ligger på fliken ”Endret”) ”Avbruddsårsak”(ligger på fliken ”Endret”) tømmes hvis det ligger gamle data der. Disse feltene skal være tom for alle elever ved skolestart. Rydding før skolåret starter.

5 www.hordaland.no Side 5 Organisasjon - Utdanninger/ studieretninger Feltene Utdanning, Inntakskode og Offentlig kode skal være lik for alle kurs i Kunnskapsløftet. For kurs i Reform 94 er det tre forskjellige koder Til VigoJ på alt som skal over til Vigo

6 www.hordaland.no Side 6 Følgende felt må være utfylt: Vg1 og Vg2 kurs Utdanningeks. BABAT1---- Inntakskodeeks. BABAT1---- (= Kurskode i Vigo) Offentlig kodeeks. BABAT1---- Til VigoJ på alle kurs som skal over til Vigo VK2 kurs Utdanningeks. FOTF Inntakskodeeks. 8296 (= Kurskode i Vigo) Offentlig kodeeks. D004 Til VigoJ på alle kurs som skal over til Vigo Alle kodene fra R94 finnes på: Hjelp - Hjelpedokument - Utdanningskoder

7 www.hordaland.no Side 7 Elever som slutter i løpet av skoleåret. Elever som slutter på skolen bør overføres til en egen basisgruppen (eks. SLUTT-07). Denne basisgruppe må ligge på hovedskolen (trebokstavskolen) hele skoleåret. Hent frem eleven i elevregisteret. Stå i mappekortet ”Endret”. Velg høyre musetast. Velg ”Funksjoner” og ”Slutter/flytter”. Får opp mappekortet ”Slutter – Flytter til annen skole” Registrering av elever som slutter/blir tatt inn i løpet av skoleåret.

8 www.hordaland.no Side 8 ”Sluttår” Det året eleven slutter. Årets år kommer opp som forslag. ”Avbruddsdato” (=Sluttdato på excelarket) Dagens dato kommer opp som forslag. Registrer inn den dato skolen får melding om at eleven har sluttet (Eks: 2007-09-14). Elever som går ut hele skoleåret skal ikke ha dato i dette feltet. ”Avbruddsårsak”Alle kodene må legges inn i Extens (= Sluttårsak iGå til Organisasjon – Systemregister – i excelarket)Avbruddsårsaker ”Enhet” Skolens trebokstavskode ”Basisgruppe” Sett inn ny basisgruppe (eks SLUTT-07) ”Utdanning” Den utdanningen eleven slutter i.

9 www.hordaland.no Side 9 Elever som blir tatt inn i løpet av skoleåret. ”Startet utdanningen” (ligger på fliken ”Inntak” ) (= Startdato i excelarket) Registrer inn den dato eleven starter på skolen (Eks: 2007-09-14). Elever som starter første skoledag skal ikke ha dato i dette feltet. Eleven legges inn i rett basisgruppe og med rett utdanning.

10 www.hordaland.no Side 10 Elever som bytter utdanning i løpet av skoleåret. Elever som bytter utdanning i løpet av skoleåret skal behandles på samme måte som elever som ”slutter” på skolen og som ”blir tatt inn” på skolen. Første operasjon: Hent frem eleven i elevregisteret. Stå i mappekortet ”Endret”. Velg høyre musetast. Velg ”Funksjoner” og ”Slutter/flytter”. Får opp mappekortet ”Slutter – Flytter til annen skole” Eleven får dermed ”Sluttår”, ”Avbruddsdato” og ”Avbruddsårsak”. Eleven anbefales overført til en egen basisgruppe (eks. SLUTT-07). Andre operasjon: Hent inn eleven på nytt ”F5-Ny”. På det nye kortet skal det legges inn dato i ”Startet utdanningen” Eleven legges inn i rett basisgruppe og med rett utdanning. OBS!! Dette gjelder også for elever som for eksempel på Studiespesialisering bytter fra STSAM2---- til STREA2---- og på allmenne fag (VK2) bytter fra 8040 til 8042.

11 www.hordaland.no Side 11 Elever som slutter i fag/bytter fag i løpet av skoleåret: Slutter eleven i fag i løpet av august kan faget slettes. Slutter eleven i fag f.o.m. 1. september må følgende gjøres: Faget skal stå. Sett ”Sluttet i faget” i Status (for faget) Fag som sluttes i første termin skal bare ha en rad med Akt.type T1 Fag som sluttes i siste termin må også ha en rad med Akt.type ST (evt T2 for fag som ikke skal ha ST) I feltet ”Avbruddsdato” på faget (F11-Feltvalg hvis feltet ikke vises) legges avbruddsdato. I feltet ”Henvisning” legges IV for å hindre at faget kommer på karakterutskrift. Feltet ”Und.gruppe” tømmes slik at eleven ikke lenger er medlem av gruppen og skrives ut på gruppelister.

12 www.hordaland.no Side 12 Elever som tar kurs over 2 år: Første skoleår føres opp bare de fagene eleven tar det året med rett periode (eks. 061 for skoleåret 2006-07). Andre skoleår skal alle fagene eleven har tatt, i løpet av de to årene, føres på siste års periode (eks. 071 for skoleåret 2007-08). Skolen kan sette IV i ”henvisningsfeltet”(siste skoleår) for å hindre at fag tatt i det første skoleåret kommer ut to ganger på kompetansebeviset.

13 www.hordaland.no Side 13 Fagstatus Feltet ligger på fliken Aktivitet = ”Status” på Elever Dette er fagstatus for hvert fag (turkis rubrikk) Tekst i ExtensForklaringKode i Vigo ElevElev (hel- og delkurselev) i fagetE Alternativ opplæringsplanAlternativ opplæringsplan. Individuell opplæringsplan i faget (Gjelder også elever som har elevstatus = A) A FritattFritatt i fagetF PrivatistPrivatist i fagetP HopitantHospitant i fagetH RealkompetansevurdertRealkompetansevurdert i fagetR NettundervisningNettundervisning i fagetN Uten. Utv.elev i NOUtenlandsk utvekslingselev i NorgeU Norsk utv.elev i UtlNorsk utvekslingselev i utlandetI Sluttet i faget S OppdragsundervisningOppdragsundervisning i faget (eks. AOF og Friundervisningen) O

14 www.hordaland.no Side 14 Standard er ”Blank”. Legg først fagstatus ”Elev” på alle fagene til elevene. Dette kan gjøres i listeform med ”F10–Hurtiginntasting”. (OBS! Ikke ta frem alle fagene samtidig). Legg så på ny fagstatus for de elevene som har en annen fagstatus. Kontrollerer at ”Fagstatus” og ”Til Vigo” er fylt ut på alle elevene sine fag. Gå inn på Verktøy  Elev  Serieendre tildelte aktiviteter (gruppeinndeling). Utplukk:Enhet:trebokstavkoden Periode:071 Status:(tom) Fagstatus må legges inn for alle fag med blank ”Status”. Gjør så utvalg på ”TilVigo” = N. Disse må rettes til J dersom faget skal overføres til VIGO. OBS! Dersom en elev slutter i et fag for så å starte opp igjen med faget senere i samme skoleår, må feltet ”Status” igjen endres fra ”Sluttet i faget” til ”Elev”.

15 www.hordaland.no Side 15 Felt som skal fylles ut Elevstatus Feltet ligger på fliken Inntak = ”Elev status” Kode i Extens Tekst i ExtensForklaringKode i Vigo HELHeltidselevHelkurselev.Overføres til Vigo som elevE DELDeltidDelkurselev. Overføres til Vigo som elevE ALTAlt. opplæringsplan (IO utenom…..) Alternativ opplæringsplan (IOP utenfor læreplan) i hele kurset A PRIVPrivatist P UTUUtenlandsk utvekslingselev i Norge U NOUNorsk utvekslingselev i utlandet I SLUSluttetSluttet på hele kurset i løpet av skoleåretS VOKVoksenVoksen i undervisningstilbud tilpasset voksne V OPPOppdragsundervisningOppdragsundervisning (eks. AOF og Friundervisningen) O

16 www.hordaland.no Side 16 Standard er ”Blank”. Legg først elevstatus ”HEL-Heltid” på alle elevene. Dette kan gjøres i listeform med ”F10–Hurtiginntasting”. Legg så på ny elevstatus for de elevene som ikke er helkurselev. Kontrollerer at ”Elevstatus” og ”Til Vigo” er fylt ut på alle elevene. Gå inn på Register  Elev. Ta alle elevene opp i listeform. Gjør utvalg på ”Elevstatus” = (tom) for å finne de som mangler elevstatus. Her må elevstatus legges inn. Gjør så utvalg på ”TilVigo” = N. Disse må rettes til J dersom eleven skal overføres til VIGO.

17 www.hordaland.no Side 17 Spesialundervisning: Feltet ligger på fliken Inntak = ”Elevtype” på Elever Sette ”SU – rett til SU” for disse elevene Definisjonen her er de som har enkeltvedtak om spesialundervisning. Presisering: Elever som er tatt inn til ”spesialklasser” (kvardagslivstrening, arbeidstrening og innleiande grunnkurs) omfatter også denne definisjonen. Morsmålsundervisning: Feltet ligger på fliken Inntak = ”Oppl.morsmål” på Elever Sett ”J” dersom eleven får støtteundervisning i sitt morsmålet. Støtteundervisning i norsk : Feltet ligger på fliken Inntak = ”Annetspråk” på Elever Sett ”NO” dersom eleven har særskilt norskopplæring som minoritetsspråklig elev eller har norsk som andrespråk. Delkurselev Skal legges inn på fliken Inntak = ”Elev status”

18 www.hordaland.no Side 18 Mappekort Vitnemål på Elevregister.

19 www.hordaland.no Side 19 Følgende felt skal være fylt ut: BevistypeVM = VitnemålKB = Kompetansebevis Sluttår2008(MÅ fylles ut) Vurdering(= Fullførtkoden på excelarket) Det er viktig for korrekte data til Vigo og videre til SSB at vurderingskoden er korrekte for alle år, slik at det gir et korrekt bilde av elevens oppnådde kompetanse fram til nå. For å kunne legge inn korrekt vurderingskode for en elev er det nødvendig å kjenne vurderingskodene for tidligere årstrinn (se lenger bak). Se dokumentet om VIGO Fullførtkoder som ligger på innsamlingsportalen. For elevene på Vg1 skal der stå en bokstav (B, I (M), A, S) For elevene på Vg2 skal det stå to bokstaver (B, I (M), A, S) For elevene på VK2 skal det stå tre bokstaver (B, I (M), A, S) Koden M kan brukes i Extens for å få ut rett kompetansebevis. Denne blir I når den overføres til VIGO. OBS! Feltet skal alltid fylles ut. (Blank eksporteres som I). Det skal ikke benyttes 0 (null). Det skal ikke være komma mellom bokstavene.

20 www.hordaland.no Side 20 Mappekort Aktivitet på Elevregister.

21 www.hordaland.no Side 21 Årstrinn I årstrinnfeltet i elevregisteret registreres årstrinnet eleven går på nå. Dette benyttes særlig i forbindelse med utskrift av karakterbevis, og det er således viktig at dette blir korrekt utfylt. Elever i videregående skole skal ha årstrinn 1, 2 eller 3. Elever i fagskolen skal ha 4 eller 5. Årstrinnfeltet benyttes også ved basisgruppeoppflytting. Akt.årstrinn Det årstrinnet faget leses på. Fag med samme akt.årstrinn skrives ut på samme karakterbevis ved utvalg på fag fra et bestemt årstrinn. Eleven får aktivitetsårstrinn likt årstrinnet eleven er registrert på.

22 www.hordaland.no Side 22 Elevtimer (E.timer) Elevtimetall eksporteres til Vigo og videre til SSB/Lånekassen. For at tildeling av lån og stipend skal bli korrekt, er det viktig at skolene bidrar til at dette timetallet er korrekt. Fagets timetall ligger i fagregisteret, og når faget koples til en utdanning og denne utdanningen behandles i planmatrisen, er det fagets timetall som ligger i feltet E-timetall. Når et fag tildeles en elev, enten via vertøyet tildele aktiviteter basisgruppevis eller individuelt, tildeles eleven elevtimetall lik fagets timetall for T1. Ved eksport av T1 til Vigo, eksporteres dette timetallet.

23 www.hordaland.no Side 23 Når et fag kopieres til T2 og/eller S, enten via grupperegisteret, som er det vanligste, eller manuelt for en elev, kopieres ikke elevtimetall. Ved eksport til Vigo av S og E rader (evt. T2) vil elevtimetall være tomt, og i Vigo fører dette til at timetallet fra T1 beholdes. Elever som ikke har T1 rad må ha elevtimer på S og E rader (evt. T2) Skolenes oppgave er altså å sørge for at elevtimetall er korrekt på T1 raden, og endre elevtimetall for elever som har avvikende timetall. Spesielt blir dette viktig for en elev som bruker mer enn fagets timer på å lese et fag. En elev som bruker flere timer per fag og dermed bare tar et fåtall fag per år, vil ikke bli registrert som fulltidselev hvis ikke elevtimetallet justeres. NB! Ved deling av fag på flere lærere skal ikke elevtimene deles.

24 www.hordaland.no Side 24 Fag som kun skal ha T2 karakterer. På studieforberedende fremmedspråk skal kun ha T2 På yrkesfag norsk og engelsk skal kun T2 Følgende gjøres i Extens Kopiere til T2 kun for de gruppene som skal ha det. Disse aktivitetsradene skal ha J til Vigo. Eventuelle andre T2-rader må få N til Vigo Eksport til Vigo skjer på T2 kun for rader med J til Vigo De elevene som har fullført fag med kun T2-karakterer skal også ha en aktivitetsrad med standpunkt, men her skal det ikke legges inn karakter. Det må imidlertid stå J til Vigo på aktivitetsraden.

25 www.hordaland.no Side 25 Rapportering av elevdata til Statistisk sentralbyrå (SSB). Innen 1. oktober skal alle elever (eventuelt med unntak av de elevene som går i spesialklasser) være registrert inne med alle fagene de har undersvisning i. Det er også viktig å legge inn andre fag hvor eleven f.eks er fritatt, privatist, sluttet i faget osv (se kodene nedenfor på fagstatus). Fritatt i fag Elev som blir fritatt i fag, skal ha faget/-ene ut på karakterbevis. Faget/-ene skal altså ligge på elevens aktivitetsflik med aktivitetstype S, evt T2 for de fagene hvor det bare blir gitt T2 karakterer (norsk og engelsk på yrkesfag og fremmedspråk på studieforberedende). I karakterfeltet legges karakteren F, og i feltet ”Karaktermerknad” legges merknad i samsvar med retningslinjer fra Læringssenteret. (Eksempel: Bestått fag 2006 eller Bestått GK AF).

26 www.hordaland.no Side 26 Visning av vurderingskoder fra tidligere år. På elevens vitnemålsflik, i feltet vurdering, er det viktig for korrekt data til Vigo og videre til SSB og Lånekassen at vurderingskodene er korrekte for alle år slik at det gir et korrekt bilde av elevens oppnådde kompetanse fram til nå. For å kunne legge inn korrekt vurderingskode for en elev som går 3. årstrinn, er det nødvendig å kjenne vurderingskodene for årstrinn 1 og årstrinn 2. Disse vises i eleverregisteret i listeform ved å gjøre feltvalg fra mappa utdanning. Data fra elevregisteret i listeform kan skrives ut direkte ved å benytte høyre musetast - skriv ut listeform.

27 www.hordaland.no Side 27 Feltene J til Vigo Vi ber om at skolene kontrollerer at det står ”J” i feltet ”Til Vigo” i følgende mappekort: Mappekort Enhet (listeform):Feltet ”Til Vigo”J Mappekort Utdanningar/studieretniger (listeform)Feltet ”Til Vigo”J Mappekort Basisgrupper (listeform)Feltet ”Til Vigo”J Mappekort Elev (listeform)Feltet ”Til Vigo”J Mappekort Elev/Aktivitet (listeform)Feltet ”Til Vigo”J Standard er ”J”. Er det helt spesielle utdanninger, basisgrupper, elever eller aktiviteter som ikke skal over til Vigo må disse settes med ”N” i feltet ”Til Vigo”

28 www.hordaland.no Side 28 Ytterligere informasjon finner dere på : Hjelp – Hjelpedokument – Import/eksport – Eksport til Vigo Hjelp – Hjelpedokument – Import/eksport – Eksport til SSB