INTRO-KURS Gjennomføringsfasen. Innledning EIERSKAP & BRUK AV OMSTILLINGSMIDLER.

Presentasjon om: "INTRO-KURS Gjennomføringsfasen. Innledning EIERSKAP & BRUK AV OMSTILLINGSMIDLER."— Utskrift av presentasjonen:

1 INTRO-KURS Gjennomføringsfasen

2 Innledning EIERSKAP & BRUK AV OMSTILLINGSMIDLER

3 Eieransvar og -plikter Kommunen eier omstillingsprogrammet Velger styre og vurderer styrets arbeid Behandler og vedtar omstillingsplan og handlingsplaner www.regionalomstilling.no

4 Eieransvar og –plikter (forts.) Behandler årsrapporter Sender årlig søknad til fylkeskommunen om midler for neste omstillingsår Bevilger egenandel og følger opp arbeidet Ansvarlig for hvordan midlene brukes www.regionalomstilling.no

5 Hva kan omstillingsmidlene brukes til? Gjeldende lovgivning Føringer fra fylkeskommunen Andre føringer www.regionalomstilling.no

6 Omstillingsprosessen

7 Fire faser Avklaringsfasen Konsekvensanalyse Strategi- og forankringsfasen Planer og søknad Gjennomføringsfasen Verktøy og tiltak Oppfølging av prosjekter Avslutningsfasen Evaluering og videreføring www.regionalomstilling.no | Dere er her

8 Avklaringsfasen: aktører Fylkeskommunen Kommunen Innovasjon Norge www.regionalomstilling.no

9 Fylkeskommunen Initiativtager: overvåker regional utvikling og kan avdekke omstillingsbehov Utarbeide samfunnsmessig konsekvensanalyse www.regionalomstilling.no

10 Hva er en konsekvensanalyse? Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. Fremskriving av kommunens økonomi www.regionalomstilling.no

11 Kommunen Initiativtager: er ofte den som tar opp situasjonen med fylkeskommunen Bidrar med dokumentasjon og lokalkunnskap til analysearbeidet www.regionalomstilling.no

12 Innovasjon Norge (IN) I noen fylker er IN en aktiv samarbeidspartner i denne fasen. Dette varierer. www.regionalomstilling.no

13 Strategifasen: Aktører Kommunen Prosjektorganisasjonen Fylkeskommunen Innovasjon Norge www.regionalomstilling.no

14 Kommunen Etablerer prosjektorganisasjon og prosjektstyringsgruppe Behandler og godkjenner forslag til omstillingsplan og handlingsplan Utarbeider og sender søknad til fylkeskommunen om omstillingsmidler til gjennomføringsfasen www.regionalomstilling.no

15 Kommunen (forts.) Velger organisasjonsform for det videre omstillingsarbeidet Avklarer ansvarsdeling mellom kommunen og omstillingsorganisasjonen fremover www.regionalomstilling.no

16 Prosjektorganisasjonen Gjennomfører/bestiller en strategisk utviklingsanalyse Lager forslag til omstillingsplan (inkl. kommunikasjonsplan) og handlingsplan Forankrer omstillingsarbeidet lokalt og sikrer lokalt engasjement www.regionalomstilling.no

17 Fylkeskommunen Sikrer koordinering med regionale mål og strategier Mottar og behandler søknad om omstillingsmidler (til gjennomføringsfasen) www.regionalomstilling.no

18 Innovasjon Norge Bistår kommunen (rådgivning) Bistår prosjektorganisasjonen (rådgivning) Gir PLP-opplæring Holder Startkurs Gir uttalelse på søknad til fylkeskommunen www.regionalomstilling.no

19 Gjennomføringsfasen: aktører Omstillingsorganisasjonen Prosjektorganisasjonene (i enkeltprosjektene) Fylkeskommunen Kommunen Innovasjon Norge www.regionalomstilling.no

20 Omstillingsorganisasjonen HOVEDANSVAR = Realisere omstillingsplanen ved å: Gjennomføre handlingsplanene Være offensiv i arbeidet med å utvikle gode prosjektidéer og prosjekteiere. Følge opp prosjektene! Rapportere fremdrift og resultater til styre og eier www.regionalomstilling.no

21 Kommunen Behandler årsrapporter og forslag til nye handlingsplaner fra omstillingsorganisasjonen Søker årlig om omstillingsmidler fra fylkeskommunen Bevilger egenandel, følger opp omstillingsarbeidet Vurderer styrets arbeid og sammensetning www.regionalomstilling.no

22 Fylkeskommunen Vurderer omstillings- og handlingsplan, og gir tilsagn om årlige omstillingsmidler Oppdragsgiver for Innovasjon Norge www.regionalomstilling.no

23 Innovasjon Norge Gir erfaringsbaserte råd og veiledning Tilbyr verktøy og maler Vurderer fremdrift og resultater Observatør i omstillingsstyret www.regionalomstilling.no

24 Avslutningsfasen: Videreføring Kommunens politikere og administrasjon har ansvar for videreføring av omstillingsarbeidet Senest to år før omstillingsperioden er over, bør omstillingsorganisasjonen og kommunen etablere et prosjekt for videreføring www.regionalomstilling.no

25 Forankring og eierskap

26 Forankring: Viktig men vanskelig Åpenhet Godt informasjonsarbeid Synliggjøre trusler og muligheter Skape engasjement Involvere flere samfunnsgrupper (organisasjoner, kunnskapsmiljøer, befolkningen) – gi dem en rolle! www.regionalomstilling.no

27 Workshop I INTERESSENTANALYSE + FORANKRINGSTILTAK

28 Interessenter Prosjekt- organisasjon Brukere Interesse- org Premiss- givere Myndigheter Politikere Utvalg og komiteer Medarbeidere Ledere Eiere Oppdrags- giver

29 Eksempel Interessentanalyse RolleMålgrupperOmstillingens behov Målgruppens interesser Strategi p Lokale politikereBygge tillit. Sikre oppslutning, fremdrift og vedtak Være flaggbærere for næringsutvikling i kommunen og region Vestviken s Politikere region Vestviken + adm.leder og andre Sikre oppslutning Støtte og se egen gevinst Region Vestviken p Lokalt næringslivBygge tillit. Viktig å vise at noe skjer, at det nytter å engasjere seg

30 Oppgave HVEM ER OMSTILLINGSARBEIDET TIL FOR? Kommunen er en åpenbar interessent for omstillingsarbeidet. Hvem er de andre interessentene i ditt område? FORSLAG TIL FORANKRINGSTILTAK Sett opp noen forslag til konkrete forankringstiltak overfor de ulike interessentgruppene i ditt område. www.regionalomstilling.no

31 KONSEKVENSANALYSEN OMSTILLINGSPLAN HANDLINGSPLAN

32 Repetisjon: konsekvensanalysen Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. Fremskriving av kommunens økonomi www.regionalomstilling.no

33 Omstillingsplan: Innhold Omstillingsplanen definerer: Visjon og mål for omstillingsarbeidet Prioriterte innsatsområder (3–4 stk.) Mål og rammer for hvert innsatsområde Tiltak og prosjekter for hvert innsatsområde www.regionalomstilling.no

34 Handlingsplaner: Innhold Konkretiserer omstillingsplanens innsatsområder: Strategier og mål Konkrete tiltak Hovedaktiviteter Budsjett www.regionalomstilling.no

35 Handlingsplaner: Struktur I.Innledning Viser til strategisk utviklingsanalyse og omstillingsplan. II.Mål for omstillingsarbeidet III.Innsatsområder Innsatsområde 1 Mål Strategi A Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering (Osv. for alle strategier under Innsatsområde 1, og for alle innsatsområder i omstillingsplanen.) IV.Budsjett og finansiering www.regionalomstilling.no

36 Handlings- og omstillingsplan: bruk Januar/februar Godkjent handlingsplan iverksettes Oktober/november Programstatusvurdering – omstillingsplan revideres, arbeidet med ny handlingsplan starter Desember/januar Godkjenning av revidert omstillingsplan og av handlingsplanen for kommende år www.regionalomstilling.no

37 Presentasjoner KURSDELTAKERNE PRESENTERER UTFORDRINGER OG PLANER

38 Presentasjon: Analyser og planer Kursdeltakerne presenterer kort sine områder: HVA ER UTFORDRINGENE I OMRÅDET? HVA ER MÅLENE FOR OMSTILLINGEN? HVILKE INNSATSOMRÅDER ER VEDTATT? HVA STÅR PÅ PLANEN FOR FØRSTE ÅR? www.regionalomstilling.no

39 Rolleavklaringer LEDELSEN VS. STYRET Hvem gjør hva med …

40 Hvem gjør hva med omstillingsplanen? Styret Beslutter Følger opp Sender til eier (kommunen) for godkjenning Rapporterer i årsrapport til eier www.regionalomstilling.no

41 Hvem gjør hva med omstillingsplanen? Leder for omstillingsarbeidet Forankrer Realiserer Reviderer Rapporterer www.regionalomstilling.no

42 Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner? Styret Bidrar i utarbeidelse av forslag til handlingsplan Følger opp og vurderer Rapporterer i årsrapport til eier www.regionalomstilling.no

43 Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner? Leder for omstillingsarbeidet Forankrer dem Realiserer dem Lager utkast til ny handlingsplan for hvert år www.regionalomstilling.no

44 Hvem gjør hva med prosjektsøknader? Leder for omstillingsarbeidet Sikrer god søknadsbehandling Deltar i arbeidsutvalg Bevilger etter fullmakt Forbereder innstillinger og rapporterer til styret Følger opp prosjektene www.regionalomstilling.no

45 Hvem gjør hva med prosjektsøknader? Styret Deltar i arbeidsutvalg Setter fullmaktsgrense Vedtar innstillinger, orienteres om vedtak etter fullmakt Konsulterer IN og fylkeskommunen om store søknader www.regionalomstilling.no

46 Årshjulet Styreseminar Verktøy og maler

47 ÅRSHJULET

48 Implementering av årshjul: Styreseminar Oppstartseminar + strategiseminarer i gjennomføringsfasen For: Ledelsen og styret for omstillingsarbeidet Konkretiserer oppgaver og aktiviteter og hjelper deltakerne å velge gode prosjekter/verktøy  Når skal dere på styreseminar? Sett et tidspunkt for oppstartseminaret i dag! www.regionalomstilling.no

49 Øvrige verktøy og maler Les om alle verktøy og last ned maler på: regionalomstilling.no www.regionalomstilling.no

50 Verktøy i gjennomføringsfasen www.regionalomstilling.no Startkurs Styreseminar Omstillingsplan: Veileder Handlingsplan: Veileder Kommunikasjonsplan: Veileder Programstatusvurdering Videreføring av omstillingsarbeidet

51 Verktøy i gjennomføringsfasen (forts.) www.regionalomstilling.no Næringsvennlig kommune SMB-utvikling Kompetanseprogram for handels- og servicenæringen Omdømmebygging PLP (Prosjektlederprosessen)

52 Maler for god porteføljestyring www.regionalomstilling.no Bevilgningsoversikt Porteføljerapport Tilbakeføring av bevilgning Utbetalingsskriv

53 Maler for god søknadsbehandling www.regionalomstilling.no Retningslinjer for offentlig saksbehandling Tildelingskriterier Mottaksbrev Tilsagnsbrev Avslagsbrev Utbetalingsbilag/ -skriv Tilbakeføring av bevilgning

54 Maler for styrearbeid og rapportering www.regionalomstilling.no Fullmaktsreglement Styreinstruks og instruks til daglig leder Taushetserklæring Timeregistrering for programleder Årsrapport

55 Maler for prosjektarbeid www.regionalomstilling.no Prosjektspesifikasjon Prosjektplan Statusrapport Prosjektlederrapport Sluttrapport

56 Maler for prosjektarbeid (forts.) www.regionalomstilling.no Retningslinjer for beregning av egeninnsats Regnskapsoppsett Avtale om konsulentoppdrag Oppdragserklæring

57 Finn alle verktøy og maler på: regionalomstilling.no www.regionalomstilling.no

58 Realisering av omstillingsplan: GOD MÅLSTYRING I PROSJEKTENE

59 Fra enkeltprosjekter til omstilling Omstillingsprosjektenes mål må være relevante for omstillingsplanen Alle prosjektsøknader skal vurderes på om de vil bidra til å realisere omstillingsplanen Enhetlig målstruktur i prosjektene forenkler denne vurderingen www.regionalomstilling.no

60 Styring og målbarhet i prosjektene PLP: God styring av og med prosjektene Alle prosjekter som får omstillingsmidler, skal organiseres i 3 faser ha en gitt målstruktur www.regionalomstilling.no

61 Prosjektfasene og deres mål 1.Forstudie: Prosjektmål 2.Forprosjekt: Prosjektmål 3.Hovedprosjekt: Prosjektmål  Resultatmål  EFFEKTMÅL: DEN LANGSIKTIGE VIRKNINGEN AV RESULTATET. EFFEKTEN PÅ SIKT FOR BEDRIFTEN, FOR LOKALSAMFUNNET. www.regionalomstilling.no

62 Målterminologi Prosjektmål (alle 3 prosjektfaser) = Leveransen i hver prosjektfase Prosjektmålet for forstudiefasen er typisk en analyse/ avklaring. En rapport Prosjektmålet for forprosjektfasen er typisk en forretningsplan Prosjektmålet for hovedprosjektet er at produktet/tjenesten er utviklet og i drift www.regionalomstilling.no

63 Målterminologi (forts.) Resultatmål (hovedprosjektet) = Det som skal foreligge når hovedprosjektet er gjennomført Effektmål (realiseres gjerne en god stund etter at alle prosjektfaser er avsluttet, som en effekt av resultatet) = Den langsiktige effekten for virksomheten og samfunnet rundt. Oppdragsgivers mål og intensjon med prosjektet. www.regionalomstilling.no

64 Målstruktur for prosjektene For- studie For- prosjekt Hoved- prosjekt Gevinstrealisering Prosjektmål XXX Resultatmål --X Effektmål --- Omsette resultatene slik at effektmålet oppnås www.regionalomstilling.no

65 Porteføljeplanegging og prosjektoppfølging

66 The missing link: Årlige handlingsplaner Definerer aktuelle prosjekter for inneværende omstillingsår Prosjektenes mål er av styret og ledelsen vurdert som relevante for omstillingsplanen Prosjekter iverksettes for å realisere handlingsplanen, og slik bidra til å oppfylle omstillingsplanen www.regionalomstilling.no

67 The missing link: Handlingsplan (forts.) UTFORDRING Å finne, initiere og følge opp nok gode prosjekter! = utvikle og realisere gode og effektive handlingsplaner www.regionalomstilling.no

68 The missing link: Handlingsplan (forts.) Handlingsplanen må ha målbare mål Handlingsplanen må ha milepæler Prosjektene må kunne følges opp i forhold til mål, milepæler og ressursinnsats www.regionalomstilling.no

69 Repetisjon: Hvem gjør hva med handlingsplan? Leder for omstillingsarbeidet Utvikler Forankrer Realiserer www.regionalomstilling.no

70 Repetisjon (forts.): Hvem gjør hva med handlingsplan? www.regionalomstilling.no Styret Beslutter Følger opp og vurderer Rapporterer i årsrapport til eier

71 Prosjektoppfølging: Dokumenter Prosjektoppdrag (mal) Prosjektplan (mal) Statusrapport (mal) Sluttrapport (mal) Fagrapport (ikke mal) Programleders vurdering av oppnådd resultat relatert til prosjektplanen, saksinnstillingen og fagrapport (bør være mal) www.regionalomstilling.no

72 Porteføljeoversikt: Fyll inn Innsatsområder For- studier For- prosjekt Hoved- prosjekt Prosjekt- eier Prosjekt- kostnad Budsjett Innsats- områdene Program- mål 1: Program- mål 2: Program- mål 3: Innsatsområde 1 Navn: -Prosjekt 1.1 -Prosjekt 1.2 -Prosjekt 1.3 Innsatsområde 2 Navn: -Prosjekt 2.1 -Prosjekt 2.2 -Prosjekt 2.3 Innsatsområde 3 Navn: -Prosjekt 3.1 -Prosjekt 3.2 -Prosjekt 3.3 SUM ANTALL:X1X2X3 YZ www.regionalomstilling.no

73 Porteføljerapport: regionalomstilling.no www.regionalomstilling.no

74 Workshop III HANDLINGSPLAN: REALISERING & OPPFØLGING

75 Repetisjon: Arbeidsdeling Omstillingsstyret følger opp handlingsplanen Ledelse/leder følger opp prosjekter og tiltak www.regionalomstilling.no

76 Oppgave Handlingsplan – hvordan operasjonalisere og rapportere fremdrift? Hvordan skal styret følge opp fremdriften? www.regionalomstilling.no

77 Fremdriftsplan

78 Hva skal Omstillingsledelsen fokusere på første kvartal 2014? Lag fremdriftsplan www.regionalomstilling.no

79 LYKKE TIL! Dere finner oss på: REGIONALOMSTILLING.NO www.regionalomstilling.no