Laste ned presentasjonen
Presentasjon lastes. Vennligst vent
PublisertHalfdan Aas Endret for 7 år siden
1
Avslutning av arkiv Periodisering Oslo, 15.10.2015 Kari Remseth 1
2
Agenda Definisjoner/begreper som benyttes Regelverk Hvorfor og når periodiserer vi? Omorganisering Prinsipp for periodedeling Ulike periodiserings- og bortsettingsprinsipper (Noark) Fagsystem og periodisering Eksempel – sammenslåing av kommuner Sjekkliste ved periodisering Kari Remseth2
3
Hva er et arkiv? Arkiv eller et enkeltarkiv er dokumenter laget av, eller kommet inn til, en arkivskaper og samlet som et resultat av dennes virksomhet. Dokumenter som mottas eller produseres i kommunen/organet Dokumenterer saksbehandling og vedtak Spor etter aktiviteter, transaksjoner Også elektroniske databaser og fagsystemer er arkiv Kari Remseth3
4
Hva er et elektronisk arkiv? Et arkiv hvor informasjonen er produsert av et IT-system og lagret i et binært format på elektroniske databærere (medier). Eksempler på elektroniske arkiver: Journal- og arkivsystemer, dvs. systemer som styrer arkivering og gjenfinning av saksdokumenter (Noark) Spesialiserte fagsystemer. Dette er som oftest saks- behandlings-systemer, men de kan også ha integrerte funksjoner for arkivering Registre og databaser som fungerer som informasjonskilder i saksbehandlingen. Disse kan være felles for hele virksomheten. Elektroniske arkiver kan bestå av: Register-/databaseinformasjon (strukturert informasjon). Tilknyttede elektroniske dokumenter (inn- og utgående brev, notater mm.) Kari Remseth4 Noark-4 og eller Noark-5- standard er krav til elektroniske arkiver
5
Hva er dokument? ”ei logisk avgrensa informasjonsmengde som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning eller overføring”. Kari Remseth5
6
Periodedeling/periodeskille Periodedeling Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne eller ujevne mellomrom. Alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor en arkivperiode settes bort samtidig og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet Arkivmaterialet og journalen deles inn i tidsbolker eller perioder Overgangen mellom to perioder kalles periodeskille Kari Remseth6
7
Database Database: Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier Kan inneholde flere arkivskapere Proveniens: Arkivmaterialets opphav, dvs. hvem som er arkivskaper Kari Remseth7
8
Regelverk Arkivforskriften, (§ 2-4 og kapittel III B §§3.12 – 3.17) NOARK 4 og 5 Fonnes: Arkivhåndboka for offentlig forvaltning, kap. 7.2 Veiledning i periodisering av offentlige arkiver (Riksarkivaren 2006) Omorganisering i offentlige organer – en veiledning for arkivet (2007) Det utarbeides nå en veiledning (SAMDOK) i forbindelse med strukturendringen i kommunene – ferdig 2016 Kari Remseth8
9
Hva skal periodiseres (§2-4)? Virksomhetens journal og arkiv Deler av arkivet kan holdes utenfor periodiseringen eller følger andre prinsipper for periodisering. Dette skal i så fall beskrives i arkivplan Kari Remseth9
10
10 Noark 4Noark 5 Kari Remseth Periodedeling Saksarkiv (fast periodedeling) Personalarkiv Arkivdel: Ordningsprinsipp Bortsettings- prinsipp
11
Hvorfor og når periodiserer vi? Kari Remseth11
12
Hvorfor periodisering? Påbud i regelverket Gjøre klar for deponering/avlevering til arkivdepot Omorganisering – bl.a. kommunereformen Ivareta proveniensprinsippet Ny arkivnøkkel Overgang fra manuell til elektronisk journalføring Overgang fra papirbaserte - til elektroniske arkiver Kvalitetssikring Kari Remseth12
13
Hvorfor periodisering av el arkiv? Frigjøre plass i databasen Databasen blir mer håndterlig (responstid, back-up,etc.) Gjenfinning, søk Bytte av sak-/arkivsystem uten at data konverteres? Datakvalitet Kvalitetssikring Kari Remseth13
14
Når? Normal periodisering: Ikke oftere enn ca hvert 4-5. år Det anbefales å følge kalenderåret. Dette såfremt det ikke skjer grunnleggende endringer som krever periodisering Kari Remseth14
15
To typer periodeskille SKARPT SKILLE: Ved periodens slutt, settes det skille. Ingen saker flyttes med til ny periode, selv ikke saker som er under behandling OVERLAPPINGSPERIODE: En periode etter periodeskillet brukes til å avklare hvilke saker som er aktive og dermed går videre i ny arkivperiode, og hvilke som er avsluttet og dermed tilhører den avsluttede perioden Metode som benyttes i kommunereformen? Kari Remseth15
16
Skarpt periodeskille Periodeavslutningen gjennomføres når arkivperioden er over - absolutt strek settes ved periodeskillet Alle dokumenter som ble registrert i perioden avskrives og settes bort samlet. Nye saker opprettes i ny periode for saker som ikke er avsluttet. Kari Remseth16
17
Forts. skarpt periodeskille Hvis saken er under behandling ved periodeskillet, oppretter man ny sak i ny periode, og lager henvisning både i gammel og ny periode (på saksnivå i Noark-systemet) Men: Kan gjøre unntak fra hovedregelen om å flytte uavsluttede saker fra gammel til ny periode Kari Remseth17
18
Arkivperioder – eksempel skarpt skille Kari Remseth18
19
Skarpt periodeskille skal brukes ved: Manuell journalføring Overgang fra manuell til Noark-basert journalføring Bytte av elektronisk sak-/arkivsystem (uten at man konverterer data) Innføring av fullelektronisk arkiv? Overgang til ny arkivnøkkel (gjelder ikke nødvendigvis Noark-4 og 5 system) Vesentlige omorganiseringer, nedleggelser, etc. Kari Remseth19
20
Typer omorganisering Nedleggelse av organ Sammenslåing av organer Overføring av oppgaver til annet organ Skifte av forvaltningstilhørighet Sammenslåing/oppsplitting av funksjoner/saksområder/enheter og avdelinger internt Privatisering og konkurranseutsetting Kari Remseth20
21
Omorganisering Omorganisering - arkivets verste fiende? Kari Remseth21
22
Skarpt skille ved omorganisering Virksomhet A og B Ny virksomhet C B:Arkivperiode 1 2000-2007 B:Arkivperiode 2 2008-2011 12345 1234 A:Arkivperiode 1 2002-2007 A:Arkivperiode 2 2008-2011 C:Arkivperiode 1 2012-2017 123451234 12345 67 Kari Remseth22
23
Periodisering med overlappingsperiode Brukes ved Noark-basert journalføring og ved ”normal” overgang mellom to perioder Overlappingsperiode på 1 eller 2 år Periodeavslutningen/ bortsettingen utsettes til overlappingsperioden er over Kari Remseth23
24
Kari Remseth24
25
Periodisering i Noark-4 og 5 Ett arkiv kan bestå av en eller flere arkivdeler En arkivdel kan være emneordnet eller objektordnet Ulike perioder og bortsettingsprinsipp for de ulike arkivdelene Den enkelte arkivdel har en status: A (aktiv) B (bortsatt) O (overlapping) U (uaktuell) Kari Remseth25
26
26 Noark 4Noark 5 Kari Remseth Periodedeling Saksarkiv Personalarkiv
27
Fremgangsmåte ved periodisering av emnebaserte arkivdeler i Noark 4 og 5 Ved overlappingsperiodens start settes arkivstatus til O for de arkivdeler som skal periodiseres Ny arkivdel med status A opprettes. Nye saker knyttes til denne arkivdelen Når et nytt dokument registreres i en sak fra den gamle perioden, det vil si i en arkivdel med status O, flyttes hele saken (automatisk el manuelt) til den arkivdel som er arvtaker (dvs. til arkivdelen med status A) Kari Remseth27
28
Forts. Fremgangsmåte ved periodisering av emnebaserte arkivdeler i Noark-4 og 5 Ved overlappingsperiodens slutt endres arkivdelens status fra O til B (bortsatt). Arkivdelen er sperret for nye registreringer. Arkivdelen inneholder saker det ikke har vært aktivitet på i overlappingsperioden Den aktive arkivdelen inneholder alle nye saker samt eldre saker som det har vært aktivitet på i overlappingsperioden Kari Remseth28
29
Forts. Fremgangsmåte ved periodisering av emnebaserte arkivdeler i Noark-4 Når overlappingsperioden er over: Saker fra gammel periode som det ikke har vært aktivitet på og som er avsluttet, utgjør avsluttet arkivperiode. Perioden ryddes og tilhører nå ”bortsettingsarkivet”. Rapporter/lister lages over materialet Aktivt arkiv består av: saker som er blitt opprettet i overlappingsperioden samt gamle saker som har fått tilført nye dokumenter Kari Remseth29
30
Kari Remseth30
31
Fremgangsmåte ved periodisering av objektordnede arkivdeler i Noark-4/Noark-5 Objektordnede arkivdeler: personalarkiv, elevarkiv, eiendomsarkiv etc. Den opprinnelige arkivdelen har status A Ved periodeskillet opprettes det en ny arkivdel U. Denne mottar uaktuelle saker/objekter fra den aktive arkivdelen. Dette gjøres enten fortløpende, en gang i året eller ved slutten av perioden Arkivdelen med status U kan settes til status B ved periodeslutt Den aktive arkivdelen har alltid status A Kari Remseth31
32
Forts. periodisering i Noark-4/Noark-5 Databasen kan inneholde flere arkivperioder, dvs. den kan inneholde både aktive og bortsatte arkivdeler Avsluttede arkivdeler: kun søkemuligheter De eldste arkivdelene/periodene saneres etter hvert ut I Noark-4/Noark-5 kan overlappingsperiode benyttes ved innføring av ny arkivnøkkel En kopi av den avslutta perioden skal deponeres til arkivdepot Kari Remseth32
33
Periodisering av andre elektroniske databaser/ fagsystem Kartlegge systemene for å avgjøre om informasjonen lagret er bevaringsverdig informasjon/dokumentasjon Skal være dokumentert slik at materiale kan benyttes etter avlevering – dvs. dokumentasjon av det opprinnelige systemet og bruken av dette beskrivelse av tabelluttrekkenes struktur og innhold Kari Remseth33
34
Fagsystem Spesifiserte føresegner om fagsystem finn vi i arkivforskrifta §§ 2-13 og 2-14 og Riksarkivaren si forskrift kapitla VIII og IX. http://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12-01- 1566 http://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12-01- 1566 http://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12-01- 1566 http://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12-01- 1566 Kari Remseth34
35
Fagsystem - periodedeling Riksarkivarens hjemmeside vedr Kommunereformen «Planlegge saman med involverte sakshandsamarar i kommunen, it-personale og arkivarar. Kva fagsystem skal førast vidare? Kva skal avviklast, og når, og korleis dette skal føregå» Kari Remseth35
36
KS - FoU ‐ prosjekt som skal avklare hvilke digitale konsekvenser en kommunesammenslåing kan få og bidra til at kommunesektoren er innovativ i reformprosessen. Prosjektet skal bidra til å svare på følgende problemstillinger i en rapport: Hvordan bør kommuner som skal slå seg sammen forberede seg med hensyn på IKT-infrastruktur og fagsystemer? Hvordan kan virkemidler og endrede rammebetingelser bidra til gode digitale løsninger ved en kommunesammenslåing? Hvilke muligheter for innovasjon og økt digitalisering kan en kommunesammenslåing åpne for? Internt prosjekt i KS der KS-Advokatene vurderer juridiske implikasjonene på digitaliseringsområdet ved en kommunesammenslåing. Utredningen ser blant annet på anskaffelsesreglementet og avtaleverket. Kari Remseth36
37
Arkivversjoner fra alle elektroniske systemer skal inneholde uttrekk fra databasetabeller, jf. § 8-10 til § 8- 14, eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, jf. § 8-15 til § 8-20, beskrivelse av tabelluttrekkenes struktur og innhold, jf. § 8-26 til § 8-27, dokumentasjon av det opprinnelige systemet og bruken av dette, jf. § 8-28 til § 8-29 informasjon om avleveringen eller deponeringen, jf. § 8-30. Kari Remseth37
38
Rapporter (obligtoriske) Kassasjonsliste (§3-14) obligatorisk i Noark-4 Bortsettingsliste (§3-14) er en fullstendig arkivliste over det som skal bevares, tilsvarende avleveringslisten Avleveringsliste (avsluttet del av basen) Overføringsliste (§3-22) Kari Remseth38
39
Inderøy kommune 1.1.2012 Mosvik Inderøy Kari Remseth39
40
Kristiansund kommune 1.1.2008 Frei og Kristiansund ble slått sammen til en kommune fra 1.1.2008 http://kommune.arkivplan.no/content/view/full/176759 http://kommune.arkivplan.no/content/view/full/176759 Kari Remseth40
41
Bodø kommune 1.1.2005 Bodø og Skjerstad ble slått sammen til en kommune fra 1.1.2005 Kari Remseth41
42
Bevaring/kassasjon ( Arkivforskriften §3-20 og 3-21) og Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Kommunene: Krav til bevaring. Merbevaring? http://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12- 01-1566#KAPITTEL_4 er endret ved forskrift 20 desember 2013 nr 1739 – i kraft 1. februar 2014 http://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12- 01-1566#KAPITTEL_4 Hvordan håndteres bevaring/kassasjon ved periodedeling? Kari Remseth42
43
Forberedelser til periodisering (1) (sjekkliste) Kartlegge kostnader. Behov for ekstrahjelp? Sette seg inn i regelverk og relevant litteratur Info til saksbehandlere/ ledere / arkivpersonale Skarpt eller mykt skille? Utarbeide midlertidige rutiner i overlappings- eller overgangsperiode Overlappingsperiode: Automatisk eller manuell overføring av saker? Kari Remseth43
44
Forberedelser til periodisering (2) (sjekkliste) Opprydding Avskrivning og avslutning av saker - RESTANSEOPPFØLGING! Viktig i Noark ved automatisk overføring: Journalføring av ikke- journalførte utgående dokumenter (i R, F og E-status). Vurdere kjøring av skript, teste og kvalitetssjekke disse Hjelperegistre (ansatte, adm. enheter, adressater, arkivkoder) Luke ut feil i saks-/journalpostopplysninger Presedenser? Avgradering? Elektroniske dokumenter konverteres til arkivformat. Noe på papir? Kari Remseth44
45
Forberedelser til periodisering (3) (sjekkliste) Opprette nye arkivdeler etc. i arkivsystemet Hvis papirarkiv: Samle inn utlånte saker, innkjøp av arkivbokser/-mapper og etiketter, rydde plass til nytt arkiv, etc. Periodisering av database og deponering til arkivdepot: Kontakte It-avdelingen og arkivdepot, evnt leverandør Tilgang til avsluttet periode: Separat historisk base for avsluttet periode? Oppdatere arkivplan (tidspunkt, type, bestandoversikt, hva som er deponert/avlevert..) Kari Remseth45
46
TAKK FOR MEG! Kari Remseth46
Liknende presentasjoner
© 2024 SlidePlayer.no Inc.
All rights reserved.