23.09.20161 Avlevering til eDepot Fagdag: elektronisk arkiv Mo i Rana 24.11.2009.

Presentasjon om: "23.09.20161 Avlevering til eDepot Fagdag: elektronisk arkiv Mo i Rana 24.11.2009."— Utskrift av presentasjonen:

1 23.09.20161 Avlevering til eDepot Fagdag: elektronisk arkiv Mo i Rana 24.11.2009

2 23.09.20162

3 Hvorfor tar vi vare på elektronisk arkivmateriale? Hjemlet i arkivloven med forskrift + Normalinstruksen Det offentlige ivaretar et dokumentasjonsbehov i forhold til identitet og eiendom Plikt til å dokumentere handlinger overfor sine borgere Offentlige organer er pålagt å ta vare på sin produksjon innenfor et avgrenset, men allikevel langsiktig tidsrom Bedre samfunnsmessig ressursutnyttelse 23.09.20163

4 Lover og forskrifter – elektronisk arkivering Arkivloven (arkl) Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriften – af) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. (taf) Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner (ni) (Lovdata) 23.09.20164

5 Arkivforskriften – elektronisk ! FOR 1998-12-11 nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv 46 4F 52 20 31 39 39 38 2D 31 32 2D 31 31 20 6E 72 20 31 31 39 33 3A 20 46 6F 72 73 6B 72 69 66 74 20 6F 6D 20 6F 66 66 65 6E 74 6C 65 67 65 20 61 72 6B 69 76 23.09.20165

6 Avlevering Arkivloven §6 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Skal til kommunalt depot ! af §5-11 Kommuner skal selv fastsette krav til hvordan materialet skal behandles, men skal følge Riksarkivaren normalinstruks af §5-11 23.09.20166

7 Avlevering eller deponering ? Ansvarsforhold ved deponering og avlevering af § 2.1 Normalt er det som mottas å betrakte som en deponering, hvor kommunen selv ansvarlig for drift og vedlikehold av elektronisk arkivmaterialet. Når dataene når det fastsatte avleveringstidspunktet, går deponeringen automatisk over til å være en avlevering. Avlevering innebærer at arkivdepotet overtar det løpende ansvaret for materialet, jf. Arkivforskriften §5-1 tredje ledd. Administrasjonssjefen i medhold av arkivforskriften §§ 3-17 og 5-12, kan bestemme at materialet i stedet skal avleveres. 23.09.20167

8 Hvorfor er det så få som har avlevert elektronisk? Tenkologisk babel? Har arkivarer for mye fokus på papir ! Er jobben så sterkt knyttet mot fysiske dokumenter? Dere forholder dere til det dere kan og jobber med? Er det IT sitt ansvar (og problem)? Hvem er det som har kompetanse og erfaring med å ta vare på ting? 23.09.20168

9 Når skal avlevering skje? Papirarkiv skal avleveres 25-30 år jmfr § 5-2. Hvorfor kan ikke elektroniske arkiv avleveres samtidig? For statleg arkivmateriale kan Riksarkivaren ved generelle føresegner eller enkeltvedtak fastsetje lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Kommunar og fylkeskommunar kan gjere tilsvarande vedtak i høve til eigne arkiv dersom slike endringar ikkje går ut over tryggleiken til arkivmaterialet, jf. arkivlova § 6. 23.09.20169

10 Hva sier lovverket? af § 3-17. Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. 23.09.201610

11 System som skal avleveres til (e)depot/ AiN Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer sak-/arkivsystemer som er utarbeidet innenfor Koark- og Noark-standardene. Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede IKT-systemer høre til, men også saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet inngår i denne kategorien (jf. Noark- standarden). Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling 23.09.201611

12 Verdt å merke seg mht avlevering Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens § 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert. Hvis et system går ut av aktivt bruk uten at datainnholdet konverteres til et nytt system, eller dersom et organs virksomhet opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jfr. Arkivforskriften § 5-3. Register som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres når organets konsesjon opphører, dvs. 31.12.2002. Fra og med 1.1.2003 gjelder det også for registre som er underlagt meldeplikt til Datatilsynet, eller hvor konsesjonen inneholder bestemmelser om sletting. 23.09.201612

13 Metode På bakgrunn av metodikken i den tekniske håndteringen av elektroniske avleveringer skiller vi mellom følgende: Systemer som følger Noark-4 standard. Øvrige systemer. (Generell metode) 23.09.201613

14 Kort om generell metode 23.09.201614

15 Interkommunalt arkiv Nordland - IKAN Arkiv i Nordland (IKAN) har muligheter for å ta imot digitalt skapt materialet - I dag, forutsatt at det foreligger en avtale om dette. 23.09.201615

16 Kommunens oppgaver Holde oversikt over IKT-systemer som skal avleveres Fastsette når IKT-systemene skal avleveres. Bistå ved uttrekk av periodisert informasjon Dokumentere avleveringen Sikker transport 23.09.201616

17 Krav til dokumentasjon I utgangspunktet vil det som står i arkivplan (.no) være utfyllende nok for Noark 4 system Koark/Noark 3 har ekstra krav. Krav står i normalinstruks (kortfattet, litt utdatert) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Overordnet informasjon om arkivskaper og arkivversjon, eksempel fra Lund kommune eks.fra Lund kommune 23.09.201617

18 Depotets oppgaver Bevaringsvurdering Migrering fra database til tekst Samle / opprette Metadata Teste/godkjenne avlevering Bekrefte mottak 23.09.201618

19 Fremtiden – Noark 5 Noark 5 kjerne skal kunne inngå i alle typer løsninger for elektronisk arkivdanning: Sakarkiv (generelle arkivsystemer) Fagsystemer med saksdokumenter Fagsystemer med andre arkivdokumenter Tips til dere som skal skaffe/bytte fagsystem: Krev at fagsystemer har en arkivkomponent ! Går vi fra Noa’s ark til No ark? 23.09.201619

20 Hva kan Arkiv i Nordland tilby? Råd og veiledning i forhold til kassasjon av elektronisk arkivmaterialet Bistand ved arkivuttrekk Sikker lagring av data Deponering / avlevering 23.09.201620

21 Kontaktinformasjon Rolf B. Holte ikt rådgiver Arkiv i Nordland rolf.holte@nfk.no 75 51 75 87 23.09.201621