To begrunnelsen for bevaring av arkiver Arkiver ivaretar verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, noen ganger kalt "nasjonens hukommelse" Dokumentasjon.

Presentasjon om: "To begrunnelsen for bevaring av arkiver Arkiver ivaretar verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, noen ganger kalt "nasjonens hukommelse" Dokumentasjon."— Utskrift av presentasjonen:

1

2 To begrunnelsen for bevaring av arkiver Arkiver ivaretar verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, noen ganger kalt "nasjonens hukommelse" Dokumentasjon av rettslig og forvaltnings- messig art både for arkivskaperne selv og for personer og virksomheter som har vært gjenstand for saksbehandling eller lignende hos den som har skapt arkivet

3 Arkivverdig post Alle dokumenter som krever formell oppfølging i GK skal j.føres. Også dokumenter som sendes mellom forvaltningsenhetene i GK, i den grad dokumentet inngår som et formelt saksdokument. Interne arbeidsnotater hvor offentligheten ikke har rett til innsyn = u.off.

4 Ikke arkivverdig post Eks : reklame, trykksaker, fakturaer, regnskapsbilag, møteinnk/møteref., kurs- invitasjoner, eksterne rundskriv

5 Postrutiner arkivet Post ankommer daglig Rådhuset kl 0815, sorteres og åpnes av arkivet Faktura legges i hylle til regnskap for scanning i Compello Sakspost journalføres og skannes i ESA - saksbehandler mottar posten sin i ESA Ikke arkivverdig post legges direkte i Vo-hylle

6 Postrutiner arkivet – forts. Rundskriv journalføres ikke, settes i egen perm på arkivet - kopi til Vo-ledere, rådmann, ordfører Reklame legges i rett Vo-posthylle Personlig adressert post sendes saksbehandler uåpnet - retur arkivet for journalføring = arkivverdig

7 Postrutiner arkivet – forts. All sakspost skal stemples med rødt stempel som inneholder * dato * saksbehandler’s initialer * saksnr / doknr * emne / objektkode u.off-stempel journalføres i ESA scannes og kobles til rett sak i ESA

8 Saksbehandler’s ansvar Kontrollere at mottatt post er journalført i ESA All saksbehandling i GK skal skje i ESA Opprette nye saker/journalposter i ESA Ekspedere journalposter i ESA Ferdigstille saker i ESA En kopi av all ut-korrespodanse til arkivet, fortløpende (brever, notater, møtereferater)

9 Saksbehandler’s ansvar – forts. Avskrive journalposter i ESA - avskriv med kode / svarbrev - status E (ekspedert) Sak ferdig i ESA : sett status F på saksnivå Ansvar for saksmappa ved utlån Returnere komplett saksmappe til arkivet Opphør av arbeidsforhold i GK = rydde i egne saker og bringe disse til arkivet

10 Saksbehandler’s ansvar – forts. personlig adressert post : - retur arkivet for journalføring = arkivverdig telefakser : - retur arkivet for journalføring = arkivverdig

11 Saksbehandler’s ansvar – forts. E-post : - arkivverdig e-post videresendes mailgruppen : arkiv@gjovik.kommune.no for journalføring i ESA

12 Saksbehandler’s ansvar – forts. ikke arkivverdig e-post * private mld * jobbrelatert – men ikke har betydning for behandling eller dokumentasjon * mld av generell informasjon * masseutsendelse(reklame/invitasjon)

13 Offentlighetsvurdering av post Alle inngående dokumenter som journalføres i ESA blir forhåndsklassifisert ihht ”Lov om offentlighet i forvaltningen” Vurderingen foretas av arkivet samme dag som dokumentet blir journalført og scannet i ESA

14 Offentlighetsvurdering av post – forts. I saker/journalposter hvor arkivet er usikre ringer de saksbehandler for å rådføre seg Saksbehandler er ansvarlig for å offentlighetsvurdere sak/journalpost snarest mulig, og ihht lovverket senest innen 3 dager. Ring arkivet dersom du er uenig i deres vurdering

15 § i ESA offl § 5utsatt offentlighet i særskilte tilfeller - to forhold som må oppfylles samtidig : 1) direkte misvisende bilde av saken 2) offentlighet kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser - brukes i GK bare på inn.dok som blir j.ført med graderingskode XX

16 § i ESA offl §14unntak for interne dokumenter - interne dok = møteinnk/møteref/notater interne dok. som KAN unntas : -offl §14 dokumenter som GK har utarbeidet for sin interne saksforberedelse -offl §15 dokumenter som er innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen

17 § i ESA – forts. offl §13unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt offl §13 er ikke i seg selv en lovhjemmel for taushetsplikt, men en ren henvisningsbestemmelse i forhold til annet lovverk, som oftest fvl taushets- bestemmelser i § 13 Offl §13 fvl §13 sensitive opplysninger informasjon vedr. enkeltmenneskers helse, sosiale forhold o.l.

18 § i ESA – forts. offl §23 unntak mht det offentliges forhandlingsposisjon m.m, økonomi, lønn, innkjøp offl §24 unntak for kontroll- og regulerings- tiltak, dokument om lovbrudd m.m. offl §25 dokumenter i saker om ansettelse eller forfremmelse, ikke søkerlister

19 Avskjerming i ESA saks / dokumenttittel, linje 2 merknad alle parter / adressater Alle feltene hakes av automatisk, fjern de du vil skal være åpne.

20 Offentlig journal (postlista) Offentlig journal (inneholder inn/ut-dok u/el.fil) publiseres på internett to virkedag etter journalføring. Ved forespørsel om innsyn j.fører arkivet innsynsbegjæringene i en samlesak pr.år Saksbehandler sørger for at pressen får dokumentene, dersom innsyn gis. Avlås innsyn, skal det lages svarbrev i samlesaken (malnavn AVI) og avslaget skal begrunnes med rett §

21 Rutiner ved arkivering - arkivbegrensing Følgende skal arkivbegrenses (fjernes) : Konsepter som ikke har betydning for saker Uferdige manusskrifter Kladdenotater, klistrelapper Ekstra kopier Midlertidig utgave av bearbeidet materiale, det endelige sluttprodukt arkiver Kvalitetssikre : sette journalposten i status E og saken i status F i ESA

22 Ord/begrep’s forklaringer Saksarkiv : den delen av arkivet som består av saksdokumenter (eks : sentralarkivet) Delarkiv : enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, feks. en eller flere avdelinger i et offentlig organ (eks : personalarkivet)

23 Ord/begrep – forts. Emnekode : en enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse. Objektkode : arkivkode (ordningsverdi) som identifiserer objekt, feks. gårds- og bruksnr., fødselsnr. osv. Arkivnøkkel : et klassifiseringssystem som omfatter alle saksområder GK steller med; forteller oss hvor vi finner igjen en sak/j.post.

24 Ord/begrep – forts. Sak : tilsvarer en saksmappe/saksomslag. Kan inneholde en eller flere journalposter. På saken registreres opplysninger som er felles for alle journalposter og dokumenter i saken. Hver sak tildeles et entydig saksnummer. Journalpost : informasjon som er felles for hoveddokument og vedlegg. Inneholder alltid et hoveddokument og kan i tillegg inneholde vedlegg.

25 Ord/begrep – forts. Dokument : felles betegnelse for hoved- dokument og/eller vedlegg. Eksterne dokumenter : korrespodanse mellom enheter som ikke journalfører i samme NOARK-base (journaltype I og U). Interne dokumenter : dokumenter som kommuniseres internt i en enhet eller mellom enheter som journalfører i samme NOARK-base (journaltype X og N).

26 Ord/begrep – forts. Journalføring : systematisk og fortløpende logg- føring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

27 Ord/begrep – forts. Avskrivning : registrering av opplysninger om når og hvordan en inngående journalpost har blitt håndtert, herunder også mottatt e-post og notater Journal : system for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om innsyn og offentlighet.

28 Ord/begrep – forts. Dokumentoffentlighet : det at et forvaltningsorgans saksdokumenter som hovedregel skal være offentlig tilgjengelige, så fremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven. Meroffentlighet : prinspipp som sier at et forvalt- ningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighets- lovens bestemmelser gir adgang til å unnta det fra offentlighet.

29 Ord/begrep – forts Offentlig journal : en kopi av journalen med allmennheten som målgruppe, hvor opplysninger unntatt offentlighet er avskjermet/strøket ut. Offentlig versjon av et dokument : en versjon av et dokument unntatt offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres.