UTVIKLINGSPROGRAM Klubbutvikling / lederutvikling Kompetanseseksjonen NIF.

Presentasjon om: "UTVIKLINGSPROGRAM Klubbutvikling / lederutvikling Kompetanseseksjonen NIF."— Utskrift av presentasjonen:

1 UTVIKLINGSPROGRAM Klubbutvikling / lederutvikling Kompetanseseksjonen NIF

2 Frittstående kurs Effektive møter

3 Forventninger Hva ønsker du å sitte igjen med etter dette kurset?

4 Er du ensom? Hater du å ta avgjørelser? Vil du heller prate enn få ting gjort? Hvorfor ikke KALLE INN TIL ET MØTE! DU KAN- Treffe andre mennesker - Halvsove i trygge omgivelser - Utsette avgjørelser - Ta mengder av meningsløse notater - Føle deg viktig - Imponere og/eller kjede dine kolleger ”MØTER” Det sosialt aksepterte alternativet til å jobbe

5 Målet med kurset Gjøre deg i stand til å gjennomføre mer hensiktsmessige og effektive møter. Bli mer bevisst på det du som møteleder og deltaker må gjøre i alle fasene i forbindelse med møter.

6 Hva kjennetegner et godt møte?

7 -Informasjonsmøter -Arbeidsmøter -Utvalgsmøter -Komitémøter -Styremøter -Prosjektmøter -Årsmøter -Ting Ulike møtetyper:

8 Fellestrekk møter: Med unntak av årsmøter og ting, beskriv hva som er felles for alle andre møter nevnt på forrige slide? Oppgave

9 Selve møteledelsen ”Jeg mener at ledelsen av møtene vi har kan bli bedre når det gjelder………..” Oppgave

10

11 Alle møtedeltagerne skal: Lese gjennom saksliste/sakspapirer i forkant og merke seg viktige momenter i saker. Tenke ut alternative vedtak / konklusjoner. Innhente aktuell informasjon ved behov. Forberede egne innlegg, læremiddelbruk. Alltid møte presis - ha respekt for andres tid. Lytte oppmerksomt uansett hvem som snakker. Holde seg til temaet/saken. Være positive, aktive og konstruktive. Ta ansvar for å nå ønsket resultat i hver sak Støtte møtelederen i å holde strukturen på møtet

12 Møteleders 10 bud 1.Vurder om tema er egnet for møtebehandling? 2.Inviter bare relevante personer til møtet 3.Avlys møter som ikke har noe formål 4.Planlegg møtet grundig på forhånd 5.Send ut mål og dagsorden i god tid 6.Velg en referent som kan gjøre referatet ferdig på møtet 7.Sørg for at alle kommer til orde 8.Vurder behov for metoder / teknikker i møtet 9.Avtal tid, sted og ansvar for neste møte 10.Evaluer hva som kan gjøres bedre?

13 Krav til møteleder 1.Innsikt i de saker som skal debatteres 2.Innsikt i møters ulike faser med sine særpreg 3.Kompetanse i bruk av læremidler 4.Kommunikativ kompetanse 5.Årvåkenhet og relasjonelt mot 6.Dyktighet i å få til konsise, klare referater der handlingsforpliktelse kommer fram Oppgave

14 1. Innsikt i sakene Sette seg grundig inn i sakenes egenart, mulige vinklinger samt ulike vedtaksforslag Forberede læremiddelbruk Ansvarliggjøre andre deltagere før møtet Sikre at møtedeltagerne har fått tilstrekkelig informasjon/faglighet før møtet Være åpen for konstruktive innspill under møtet Hvordan kan møteleder gjøre dette? Oppgave

15 Gjennomføringen av møtet har fem faser: –Klargjøringsfase –Startfase –Flyvefase –Landingsfase –Evalueringsfase Klargjørings- fasen Startfasen Flyvefasen Landings- fasen Evaluerings- fasen 2. Fasene i et møte Før møtestart Møtets første 15 – 20 min Selve møtet Møtets siste 10 – 20 min Etter at møtet er avsluttet

16 Fase 1: Forberede møtet Lage saksliste Møtets hensikt Hvem bør være tilstede? Sjekke referat fra sist møte Vurdere tidsbruk samlet og på hver sak Hvordan aktivisere deltagerne? Samle informasjon Faglige forberedelser Velge læremidler Velge/skaffe lokale Pauser/servering? Ut med saksliste

17 Bruk kommunikasjonstrappa

18 Fase 2: Starten på møtet (10 min før og etter start) Møteleder på plass minst 10 min før Sjekke læremidler Sjekke servering Ny sjekk av saksliste Hvordan plassere seg selv og møtedeltagere? Skape god stemning Starte møtet presis Beskrive møtet/sakene Beskrive forventninger Velge referent

19 Fase 3: Selve møtet Vær positiv og tydelig Belys saker objektivt Få fram synspunkter ved å stille åpne spørsmål Styr dialogen, la alle slippe til System på taletid/replikk Ha pause/servering Bruk deltageres navn Gjør del-oppsummeringer

20

21 Hvordan sikre gode beslutninger?

22 Klarer vi å holde fokus i diskusjonene på saken/problemstillingen? Hensikt: Grunnen til at vi behandler denne saken er… Mål: Forventet resultat av diskusjonen er… Oppgave: Vi skal nå gjøre følgende…

23 Hvordan hindre avsporinger? Fire klassiske diskusjonsforløp i møter 1 Overfokusert 2. Avsporet 1 3. Avsporet 24. Hensiktsmessig fokusert

24 Forebygging av innvendinger og motstand EKSEMPLER “Noen av dere kjenner sikkert til det, men...” “Jeg vet det lyder banalt, men...” “Jeg skal gjøre hva jeg kan, men jeg behøver deres hjelp...” ”Jeg vet at jeg generaliserer, men en stor del…” ”OK - la meg kalle en spade for en spade…” ”Jeg vet godt at det har vært problemer tidligere, men…”

25 Rotårsaker De egentlige årsaker som ligger til grunn for problem(er) eller feil. Avdekkes med å stille ”hvorfor”- spørsmål til vi har avdekket det grunnleggende. Viktig å finne rotårsaker for å kunne stille riktig ”diagnose”, og forhindre ”symptombehandling”.

26 Kreativitet krever struktur og disiplin Arbeid med gule lapper Åpen kreativ idestorming Samle, diskutere og votere Lukke, ta endelige valg

27 Fase 4: Hvordan lande møtet? Gjør oppsummering Tydeliggjør konklusjonene Handlingsforpliktelse

28 Fase 5: Etterarbeide Skrive referat/protokoll med en sjekk fra deltagerne før endelig utsendelse Ansvarliggjøre de som skal iverksette vedtak Evaluere møtets innhold, form og trekke ut erfaringer som bør tas med i neste møte Vurdere egen videre oppfølging av enkelt saker Skal møter alltid ha referent? Når er det viktig? Oppgave

29 Evaluering av møter

30 3. Kompetanse i bruk av ulike læremidler Powerpoint: Fordeler Velegnet til tall/statistikk Godt egnet som introduksjon Kan fenge grunnet farvebruk, modeller, bilder, illustrasjoner Ulemper Brukes for lenge i strekk (husk å gjøre lerret sort når det skal prates) Møteleder sitter feil, statisk. Vifta bråker mye, må slås av når den ikke brukes.

31 Tavler: Fordeler Kan illustrere/forklare poenger Samle opp momenter Kan pusses ut og være klar til neste sak Ulemper Feil farvebruk, tekst kun med blått eller svart Ustrukturert uten streker, skiller Bruker lang tid på skrift/tegning

32 Flipover: Fordeler Kan lages ferdig på forhånd Velegnet til å spisse fokus/samle tråder i en sak Innhold kan gjentas til slutt Ulemper Bruker for mange ark, blir rotete og ustrukturert

33 4. Kommunikativ kompetanse Være tydelig og ekte (kongruent) Ha et aktivt kroppsspråk, være blid Bruke blikket og se alle ofte, bruke navn Bruke mange åpne spørsmål Lytte aktivt, stimulere til å ta ordet/si mer Gi anerkjennelse overfor andres synspunkter Ikke bruke hersketeknikker

34 Hersketeknikker Usynliggjøre: Glemme/forbigå/overkjøre Latterliggjøre: Håne/nedvurdere Tilbakeholdelse av informasjon: Diskriminere så bare noen få får informasjon. Skaffe seg makt Fordømmelse: Uansett hva en gjør er det feil Påføring av skyld og skam: Yddmyke, ærekrenke...

35 5. Våken og relasjonelt mot Hjelpe deltagere med å konkludere Minne om dagsorden og sakens kjerne Styre aktivt vekk usaklighet Stresse tidsbruk, behov for pauser dekkes Gi ros for innlegg/aktivitet der det trengs Aktivere alle og dempe noen Tørre å avbryte, sikre møtelanding Hvordan skal møteleder tilegne seg våkenhet, relasjonelt mot og kommunikative ferdigheter? Oppgave

36 6. Konsise og klare referater Ha en ryddig, korrekt saksliste Ha valgt en referent Om referenten er usikker på konklusjon underveis i møtet, er det mest ryddig å ”lufte” vedtakstekst med de andre møtedeltagerne underveis. Lese opp viktige og vanskelige vedtak sakte, slik at folk skjønner og kan reagere. Gjenta hvem som ansvarliggjøres i vedtak Gjenta hvordan og når deltagerne får referat

37 ÅRSMØTET I IDRETTSLAG § 13 I Lovnorm for idrettslag regulerer dette Her fremkommer blant annet: Idrettslagets øverste organ er årsmøtet Årsmøtet innkalles med minst 1 mnd varsel (direkte til medlemmene / via pressen eller på klubbens nettside) Forslag fra medlemmene må fremmes senest 2 uker før Sakliste og saksdokumenter må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.

38 HVEM HAR ADGANG ? Alle medlemmer har adgang Årsmøtet kan invitere andre - presse/gjester/kommunen/… Men – Årsmøtet kan også vedta at det kun er åpent for medlemmer!

39 STEMMERETT – VALGBARHET – TALE OG FORSLAGSRETT… § 6 REGULERER DETTE Være fylt 15 år Ha oppfylt medlemsforpliktelsene Ha vært medlem minst 1 mnd Kontingent betalt Medlem som skylder kontingent for 2 år mister automatisk sitt medlemskap Arbeidstaker med få unntak er ikke valgbar

40 § 15 - ÅRSMØTETS OPPGAVER (1) 1.Godkjenne de stemmeberettige 2.Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden 3.Velge dirigent(er), referent(er) og 2 til å underskrive protokoll fra årsmøtet 4.Behandle årsmelding (herunder evt. gruppeårsmeldinger) 5.Behandle regnskap i revidert stand 6.Behandle innkomne forslag og saker

41 ÅRSMØTETS OPPGAVER (2) 7. Fastsette medlemskontingenter 8. Vedta idrettslagets budsjett 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan 10. Foreta valg: – Leder og nestleder – ….. styremedlem og ….varamedlemmer – Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt org. plan – 2 revisorer (under 5 mill. omsetning /over – andre bestemmelser) – Representanter til møter og Ting… – Valgkomite med leder og 2 medlemmer samt 1 varamedlem for neste årsmøte

42 ÅRSMØTET… Er vedtaksført når det møter minst det antall som det er styremedlemmer. For ekstraordinært årsmøte gjelder det samme Må det innkalles til nytt årsmøte - er dette vedtaksført med det antall som møter. Et fortsettende årsmøte kan gjennomføres innen ”rimelig frist”. Kun opprinnelige saker !

43 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Skal innkalles med minst 14 dagers varsel når det er – 1.Vedtak på årsmøte 2.Vedtak i styret i idrettslaget 3.Krav / vedtak fra overordnet ledd 4.Skriftlig krav fra 1/3 av de stemmeberettigede medlemmene

44 VALG Leder og Nestleder velges enkeltvis Styremedlemmene velges samlet Varamedlemmer velges samlet Ved skriftlig valg avgjør stemmetall HUSK: § 2-4 Kjønnsfordeling I styre, råd og utvalg med mer en 3 skal det være minst 2 fra hvert kjønn. 3 eller mindre – begge kjønn representert.

45 Regnskap og budsjett Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig. Under 5 mill. – følge NIFs RRB Over 5 mill. – følge regnskapsbestemmelsene i regnskapsloven og revisorbestemmelsene i revisorloven + engasjere revisor og velge kontrollkomité Bankkonti skal knyttes til idrettslaget og disponeres av to personer i fellesskap – Underslagsforsikring skal tegnes for disse to

46 Nytt styre er valgt… HVA SÅ ? Info ut - underskrevet årsmøtereferat Tidlig ”overleveringsmøte” / avklaringer Bli kjent internt Hvordan vil vi ha det på styremøter etc ? Møteplan m/når og faste poster… Det skal være spennende og utfordrende å ha verv innen ulike organisasjonsledd i norsk idrett ! Hva med et Klubbens styrearbeid i praksis??