Gjøvik – Trondheim – Ålesund Status for fusjonsarbeidet, november 2015 1.januar 2016 slår NTNU seg sammen med høgskolene i Ålesund, Gjøvik og Sør-Trøndelag.

Presentasjon om: "Gjøvik – Trondheim – Ålesund Status for fusjonsarbeidet, november 2015 1.januar 2016 slår NTNU seg sammen med høgskolene i Ålesund, Gjøvik og Sør-Trøndelag."— Utskrift av presentasjonen:

1 Gjøvik – Trondheim – Ålesund Status for fusjonsarbeidet, november 2015 1.januar 2016 slår NTNU seg sammen med høgskolene i Ålesund, Gjøvik og Sør-Trøndelag. Det gir oss et mer komplett studietilbud og større forskningsmiljøer. Sammen lager vi Norges mest spennende, innovative og største universitet.

2 2 Vi fusjonerer fordi… …vi har en målsetning om å heve kvaliteten i hele bredden av virksomheten. …vi sammen kan være en enda bedre partner for utvikling av næringsliv og samfunn i hele landet, enn vi klarer hver for oss. …det gir et mer enhetlig studietilbud, med mulighet for høyere kvalitet og større samfunnsrelevans. …det gir større muligheter i konkurransen om forskningsmidler. …det setter oss bedre i stand til å utvikle vår nasjonale rolle innen teknologisk og naturvitenskapelig forskning og utdanning. …det øker mulighetene til å få gjennomført en helhetlig campusutvikling og styrker studiebyene Trondheim, Ålesund og Gjøvik.

3 Januar 2015: Fire styrer vedtar at de ønsker fusjon (HiG 27.10.14, HiST 16.1, HiÅ 19.1 og NTNU 28.1) Milepæler i fusjonsprosjektet 3 19.juni: Fusjonen formelt vedtatt av Kongen i statsråd 24.november: Første møte i nytt NTNU-styre. 1.januar: Offisiell oppstart for nye NTNU. Q2 Q3Q4Vår 2016Høst 2016 Fusjonsplattform (18.3 - 19.8.2015) Faglig organisering (28.4.15 – februar 2016) Administrativ organisering (14.8.2015 – juni 2016) Example Text Sikker drift (12.3 – 31.12.2015) 1..august: Dekaner tilsatt. 16-18.august: Første felles immatrikulering i tre byer. Høsten 2016: Innplassering av adm. ansatte. Februar: Fusjonsprosjektet opprettes. Styringsgruppa møtes første gang 18.2 i Ålesund.. 2017: Jan: Instituttstruktur vedtas 1.8: Instituttledere tiltrer Q1 2015 Se detaljert tidsplan på www.ntnu.no/fusjon/tidsplanwww.ntnu.no/fusjon/tidsplan

4 Gjøvik – Trondheim – Ålesund Prosjektleder sekretariat Gruppe faglig organisering Gruppe fusjonsplattform Prosjektgruppe Gruppe administrativ organisering Arbeidsgrupper administrative forhold Arbeidsgrupper for faglig utvikling Referansegrupper: Lederfora Arbeidstaker- organisasjoner Arbeids-/læringsmiljø- utvalg Hovedverneombud Studentting/student- parlament Student- samskipnadene Styringsgruppe Rektorene + organisasjonsdirektør NTNU Representant for arbeidstakere og studenter Prosjektorganisasjon

5 5 Styringsgruppa Styringsgruppa har i oppgave å forberede og gjennomføre prosjektet. Gruppa møtes normalt en gang i måneden. Medlemmer: Rektor Gunnar Bovim, NTNU Rektor Helge Klungland, HiST Rektor Marianne Synnes, HiÅ Rektor Jørn Wroldsen, HiG Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, NTNU Arbeidstaker-representant Øystein Risa, Tekna - NTNU (møter for de ansatte ved alle fire læresteder) Studentrepresentant Morten Djupedal, HiST (møter for studentene ved alle fire læresteder) Sekretær: Prosjektleder Trond Singsaas. Økonomidirektør Ingrid Volden fra HiST møter fast. I aktuelle saker møter også direktør Inge Øystein Moen, HiG, og direktør Roar Tobro, HiÅ.

6 6 Prosjektgruppa Prosjektgruppa planlegger, forbereder og organiserer fusjonsarbeidet og setter opp detaljerte framdriftsplaner og milepæler innenfor rammene satt av styringsgruppa. Gruppa møtes normalt annenhver uke. Medlemmer: Trond Singsaas (prosjektleder) Økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen, NTNU Økonomidirektør Ingrid Volden, HiST Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, HiG Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ Arbeidstaker-repr. Sturla Søpstad, NTL – NTNU Arbeidstaker-repr. Anne Hilde Nymoen, Parat – HiG Arbeidstaker-repr. Gunnhild Furnes, Forskerforbundet – HiÅ Arbeidstaker-repr. Anita Brækken, YS – HiST Studentrepresentant Jone Valen Trovåg – NTNU Varamedlemmer: Arbeidstaker-repr. Gry Alterskjær, Forskerforbundet – NTNU Arbeidstaker-repr. Thomas Misje, NITO – NTNU

7 7 Gruppe faglig organisering Gruppa skulle lage forslag til hvordan universitetet bør organiseres. Gruppa la fram sine endelige forslag 4.november 2015. Medlemmer: Gruppeleder Prorektor Berit Kjeldstad, NTNU Dekan Marit Reitan, NTNU Dekan Ingvald Strømmen, NTNU Dekan Solrun Valen, HiST Dekan Camilla Nereid, HiST Dekan Hans Petter Hildre, HiÅ Dekan Nils Kalstad Svendsen, HiG Student Maria Honerød, NTNU Student Kaja Meling Holmesland, HiÅ, Arbeidstakerrepresentant Kristian Steinnes, Forskerforbundet – NTNU Vararepresentanter for arbeidstakerne var Terje Tvedt, Tekna HiÅ og Ronny Kjelsberg, NTL HiST

8 8 Smal struktur – hovedmodell M1Variant M1a 1.Helsefag, sosialfag, sykepleie, medisin 2.Naturvitenskap, matematikk, informatikk, elektroteknikk 3.Ingeniørvitenskap, arkitektur 4.Humaniora, kunst, samfunnsvitenskap, utdanningsvitenskap, økonomi, psykologi, ledelse 1.Helsefag, sosialfag, sykepleie, medisin 2.Naturvitenskap, matematikk, informatikk, elektroteknikk 3.Ingeniørvitenskap, arkitektur 4.Samfunnsvitenskap, utdanningsvitenskap, økonomi, psykologi, ledelse 5.Humaniora, kunst Bred struktur – hovedmodell M2Variant M2a 1.Helsefag, medisin, sykepleie 2.Naturvitenskap 3.Matematikk, informatikk, elektroteknikk 4.Ingeniørvitenskap, arkitektur 5.Humaniora og kunst 6.Samfunnsvitenskap, sosialfag, økonomi og ledelse 7.Psykologi, utdanningsvitenskap 1.Helsefag, medisin, sykepleie 2.Naturvitenskap 3.Matematikk, informatikk, elektroteknikk 4.Ingeniørvitenskap 5.Humaniora og kunst 6.Samfunnsvitenskap, psykologi, sosialfag, utdanningsvit. 7.Økonomi og ledelse 8.Arkitektur, billedkunst Smal eller bred struktur? Forslaget ut på høringsrunde til 15.januar. Avgjørelse i styret i februar 2016.

9 9 KriteriumModell 1Modell 2 Faglig identitet  NTNUs hovedprofil avspeiles godt i fakultetsstruktur; lett gjenkjennelig sett utenfra  4 fakulteter (M1) gir relativt svakere synlighet for HumSam-disiplinene utad og stor tematisk bredde som kan svekke faglig identitet innad  5 fakulteter (M1a) gir balanse hovedprofil/breddeuniversitet  Mer spesialiserte fakulteter skaper intern identifisering med disiplin/fagområde  Noen fakulteter blir mer spesialiserte enn andre – en hybrid organisering  Det er mulig å profilere flere fagområder spesielt – for eksempel økonomi, utdanningsvitenskap og arkitektur Faglig synergi  Få, store fakulteter kan skape god intern synergi mellom fagmiljøene  Det er en viss fare for at fakultetene blir faglige «siloer» som prioriterer «in-house» kompetanse  Synergi henger sammen med identitet; det er lettere å utløse synergi mellom nærstående fagmiljøer  Mange fakulteter betyr større transaksjonskostnader ved tverrfakultært samarbeid Ledelse, medvirkning  Få fakulteter vil trolig kreve betydelig reorganisering av nivå 3 og innebære større omstillingskostnader  Store institutter gir utgangspunkt for å utvikle profesjonell ledelse på nivå 3 og tydelig formelt nivå 4  Lederspennet blir mindre med flere enheter på nivå 2, noe som fremmer bredere involvering i NTNUs ledelse  Mange fakulteter kan gi rom for institutter med få ansatte, og kort avstand mellom den enkelte ansatte og ledelsen Strategisk evne  Store fakulteter vil lettere generere økonomisk handlingsrom (BOA) og muligheter til intern prioritering  Store fakulteter er mer robuste overfor variasjoner i rekruttering  Faglig ensartethet/spesialisering kan gi faglig strategisk evne gjennom tydelig fagidentitet og mulighet for profilering  Særlig M2a er krevende pga at noen fakulteter får «få bein å stå på» og potensielt svak økonomi; vil kunne kreve kompensatoriske tiltak Karakteristika ved hoved- modellene

10 10 Ingen rangering – få endringer på nivå 3 og 4 Gruppa rangerer ikke modellene i forhold til hverandre. Begge modeller gir fakulteter av ulik størrelse, inndelt hovedsakelig etter disipliner eller vitenskapsområder. Grunnenhetene som eksisterer i 2015 er fordelt skjønnsmessig på de ulike modellene. Dagens fagmiljøer på nivå 3 og 4 vil i stor grad forbli samlet, men i noen tilfeller organisert under et nytt fakultet. Fakulteter og avdelinger ved høgskolene innpasses i prinsippet i sin helhet i ny struktur.

11 11 Arbeidsgrupper for faglig utvikling Det er opprettet sju arbeidsgrupper, sammensatt av 30 – 50 ansatte, studenter, ledere og tillitsvalgte fra alle fire institusjoner. Gruppene skal blant annet avgi høringsuttalelser om forslagene til faglig organisering. Ledere av arbeidsgruppene: 1.Helse- og sosialfag: Instituttleder Riina Kiik, NTNU 2.Økonomi og ledelse: Instituttleder Monica Rolfsen, NTNU 3.Læring og utdanningsvitenskap: Førsteam. Torunn Klemp, HiST 4.Teknologi: Leder av FUS NTNU, Roger Midtstraum 5.Informasjons- og kommunikasjonsteknologi: Dekan Geir Øien, NTNU 6.Kunstfag: Dekan Frederik Shetelig, NTNU 7.Disiplinfag: Professor Torberg Falch, NTNU NB: Riina Kiik erstattet Roger Lian som gruppeleder høsten 2015.

12 12 Gruppe administrativ organisering Gruppa skal foreslå den framtidige administrative organiseringen ved NTNU fra 1.januar 2017. Les mer om hva gruppe for administrativ organisering skal gjøre. Medlemmer: Dekan Anne Kristine Børresen, NTNU (leder) Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, HiG Avdelingsdirektør Gunnar Bendheim, HiST Prodekan Hans Marius Eikseth, HiST Adm. koordinator Liv Alfhild Unhjem, NTNU Adm. leder Hege Ertzaas Fossland, NTNU Ansatterepr. Gry Alterskjær, Forskerforbundet NTNU Ansatterepr. Gunnhild N. Furnes, Forskerforbundet HiÅ Ansatterepr. Iver Johnsen, NTL NTNU Ansatterepr. Kjerstin Tobiassen, Akademikerne HiST Student Ole-Jakob Oosterhof, HiG Student Marte Øien, HiST

13 13 Dilemmaer i administrativ organisering I første rapport 1.10.2015 drøftes prinsipper som bør kjennetegne en god administrasjon. Moderne administrative tjenester må oppfylle krav til kvalitet og brukernærhet, strategisk evne, effektivisering, teknologi og digitalisering og fleksibilitet. I notatet presenteres også noen dilemmaer, som gruppa mener må avveies når administrasjonen skal organiseres: Standardisering vs. fleksibilitet Sentralisering vs. brukernærhet Enhetlig ledelse vs. fagadministrativ ledelse Linje vs. matrise Generalister vs. spesialister Menneske – maskin i en kunnskapsorganisasjon IT - Fellesløsninger vs. lokale systemer

14 14 Milepæler i arbeidet med administrativ organisering 1. oktober 2015: Om prinsipper for administrativ organisering Innspillsrunde i oktober om alternativer Bidrag til arbeidet med faglig organisering 1. november 2015: Alternativer for faglig organisering Inkludert: vurdering av administrativ organisering Høringsrunde 1. februar 2016: Forslag til administrativ organisering – hovedmodeller Innspillsrunder januar Styret: Administrative konsekvenser av alternativer for faglig organisering Styret: Prinsipper/modeller for administrativ organisering Juni: Forslag til administrativ organisering for nye NTNU Styret: detaljert forslag om administrativ organisering Grunnlag for bemanningsplaner Forslag til implementeringsplan Høsten 2016: Innplasseringer av ansatte med nye arbeidsoppgaver Fra workshop 20.10.2015.

15 15 Fusjonskostnader anslått til 250 mill. i 2015-2017 Gjennomføring av IKT-tiltak beregnet til 120 mill. kr –Fusjonskritiske tiltak og tiltak som reduserer risiko og forenkler migreringsarbeidet. –Sikker drift / harmonisering utgjør ca. 80 mill. –Modernisering utgjør ca. 40 mill. Organisasjonsmessige tiltak beregnet til 50 mill. –Frikjøp / vikarordninger, medvirkning og reisekostnader utgjør ca. 40 mill. –Ekstra ressurser til konvertering og opplæring utgjør ca. 10 mill. Usikkerhetsmargin –60 mill. kr i usikkerhetsmargin på IKT-tiltak –20 mill. kr i usikkerhetsmargin på organisasjonsmessige tiltak

16 16 Mange IT-endringer for høgskolene i januar Det er vedtatt å etablere felles administrative basis-systemer fra 1.januar. Det vil si: Paga tas i bruk som felles lønnssystem Oracle tas i bruk som felles økonomisystem ePhorte tas i bruk som felles sak-arkiv system NTNUs publiseringsløsning for web (Liferay) og NTNUs løsning for eksternweb og intranett (Innsida) åpnes som felles web/intranett Felles løsning i Felles studentsystem (FS) tas i bruk 15.3.2016 Forutsetningene for å få til dette er at følgende må på plass til 1.januar: Brukerkonto på NTNU for alle Felles domene for alle, dvs www.ntnu.nowww.ntnu.no NTNU-epost for alle NTNU-kalender for alle Felles Helpdesk-system og kontaktpunkt for førstelinje Felles klientdrift og utskriftstjeneste Forberedt for harmonisering og modernisering (digitalisering) av tjenester

17 © 2015 Deloitte AS Etter fusjonen vil 1300 nye ansatte og 15000 nye studenter ved høgskolene få tilgang til NTNU IT-systemer 17 NTNU HiG HiST HiÅ 5085 årsverk 23442 studenter FS itslearning PAGA ORACLE ePhorte Liferay FS itslearning Agresso SAP P360 FS Fronter Agresso SAP P360 FS Fronter Agresso SAP P360 NTNU HiG HiST HiÅ FS itslearning Fronter PAGA ORACLE ePhorte Liferay Nye NTNU 830 årsverk 8853 studenter 224 årsverk 2250 studenter 308 årsverk 3391 studenter Før fusjon 6400 årsverk 38000 studenter

18 Risiko-områder i prosjektet Fargeforklaring Grønn: Lav risiko, prosess gjennomføres innenfor plan og budsjett Orange: Akseptabel risiko som forutsetter risikoreduserende tiltak Rød: Uakseptabel risiko som forutsetter risikoreduserende tiltak, og endringer i plan og/eller budsjett

19 © 2015 Deloitte AS Risikoer beskrevet i rapport 1.oktober etter ekstern gjennomgang fra konsulentselskapet Deloitte Sikker drift er for lite sentralt koordinert og styrt, spesielt aktiviteter knyttet til basistjenester, dataflyt og grensesnitt for studieadministrative systemer og Innsida Målbildet for Sikker drift i nye NTNU er ikke tilstrekkelig beskrevet og kommunisert, spesielt basistjenester, dataflyt og grensesnitt for studieadministrative systemer og Innsida Det er for lite fokus på og kapasitet til endringsledelse Fokus på Sikker drift gir for lite arbeid med fusjonssynergier Feil og stopp i arbeidsoppgaver Feil eller manglende tilganger til informasjon og systemer Manglende brukerkompetanse og forståelse av arbeidsoppgaver Manglende endringskapasitet Redusert omdømme Fusjonssynergier utløses ikke, eller for sent Manglende bevissthet om fusjonssynergier Observasjoner Konsekvenser Effekter

20 20 Felles opptak i 2016 I 2016 blir søkerne presentert for en felles portefølje av studieprogram, som ble tilgjengelig på www.ntnu.no/studier 1.oktober 2015 (unntatt etter- og videreutdanning).www.ntnu.no/studier Tilbudet er stort sett identisk med dagens studietilbud hos de tre høgskolene og NTNU. Det vil trolig bli få endringer i studieprogram og –tilbud det første året, men studentene blir registrert i en felles database. Bildet viser studentambassadører for nye NTNU samlet i Trondheim i oktober 2015. Immatrikuleringen av de første studentene som er tatt direkte opp i nye NTNU vil skje i Trondheim 16. august, Gjøvik 17. august og Ålesund 18. august 2016.

21 21 Nye NTNU starter med ledelse fra dagens NTNU Dagens rektorat, organisasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør ved NTNU fortsetter i sine stillinger i det fusjonerte universitetet i 2016. Ledere ved høgskolene fortsetter også i hovedsak som før. De som mister sine stillinger har fått tilbud om andre jobber i den nye organisasjonen. HiSTs rektor blir prorektor for faglig integrasjon i NTNU, mens rektorene ved HiG og HiÅ blir viserektorer ved disse studiestedene. Dagens dekaner og instituttledere hos alle fire institusjoner beholder sine jobber inntil det nye organisasjonskartet er tegnet og nye dekaner tiltrer 1.januar 2017 og nye instituttledere er på plass senest 1.august 2017. Gunnar Bovim fortsetter som rektor for det sammenslåtte NTNU i overgangsåret 2016.

22 22 Fakultet for informasjons teknologi, matematikk og elektroteknik k (IME) Fakultet for arkitektur og billedkunst (AB) Det medisinske fakultet (DMF) Det humanistisk e fakultet (HF) NTNU Vitenskaps- museet Fakultet for ingeniør- vitenskap og teknologi (IVT) Fakultet for naturviten- skap og teknologi (NT) Fakultet for teknologi (FT) (tidl.HiST) Administra sjons- tjenesten Komm- unika- sjons- avdeling en Personal adm. og organisa sjonsutv. (tidl. HiST) HMS- avdeling en IT- avdeling en Studie og bibliotek (tidl HiST) NTNU UB Økonomi (tidl. HiST) Drifts- avd. STYRET Organisa- sjons- direktør Prorektor for nyskaping Prorektor for forskning Prorektor for utdanning Økonomi og eiendoms- direktør Øk.avd. Campus og drift (tidl. HiST ) Prorektor for faglig integrasjon Studie- avd. Komm- unika- sjon (tidl. HiST) Personal avdeling en Midlertidig organisering nye NTNU pr. 1.1.2016 Fakultet for samfunns- vitenskap og teknologi- ledelse (SVT) Fakultet for helse- og sosialvitens kap (FHS) (tidl. HiST) Fakultet for lærer- og tolkeutdanni ng (FLT) (tidl.HiST) Handelshøy skolen i Trondheim (HHiT) (tidl. HiST) Stedlig leder ---- NTNU Ålesund Stedlig leder ---- NTNU Gjøvik Inst. for inform atikk og e- læring (tidl. HiST, uavkla rt plasse ring) Inst. for inform atikk og e- læring (tidl. HiST, uavkla rt plasse ring)

23 23 Avdeling for teknologi, økonomi og ledelse Avdeling for helse, omsorg og sykepleie Studie og forskinin gsseksjo nen Bibliotek seksjone n IT- seksjone n Administrativ leder Personal seksjone n Økonomi og drfitsseksj onen Midlertidig organisering nye NTNU - pr. 1.1.2016 Avdeling for informatikk og medieteknik k Campus Gjøvik Avdeling for maritim teknologi og operasjoner Avdeling for internasjona l business Bibliotek Økonomi - og driftssek sjonen FoU- seksjone n Administrativ leder Personal - og organisa sjonssek sjonen IT- seksjonen Avdeling for ingeniør- og realfag Campus Ålesund Studiese ksjonen Avdeling for helsefag Avdeling for biologiske fag

24 24 Antall registrerte studenter 2014 I 2014 hadde NTNU og de tre høgskolene 37 935 registrerte studenter. Samme år ble 6 553 uteksaminert med avsluttet grad og det ble avlagt 385 doktorgrader.

25 25 Antall ansatte 2014 Av disse var 4 356 ansatte i undervisning, forskning og formidling (42 % kvinner).

26 26 Studenter fordelt på fagområder (2013) NTNU og de tre høgskolene disponerer 734 000 kvm egne og leide lokaler.

27 27 Økonomi (2013) NTNU og de tre høgskolene hadde i 2014 driftsinntekter på ca. 7,6 milliarder kroner.

28 28 Meninger om fusjonen? «Engasjerte ansatte og studenter er selve fundamentet for en vellykket fusjon», har rektor Gunnar Bovim skrevet i sin blogg. Alle inviteres til å komme med forslag og tanker om hvordan det nye NTNU bør bygges. har rektor Gunnar Bovim skrevet i sin blogg Prosjektet tilbyr flere kanaler for deg som har meninger eller spørsmål: Et åpent diskusjonsforum.Et åpent diskusjonsforum Et skjema for å sende spørsmål og kommentarer til prosjektledelsen.Et skjema for å sende spørsmål og kommentarer En Twitter-konto som heter NTNUfusjon. Bruk hashtag #NTNUfusjon.NTNUfusjon To Facebook-sider; en side for studenter og en annen for ansatte.en side for studenterannen for ansatte

29 29