Virksomhetsplan Prosessgrunnlag veiledere. Hvorfor virksomhetsplan?

Presentasjon om: "Virksomhetsplan Prosessgrunnlag veiledere. Hvorfor virksomhetsplan?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Virksomhetsplan Prosessgrunnlag veiledere

2 Hvorfor virksomhetsplan?

3 Har klubben felles drivkraft og felles retning?

4 Hva må veiledere være trygge på og kunne for å kjøre planprosesser? Veiledere må Forstå hensikten med og innholdet i en virksomhetsplan Ha innsikt i hva som skiller virksomhetsplaner fra andre planer i idretten Kunne vurdere hvor omfattende plan en klubb har behov for Vite hvordan klubben forankrer virksomhetsplanen slik at mange eier den og slik at klubben på en god måte forplikter seg selv (årsmøte vedtak). Kunne bruke organisasjonsraketten som verktøy til å utvikle en reell virksomhetsplan i en god prosess sammen med klubben – GAP-analyse som utgangspunkt for planen – Klubbens verdigrunnlag, virksomhetsidé og visjon. – Klubbens hovedmål. – Innsatsområder og virkemidler for å nå målene. – Handlingsplaner for at klubben kan jobbe konkret med planen. Innsikt i hvordan virksomhetsplaner følges opp og brukes aktivt.

5 Har klubben behov for en virksomhetsplan? Dersom styret ikke kan svare bekreftende på flere av følgende spørsmål, så bør de vurdere en planprosess: Har klubben en plan som fungerer godt som styringsverktøy? Er det en god felles forståelse av hvorfor klubben eksisterer? Er alle enige om hva klubben skal drive på med, og hva vi ikke skal gjøre? Er det tydelig hva som skal kjennetegne vår klubb? Har vi felles drivkraft i vår klubb mot det klubben skal oppnå? Er vi enige om hvordan vi skal jobbe for det vi vil oppnå? Vet vi hvem som skal gjøre hva og når ting skal skje?

6 Hvilket planstadie er klubben på? 1)Det planløse stadiet - Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året. 2) Budsjetteringsstadiet - Tilfeldige planer på ting som skal skje. - Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak. 3) Handlingsplanstadiet - Plan først, så penger. - Pengene fordeles i forhold til planlagte tiltak og enkelte mål. 4) Stadiet for strategisk planlegging - Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier. - Penger fordeles i forhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp i årlige handlingsplaner med kontinuitet mot hovedmålene.

7 Hvem har ansvar for en virksomhetsplan?

8 Styrets ansvar Styret har et strategisk ansvar for klubben. Styret må sikre at klubben får gode og tydelige føringer fra årsmøtet slik at de kan holde riktig fokus og prioritere det som er viktigst for klubben og det medlemmene ønsker. Årsmøtet kan gjøre dette ved å vedta en virksomhetsplan som klubben skal styres etter!

9 Hovedmål Innsatsområder Delmål Virkemidler Handlingsplan Verdi- grunnlag Virksom- hetsidé VISJON Organisasjonsraketten Et bilde av en organisasjons virksomhetsplan. Raketten er også verktøyet idretten benytter for å utvikle virksomhetsplaner.

10 Planprosessen Innledende fase – brainstorming ca 4 timer – Gapanalyse: hvor står vi, hvor vil vi, hvordan tar vi oss dit? Verdier ca 3 timer – hva skal prege klubben vår og vår atferd? Virksomhetsidé ca 2 timer – hvilken type klubb skal vi være? Visjonca 2 timer – hva gir oss kraft og energi - vår drømmetilstand? Målsettingca 3 timer – Hvilke mål har vi på ulike områder? Innsatsområder, virkemidler og handlingsplanca 3 timer – Hvilke virkemidler skal føre oss til målet Veileder og kontaktperson i klubb arbeider også mellom møtene!

11 Eksempel Virksomhetsplanprosess Utgangspunkt: GAP-analyse var gjort i august året før DATOHVA 12.01.Formøte med presisering og avgrensning av planen 19.01.Arb.møte 1. Hent opp GAP-analyse, vurdering av 3 V’er og mål i planen 09.02.Arb.møte 2. Presisere verdier, virksomhetside, visjon og hovedmål 09.03. Arb.møte 3. Innsats og virkemidler, sy sammen planen og vurdere rapportering på planen. 16.03.Frist for bearbeiding og eventuelle prioriteringer i styret 01.04.Planen sendes på høring 01.06.Arbeidsmøte 4: Vurdering av innspill og eventuell justering av planen 03.06.Planen sendes ut sammen med sakspapirer til årsmøtet 18.06 Behandling på årsmøtet Etter vedtak på årsmøtet: Hovedmålene brytes ned i delmål og områdene lager sine handlingsplaner.

12 Handlingsplan OmrådeMålTiltakAnsvar/fristRessurserStatus

13 Virksomhetsplan – organisering - handlingsplaner Komiteer Mandater Mål og handlingsplan Ansatte Stillingsbeskrivelse Mål og handlingsplan Grupper Mål og handlingsplan Organisering Virksomhetsplan

14 Slik gjør vi planprosessen 1. Sjekk utgangspunkt2. Sett dato for 3. Gjennomfør og behov?ferdigstilling og lag planprosessen tidsplan for delprosessene

15 Eksempler VIRKSOMHETSPLANER Norges GolfforbundNorges Golfforbund Pdf Akershus IdrettskretsAkershus IdrettskretsVideo Gjerdrum ILGjerdrum ILPdf Oppegård ILOppegård ILWord

16 Virksomhetsplaner lages kun i juridiske enheter, lages ikke i undergrupper i et fleridrettslag. Undergruppene lager handlingsplaner basert på virksomhetsplanen. FleridrettslagSæridrettslag

17 Planhierarkiet Planarbeid i alle deler av klubben – Virksomhetsplan (2 - 4 års varighet) – Utviklingsplaner (2-4 år for et område) Organisasjonsplan (lovpålagt) Anleggsplan Sportslig plan Markedsplan … – Årlige handlingsplaner (hele klubben, avdelinger, grupper)

18 Virksomhetsplan vs organisasjonsplan

19 Organisasjonsplanens hensikt og innhold Hensikt Skal regulere idrettslagets interne organisering og sikre en best mulig utnyttelse av lagets ressurser. Innhold Organisasjonskart (minimumskrav) Instrukser for styret og komiteer (valgkomite, revisor/kontroll) Funksjonsbeskrivelser og stillingsinstrukser dersom ansatte Mandater for styreoppnevnte komiteer, utvalg, faste grupper, prosjektgrupper, utredningsgrupper, ressursgrupper, ressurspersoner og adhock grupper