1 Velkommen til opplæringsdag om leiestedsmodell!.

Presentasjon om: "1 Velkommen til opplæringsdag om leiestedsmodell!."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Velkommen til opplæringsdag om leiestedsmodell!

2 Timeplan 10.00-10.10 Velkommen 10.10-11.00 Gjennomgang av leiestedsmodell v/Lise 11.00-11.10 Spørsmål 11.10-11.20 Pause 11.20-11.50Erfaringer fra pilotene v/ Gorm og Stig Erik 11.50-12-00Gjennomgang av case – kostnader, kapasitet og pris v/Andreas 12.00-12.45 Lunsj 12.45-14.20Innledning til gruppearbeid v/Andreas Gruppearbeid 14.20-14.30 Pause 14.30-15.45 Oppsummering problemstillinger fra gruppene i plenum

3 3 Leiestedsorganisering av forskningsinfrastruktur i Universitets- og høyskolesektoren Opplæringsdag NTNU 19.11.13 Lise T. Sagdahl Leder av arbeidsgruppe for leiestedsmodell Seniorrådgiver Rektor stab NTNU

4 4 Bakgrunn Bidrags- og oppdragsprosjekter (BOA) skal organiseres i prosjekter og budsjetteres og regnskapsføres med totale kostnader (krav KDs rundskriv 20-07) –Egeninnsats synliggjøres i bidragsprosjekter –For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette U&H sektoren har utviklet en nasjonal modell/metodikk som gir det nødvendige grunnlaget for å beregne indirekte kostnader og synliggjøre alle kostnader i forskningsprosjekter (TDI-modellen) –UHRs ambisjon: innføring 2014 –Forutsetter en «leiestedsmodell» som gir pris på laboratoriebruk/- tjenester.

5 5 Leiested - definisjon Med leiested menes: laboratorium eller annen felles infrastruktur hvis driftskostnader synliggjøres særskilt og fordeles forholdsmessig mellom de prosjekter og aktiviteter som anvender infrastrukturen

6 6 Ny totalkostmodell (TDI) NTNU 2013: 409 000 kr sum per vitenskapelig årsverk 143 000 kr per teknisk/adm årsverk

7 7

8 8 Forskningsrådets rolle Forskningsrådet har signalisert (2011) at totale kostnader skal legges til grunn i søknadene om bidragsmidler, og Forskningsrådet tar sikte på å finansiere en større andel av de totale kostnadene i hvert prosjekt enn tilfellet har vært. Forskningsrådet har også (2010) lagt om finansieringsordningene for vitenskapelig utstyr og bidrar nå bare til kjøp av slikt utstyr i nasjonale infrastrukturer. Utstyr i det enkelte fagmiljø er fagmiljøenes eget ansvar, men Forskningsrådet vil akseptere å dekke kostnadene for prosjektenes bruk av slikt utstyr.

9 9 Universitets- og høgskolerådet ba gruppen: Utvikle og teste ut hensiktsmessige leiestedsmodell(er) Rapport levert 1. oktober 2013 – til behandling nå Hjelpe institusjonene som ønsker det til å ta i bruk modellen Medlemmer Anita Vigstad og Kari Eidsheim – UiB Per Heitmann og Simen Finne Jørgensen – UiO Lise T. Sagdahl og Andreas S. Wangen – NTNU Mandat nasjonal leiestedsgruppe

10 10 Mulige gevinster av totalkost/leiested Bedre prosjektfinansiering som gir større strategisk handlingsrom –Forskningsrådet og EU vil dekke større andel av direkte kostnader Transparent økonomi i forskningsprosjekt (BOA-reglement) Bedre styringsinformasjon og grunnlag for å sikre økonomisk bærekraft, effektiv drift og prioriteringer Forenkler samarbeid med andre aktører, spesielt innen sektoren

11 11

12 12

13 13 Noen utfordringer med totalkostmodell Krevende å endre kultur fra «lavkost» til «totalkost» –virksomheten blir tilsynelatende dyrere –kan skape barrierer for ønsket aktivitet og samarbeid med partnere (instituttsektor, helseforetak, industri, o.l) Prising av tjenester og leiested kan påvirke adferd –stimulerer ikke nødvendigvis til god forskning og høy aktivitet Kan gi insentiv til mer internfakturering Kan påvirke budsjettfordelingsmodeller mellom enheter og nivå –Hvem får gleden av økt handlingsrom? Kan påvirke prosjektleders rolle, autonomi og handlingsrom Uten økt ramme til forskning, vil større prosjekter med bedre kostnadsdekning gi færre prosjekter –Nummer 2 i søknadsprosessene kan bli tapere

14 14 Mål for utvikling og innføring av leiestedsmodell Primære mål: Laboratorier er tilgjengelig - driftes, vedlikeholdes og utvikles Investeringer utnyttes godt Kunne bygge opp virksomhet gradvis Sekundære mål: Totale kostnader synliggjøres Begrense transaksjonskostnadene til det absolutt nødvendige

15 15

16 16 Fordeling av kostnader - timepris Prisen for bruk av et leiested kan da beregnes som: Telleren i brøken - kostnadene for hvert leiested - består av Areakostnader inkludert bygningsavskrivninger Avskrivningskostnader utstyr (kun egenfinansiert i bidrag) Felles driftsmidler (kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter) Lønnskostnader og indirekte kostnader til teknisk støttepersonell som er nødvendig for at leiestedet skal være klar til bruk for forskere Nevneren i brøken – kapasitet – er kostnadsbæreren som kostnadene skal fordeles på for å få en timepris. Dimensjonert antall brukertimer per år

17 17 Inngangspris per time = inkluderte leiestedskostnader antall større enheter x gjennomsnittlig kapasitet Leiestedsmodell Tilleggspris for ekstra teknisk bistand (timepriser) Tilleggspris for bruk (rød) Inngangspris per time til leiested (lab/verksted område) Fri bruk (blå) Tilleggspris per time = restavskrivninger + restdriftsmidler kapasitet Teknikerpris per time = lønnskostnader + indirekte kostnader 1628

18 18 Leiested – prising Et leiested kan være alt fra mange forskningsinfrastrukturer til en enkelt utstyrsenhet. For å beregne en timepris for et leiested må vi gjøre følgende: Avgrense leiestedet tydelig ved å beskrive hvilke forskningsinfrastrukturer/vitenskapelig utstyr som inngår Identifisere kostnadene knyttet til leiestedet Fastsette en kapasitet for leiestedet Viktig å holde detaljeringsgraden på et fornuftig nivå!

19 19 Når må vi ha tilleggspris? Hvis driftskostnaden ved en utstyrsenhet, eller kapasiteten for utstyrsenheten, gjør at timeprisen for enheten ville avvike betydelig fra den gjennomsnittlige prisen, er det tre argumenter for å innføre tilleggspris, eller å skille ut utstyrsenheten som eget leiested: «Rettferdig fordeling» av kostnader på prosjektene: Unngå at inngangsprisen trekkes betydelig opp av enkelte kostbare utstyrsenheter. Oppdragsvirksomhet: Hvis en gjennomsnittspris gir en urimelig lav pris for bruk av utstyrs-enhet (en tjeneste), kan det føre til indirekte statsstøtte (oppdrag og salg av tjenester). Merverdiavgift (mva): Når leiested benyttes av eksterne brukere, påløper merverdiavgift. Grunnlaget for beregning av mva bør være rimelig riktig, ikke fastsatt slik at det kan skapes mistanke om unndragelse.

20 20 Et leiesteds kapasitet finnes ved å ta antall utstyrsenheter (samtidige aktiviteter) multiplisert med gjennomsnittlig kapasitet for utstyrsenheter. Kapasitet Åpningstid (timer) Ubrukt tid Vedlikeholdstid Kapasitet Antall brukertimer utstyrsenheten(e) er dimensjonert for i normal driftsfase, til. utdanningsvirksomhet internfinansiert forskning eksternfinansiert forskning Tid til Vedlikehold Oppgradering Kalibrering Testing Tid infrastruktur kan brukes, men ikke er i bruk. Tar med kun den andel av ubrukt tid som det er rimelig å belaste prosjektene som benytter leiestedet for. Kapasitet = (åpningstid – vedlikeholdstid – ubrukt tid) En utstyrsenhets kapasitet er lik det antall brukertimer utstyrsenheten er dimensjonert for i normal driftsfase.

21 21 Eksempel 1: Fastsettelse av et leiesteds kapasitet Vi kan tenke oss et leiested med 3 større utstyrsenheter (med tilhørende prepareringsutstyr og annet småutstyr) åpningstid mellom 08-18 på ukedager (10 t per dag x 5 d per uke x 52 u per år = 2 600 t per år) vedlikeholdstid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 20 % av åpningstiden (520 t) ubrukt tid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 30 % av åpningstiden (beregnet per år, inkluderer ferier og fridager) (780 t) Kapasiteten for leiestedet vil da være lik: 3 x (2 600-520-780) t = 3 900 t Kostnader Timepris = 3 900 Kostnad på 500 000,- gir 128 kr/time

22 22 Eksempel 2: samme leiested – 70 % ubrukt tid Vi kan tenke oss et leiested med 3 større utstyrsenheter (med tilhørende prepareringsutstyr og annet småutstyr) åpningstid mellom 08-18 på ukedager (10 t per dag x 5 d per uke x 52 u per år = 2 600 t per år) vedlikeholdstid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 20 % av åpningstiden (520 t) ubrukt tid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 70 % av åpningstiden (beregnet per år, inkluderer ferier og fridager) (1 820 t) Kapasiteten for leiestedet vil da være lik: 3 x (2 600-520- 1 820) t = 780 t Kostnader Timepris = 780 Kostnad på 500 000,- gir 641 kr/time

23 23 Hvem skal dekke kostnadene for ubrukt tid? Svar: En rimelig andel kan/bør belastes prosjektene. Men hva er rimelig andel? Må vurdere infrastrukturens hensikt og bruk: Noen forskningsinfrastrukturer benyttes kun for helt spesielle formål og brukes langt færre timer enn det normal arbeidstid gir mulighet for. Andre har mange brukere og kan utnyttes effektivt

24 24 Vurdering kapasitet Egenart: –Hvorfor eksisterer laboratoriet? (hensikt/funksjon) –Hva foregår på laboratoriet? Etterspørsel: –Hvor mange brukere er kvalifisert og interessert i å benytte laboratoriet? –Hvor mange timer vil brukerne benytte laboratoriet? Effektivitet: –Hvor effektivt er laboratoriet drevet (planlegging og gjennomføring av aktivitet)? Livsfase: –Er laboratoriet under oppbygging/utvikling, i stabil drift, eller klar for utfasing? Åpningstider: –Hvor mange timer per døgn er laboratoriet tilgjengelig for brukere? (gjennomsnitt, årsbasis)

25 25 Ytterpunktene Institusjonen tar kostnaden for ubrukt tid: Høy kapasitet gir lave priser og dermed små eksterne bidrag til vedlikehold og videreutvikling av infrastrukturen, men med stort volum og effektiv ressursutnyttelse kan lave priser likevel bidra til et akseptabelt nivå på de eksterne inntektene. Prosjektene får kostnaden for ubrukt tid: Lav kapasitet gi høye priser som ingen i et marked er villig til å betale og dermed redusere utnyttelsen av infrastrukturen ytterligere. Konsekvenser: I begge tilfeller har eier av infrastrukturen risiko for manglende eksterne bidrag til vedlikehold og videreutvikling. Må finne en rimelig andel av ubrukt tid som kan belastes prosjektene.

26 26 Med timeregistrering – loggføring/booking av leiested/utstyrsenheter Leiestedspris belastes prosjektene etter bruk Uten timeregistrering – forskningsinfrastruktur der folk går inn og ut hele dagen Fordeler kapasiteten på prosjektene som disponerer leiested. Anslår hvor stor andel av arbeidstiden den enkelte forsker har behov for å benytte leiestedet og belaster prosjektene med timepris for disse timene: –antall timer per prosjekt = andel av arbeidstid i laboratorier multiplisert med antall forskertimer i prosjekt Omfang avtales ved prosjektets kontrakt og kvalitetssikres ved belastning underveis i prosjektet. Dokumentasjon av leiestedsbruk

27 27 Pris gjelder alle! Fakturering av internfinansiert virksomhet er ikke nødvending Egeninnsats i bidragsprosjekter: ikke i form av rabatter, men som andel av leiestedskostnader (deler regningen, reduserer ikke prisen) Pris per time er lik for alle aktiviteter, studenter og forskere i bidragsprosjekter og internfinansierte prosjekter (høyere pris oppdrag) Fastpriser kan avtales (pris x timer)

28 28 Oppdrag – rundskriv F-07-13 Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås. For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette. Veilederen utdyper: I tillegg skal det beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget, jf. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte. Dette betyr at institusjonen ikke kan delfinansiere oppdragsprosjekter eller dekke andre indirekte kostnader som prosjektet måtte medføre. Oppdrag kan heller ikke klassifiseres som bidragsfinansiert aktivitet ut i fra en vurdering av prosjektets faglige interesse.

29 29 Leiested med oppdrag De fire kostnadselementene skal alltid være med i både bidrag- og oppdragspris. Det som skiller prisene vil være: Bidragsprosjekter: –Priser inkluderer avskrivninger kun på egenfinansiert utstyr (BFV) Oppdragsprosjekter og salg: –Priser inkluderer i tillegg avskrivninger på utstyr finansiert av andre offentlige midler kanalisert gjennom Forskningsrådet, EU, departementene, o.l. (BOA i regnskapet) –Margin for fortjeneste Må ha to prislister både for inngangspris og tilleggspris.

30 30 Markedspris Arbeidsgruppa tolker regelverket fra Kunnskapsdepartementet og EØS dit hen at institusjonene i UoH-sektoren ikke kan operere med markedspriser som er lavere enn oppdragsprisen beregnet i leiestedsmodellen. Hvis denne forståelsen er mangelfull, bør UHR be Kunnskapsdepartementet klargjøre reglene for bruk av markedspris på leiestedstjenester. Merk at instituttsektoren har andre rammebetingelser.

31 31 Forskningsrådets rolle Forskningsrådet kan bidra til at totalkostnadsmodellen og leiestedsmodellen tas i bruk fullt ut, ved at det settes av midler i prosjektene til dokumenterbare leiestedskostnader uten at antall stillinger/forskertimer i prosjektet reduseres, det vil si at rammene økes for å ta høyde for leiestedskostnader. Prosjekt- ramme i kroner Prosjekt- ramme antall stillinger Leiesteds- kostnade r Behov beregnes i prosjekt

32 32 Samarbeid med andre – noen utfordringer Felles drift av leiesteder - sameie Underleverandør - moms SFI – oppdragspris pga. notifisering

33 33 Fremdrift implementering NTNU Okt./Nov.Fullføre pilotarbeid leiested 01.10.13Den nasjonale leiestedsgruppen leverer rapport Okt.-Nov.Informasjon og drøfting av utfordringer i alle ledergrupper ved fakultetene Informasjon og opplæring administrasjon fakultet/institutt Fakultetsvis gjennomgang av konsekvenser og endringsbehov Felles utfordringer og mulige løsninger drøftes i dekanmøtet Utvikling av systemer, verktøy, justering av rutiner og prosesser (sentralt/lokalt) Okt. - Des.Starte etablering av leiesteder, avklare med partnere Jan.Implementering starter – nye søknader Tempo til diskusjon! Ønsker å unngå utilsiktede konsekvenser.

34 34 Spørsmål NTNU drøfter i ledergruppene: Hva er de viktigste konsekvensene av totalkostnads- og leiesteds- modell for fakultetet/instituttene? Hva vil være de viktigste utfordringene for fakultetet/instituttene? Hvordan løses de? Hva er de viktigste gevinstene med totalkostnadsmodell og leiested? Hvordan kommuniserer vi dem godt? Hvilke grupper ved fakultetet/instituttene trenger informasjon/ opplæring?

35 35

36 36 Leiestedspiloter – erfaringer fra NTNU

37 37 Pilotene Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) –Institutt for materialteknologi ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi –Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk ved det medisinske fakultet –Nortem i Trondheim (NTNU og SINTEF), –NTNU Nanolab og kjernefasilitetene ved Det medisinske fakultet fungert som dialogpartnere underveis i arbeidet. Det er også kjørt pilotprosjekter ved Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo, det henvises til rapporten for ytterligere detaljer

38 38 Bakgrunn for valg av piloter Bredest mulig bilde av ulike fagmiljøene ved de medisinske og naturvitenskapelige fakultetene som benytter eksperimentelle infrastrukturer og enheter for nasjonale infrastrukturer Blanding av mer ordinære institutter med eksperimentelle infrastrukturer og enheter med nasjonale infrastrukturer i sin forskning Involverte personer har vært instituttledere, leiestedsansvarlige, prosjektcontrollere/økonomikonsulenter og kontorsjefer

39 39 Identifisering av leiestedskostnader – arealer Internhusleie er innarbeidet og fakultetene/instituttene kjenner sine rom og husleiekostnader knyttet til disse. Alle bygningsavskrivninger er ikke inkludert i internhusleien, disse inkluderer vi ved et tillegg i kvadratmeterprisen i husleiemodellen. Relativt enkelt å få generert tilfredsstillende arealrapporter –oversikter per kostnadssted/på instituttnivå som instituttene kan bruke for å finne kostnadene for leiestedsarealene.

40 40 Identifisering av leiestedskostnader – avskrivninger vitenskapelig utstyr NTNU håndterer avskrivninger sentralt, dvs. at fakultet/instituttnivået aldri ser denne kostnaden i sine lokale regnskap. –Avskrivningene allokeres til instituttnivået ved å benytte anleggsregisteret som inneholder informasjon om utstyrets tilhørende kostnadssted. Utfordrende å få identifisert hvilket utstyr som knyttes opp mot de enkelte leiestedene. –Mange vil bli nødt til å foreta skjønnsmessige vurderinger for årlig avskrivningsnivå for utstyret. Vurderinger og bruk av skjønn må beskrives/dokumenteres. –Det er kun det utstyret som har økonomisk verdi i anleggsregisteret som tas med i beregningsgrunnlaget. Likevel viktig å ha oversikt over avskrevet utstyr.

41 41 Identifisering av leiestedskostnader – avskrivninger vitenskapelig utstyr Leiestedsmodellen sier at avskrivningskostnadene for utstyr som er anskaffet med BOA-midler skal holdes utenfor leiestedsprisen for bidragsprosjekter. Leiestedspilotene har avdekket stort behov for å jobbe med rutiner rundt aktivering av utstyr, og spesielt hvilken informasjon man legger inn i anleggsregisteret. –Det er satt i gang et målrettet arbeid for å få på plass et anleggsregister som tydelig viser utstyrets fysiske plassering og finansieringskilde. –Historikk kan være utfordrende å få full oversikt over. Skjønnsmessig vurdering kan være nødvendig for å unngå uhensiktsmessig høyt tidsforbruk.

42 42 Identifisering av leiestedskostnader – felles driftsmidler Begrepet «felles driftsmidler» dukket opp i pilotarbeidet. Pilotene påpekte ulike problemstillinger da vi først så på de totale kostnadene i artsgruppe 64 og 65 på instituttets kostnadssted i bevilgningsfinansiert virksomhet –Disse kostnadene inneholder en type kostnader som er bundet opp til spesifikke aktiviteter og ikke er til felles bruk på leiestedet. (Driftsmidler som er kostnadsført på BFV og som ikke alle brukere kan dra nytte av.) Leiestedsprisen må kun inneholde kostnader til driftsmidler som alle brukerne av leiestedet har tilgang til å bruke. Det er kun driftsmidler på BFV som er identifisert.

43 43 Identifisering av leiestedskostnader – teknikere Lokal kjennskap og gjennomgang av ressursene er nødvendig for å finne de årsverk (eller andeler av årsverk) som er nødvendig for at leiestedet skal være klart for forskere og som derfor skal inkluderes i leiestedsprisen. Denne gjennomgangen opplever pilotene som overkommelig fordi de kjenner til de ulike ressursene.

44 44 Fastsettelse av leiestedenes kapasitet Utgangspunktet for leiestedskapasiteten varierer. –Noen leiesteder er døgnåpne, mens andre leiesteder er begrenset f.eks. ved at det må være en tekniker tilstede ved bruk. –Noen leiesteder er styrt gjennom bookingsystemer, mens andre er mer åpne hvor en kan komme og gå når en har behov. Kapasitet er en av de større utfordringene vi har støtt på i arbeidet med pilotinstituttene og etablering av leiestedsmodell. Herunder fastsettelse og dokumentasjon av ubrukt tid. Konklusjonen er at kapasiteten til de enkelte leiestedene må baseres seg på leiestedenes egenart, dimensjonert bruk og at en må kunne dokumentere kapasiteten som legges inn i leiestedskalkylen for leiestedet. –Hvert leiested må gjøre en selvstendig vurdering

45 45 Hovederfaringene God mottagelse fra pilotmiljøene Positive til etablering av felles rammeverk for kostnadsberegning og prising av leiested Viktig at arbeidet blir forankret på alle nivå i organisasjonen før man starter innhenting av data Ulik bevissthet rundt avgrensning av leiested, ofte med utgangspunkt i institutter og faggrupper Kompleksiteten øker dersom leiestedene utfører oppdrag og/eller er etablert i samarbeid med andre institusjoner (eks. de nasjonale infrastrukturene) Det har vist seg at instituttenes kjennskap til egen organisering og ressurser gjør at det er relativt enkelt å finne leiestedskostnadene

46 46 Hovederfaringene Utfordringen knyttet til datainnsamlingen har hovedsakelig vært knyttet til –Å få oversikt over utstyret og tilhørende avskrivninger –Å identifisere kapasiteten på leiestedene Innhenting av data - utgangspunkt i regnskapsdata for 2012 –Må suppleres med skjønnsmessige vurderinger –Eks: regnskapet viser ikke riktig nivå for driftskostnader og utfordringer med å allokere avskrivningskostnader for eldre utstyr –Skjønnsmessige vurderinger må inkluderes i dokumentasjonen for leiestedsprisen Etableringen av leiestedskalkylene kan ta tid. Spesielt i forhold til fastsettelse av pris- og kapasitetsnivå Utarbeidelse av gode maler med dokumentasjon av kalkylene er viktig Utover i prosessen har pilotinstituttene blitt mer pragmatiske og opptatt av enkle, men dokumenterbare, prisberegninger

47 47 Leiested IVT

48 48 Prosjektplan 1) Møte med pilotene. 2) Nedsette arbeidsgruppe ved IVT. –3 fra fak.adm. –1 øk.komp. og 1 lab.komp. fra hvert institutt. 3) Instituttbesøk. 4) Oppstartsmøte med arbeidsgruppa. 5) Første trinn i utviklingen: –Definere/avgrense leiested. –Gjennomgå avskrivninger og eksisterende utstyrsenheter. 6) Andre trinn i utviklingen: –gjennomgå og identifisere felles driftskostnader til leiesteder. –allokere kostnader for teknisk støttepersonell for drift av leiested. –avgrense areal i leiested. 7) Tredje trinn i utviklingen: –identifisere særlige kostbare utstyrsenheter. –definere og estimere kapasitet for hver enkelt utstyrsenhet. –beregne pristillegg for teknisk bistand. 8) Fjerde trinn i utviklingen: –dokumentere beregningene og vurderingene. # Informere om modellen og arbeidet vi skal i gang med. # Kartlegge eksisterende rutiner og oversikt. # Belyse muligheter og utfordringer. # Fysisk besiktigelse av lab.

49 49 Kartlegging av eksisterende rutiner Få har etablerte leiestedsmodeller. Flere benytter seg av etablerte prislister. Utstyrslister. Driftskostnader. Teknisk støttepersonell.

50 50 Utfordringer ved etablering av leiestedsmodell ved IVT Knytte kostnadene til de rettmessige leiestedene. Mye investeringer er foretatt på 6-art, og motsatt er driftskostnader ført som 4-art  medfører ompostering og opprydding i anleggsregister. Estimere kapasitet for de ulike utstyrsenhetene – hva er ubrukt tid? Deling/samarbeid med Sintef – hvordan skal dette håndteres ift. at Sintef har egne prislister? Hva gjør vi hvis de beregnede prisene avviker vesentlig fra dagens priser? Ved å se hva det faktisk koster å være i lab – vil det være med på å dempe internfinansiert forskning og undervisning i lab? Vil innføring av leiestedsmodeller føre til større grad av internfakturering og administrativt merarbeid?

51 51

52 52 Case til gruppearbeid

53 53 Viser en relativt enkel variant av et leiested: 10 utstyrsenheter Ett utstyr prises særskilt 2 teknikere At et utstyr prises særskilt er med på å komplisere caset, men viser hvordan modellen håndterer skillet mellom inngangspris og tilleggspris. Gjennomgang av case

54 54 Fremgangsmåte for å beregne pris for leiested Bestem leiesteder Finn kostnadene ved hvert enkelt leiested Finn kapasiteten ved leiestedet Beregn leiestedsprisen Beregn eventuelle tilleggspriser for særlig kostbare («røde») utstyrsenheter Beregn eventuelt pristillegg for teknisk bistand Beregn eventuelle priser for oppdrag Dokumentasjon

55 55 Avgrense leiesteder Et leiested kan avgrenses på flere måter. Et utgangspunkt er å knytte leiesteder opp mot faggrupper. Instituttleder er ansvarlig for avgrensning av leiesteder. Leiestedsansvarlig er ansvarlig for drift av leiestedene. Avgrensning av leiestedene kan endres over tid dersom det av ulike årsaker viser seg hensiktsmessig (endring i faggrupper, nytt utstyr, nytt bygg, prisstruktur, krav til oppfølging, etc).

56 56 Identifisere arealkostnader Leiestedet har 500 kvm fordelt på 4 rom. Totalareal inkluderer rommenes andel av fellesareal. Kvadratmeterprisen er på 2 695 kr, og inneholder dekning for bygningsavskrivninger. Leiestedsrom Totalareal Husleiekostnad Instrumentrom 385 1 038 Ø334 79 213 Ø338 306 825 Laboratorium 35 94 Ø332 35 94 Magnetrom 80 216 Ø340 80 216 Totalt 500 1 348

57 57 Identifisere utstyrsavskrivninger UtstyrsenhetTilgangskostnadUtstyrets levetidAvskrivninger 2013Finansieringskilde 1 10 0008 1 250BFV 2 1 0004 250BFV 3 5004 125BFV 4 3 0008 375BFV 5 9004 225BFV 6 7004 175BFV 7 3504 88BFV 8 1504 38BFV 9 2604 65BFV 10 8004 200BFV Sum avskrivninger 2 790 Henter avskrivninger fra anleggsregisteret Merk at også utstyr som er ferdig avskrevet skal tas med. Utstyr 1 har særlig høy avskrivning, merkes for tilleggsprising.

58 58 Identifisere felles driftsmidler Felles driftsmidler er knyttet til de driftsmidlene som er tilgjengelig for alle brukere på leiestedet. Kostnader for disse finnes typisk i artsklasse 64, 65, 66 og 70. Felles driftsmidler er i dette tilfellet 3 mill kr og antas at kan fordeles likt på alle 10 utstyrsenheter. I andre tilfeller kan man tenke seg at kostbare serviceavtaler osv kan føre til at utstyr må tilleggsprises.

59 59 Identifisere teknisk støttepersonell For at leiestedet skal være klargjort for bruk trengs det to teknikere med totalt 1,5 årsverk. I tillegg til lønnskostnadene inkluderes også indirekte kostnader for arbeidsplass- sats i TDI modellen, som grunnlag for de totale kostnadene for teknisk støtte. Det er ikke foretatt noen fordeling av den tekniske støtten knyttet til de ulike utstyrsenhetene. Kostnadene fordeles likt mellom alle utstyrsenheter. Personressurser leiested A Lønns trinnTot lønnskost inkl sosArbeidsplassatsTot årsverkskostnadÅrsverk på leiested ATot teknikerkostnad leiested A Tekniker 154 589 143 732100 % 732 Tekniker 253 580 143 72350 % 361 Sum teknikerkostnader 1,5 1 094

60 60 Årlige leiestedskostnader Leiestedets årlige totale kostnad er på 8,23 mill kr. Danner grunnlaget for telleren i prisbrøken. Totale kostnader ved leiested A Arealkostnad 1 348 Avskrivning vitenskapelig utstyr 2 790 Felles driftsmidler 3 000 Teknisk støttepersonell 1 094 Totale leiestedskostnader 8 231

61 61 Leiestedskapasitet Leiestedsansvarlig har beregnet en dimensjonert kapasitet for leiestedet: –Leiested A har en årlig åpningstid på 10 timer per dag 5 dager i uken i 52 uker. –Ut fra kvalifiserte vurderinger av leiestedsansvarlig er vedlikeholdstid i gjennomsnitt satt til 20 % og det er beregnet 30 % ubrukt tid for utstyret. –Det er beregnet lik tilgjengelig tid for alle utstyrsenhetene. Kapasitetsfastsettelse Åpningstid per dag (t) 10 Vedlikeholdstid20 % Ubrukt tid30 % Kapasitet per dag per instrument (t) 5 Kapasitet per år per instrument (t) 1 300 Antall utstyrsenheter10 Kapasitet leiested A (t) 13 000

62 62 Inngangspris leiested A Når vi beregner inngangsprisen må vi ta hensyn til at utstyrsenhet 1 skal prises særskilt. Trekker derfor i fra 1,1 mill kr fra prisgrunnlaget for inngangspris Trekket er avskrivningene til utstyr 1 minus gjennomsnittlige avskrivninger for de resterende utstyrsenhetene. Kapasitet er satt til 13 000 timer. Inngangspris per time leiested A Totale kostnader 8 231 Kostnader som prises særskilt 1 079 Inngangspriskostnader 7 153 Kapasitet leiested A (t) 13 000 Timepris leiested A 0,550

63 63 Tilleggspriser leiested A Tilleggspris for utstyrsenhet 1 finnes ved å dele restkostnaden vi trakk ut fra inngangsprisen med kapasiteten for utstyr 1. Tilleggspris for tekniker finnes ved å dele årsverkskostnaden (inkludert indirekte kostnader) på 1628 timer. Tilleggspris for utstyrsenhet 1 Restkostnad utstyr 1 1 079 Kapasitet utstyr 1 (t) 1 300 Timepris utstyr 1 0,830 Tilleggspris teknikerbistand Tot årsverkskostnad tekniker 732 Kapasitet (t) 1 628 Timepris teknikerbistand 0,450

64 64 Oppsummert Priser for bruk av leiested A på timebasis BidragsprosjekterOppdragsprosjekterPåslagsfaktor oppdrag Inngangspris per timekr 550kr 5785 % Tilleggspris utstyr 1 per timekr 830kr 8715 % Tilleggspris teknikerbistand per timekr 450kr 4725 % Prisen må kunne dokumenteres ved revisjon. Dokumentasjon av stegene fram mot en ferdig prisliste er derfor viktig.

65 65 Gruppearbeid

66 66 Spørsmål til case (gjennomgått og utdelt) På et konkret leiested hos dere: Hvordan vil dere gå frem for å finne kostnadene? Hvordan håndterer vi kapasitet på et leiested der utstyrsenhetene brukes veldig forskjellig? Hvordan fastsettes kapasitet for leiesteder der antall kvalifiserte brukere er (og alltid vil være) svært få og ubrukt tid derfor er høy? Hva gjør vi når prisene blir «urimelig høye» (f.eks. 10 000,- kroner per time)?

67 67

68 68 Gruppearbeid Diskuter spørsmålene (finnes nederst på utdelt case) Ta med minst en problemstilling tilbake til plenum Gruppene går til sitt rom og jobber frem til kl. 14:20 (pause) Leiestedsgruppa er tilgjengelig for gruppene Vi møtes igjen her kl. 14:30

69 69 Grupper og rom GruppeRomBygg 1-4MTS11her 5-6LM 51Laboratoriesenteret (Børre Flovik viser vei) 7MTM21Her 8MTM23Her 9MTG21Her 10MTG22Her 11MTG23Her

70 70 Oppsummering plenum Problemstillinger fra gruppene Tilleggsspørsmålene: –På et konkret leiested hos dere: Hvordan vil dere gå frem for å finne kostnadene? –Hvordan håndterer vi kapasitet på et leiested der utstyrsenhetene brukes veldig forskjellig? –Hvordan fastsettes kapasitet for leiesteder der antall kvalifiserte brukere er (og alltid vil være) svært få og ubrukt tid derfor er høy? –Hva gjør vi når prisene blir «urimelig høye» (f.eks. 10 000,- kroner per time)? Videre arbeid og behov for hjelp