Nytt arkiv for laug, komiteer, representantskapet og styret Felles plass for referater og bilder.

Presentasjon om: "Nytt arkiv for laug, komiteer, representantskapet og styret Felles plass for referater og bilder."— Utskrift av presentasjonen:

1 Nytt arkiv for laug, komiteer, representantskapet og styret Felles plass for referater og bilder

2 NFFs felles lagring i dropbox Brukes til laugenes og komiteenes bilder, referater og andre dokumenter. God tilgjengelighet Arkivering i felles system Lett å overta for de nye i vervene Gratis laugskonto (men begrenset lagringsplass) Først litt informasjon om tanken bak… Trenger du hjelp? Terje e-post Jon Terje e-post Trenger du hjelp? Terje e-post Jon Terje e-post

3 Hvordan fungerer dropbox? Dropbox er en skytjeneste Filer som lastes opp lagres i skyen Man organiserer innholdet i mapper, og mappene kan deles med forskjellige dropboxbrukere Dropboxkontoens innstillinger administreres i nettleseren Installer dropbox på PC, MAC, pad eller mobil Du får satt opp en dropboxmappe som ser ut som en helt vanlig mappe. Innholdet i denne lokale mappen blir synkronisert med dropboxmappene du har i skyen. Innholdet i mappene som deles, synkroniseres automatisk hos alle sammen. -både lagring og sletting… Bli mer kjent med dropbox herBli mer kjent med dropbox her Flere detaljer på dropbox hjelpFlere detaljer på dropbox hjelp

4 Laugets dropbox i skyen, styremedlemmenes egne kontoer tilknyttet. Laugsstyrenes medlemmer skal helst ha dropbox installert på egen MAC/PC. Laugets dropboxkonto skal administreres i nettleseren. Det skal kun være laugets egne mapper og NFF- mapper i den. NFF deler mapper til lauget, og oldermannen deler mappene videre til de i styret som trenger tilgang. Oldermannen kan også opprette flere «Laugsmapper» som ikke skal deles med NFF, men som kan deles med styremedlemmer. Laugets mapper i skyen Oldermann Skattmester Skriver Varamedlem

5 Trøndelag Nord Norge Møre og Romsdal Bergen Sørlandske …. Oldermann Skattmester Skriver Varamedlem Administrasjonen Laugene NFF abonnerer på dropbox pro og har mye lagringsplass. Laugene har gratiskontoer, 2GB lagerplass

6 NFF sin dropbox Tilknyttet NFFs mail-konto Laugene inviteres til NFF-mappene via laugenes mailkontoer Når laugene legger inn bilder og referater får administrasjonen tilgang til disse Bildemappene har bare det enkelte lauget og administrasjonen tilgang til Referatmappen deles med alle laugene, og på den måten får alle tilgang til de «offentlige» referatene Administrasjonen - terje@fotografforbundet.no

7 Referatmappa Administrasjonen eier mappa, og deler tilgang med alle laugene og komiteene Laugene, styret, komiteene og administrasjonen legger referater og informasjonsskriv i sine mapper Alle med leserettigheter til referatmappa har tilgang til og innsyn i hva som skjer i de andre laugene, og i arbeidet som gjøres i komiteene

8 Laugets dropbox Tilkyttet laugets mail-konto (og går i arv) NFF-mapper eies av administrasjonen i NFF, og deles derfra. Det er kanskje mest ryddig at oldermannen har lese og skrive-rettigheter, og tar ansvaret for å legge de «offentlige» bildene og referatene inn her. De andre laugsstyre-medlemmene kan gjerne ha lesetilgang. Pass på at bilder som legges inn i mappene har informasjon om fotografen, og hvem som er på bildet. Nødvendige avtaler må være på plass, sånn at bildene kan brukes av laug og administrasjon til nyhetsbrev og på NFFs websider. Laugets egne mapper kan deles med de som har ansvar i laugsstyret, det gjør man ved å sende en invitasjon. Styremedlemmene har gjerne egne dropboxkontoer fra før, og laugets mapper blir da inkludert i deres dropboxmappe. Oldermann - nordnorge@fotografforbundet.no Arbeidsdokumenter og interne skriv lagres i laugenes egne mapper, og deles til de i lauget som trenger tilgang. NB kun 2 GB lagerplass.

9 Oppstarten Fremgangsmåte for oldermannen Nå skal vi sette opp systemet der lauget eier dropboxkontoen -gjennom laugets e-postkonto. Dette gjør det enkelt å overlevere systemet videre når oldermenn skiftes ut. Du får en invitasjon til NFFs dropboxmapper. Nå er det viktig å holde tunga rett i munnen Mange oldermenn har egen privat dropbox fra før, og gjerne også for egen bedrift. Det er best å dele mappene til din egen dropbox etterpå. Se neste side… I mailen som kommer fra dropbox: Trykk på «View folder» Da åpnes en siden i nettleseren din, der du lager en gratis konto for lauget. (Det kan se litt annerledes ut…) Fyll ut skjemaet, og registrer en gratis konto. En installasjonsfil for dropbox blir lastet ned, sannsynligvis automatisk. Den skal ikke brukes nå, bare trykk avbryt. Nord-Norges Fotograflaug Et sikkert passord Laugets mailkonto nordnorge@fotografforbundet.no

10 Organiser laugets mapper Opprett mapper beregnet for laugsstyret Anbefalt minimum: Laugsbilder Laugsdokumenter Laugskonkurransen Laugsregnskap Det en fordel å ha samme start på mappenavnene i laugets dropbox, da vil de også være samlet inne i medlemmenes egne dropboxer. Gi styremedlemmene tilgang ved å invitere dem med deres e-postadresse. (oldermannen også) NFF-mappene er det nok gunstig at oldermannen har styring med, men styremedlemmene kan gjerne få tildelt leserettigheter.

11 Retningslinjer for et godt og ryddig arkivsystem BILDER Bildene skal ha metadata: Copyrightinformasjon En bildetekst (caption) Gjerne med informasjon om hvem som er avbildet, og i hvilken situasjon. Bruk gjerne fotografens navn i filnavnet. Bruk JPG-format maks 5MB. (Ikke råfiler, de tar for mye plass) Inntil 4800px i lengste side 8 bit farger, sRGB Lagre med 8-9 komprimering MAPPESTRUKTUR I BILDEMAPPEN..\Dropbox\NFF - Laugsarkiv\NFF - Bilder Nord-Norge\2015\

12 Retningslinjer for et godt og ryddig arkivsystem REFERATER Referatene som legges inn i disse mappene blir tilgjengelige for administrasjonen og styrene i alle laug og komiteer. Vær systematisk og konsekvent med filnavnene, det gjør det oversiktlig i lang tid framover. Lagre i pdf-format MAPPESTRUKTUR I REFERATMAPPENE..\Dropbox\NFF - Referater\NFF Referater Nord Norge\

13 Gratiskontoene har 2 gigabyte lagringsplass til å starte med Hvis man er litt taktisk og frampå kan man passe på å utvide laugets dropboxkapasitet med en halv GB pr ny bruker man «verver» Les mer om dette her… Skaff dere mer gratis lagringsplass