Laste ned presentasjonen
Presentasjon lastes. Vennligst vent
PublisertToralf Håland Endret for 7 år siden
1
1 DoD 5015.2 Noark MoReq PRO Noark-standardens fremtid 17.10.2005 Anne Mette Dørum, Riksarkivet
2
2 Tilbakeblikk Journalsystem: elektroniske journalopplysninger, sakarkiv på papir Noark-1 - Noark-3 (1984-1999). Arkivsystem (journal- og arkivsystem): samlet system for elektronisk journal og (sak)arkiv Noark-4 (kom i 1999) Arkiv- og saksbehandlingssystem (generelt) integrerte funksjoner for arkiv og generell (”ikke- standardisert”) saksbehandling Noark- 4 og SGK integrert i ett system (sakte fart fra 2000) Fagsystem spesialisert arkiv- og saksbehandlingssystem integrasjon med Noark-system begynner å bli fokusert
3
3 Dagens tema Hva har vi Noark-5-prosjektet Hva får vi i Noark-5 Litt om internasjonale standarder
4
4 Nå-situasjonen I følge eNorge 2009 er situasjonen slik: Alle departementene vil ha elektronisk arkiv og saksbehandling innen utgangen av 2005 94% av kommunene har elektronisk arkiv, 67% har saks- og dokumenthåndteringssystem I staten har 88% elektronisk arkiv, 69% har saks- og dokumenthåndteringssystem. Fotograf: Anders Beer Wilse Eier: Norsk folkemuseum Datering: 1909
5
5 Digital samhandling i offentlig sektor MODs eNorge 2009 gir føringer: I perioden frem til 2009 skal det legges til rette for digital samhandling i offentlig sektor slik at: 3all ikke-sensitiv, formell kommunikasjon mellom offentlige virksomheter i hovedsak skal skje elektronisk. Som et første skritt skal departementene gjennomføre dette senest i løpet av 2007 3alle offentlige virksomheter skal ha innført elektronisk støttet saksbehandling og tatt initiativ til elektronisk arkiv 3alle offentlige virksomheter har tatt i bruk eID og eSignatur for relevante tjenester
6
6 Store deler av Noark-4 vil bestå - arkivstrukturen i Noark-4 er helt sentral Et Noark 4-system har: Flere logiske arkiv som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp Flere logiske arkivdeler som kan ha hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp Flere arkivperioder i samme system Underinndelinger innenfor en sak; saksdeler Absolutte krav: Alle journalførte dokumenter i samme sak skal lagres enten elektronisk eller på papir Elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel Arkiv Arkivdel Journalpost Sak Dokument
7
7 Noark 4: Saksdokumenter
8
8 Noark-5 Bakgrunnen for prosjektet Etter at Noark-4 kom i 1999, har det skjedd relativt store endringer på flere fronter; organisatorisk, arbeids- og samhandlingsmessig og teknologisk. Samtidig har det siden 1999 blitt utformet nasjonale og internasjonale standarder som har relevans for elektronisk journalføring og arkivering. Disse områdene er ikke i tilstrekkelig grad dekket i Noark-4. Det er derfor behov for å etablere et prosjekt som skal utarbeide en standard som dekker disse områdene opp til et nivå som sikrer at alle dokumenter og transaksjoner blir håndtert i tråd med arkivloven.
9
9 Rammer og prinsipper for prosjektet Helhetsperspektiv med utgangspunkt i arkivets funksjon Vurdere hvilke deler av denne som dekkes av Noark-4, og hvilke deler som ikke dekkes Spesifisere hvilke deler som kan og bør på fornuftig vis dekkes av Noark 5 Justeringer og videreutvikling Vurdere om det er forhold som krever justeringer ut fra de erfaringer som er gjort med Noark-4 Spesifisere hvilke funksjoner i Noark-4 som skal utvikles videre Stabilitet og videreføring Bygge videre på Noark-4, og ikke endre mer enn nødvendig. Sørge for at Noark-5 er bakoverkompatibel med Noark-4 Åpne standarder Funksjonsrettede og tekniske spesifikasjoner skal være teknologinøytrale og ikke baseres på bestemte teknologiske løsninger Bruk av åpne standarder i løsningsutviklingen skal anbefales.
10
10 Noark-5 Prosjektorganisering Styringsgruppe Ivar Fonnes (RA, leder), Anne Mette Dørum (RA, sekretær, prosjektleder), Trond Sirevåg (RA), Christer Gundersen (FAD), Ingvar Engen (KKD), Line Richardsen (KS) Prosjektgruppe Liten gruppe fra Riksarkivet (6 personer). Gruppen vil knytte til seg ulike arbeidsgrupper, og i arbeidsgruppene vil vi be personer fra eksterne kompetansemiljøer om å delta. Referansegrupper Statsarkivene, IKA-ene, byarkivene og større kommuner, aktører fra statlig sektor, kompetansemiljø i Norge, Norsk presseforbund Leverandørforum (teknisk) med leverandører av Noark-4-system, fagsystem og konsulenttjenester for elektronisk arkivdanning Konkrete problemstillinger knyttet til personvernspørsmål tas i separate møter med Datatilsynet ved behov.
11
11 Noark-5 Grov skisse av tidsplan I Etablering av nettsted for publisering og diskusjon Noark-5 skal være et åpent prosjekt, hvor skisser, utkast og meninger publiseres i tillegg til at de ferdige produktene publiseres fortløpende. Det skal være et Internett-basert forum for kommunikasjon innenfor og mellom arbeidsgrupper i prosjektet. Dette skal være en åpen side sydd sammen med tilgangsbegrensede arbeidsrom. –Ferdigstilt: medio oktober 2005 http://www.kunnskapsnettverk.no/noark5
12
12 Grov skisse til tidsplan II Erfaringsinnhenting Eus Moreq-standard og andre relevante standarder Pasientjournalstandarden (EPJ), Integrasjonsstandarden (KS) Elektronisk postjournal (EPJ) for departementene og noen dir. FESD-prosjektet i Danmark (FESD-projektet:Fælles systemer til elektronisk sags- og LDB-prosjektet i Sverige (Projektet Långsiktigt Digitalt Bevarande – LDB-projektet) Leverandørenes erfaringer (både Noark- og fagsystemleverandører.) Brønnøysundregistrenes arbeid med interoperabilitet, AltInn og Sikkerhetsportalen Norge.no sitt arbeid med ”Min side” Moderniseringsdepartementets (?) prosjekt med elektronisk utveksling av dokumenter Arkivskapernes erfaringer (ledere, saksbehandlere, arkivpersonale) –Ferdigstilt ultimo mars 2006
13
13 Grov skisse til tidsplan III Funksjonsrettet beskrivelse og kravspesifisering Gjennomgang, vurdering og revidering av Noark-4 del 1 Beskrivelse av funksjonalitet som ikke dekkes av Noark-4 og spesifisering av denne –Fortløpende publisering Teknisk kravspesifisering Gjennomgang, vurdering og revidering av Noark-4 del 2 Spesifisering av nye krav –Fortløpende publisering Endelig publisering av Noark-5 Publisering av Noark-5 innenfor én struktur –Ferdigstilt mai 2007
14
14 Grov skisse til tidsplan IV Informasjon og opplæring Informasjon om den nye standarden Opplæringsmateriell for den nye standarden Veiledning/rutinebeskrivelser for arkivarbeid og saksbehandling –Ferdigstilt nvember 2007 Fotograf: Anders Beer Wilse
15
15 Arbeidsgrupper (I) Arbeidsgruppe Definisjoner Definere hva som ligger i nasjonale og internasjonale arkivbegrep så som document, record, records management, arkivdokument, arkiv mv. i et elektronisk perspektiv basert på semantisk interoperabilitet Record = dokumentasjon av en handling eller hendelse Info. som skapes eller mottas som ledd i utførelsen av en virksomhet (”in the conduct of a business activity”), og som dokumenterer denne handlingen/hendelsen (” transaction”) som et autentisk vitnesbyrd eller bevis (”evidence”). (ISO 15489) Ikke eget record-begrep på norsk. Arkivloven bruker det vide samlebegrepet ”arkivdokument”.
16
16 Arbeidsgrupper (II) Arbeidsgruppe Dokumentasjon og frysing av transaksjoner Spesifisere: –frysing av metadata, slik at en transaksjon blir en samlet uforanderlig ”pakke” –hvilke metadata som skal fryses og på hvilke stadier i behandlingsprosessen dette skal skje –funksjonalitet, dokumentlagringsprinsipper og –formater for å fange opp transaksjoner automatisk og ”fryse” dem (”records capture”), dvs automatisert journalføring og arkivering
17
17 Arbeidsgrupper (III) Arbeidsgruppe Elektronisk kommunikasjon Avklare hvilke typer kommunikasjon som er Spesifisere hvordan kommunikasjonen og transaksjoner i slik kommunikasjon skal fanges opp i tilknytning til fagsystemer og i generell saksbehandling Harmonisere Noark-kravene for elektronisk kommunikasjon, elektroniske signaturer og bruk av sertifikater til gjeldende lover, krav og standarder (f. eks. PKI, SEID) Videreutvikle Noark-hodet i form av oppdatert og klarere spesifikasjon av utvekslingsformater og klarere spesifikasjon av funksjonalitet
18
18 Arbeidsgrupper (IV) Arbeidsgruppe Grensesnitt mellom Noark-system og andre system (f. eks. integrasjon med fagsystem, kontorstøttesystem, e-postsystem, web-system, interne informasjonssystem …) Spesifisere overføringsformater for obligatoriske metadata og spesialiserte metadata (jf. Noark-hodet i Noark-4) Spesifisere funksjonalitet for overføring av opplysninger Spesifisere integrering mellom arkivsystemet og programvaren for overføring til web Cellulosefabrikk på Lillestrøm, 1912 Fotograf: Anders Beer Wilse Eier: Norsk folkemuseum
19
19 [Nå kommer det en parentes...
20
20 KS - Integrasjonsprosjektet Oppgave fra KS: Standardisere og forenkle kommunikasjon mellom ulike systemer i kommunene for å sikre gjenbruk av data og muliggjøre automatisert saksbehandling. Hvor var det naturlig å starte? Noark er lovpålagt og har ferdig standardisert semantikk og metadata. Det var et naturlig sted å starte. Redefinerte oppgaven: Ha utviklet krav til integrasjon mellom sak/arkiv-systemer og fagsystemer og grensesnitt mot publikumsorienterte portalløsninger
21
21 NOARK4 Web Services Kommunikasjon mellom fagsystem og sak/arkiv Lett integrasjon Fagsystem kobler seg mot en WS De mest grunnleggende funksjonene Basert på eksisterende NOARK4-DTD Lett utvidbar Noark-4 Web Services rapporten finnes på: http://www.kunnskapsnettverk.no/c18/c12/KSintegrasjon/Lists /Omrder/Summary.aspx
22
22 Valgte tjenester Hent Sak Journalpost(er) Dokument Fil Ny/oppdater (Sak) Journalpost(er) Dokument Fil Søk Ikke inkludert, men anbefalt videreføring (det er mulig å definere egne søk ved hjelp av sendersKey)
23
23 … parentesen er slutt]
24
24 Arbeidsgrupper (V) Arbeidsgruppe Kontroller og sikkerhet Avklare sikkerhetsnivå mht. tilgang, logging, sikkerhetskopiering, gjenfinning, autentisitet og sikkerhetskategorier både for indre og ytre sikkerhet Spesifisere krav til kontroller og sikkerhet Arbeidsgruppe Arkivrutiner i Noark-5 Vurdere: –arkivrutinene knyttet til datafangst, registrering, gjenfinning, periodisering, overføring, eksport og sanering –hvilke deler dekkes av Noark-4, og hvilke deler dekkes ikke Spesifisere –hvilke deler som kan og bør på fornuftig vis dekkes av Noark 5 –funksjonalitet for at dokumentet lagres kun én gang, og at ett og samme dokument kan være hoveddokument til flere journalposter
25
25 Arbeidsgrupper (VI) Arbeidsgruppe Datamodell og brukervennlighet Spesifisere datamodell Definere krav til brukervennlighet og brukbarhet Arbeidsgruppe Forholdet til andre standarder og system Hente idéer fra andre standarder og system (bl.a. Moreq mht å fryse metadata) Gjennomgå Noark i forhold til Moreq2 (mapping) og EPJ Arbeidsgruppe Justeringer i lov- og regelverk Vurdere om Noark-5-arbeidet vil få konsekvenser for lov- og regelverk og sørge for nødvendige justeringer
26
26 Noe vet vi allerede Arkivstrukturen i Noark-4 blir lite endret (dvs strukturen med arkiv-arkivdel-sak-journalpost-dokumentlink-dokument). Vi vil heller ikke foreta andre store endringer i Noark-4.1. Vi vil redusere antall obligatoriske krav i Noark-4.1 heller enn å øke dem. Dette for å gi kunder og leverandører mulighet til å etablere mer fleksible løsninger. Vi vil opprettholde kravet om at systemene skal godkjennes av Riksarkivaren for å kunne brukes i offentlig forvaltning. Det er ingen grunn til å utsette anskaffelsen av et Noark-4- system i påvente av at Noark-5 standarden kommer. Komplette, ajourførte utgaver av gjeldende Noark-standard - Noark-4.1, del I og II - er nå lagt ut på Arkivverkets web i pdf-format (http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4/hva.html)
27
27 Mer om Noark-5: Detaljeringsgrad l Alle deler av Noark-standarden behøver ikke å ha samme detaljeringsgrad l Beskrivelsen av funksjonene som er generelle for arkivdanning, kan kanskje begrenses til modellform l Spesifikasjonene bør kanskje ikke detaljeres videre når det gjelder saksbehandlingsprosesser?
28
28 Arkivstrukturen i Noark-5? Integrasjon med fagsystem ”Bundet” el. komm. (web- skjema) ”Fri” el. komm. (e-post, SMS, MMS) ”Avgrenset samhandlingsrom” el. komm. (web-hotel,, blog) Logging av transaksjoner, prosesser og handlinger Sikkerhet (PKI, kryptering, tilgangskontroll) Integrasjon mellom fagsystem Nye offentlige organisasjonsformer
29
29 Så til utlandet...
30
30 N ye standarder Internasjonal standard for Records Management (RM): ISO 15489-1 og 2: 2001 Information and documentation - Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines) EU-standard for RM basert på ISO 15489: MoReq - Model Requirements for the management of electronic records (EU-kommisjonen 2002) Internasjonal standard for RM Metadata: ISO 23081-1: 2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for Records Utenfor mitt emne: Ny ISO-standard for bevaring av arkiv: ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)
31
31 Standarder etter nivå og type: ISO - MoReq - FESD/Noark
32
32 EU’s MoReq-standard: utvikling og status Initiativtaker: EU’s DLM-Forum 1996 Spesifisert som ledd i EU’s IDA-program Tilbudskonkurranse 1999. Utvikler: Cornwell Affiliates plc Prosjektstart 2000. Ferdigstilt 2001 Referansegruppe med medlemmer fra EU-land Basis: ISO 15489 og Public Record Office (PRO) i England Utgitt av EU-kommisjonen 2002 Generisk og modulært oppbygd referansemodell 390 nummererte funksjonskrav (obligatoriske og anbefalte) Skiller mellom obligatoriske krav og anbefalinger Status: veiledende standard (anbefaling) Ikke sertifiseringsprogram eller bestemmelser om bruk Videreutvikling startet høsten 2004 av DLM-Forum
33
33 MoReq: sentrale egenskaper Omfatter all Records Mgt. Modell og metadata, ikke applikasjonsstandard Versjoner må spesifiseres i tilknytning til definerte prosesser The National Archives of the UK (PRO) har gjort dette, og spesifisert en slik applikasjonsstandard på grunnlag av MoReq Vekt på (hierarkisk) klassifikasjon av ”files” Klassifisering foretas iht. ”fileplan” (arkivnøkkel) ”File” = en aggregering av records (f.eks. norsk ”sak”) Vekt på aktivitets-/endringslogger (”audit trails”) Rigorøs ”retention control” Systemer skal ha funksjoner for å styre bevaring, migrasjon og kassasjon av records iht. fastsatte planer
34
34 Moreq2 ”Proposed outline for MoReq” versjon 1.2 forelå som høringsdokument i juli 2005 Moreq2 er en oppdatering av Moreq, ikke et radikalt endret produkt. Moreq2 vil: Fortsette å ha fokus på anvendbare system for å håndtere elektroniske ”records” Ta hensyn til utviklinger i de opprinnelige kildedokumentene, som f. eks. Noark Rette opp feil, selvmotsigelser, upresisheter mv Utvide funksjonsbeskrivelser tilstrekkelig til å lage utforme konkrete løsninger Være testbart - det skal være mulig å teste om løsninger tilfredsstiller kravene Bygge på erfaringer med den opprinnelige Moreq Være bakoverkompatibel i fht Moreq så langt det går
35
35 ”En rullande sten beklädes inte med mossa." Fra ”Troll och människor I”
Liknende presentasjoner
© 2024 SlidePlayer.no Inc.
All rights reserved.