Økonomiforum 25. april 2016 Økonomiseksjonen. nmh.no Økonomiseksjonen Prema Ingvild Steinar Heidi Cathrine Årsplan og budsjett, prosjekter, Internrapportering,

Presentasjon om: "Økonomiforum 25. april 2016 Økonomiseksjonen. nmh.no Økonomiseksjonen Prema Ingvild Steinar Heidi Cathrine Årsplan og budsjett, prosjekter, Internrapportering,"— Utskrift av presentasjonen:

1 Økonomiforum 25. april 2016 Økonomiseksjonen

2 nmh.no Økonomiseksjonen Prema Ingvild Steinar Heidi Cathrine Årsplan og budsjett, prosjekter, Internrapportering, Regnskapsansvarlig, rapportering til KD, fakturabehandling Fakturabehandling, remittering, refusjoner, inkasso, anskaffelser Lønn reiseregninger Lønn, reiseregninger Leder økonomiseksjonen Maria

3 nmh.no Økonomiseksjonen  Ansvarsområder  Ansvarsområder :  Plan og budsjettprosesser  Økonomistyring og rapportering  Regnskap  Lønn og reiseregninger  Anskaffelser Sted, datoBunntekst

4 nmh.no Økonomiforum  Vil bli gjennomført minst 2 ganger i året, og flere om nødvendig  Ønsker forslag til temaer  Noe av det vi ønsker å informere om i løpet av året er:  Prosjekter, prosjektregnskap, maler  Rutiner på lønn, lønnshonorar  Diverse rutiner på regnskap Sted, datoBunntekst

5 nmh.no Agenda  Overordnet om reisepolicy v/Cathrine  Reisepolicy, reiseregninger v/Steinar og Prema  Reisebestillinger – v/Guri  Basware, konteringer og muligheter v/Ingvild og Maria Sted, datoBunntekst

6 nmh.no Reisepolicy – omfang og virkeområde  Gjelder for alle som reiser på oppdrag for NMH og på NMHs regning. Dette omfatter ansatte, gjestelærere og andre samarbeidspartnere. Retningslinjene angir de reisendes forpliktelser og rettigheter ved alle typer reiser og opphold, og legger grunnlaget for at alle reiser skjer på like betingelser.  Drøftet med de lokale tjenestemannsorganisasjonene i møte 25.11.15 og godkjent av NMHs ledelse. Sted, datoBunntekst

7 nmh.no  Overordnede retningslinjer som ligger til grunn:  Etiske retningslinjer for statstjenesten  Statens personalhåndbok  Statens reiseregulativ med særavtaler for dekning av utgifter til reise og kost innenlands og utenlands  Skattemyndighetens krav for legitimering av behandling av reiseutgifter Sted, datoBunntekst Reisepolicy

8 nmh.no  Formålet med retningslinjene er å sikre at alle reiser blir gjennomført på en kostnadseffektiv og sikker måte ut fra en samlet vurdering der både transport, opphold, kostnader og reisetid legges til grunn. Det er både medarbeiders og leders ansvar å sikre at et nøkternt kostnadsnivå knyttet til reisevirksomhet alltid opprettholdes. Sted, datoBunntekst Reisepolicy - formål

9 nmh.no  Fokus på kostnader, reisetid og økonomisk forsvarlige valg når det gjelder reiser og opphold bør imidlertid ikke være til hinder for akseptabel komfort for den reisende.  Før en reise foretas, skal det vurderes om reisen kan erstattes med telefonmøter, videokonferanser eller lignende.  Rabatt- og lavprisbilletter skal utnyttes i den grad det er mulig.  Det skal som hovedregel benyttes offentlige kommunikasjonsmidler og økonomiklasse/lav pris. Ingen skal reise på 1. klasse eller business class. Avvik i forhold til dette skal i så fall avklares og forhåndssamtykkes av direktøren i hvert enkelt tilfelle for at 1. klasse skal kunne benytte. Sted, datoBunntekst Reisepolicy – generelle bestemmelser

10 nmh.no Reisepolicy – Miljøhensyn  Alle reisende skal vurdere valg av reisemåter, reisealternativ og opphold i et miljøperspektiv. Der det er mulig, økonomisk forsvarlig og ellers hensiktsmessig, og at det ikke fører til betydelige ulemper, skal kollektive transportmidler benyttes. Sted, datoBunntekst

11 nmh.no Reisepolicy – rammeavtaler  NMH har rammeavtaler for bestilling av reiser og hotellopphold i Norge.  Gjeldende rammeavtaler er tilgjengelig på NMHs webside under «arbeidsstøtte/økonomi/anskaffelser» i Amesto Sourcing.  Reisebyråavtale med Berg Hansen med reiseportal hvor alle reiser skal bestilles inkl hotellopphold  Hotellavtale med følgende hoteller:  Thon Hotels AS  Scandic Hotels AS  Nordic Choice commercial Services AS  Rezidor Hotels Norway AS Sted, datoBunntekst

12 nmh.no Reisebestillinger v/Guri  Skjema for reisebestilling skal fylles ut.  Navn: Hele og fulle navn som skrevet i passet.  Dette gjelder også for studentene, skjema må fylles ut. Her må vi ha fødselsnummer, mail adresse og mobilnummer. Gjelder også gjester vi bestiller for.  Hvor man skal og når på dagen man ønsker avgang.  Reisebestillingsskjemaet skal signeres av en med fullmakt Sted, datoBunntekst

13 nmh.no Reisebestillinger v/Guri  Formål og budsjettenhet, eventuelt prosjektnummer må føres opp i bestillingsskjema.  Er ikke mulig å få bestilt reisen uten at dette legges inn.  Laveste prisklasse skal benyttes så sant det er mulig. Offentlig transport fra flyplasser etc.  Studenter må også fylle ut skjemaet; Studiereise – informasjon fra student, dette er i henhold til vår beredskapsplan.  Vi kan bestille hotell i Norge via portalen og skal bare bruke UHR avtalen. Vi får ikke automatisk faktura fra hotell.  Hotell i utlandet bestiller man selv. De krever kredit kortopplysninger som sikkerhet. Sted, datoBunntekst

14 nmh.no Reisepolicy, reiseregninger m.m v/Steinar og Prema Sted, datoBunntekst

15 nmh.no Reiser til/fra flyplass og på destinasjon ·Som hovedregel skal kollektive transportmidler benyttes. ·Bruk av privatbil skal være forhåndsgodkjent. Sted, datoBunntekst

16 nmh.no Bonuspoeng ·OBS! OBS! ·Det er ikke anledning til å benytte bonuspoeng opptjent på tjenestereiser til privat bruk. ·Privat bruk anses som brudd på arbeidstakernes tjenesteplikter. Sted, datoBunntekst

17 nmh.no Rutegående transportmidler ·Ved bruk av rutegående transportmidler skal følgende utgifter legitimeres: · a) Rutefly. b) Beste klasse tog. c) Beste klasse skip. ·Øvrige utgifter til rutegående transportmidler dekkes uten legitimasjon. Sted, datoBunntekst

18 nmh.no Ikke-rutegående transportmidler ·Det skal som hovedregel innhentes forhåndssamtykke til å benytte drosje, leiebil, mv. ·Dersom forhåndssamtykke ikke er innhentet, må det på reiseregningen redegjøres for årsaken til at ikke-rutegående transportmiddel er benyttet. ·Utgiftene må legitimeres. Sted, datoBunntekst

19 nmh.no Internettilgang, betal-TV og tips ·Utgifter til nødvendig internettilgang i tilknytning til jobb på hotell (eller andre steder) dekkes av NMH. ·Bruk av betalt ‐ TV og kjøp fra hotellets minibar dekkes ikke av NMH. ·Tips til serveringssted, taxi el. dekkes ikke av NMH. Sted, datoBunntekst

20 nmh.no Kostgodtgjørelse ·Det utbetales kostgodtgjørelse etter statens satser for tjenestereiser. ·Måltider som er dekket av arrangør el. skal trekkes fra etter statens satser for full kostgodtgjørelse. ·Norge; Frokost 20%. Lunsj 30%. Middag 50%. ·Utland; Frokost 10%. Lunsj 40%. Middag 50%. ·For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn. Sted, datoBunntekst

21 nmh.no Overnatting ·I henhold til gjeldende regelverk skal overnatting til hotell og lignende dekkes etter regning. ·Videre må arbeidsgiver sørge for at overnattingstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnadsramme. ·Det er ingen veiledende makssats for hotell i utlandet. Sted, datoBunntekst

22 nmh.no Overnatting ·I Norge dekkes utgifter til overnatting på hotell eller lignende, med inntil kr 1 800,- pr. døgn. ·Originalbilag fra overnattingssted eller reisebyrå skal vedlegges. ·Dersom det ikke er utgifter til hotell e.l. og arbeidsgiver ikke sørger for annen overnatting, utbetales et ulegitimert tillegg på kr 430,- pr. døgn. Sted, datoBunntekst

23 nmh.no Kompensasjonstillegg ·For reiser til utlandet utbetales et kompensasjonstillegg på kr 478,- pr. døgn utover 12 timer. ·For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 12 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn. For reiser som varer under ett døgn, utbetales tillegget etter 12 timer. ·I SAP-portalen registreres dette under «kvitteringer» Sted, datoBunntekst

24 nmh.no Attestasjon og anvisning ·Alle reiseregninger skal attesteres og anvises. ·Dette skjer elektronisk for de som registrerer reiseregningen i SAP ‐ portalen. I kommentarfeltet må det skrives hvem som skal dekke reisen. ·De som ikke har tilgang til SAP ‐ portalen skriver reiseregningen på papir som må attesteres og anvises av de med fullmakt. Her må den som attesterer skrive hvem som skal dekke reisen. ·Originalkvitteringer leveres til Økonomiseksjonen v/lønn sammen med utskrift av reiseregningen. Sted, datoBunntekst

25 nmh.no Refusjon av flybillett - Boardingkort ·Boardingkort må alltid vedlegges reiseregningen ved refusjon av flybillett som ikke er betalt av NMH. ·Dett gjelder spesielt eksterne som gjesteforelesere, sensorer, mv. Sted, datoBunntekst

26 nmh.no Kontering i Basware v/Ingvild og Maria  Den som attesterer skal kontrollere at fakturaen er korrekt (beløp, valuta, riktig forfall (standard 30 dager fra fakturadato etc.).  Bruk tekstfeltet utfyllende!  NB; Ikke lov å gi tips på restauranter for statlige bedrifter!  Oppgi bestiller/referanseperson ved kjøp/bestilling. Sted, datoBunntekst

27 nmh.no Konteringer i Basware ·Ved kjøp av fjernleverbare tjenester fra utland, så skal det legges til MVA. Bruk MVA-kode 1N i MVA-feltet i konteringsrad i Basware. ·(Ingen MVA på kjøp av varer fra utlandet) Sted, datoBunntekst

28 nmh.no Konteringer i Basware Sted, datoBunntekst Alle PCer samt større leverandørfaktura over 30 000 skal aktiveres. (Gjelder ikke eks. forbruksartikler og tjenester som for eksempel rengjøring). Tilganger som skal aktiveres skal føres mot konto 1298 budenhet 3200 formål 89 For at beløpet skal synliggjøres på det enkelte budsjett, må fakturabeløp føres mot konto 9130 aktuell budenhet/formål og budsjett. Motkonto skal være 9030 budenhet 3200 formål 89.

29 nmh.no Refusjon av utlegg Husk å fylle ut (FØR skjema leveres regnskap/sendes Basware): - Konto - Budsjettenhet - Formål - Prosjekt - Beløp i NOK (default 30 dager forfall, hvis ikke dette spesifiseres ved attestasjon i Basware) (Flere refusjoner på en person kan slås sammen på et skjema)