Gode venner som hjelper andre. Til tjeneste Lions Norge 20.09.2016 Rolle, ansvar og oppgaver utarbeidet av MD GLT Klubbsekretær 2.

Presentasjon om: "Gode venner som hjelper andre. Til tjeneste Lions Norge 20.09.2016 Rolle, ansvar og oppgaver utarbeidet av MD GLT Klubbsekretær 2."— Utskrift av presentasjonen:

1 Gode venner som hjelper andre

2 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 20.09.2016 Rolle, ansvar og oppgaver utarbeidet av MD GLT Klubbsekretær 2

3 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 3 20.09.2016 Hensikt Hensikten med denne opplæringspakken er gjennom selvstudium å gjøre alle nye sekretærer i stand til å lære og forstå sin rolle, sitt ansvar og sine oppgaver. Materialet er basert på opplegg fra Lions Club International (LCI) og fra erfaringer gjort i MD 104 Norge.

4 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 4 20.09.2016 Mål Etter å ha fullført dette selvstudiet skal sekretæren: Kjenne ansvar og oppgaver til klubbsekretæren Vite hvilke ressurser som er tilgjengelige for å kunne utføre oppgavene som klubbsekretær Kjenne til hva som forventes av deg som en del av klubbens ledelse Kjenne til hva som skal rapporteres og frister for dette

5 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 5 20.09.2016 Fordypning LCI har laget materiale som gjør det mulig å fordype seg i relevante tema: –LederskapLederskap –MedlemsinformasjonMedlemsinformasjon

6 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 6 20.09.2016 Erkjennelse Det er opp til deg å gjøre din periode som sekretær til noe positivt for deg selv og for klubben din: Lionsarbeide skal være meningsfylt fritid Lionsarbeide skal være lystbetont Du har sagt ja til et lederverv i Lions og har ved det påtatt deg et ansvar

7 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 7 20.09.2016 Klubbsekretæren ansvar Klubbsekretæren inngår i klubbens styre og er underlagt klubbpresidenten Klubbsekretæren skal ved tiltredelse og når ny president tiltrer, enes med denne om fordeling av oppgaver og hvordan samarbeidet skal skje til beste for klubben Det er helt avgjørende at all kommunikasjon skjer umiddelbart, til fastsatte tider og er korrekt

8 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 8 20.09.2016 Klubbsekretærens rolle Klubbsekretæren har en helt sentral rolle når det gjelder intern og ekstern kommunikasjon for klubben: All kommunikasjon til og fra klubben går gjennom sekretæren Dette inkluderer eksterne henvendelser, korrespondanse med distriktet, multippeldistriktet og LCI samt henvendelser til og fra klubbmedlemmer Klubbsekretæren har ansvar for alle klubbens arkiver

9 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 9 20.09.2016 Korrespondanse Sekretæren er ansvarlig for at korrespondanse skjer på en effektiv og korrekt måte: At alle søknader og forespørsler blir håndtert og besvart At all viktig innkommen post blir håndtert omgående og besvart i rett tid og på riktig måte At all korrespondanse blir oppbevart og arkivert slik at det er lett gjenfinnbart

10 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 10 20.09.2016 Arkivering Klubbsekretæren er ansvarlig for at følgende arkiveres på en hensiktsmessig måte: – Møtereferater – Nyhetsbrev/bulletiner – All korrespondanse – Oversikter over medlemmenes tilstedeværelser – Medlemsoversikter – Utmerkelser – Oversikt over klubbrekvisita

11 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 11 20.09.2016 Klubbmøter Sekretæren bør bistå med å se til at følgende faste punkter står på agendaen: Lions etiske norm, Lions mål eller Lions oppgave Opprop Godkjennelse av referat fra forrige møte Innkommen korrespondanse/søknader Styrebehandlinger/bevilgninger Rapport fra komiteene Andre klubbsaker

12 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 12 20.09.2016 Public Relations Dersom klubbsekretæren også innehar funksjonen som PR ansvarlig for klubben, finnes det mye nyttig informasjon i kurset utarbeidet av Lions Opplæringssenter, Public Relations. Public Relations. Her er mye å lære om pressemeldinger og annet.

13 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 13 20.09.2016 Medlemsregisteret Klubbsekretæren sørger for at medlems- registeret til enhver tid er oppdatert Nytt styre skal være oppdatert i medlems- registeret innen utgangen av april Alle oppdateringer i det internasjonale systemet skjer automatisk gjennom oppdateringene i det norske medlemssystemet

14 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 14 20.09.2016 Rapporter I tillegg følgende rapporter ved behov: Skjema for transfer av medlemmer Rapporter til distriktet som bestemt av dette 100% President’s Award Application Nærmere info om disse finnes på nettsidene www.lionsclubs.org

15 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 15 20.09.2016 Transfer rapporter For å kunne foreta en overføring fra en klubb til en annen, må: først sekretær i avgivende klubb melde overføring så melder sekretær i mottakerklubb inn det nye medlem som transfer

16 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 16 20.09.2016 Ressurser Klubbsekretær bør benytte følgende ressurser ved spørsmål: Tidligere sekretærer eller andre erfarne klubbmedlemmer Klubbens styre Distriktets opplæringsansvarlig Distriktssekretær

17 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 17 20.09.2016 Ressurser I tillegg anbefales følgende publikasjoner og nettsteder: –Klubbens lover –Klubbhåndbok www.lions.noKlubbhåndbok –Håndbok for klubbtjenestepersonerHåndbok for klubbtjenestepersoner –Lov for Multippeldistrikt 104Lov for Multippeldistrikt 104 –Arbeidsordning for MD 104Arbeidsordning for MD 104 –Lover og arbeidsordning for eget distrikt (104X) –Internasjonale lover og regelverkInternasjonale lover og regelverk

18 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 18 20.09.2016 Andre ressurser Nyttige adresser og nettsteder: –Lions Norge www.lions.no (for bl. a bestilling av medlemsmerket og informasjons-konvolutt for nye medlemmer)www.lions.no –Lions Club International (LCI)(LCI) –Markedsplassen Lions NorgeMarkedsplassen Lions Norge

19 Til tjeneste Lions Norge www.lions.no 19 20.09.2016 Lykke til med din viktige oppgave som sekretær i Lionsklubben!

20 www.lions.no