Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

19.09.20161 Arkivplankurs Introduksjon til arkivplanlegging som prosjektinnføring, styringsverktøy og prosess Høsten 2010.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "19.09.20161 Arkivplankurs Introduksjon til arkivplanlegging som prosjektinnføring, styringsverktøy og prosess Høsten 2010."— Utskrift av presentasjonen:

1 Arkivplankurs Introduksjon til arkivplanlegging som prosjektinnføring, styringsverktøy og prosess Høsten 2010

2 Arkiv i Nordland Høgskolen i Bodø, Postboks 1490, 8049 Bodø, TLF Telefax E-post: Hjemmeside: Kursholdere: Hanne Osnes og Rolf B. Holte

3 3 Arkiv i Nordland Dagens innhold – Registrering og kaffe – Arkivplanlegging som styringsverktøy Arkivansvar og arkivhierarki Hva er en arkivplan og hvorfor Arkivplan som prosjekt og prosess (program) Mandat og framdriftsplaner Intro til Arkivplan.no Innhold resten av dagen – Lunsjpause – Arkivplan.no og AiN/ IKANs arkivplanmal – Kaffe m/ nåkka å bit i – IKA Nordlands mal

4 4.. for utførelse av arbeidsoppgaver å: utføre løpende arkivarbeid lovlydig sikre og kvalitetssikre dokumentasjon av saksbehandling og aktiviteter sikre rasjonelle og effektive arbeidsmetoder for å dekke brukernes krav til service og tjenester systematisere og tilrettelegge dokumentasjon for gjenbruk samle og bevare dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere rådgivning internt for alt som berører arkivfunksjoner og dokumentsikring delta i utvalg som behandler saker av betydning for arkivtjenesten utvikling og oppdatering av rutiner og reglementer holde seg selv og organisasjonen oppd atert Arkivansvar vil si…..

5 5..for oppfølging og kontroll å: føre tilsyn med at arkivdanningen og kassasjon utføres i tråd med gjeldende retningslinjer ta initiativ til nye tiltak for å sikre dokumentasjon av kommunens virksomhet føre kontroll med at sikring av arkivbestand og lokaliteter følges holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser sørge for god service til brukerne, dvs. at arkivene til enhver tid - er oppdatert (versjonskontroll) - har en rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger rapportere til ledelsen om mangler og feil

6 6 Generell prosessorientert modell for saksbehandling (SGK)

7 7 Generelt arkivhierarki

8 8 Organ Etter forvaltningsloven og offentlighetsloven er den enkelte kommune/fylkeskommune å betrakte som ett organ I arkivloven åpnes det for at også enkeltinstitusjoner og andre enheter i en (fylkes)kommune kan betraktes som egne organer, f. eks skoler og helseinstitusjoner

9 9 Organ/ Arkivskaper/ Arkiv/ Delarkiv Hvert organ har et eller flere arkiv. Et arkiv kan være sentralt eller knyttet til en etat eller en mindre organisasjonsenhet. Et delarkiv kan være en del av kommunens arkiv f.eks. tilknyttet en etat eller en mindre enhet under en avdeling. Arkivskapere kan defineres som hele organisasjonen, en etat eller bare som en enhet som danner sitt enkeltarkiv.

10 10 Arkivskaper i forhold til organ

11 11 Organisasjon og arkivskapere En organisasjonsenhet har aldri bare en arkivserie/ arkivdel å forholde seg til. Derfor går skillet mellom organets virksomhetsområder og fysiske arkiver fra den røde (midtre vannrette) streken og oppover. Dess mer sentralisert arkivtjenesten er og dess mer mot fullelektronisk system i hele organet, jo færre arkivskapere og ansvarsområder for desentrale enkeltarkiver/delarkiver.

12 12 Fjelldal kommune Ett organ Adm.rådmann øverste formelle ansvar Sentraladm. Arkivleder daglig ansvar Delarkiv sentraladm. Journalenhet sentraladm./ landbruksavd. Arkivleder + sekretær - dagl arkivarbeide Arkivene plassert XX og ZZ Delarkiv skole/kulturadm Journalenhet XXX Hvilke stillinger utfører jobben? Hvor er arkivene plassert, også spesialarkiv? Delarkiv helse/sosialadm. Journalenhet HSadm og Fjelldal sykehj. Hvilke still. utfører arkivarbeidet? Hvor er arkivene plassert fysisk, også spesialarkiv? Organ i forhold til delarkiv

13 13 Arkivhierarki - logisk og fysisk er knyttet til arkivene og ikke nødvendigvis direkte til organisasjonsenhetene.

14 14 Arkivansvar og fullmakter er knyttet til organisasjonens arkiver med underliggende serier, fra organnivå til og med arkivserienivå. I dette hovedkapitlet (i arkivplanen) beskrives arkivorganiseringen med ansvar og fullmakter knyttet til disse nivå.

15 15 Arkivserie/ arkivdel Dokumentasjon med forskjellig funksjon, innhold, ordningsmåte og format f.eks.: Møtebøker Saksarkiv Spesialarkiv Postjournaler Kopibøker Regnskapsutskrifter Elektroniske registre Vanligvis synonymt med arkivdel (Noark-4)

16 16 Journalenhet Journalenhet? Journalenheter? Arkivdeler Arkivserier (fysisk) Arkivserier/ Arkivdeler (elektronisk) Journalenhet? Organ Arkiv Delarkiv Arkivhierarki med mulige journalenheter

17 17 Organ Arkiv Arkivleder Delarkiv Arkivansvarlig Delarkiv Arkivansvarlig Arkivmedarbeider Arkivdeler Arkivserier (fysisk) Arkivserier/ Arkivdeler (elektronisk) Arkivmedarbeider Arkivhierarki med arkivansvar…..

18 18 Arkivorgan og arkivskaper

19 19 Arkivansvar Kommunestyre/fylkesting Har styringsansvar og instruksjonsmyndighet overfor forvaltningen Administrasjonssjef/rådmann Er tillagt det overordnede formelle ansvar for arkivarbeidet for hele (fylkes)kommunen hvis (fylkes)kommunen har definert seg som ett organ Øverste leder Har et overordnet arkivansvar for organet.

20 20 Arkivansvar Administrative ledere har et direkte overordnet ansvar for arkivarbeidet dersom enheten er definert som eget organ. Lederen på dette nivået har uansett ansvar for å tilrettelegge forholdene i sin enhet, slik at arkivarbeidet drives innenfor gjeldende regelverk

21 21 Arkivansvar og organisering Det enkelte organ skal ha en felles arkivtjeneste under ledelse av en arkivansvarlig Arkivansvarlig for daglig arkivarbeide: Under ledelse av en arkivansvarlig skal arkivmedarbeiderne utføre en organisert arkivtjeneste, underlagt gjeldende regelverk

22 22 Arkivansvar er delt inn i: Overordnet og formelt arkivansvar Øverste leder av organet (rådmann/adm.sjef) Adm. ledere innen deres egen enhet Arkivtjenestens ansvar – praktisk arkivledelse og utførelse av arkivarbeidet Arkivleder Arkivansvarlig (i egen arkivenhet) Arkivmedarbeidere Arkivansvar og organisering

23 23 Arkivtjenestens hovedoppgaver Er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten. Arkivtjenesten har derfor ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen. Arkivtjenestens ansvar gjelder all slik dokumentasjon enten den er papirbasert, elektronisk eller forefinnes og oppbevares i andre former eller med andre medier.

24 24 Arkivtjenestens ansvar - for utøvelse av oppgavene sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på. registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll). sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).

25 Arkivtjenestens ansvar - for utøvelse av oppgavene sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden. sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere

26 26 Arkivleders ansvar Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har dermed fullmakt til og skal også: tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring. tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak- /arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.

27 Arkivleders ansvar være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet. konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen. innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom, lede og påse at det føres referat. være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv Nordland og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten

28 28 Arkivleders ansvar …for utførelse av oppgavene er å: utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten. gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver. gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen. sørge for at det utarbeides reglementer og instrukser for arbeidsområdene.

29 29 Arkivleders ansvar.. for kontroll og oppfølging er å: ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen. føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen. føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret. rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.

30 30 operativt og faglig for enhetens samlede arkivtjeneste. å påse at arkivmedarbeiderne og arkivarbeidet i egen enhet følger lover og bestemmelser å påse at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen. å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder. Arkivansvarliges ansvar er

31 31 Arkivmedarbeiders ansvar.. for utførelse av arbeidsoppgaver er å: utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen. utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres. sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon. utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner. delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.

32 32 Arkivmedarbeiders ansvar..for oppfølging og kontroll er å: sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll). sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale. holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser. utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.

33 33..Arkivstruktur og -organisering

34 Pause og bytte

35 Hva er en arkivplan? Arkivplan – en samleplan over den aktiviteten som omhandler arkivarbeidet

36 36 Arkivplan En arkivplan skal være styringsredskapet for arkivdanninga og for utnyttelsen og oppbevaring av dokumentasjonen Arkivplanen er et redskap for å holde oversikt over hvordan arkivet er bygd opp, hva det inneholder og hvor det fysisk er plassert

37 37 Hvorfor ha arkiv? - Og Arkivplan ? Juridiske hensyn Saksbehandlingsmessige hensyn Historiske hensyn Dokumentasjon for framtidige avleveringer

38 38 Hvorfor arkivplanlegging? Arkivplanen som styrings- og planleggingsredskap: Økt effektivitet; rasjonaliseringsgevinst Kvalitetssikring av: arkivtjenesten dokumentasjonen av offentlig forvaltning Angir rammer og etablerer felles policy for arkivtjenesten og saksbehandleres dokumentbehandling Arkivloven pålegger kommunene til enhver tid å ha en ajourført arkivplan.

39 39 Hva sier arkivloven om arkivplan? ”Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan som viser kva arkivet omfatter og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjeld for arkivarbeidet.” §2-2 Arkivforskriften

40 40 Det daglige arkivarbeidet Gir oversikt over ansvarsforhold og arkivregler / -rutiner Gir oversikt over arkivmateriale og hvor det befinner seg Har oppdatert beskrivelse av organets struktur og funksjoner Periodiske oppgaver Oppgavene rundt bortsetting, kassasjon og avlevering. Disse krever planlagt ressursbruk for å være effektive Arkivlokaler Kan både på kort og lang sikt beregnes med Bruksområder for arkivplanen

41 41 Praktisk målsetting med arkivplan Praktisk redskap, hendig i den daglige forvaltning En viktig oversikt for nyansatte Hindre ulike arkivrutiner innen organisasjonen Fremmer meroffentlighet ved å opplyse om arkiv og arkiveringsmåter eksterne brukere ikke har forutsetning for å vite Funksjon både for interne og eksterne brukere

42 42 Regionplankart

43 43

44 44 Hva skal til for å lage en arkivplan? Tidsplan: Man må regne ca ett år med rimelig kontinuerlig oppfølging og arbeide i tillegg til daglig arbeid. Ressurser: Ledere på alle plan må være klar over ressurskravene en arkivplan setter, slik at det blir ”legitimt” å prioritere en viss mengde arkivplanarbeide

45 45 Organisering av arkivplanarbeidet: Prosjektarbeid inndelt i planlegging, målformulering, kartlegging og vurdering, behandling og evaluering Organisering gruppa bør minimum bestå av representanter fra arkiv, saksbehandlere, it-avdeling og ledelse. Initiativ må komme fra øverste ledelse

46 46 Hva er oppgavene til arkivplangruppa? Arkivplangruppa skal koordinere arbeidet og stå for utarbeiding av selve planen. Arkivplangruppa bør også stå for ansvaret for oppdatering og vedlikehold av arkivplanen etter avslutta arkivplanarbeid

47 47 1. Innledning 1.1Bakgrunn og formål 1.2Oppdatering av arkivplanen 2. Egen organisasjon 2.1Oversikt over egen organisasjon 2.2Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet 3. Lover og bestemmelser 3.1Lover som regulerer og har betydning for arkivarbeidet 3.2Forskrifter, bestemmelser og instrukser 3.3Egne bestemmelser, instrukser og rutiner 4. Sikkerhet Dokumentsikring Datasikkerhet Fysisk sikring 5. Organisering og behandling av arkiv 5.1Journaler, Arkivnøkler, framfinningssystem og evt. andre registreringssystem 5.2Arkivbegrensning 5.3Bevaring og kassasjon 5.4Periodisering og bortsetting 5.5Arkivoversikt - seriekartlegging Vedlegg til arkivplanen: Arkivnøkler Avleveringslister/overføringslister Evt. egne kassasjonsbestemmelser Kassasjonslister Oversikt over taushetsbelagt materiale Oversikt over adresser som hvor arkivene er fysisk plassert Riksarkivarens versus generell mal

48 48 1.Planlegging 2.Start 3.Gjennomføring 4.Slutt 5.Oppfølging Faser i planarbeidet

49 49 1. Planlegging 1.Godkjent vedtak på at arkivplanen skal lages? 2.Oppnevning av arkivplangruppe 3.Mandat for arkivgplanruppa 4.Bestemme omfang/avgrensingar i planen 5.Bestemme bruk av ressurser 6.Utarbeide tidsplan for arbeidet

50 50 1.Kursdager for alle saksbehandlere og arkivansvarlige 2.Brev til enhetene om at planarbeidet er startet og at en ønsker oversikt over arkivdelene avdelinga 3.Innhenting av eksisterende reglement og rutiner 2. Startfase

51 51 Bearbeiding av rutiner og reglement Bruke det som fungerer bra Endre det som av ulike årsaker fungerer mindre bra Supplere med nye rutiner og reglement Bearbeiding av innkommet dokumentasjon 3. Gjennomføringsfase

52 52 Godkjenning av leder Godkjenning av avdelingene (besøk) Iverksetting av planen (presentasjon) 4. Sluttfase

53 53 Nytilsatte må få nødvendig opplæring i bruk av planen. Arkivgruppa/arkivleder holder møter med de arkivansvarlige ute i de ulike enhetene med jevne mellomrom. Arkivgruppa fortsetter med å utvikle nye deler i planen. 5. Oppfølging

54 54 Oppdatering av planen Arkivplanen skal ajourføres jevnlig (§2-2) minst en gang i året ansvaret for oppdateringen må plasseres, det naturlige er at arkivansvarlig i organet blir ansvarlig arkivplanen bør pga den fortløpende oppdateringen ikke bindes inn, men oppbevares i perm for å skille de enkelte versjonene fra hverandre, bør planen utstyres med ”datostempel” - hvilken versjon, hvilken periode den er gjeldende, bevis på at den er vedtatt arkivplaner som er gått ut av bruk arkiveres og kasseres ikke

55 55 Utvikling, terping, vyer og nye horisonter

56 56 Risikovurdering, tenkearbeid

57 57 Skitarbeid, moro, gode dager

58 58 Kartlegging av arkivmateriale Bestandsoversikt/arkivoversikt Serieoversikt over det enkelte daglig-arkivet hver avd/etat med alle delarkiv og spesialarkiv Kan også gi samme oversikt over bortsettingsarkiv, avlevert arkiv, overført arkiv osv

59 59 Formålet med seriekartlegging Å bringe til veie en oversikt over hvilke serier (arkivdeler) arkivet består av Kartlegge opplysninger om de ulike seriene (arkivdelene) Utarbeide planer i tilknytning til opplysningene, for eksempel bevarings-/kassasjonsplan.

60 60 Ta stilling til hvilket materiale vi skal kartlegge: ikke bare sentraladministrasjon som skal kartlegges, men hvor skal avgrensingen være? hvilke spesialarkiv, arkivuverdig materiale osv Seriekartlegging

61 61 Hvordan skal arbeidet skje? Arkivplangruppa Spesiell prosjektgruppe Personale ved den enkelte avdeling

62 62 Seriekartlegging Uansett framgangsmåte: Det er viktig at det blir gitt god og grundig opplæring av de som skal registrere materialet og at det blir satt av tilstrekkelig med tid. Husk: Kartlegging er tidkrevende !!

63 63 Møtebok for fylkesutvalet Verktøy for serie- kartlegging Arkivserie:Møtebok for fylkesutvalet Daglig ansvar:Utvalssekretær Arkiv:Sentraladministrasjonen Journalførende enhet:Sentraladministrasjonen Innhold:Saksutgreiing, tilråding og vedtak Tilgang for: Ordning:Saksnr/år Periode: Oppbevaringsmedium:Papir Fysisk plassering:Kontoret til utvalssekretær Overføring: Til fjernarkiv etter behov Kassasjon: Nei Type: Kopi Kassasjonshjemmel: Merknader: Innbinding årleg Produsert i elektronisk system: Godkjent av:Torbjørn Pedersen Dato:

64 64 Eksempel på seriekartlegging Nb! Ikke arkivskaper

65 65 Det elektroniske arkivet skal gjenspeile virkeligheten i arkivene slik vi finner den fysisk i egen organisasjon, arkivet og skuffen Formålet med prinsippet: Effektivisere gjenfinning og automatisere utkjøring av avleveringslister Speilprinsippet

66 66 Definisjon av sak Sakbehandlingsmessig: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv. Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet. Arkivmessig: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter o.l som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet. Enkeltdokumenter skal alltid være knyttet til en sak.

67 67 Definisjon av sak Koark definisjon (eldre papirarkiv): En sak består av enkeltdokumenter som behandlings-messig hører sammen. Eks: tilsettingssak, konsesjonssak eller byggesak. Noark-4 definisjon: En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter. Dokumentene er knyttet sammen med en felles identitet (saksnummer), og beskrives gjennom en del opplysninger som er felles (saksopplysninger). Sakstittel, arkivkode(r) etc.

68 68 Typer sak Utvalgssak: Saker som behandler i utvalg og som vi finne igjen på sakskart Administrativt ”delegert” sak: Saker som behandles administrativt etter delegasjons-vedtak og som skal refereres i ansvarlig utvalg Administrativ sak: Saker som ikke fører til noe vedtak. Behandles internt, eller blir tatt til etterretning.

69 69 Saksbegrepet i egen kommune? Hvor detaljert skal en gå til verks? Arkivdelnivå? Hva med arkivkodenivå/ objekter i saksarkivet? Hvordan registrere mapper under arkivsakene i ulike spesialarkiv (personnr., geografisk, navn (Enavn, Fnavn), etc)? Journalposter i saksmappene?

70 Elementer i en arkivsak Hva består en arkivsak av ? Viktige elementer ved oppbygging av en arkivsak: Fysisk/logisk plassering – hvor befinner arkivet seg (primærhenvisning - hvilken arkivdel) Ordningsprinsipp + Emnekode og/eller objekt Sakstittel Dokumentinnhold (bør ikke heves til saksnivå med konsekvens: Altfor stor mappeinndeling)

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75 Arkivdeler, ordningsprinsipp, ordningsverdi m.m.

76 76 Sikring av arkivmateriale Sikring av dokumentasjonen Administrativ og organisatorisk sikring Fysisk og bygningsteknisk sikring Personellsikring Dokumentsikring Datasikkerhet Veiledende eksempel på rutiner for oppbevaring og sikring

77 77 Rutiner og reglement hjelper ikke dersom de ikke blir fulgt!!!! kan virke unødig byråkratisk Vanskelig å se effektivisering SÆRS VIKTIG å ”feste i grasrota”! Instruksene må tas opp til diskusjon i arkivforum, med saksbehandlere osv. ”Instruksfesting”

78 78

79 79 Mandat og framdriftsplan ….

80 80 Nedlasting Mozilla Firefox

81 81 Gjennomgang av Arkivplan.no Finne fram på nettstedet Min kommunes område Samhandlingsrommet IKAN sin arkivplanmal Andre kommuners arkivplaner

82 82 Gjennomgang av Arkivplan.no Finne fram på nettstedet Menyer, nivå, mapper, og dokumenter Versjoner og ”Mine utkast” Endringsloggen Samhandlingsrommet Jobbe i admin og visning i front

83 83 Gjennomgang av Arkivplan.no Prioritering og sortering av rekkefølge på mapper/dokumenter ARKIVSERIER – innholdet i seriene Kopiering av mapper og dokumenter i egen arkivplan Kopiering av tekst fra andres arkivplaner

84 84 KOLONNENE :

85 85

86 86 Versjoner

87 87 Versjoner

88 88 Mine utkast

89 89 Nyttig info


Laste ned ppt "19.09.20161 Arkivplankurs Introduksjon til arkivplanlegging som prosjektinnføring, styringsverktøy og prosess Høsten 2010."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google