Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Anbudskonferanse Rammeavtale: Leasing/kjøp av tjenestebiler og biladministrasjon Larvik kommune 5. mai 2008, kl. 13-15 Sandefjord rådhus Innkjøpssjef.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Anbudskonferanse Rammeavtale: Leasing/kjøp av tjenestebiler og biladministrasjon Larvik kommune 5. mai 2008, kl. 13-15 Sandefjord rådhus Innkjøpssjef."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Anbudskonferanse Rammeavtale: Leasing/kjøp av tjenestebiler og biladministrasjon Larvik kommune 5. mai 2008, kl Sandefjord rådhus Innkjøpssjef Roger Stampe Sandefjord kommune

2 2 Innhold 1.Innledning 2.Agenda 3.Konkurransegrunnlaget 4.Vedlegg 1 Tilbudsmappen 5.Vedlegg 2 Prisskjema - tjenestebiler 6.Vedlegg 3 Prisskjema – drift 7.Vedlegg 4 Miljø 8.Vedlegg 5 Sikkerhet

3 3 1. Innledning Sandefjord kommune gjennomfører konkurransen på vegne av Larvik kommune Larvik kommune er oppdragsgiver og har det juridiske ansvaret for anskaffelsen Det lages referat fra anbudskonferansen som legges ut på og Brukerutvalget vil møtes kort tid etter anbudskonferansen – enkelte justeringer i konkurransedokumentene kan påregnes.

4 4 2. Agenda 1.Gjennomgang (utdrag) av konkurransedokumentene 2.Spørsmål (løpende og til slutt)

5 5 3. Konkurransegrunnlaget 2.3 Avtalens varighet 2-årig rammeavtale, mulighet for 1+1 års forlengelse. Målsetting om avtalestart juni Alternative tilbud Det kan leveres tilbud på alternative biler. Forutsetter at kravspesifikasjonen overholdes, se vedlegg 1 – Tilbudsmappe.

6 6 2.6 Tidsfrister Spørsmålsfrist: mandag 19. mai 2008, kl Tilbudsfrist: mandag 26. mai 2008 (poststemplet). NB! Tilbyder må selv dokumentere at tilbudet er levert innen fristen. Tilbud leveres i 4 eksemplarer til Sandefjord kommune, samt 1 eks på CD/minnepenn.

7 7 2.9 Forbehold NB! I tilbudsmappen (vedlegg 1) er flere skal krav oppgitt. Krav som skal oppfylles, og som det ikke kan tas forbehold for Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappa (vedlegg 1). Tilbudet som ikke leveres inn på tilbudsmappen blir forkastet.

8 8 2.15Framdriftsplan 3.2 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse. Dvs. ingen forhandlinger.

9 Produkter og tjenester som omfattes av kontrakten 1. Leasing/kjøp av tjenestebiler 2. Biladministrasjon 1. Leasing/kjøp av tjenestebiler Tjenestebiler u/3,5t totalvekt Leasing (operasjonell) og kjøp (opsjon) Utgangspunkt: lease tjenestebiler - slik gjøres i dag Kjøp vil kun skje unntaksvis.

10 10 Det kan velges flere leverandører på avtalen. Det er åpent for å gi tilbud på en eller flere av bilgruppene samt undergruppene innenfor de respektive bilgrupper:

11 11 Forbehold om Larvik kommunes budsjettsituasjon og øvrige rammebetingelser Larvik kommune kan avvike fra avtalen dersom behovet for biler ikke dekkes av inngåtte avtaler. Det skal da gjennomføres egen konkurranse for slike anskaffelser.

12 Volum Volumet er et estimat og medfører ingen forpliktelser for kjøper eller rettigheter for leverandøren. Larvik vil til enhver tid vurdere sitt behov for antall og type biler. Fordeling av biler innenfor den enkelte bilgruppe vil oppdragsgiver vurdere ved bestillingstidspunktet.

13 13 Volumene er satt opp ut fra dagens behov. Biler til hjemmebaserte tjenester (Pleie og omsorg) utgjør største parten av avtalen, og må kunne leveres til følgende tidspunkter: *90 biler: leveres – *26 biler: leveres *4 større varebiler: leveringstidspunkt kommer Larvik kommune tilbake til senere. Bilene vil sannsynligvis være leasingbiler (slik det er i dag), og ha samme fordeling på bilgruppene. Kommunen garanterer ikke denne fordelingen og tar derfor forbehold om dette.

14 14 Larvik har i dag følgende tjenestebiler:

15 15 2. Biladministrasjon Administrasjon av bilparken (kjøpte og leasede, nye og eksisterende biler). Opsjon å benytte for Larvik. Ingen plikt for kommunen å gå inn på en slik ordning. Det velges 1 leverandør. Omfang: Tjenester for biladministrasjon, for eksempel samlet fakturering av kostnader forbundet med bilholdet. Kontrakten omfatter også et web- basert system for biladministrasjon som skal brukes av bilansvarlige hos kjøper.

16 Kvalifikasjonskrav – tilbydere av tjenestebiler Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter *Dokumentasjon: Skatteattest og Mva.attest Kvalifikasjonskrav 2: Lovlig etablert foretak *Dokumentasjon: Firmaattest Kvalifikasjonskrav 3: Tilfredsstillelse av internkontroll bestemmelser *Dokumentasjon: HMS-egenerklæring 4. Vedlegg 1 Tilbudsmappen

17 17 Kvalifikasjonskrav 4: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen *Dokumentasjon: Årsregnskap og kreditvurdering Kvalifikasjonskrav 5:Miljøkrav og kompetanse *Dokumentasjon: Se vedlegg 7 Miljøkrav på tilbyder Kvalifikasjonskrav 6:Etisk handel *Dokumentasjon: Bekreftelse på tilbudet ikke inneholder produkter som strider mot krav til etisk handel. 4.2 Kvalifikasjonskrav – tilbydere av biladministrasjon Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter *Dokumentasjon: Skatteattest og Merverdiavgiftsattest

18 18 Nærmere om kvalifikasjonskrav 5 Miljø og Kompetanse:

19 19

20 20

21 Tildelingskriterier – Tjenestebiler Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Det kan i alt velges 9 leverandører (se tidligere oversikt) Følgende kriterier legges til grunn:

22 22 Alle de ovenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hver komponent vil bli gitt en karakter (0- 10) som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder (totalkarakter gis pr bil). Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger:

23 Pris og kostnader Her vurderes: *Priser *Driftskostnader *Kontraktsbetingelser Priser: *Skal krav, dvs. må oppfylles. *Oppgis eks. mva og fritt levert til kommunen (på avtalt sted etter nærmere avtale). *Følgende prissettes: *Leasing/kjøp av tjenestebiler (kjøp er opsjon) *Verkstedstjenester og – oppdrag

24 24 *Leasingprisen legges til grunn ved vurdering av pris (kjøpsprisen vil ikke vurderes). *Leasing over 36 måneder. *Kontrakten må åpne for forlengelse utover 36 måneder. *Tilbyder skal oppgi leasingpris for 1 år ekstra (perioden måned). *Følgende vedlegg skal fylles ut: *Vedlegg 2 – Prisskjema leasing/kjøp *Vedlegg 3 – Prisskjema drift

25 25 Drivstoffkostnader *Drivstoffkostnader over 3 år vil vurderes. *Skal krav, dvs. må oppfylles. Kontraktsbetingelser *Kontraktsbetingelser vil muligens flyttes og vurderes untder tildelingskriteriet kravspesifikasjon. *Følgende rentereferanse benyttes på leasingbiler: 3 måneder NIBOR +/- margin, pr 15 mai 2008.

26 Service og oppfølging Her vurderes: *Salgs- og serviceapparat *Verksted *Innkalling til service *Litteratur *Opplæring / leverandøroppfølgingsmøter *Leveringsbetingelser og leveringstider *Service med henting / avlevering på brukerstedet *Erstatningsbil *Demonstrasjon av tjenestebilene

27 27 Salgs- og serviceapparat *Organisasjon og salgs- og serviceapparat beskrives; *Antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger *Hvordan dette vil komme til anvendelse ved en kontrakt

28 28 Verksted *Tilbyder skal ha tilgang til verksted for de tilbudte tjenestebiler i Larvik. F eks eget verksted eller ved en avtale med et verksted. *Skal krav, dvs. må oppfylles.

29 29 Innkalling til service *Tilbyder er ansvarlig for at service blir gjennomført på bilene *Tilbyder innkaller og følger opp tjenestebilene til faste servicer *Skal krav, dvs. må oppfylles

30 30 Litteratur *Bilhåndbok på norsk Opplæring / leverandøroppfølgingsmøter *Opplæring i bruk, miljøvennlig og økonomisk kjøring. Redegjør for muligheten for dette. *Årlige leverandørmøte (erfaringer osv)

31 31 Leveringsbetingelser og leveringstider *Behov og leveringstider 2008 og 2009: *90 biler: leveres – *26 biler: leveres *4 biler: Tidspunkt gis senere. *Oppgitte leveringstider må overholdes. *Dersom tilbyder ikke kan oppfylle leveringstidene skal det tilbys lånebiler i perioden fram til levering finner sted. Type biler og betingelser for dette oppgis. *Tilbyder oppgir sine leveringsbetingelser og leveringstider for levering av tilbudte tjenestebiler.

32 32 Service med henting / avlevering på brukerstedet *Krav: Bilens service- og vedlikeholdsprogram inklusive kostnader, frekvens, omfang m.v. beskrives. Misforhold mellom overskrift og krav. Larvik kommune vil vurdere punktet på nytt og komme med ny tekst.

33 33 Erstatningsbil *Ønskelig at erstatningsbil tilbys ved planlagte service- og vedlikeholdsoppdrag *Erstatningsbil må kunne dekke samme formål/ bruksområde som innlevert bil *Ved akutt behov må erstatningsbil kunne stilles til rådighet på brukerstedet i løpet av samme dag som behovet er meldt til leverandøren. Oppfyllelse av kravet beskrives. *Priser oppgis som en opsjon for kommunen i Vedlegg 2 – Prisskjema leasing

34 34 Demonstrasjon av tjenestebilene *Tilbyder skal gjøre bilene tilgjengelig for prøvekjøring (uten omkostninger) *Gjelder både i evaluering av tilbudene og før bestilling av bil.

35 Kravspesifikasjon Her vurderes: *Sikkerhet *Driftssikkerhet *Garantier *Testkjøring *Krav til grunnleggende utstyr *Særskilte krav *Forsikring *Lakk *Tjenester for leasede biler *Retningslinjer for innleverte biler *Justering av kjørelengder/opphørsbetingelser for leasede biler *Finansiering/betalingsbetingelser *Utskiftning av biler i leasing-/leieperioden *Miljøvennlighet

36 36 Sikkerhet *Skal krav: Minimum 4 stjerner i NCAP-test *Tilbyder kan vise til andre uavhengige tester dersom bilen ikke har vært testet i NCAP. NB! tilbyder må redegjøre for at tilbudt bil tilfredsstiller kravene til å få minimum 4 stjerner i NCAP test. *Vedlegg 6 - Sikkerhet fylles ut av leverandør. Tilbyder beskriver nærmere kjøretøyets kollisjonssikkerhet og sikkerhetsutstyr.

37 37 Driftssikkerhet *Redegjør for driftssikkerheten på tilbudte biler, bl.a mht dokumentasjon på: - serviceintervaller, - vedlikeholdsbehov, - historikk - osv

38 38 Garantier *Beskriv og oppgi garantier på tilbudte biler Testkjøring *Besiktelse og prøvekjøring av tilbudte biler. *En del av evalueringen. *Tilbyder må stille biler til disposisjon for kommunen i Larvik. Testkjøring er planlagt i uke *Tilbyder beskriver gjennomføringen av testkjøring.

39 39 Krav til grunnleggende utstyr (punkt 5) *En rekke skal krav som må oppfylles (se tilbudsmappen) *Evt. tilleggsutstyr Tilbyder beskriver tilfredsstillelse av skal kravene samt mulighetene for å levere tilleggsutstyr (og eventuelle priser for dette) Generelle krav – alle tjenestebiler *Tjenestebiler u/3,5t totalvekt *Skal krav – må oppfylles.

40 40 Særskilte krav – små personbiler (bilgruppe 1) Skal krav: *Minimum 50 kW for 2 WD *Minimum 55 kW for 4 WD *5 dører *Registrert for min 4 personer, Videre er det viktig at følgende krav ivaretas: *gode ut-/innstigningsforhold, *effektivt defrosteranlegg, *gode regulerbare førerseter som kan tilpasses individuelle behov, *god fremkommelighet på ulike underlag, *lettkjørt, god oversikt, Tilbyder redegjør for oppfyllelse av kravene.

41 41 Særskilte krav – små varebiler (bilgruppe 2) Skal krav: *Minimum 50 kW for 2 WD *Minimum 55 kW for 4 WD *3-5 dører *Varebiler skal ha vinduer rundt hele bilen. Dette for å gi best mulig sikt for føreren. Videre er det viktig at følgende krav ivaretas: *gode ut-/innstigningsforhold, *effektivt defrosteranlegg, *gode regulerbare førerseter som kan tilpasses individuelle behov, *god fremkommelighet på ulike underlag, *lettkjørt, god oversikt, Tilbyder redegjør for oppfyllelse av kravene.

42 42 Særskilte krav – stor varebil (bilgruppe 3) Skal krav: *Minimum 70 kW *Registret for min 2 personer, *Kjørerampe *Hengefeste *Lastekroker *Differensialsperre på bakhjulsdrevet bil (gjelder kun varebil, stor) *Min dør Videre er det viktig at følgende krav ivaretas: *gode ut-/innstigningsforhold, *god førerkomfort, *effektivt defrosteranlegg, god fremkommelighet på ulike underlag, *god funksjonalitet på dører, låser og vinduer, *god kapasitet (vekt/volum)på varerom med dørutforming og -plassering tilpasset varerommet. *Bilens tillatte tilhengerkapasitet størst mulig.

43 43 Videre er det ønskelig: *Flytte over innredning fra gammel bil Tilbyder redegjør for oppfyllelse av kravene.

44 44 Forsikring (Teksten er justert ihht Tilbudsmappen) *Larvik kommune forbeholder seg retten til å forsikre bilene innenfor egne avtaler. Forsikring er ikke en del av denne anskaffelsen. *Eventuell skade vil bli dekket av kommunens forsikringsselskap. Kommunen forbeholder seg retten til å benytte hvilket som helst lokalt godkjent bilverksted ved utbedring av skader som kommunen selv står ansvarlig for. *Skal krav – må oppfylles

45 45 Lakk *Tilbyder skal i sitt tilbud tilby hvitlakkerte biler. *I tillegg skal det oppgis et eventuelt påslag / fratrekk for alternative farger (ass utvalg – både med og uten metallik). *Det er ikke ønskelig med metallik lakk.

46 46 Tjenester for leasede biler Leasingkostnadene skal oppgis pr km for alternative Kjørelengder, og inkludere følgende: *Årsavgift, evt andre avgifter og gebyrer *Service inkl oljeskift som dekker hele leasingperioden *Påmontering og demontering av kommunenes navn og logo * *Innkalling til service * *Gratis lånebil ved service- og verkstedsbesøk * *Dekkskifte vår og høst *

47 47 *Oppbevaring av hjulsett til neste sesong* *Hente- og bringetjeneste ved service- og verkstedsbesøk* *Vask av bil innvendig og utvendig samt polering ved service* *)Dette er tjenester som kommunen kan velge å benytte seg av (opsjon). Må derfor prises og spesifiseres særskilt. Bruk vedlegg 2 – Prisskjema tjenestebiler.

48 48 Retningslinjer for innlevering av biler *Kommunen belastes kun for skader/slitasje utover det som er normalt i forhold til bilens alder og kjørelengde. *Nøytral taksmann benyttes ved taksering. *En rekke krav som skal aksepteres av leverandøren: *Se liste med punkter i Tilbudsmappen.

49 49 Justering av kjørelengder/opphørsbetingelser for leasede biler *Kjørelengder skal kunne justeres opp / ned med km/år inntil 1 år før avtaleopphør *For mye / for lite kjørt: debiteres / krediteres ihht formel *Mulighet for å øke årlig km utover km

50 50 Finansiering / betalingsbetingelser *Finansieringsselskap oppgis (+ firma informasjon og betingelser knyttet til finansieringen) *Fastsetting av rente i finansieringsavtalen skal skje med basis i gjennomsnittlig NIBOR Interbankrente for foregående kvartal. Finansieringsselskapets margin/påslagsprosent skal oppgis. *Det tas forbehold om at Larvik kommune vil kunne velge å benytte fastrente i 3 år. Tilbyder må derfor også kunne tilby fast rente dersom dette blir aktuelt.

51 51 *Tilbudte finansieringsbetingelser vil kunne vurderes opp mot andre finansieringskilder, herunder f eks Larvik kommunes egen bankforbindelse. *Fakturering skal foretas med månedlig eller kvartalsvis samlefaktura til den enkelte virksomhet/leietaker innenfor kommunen. *Larvik kommune forbeholder seg retten til å velge annet finansieringsselskap. *Betalingsbetingelsene for kjøp og leasing skal være pr 30 dager.

52 52 Utskiftning av biler i leasing- / leieperioden *Velger leverandøren å skifte ut biler i løpet av leasing-/leieperioden, skal dette skje uten omkostninger for leietaker.

53 53 Miljøfaktorer *Bilene må minst tilfredsstille Euro IV krav *Hvilket Euro krav bilen tilfredsstiller oppgis *Tilbyderen vedlegger oversikt over: *CO2 utslipp *Drivstoff forbruk Dataene må kunne dokumenteres og må være basert på internasjonalt godkjente, standardiserte målemetoder

54 54 *For kjøretøyer utstyrt med dieselmotor skal standardmodellene som tilbys være utstyrt med partikkelfilter *Tilbyderen fyller ut vedlegg 4 Miljøskjema

55 Referanser Her vurderes: *Leverandøren sine referanser fra tilsvarende oppdrag, fortrinnsvis biler levert til hjemmetjenesten *Referanser skal kunne redegjøre for tilbyders seriøsitet som aktør innen anskaffelsen. Fokuset vil være på tildelingskriteriene

56 Tildelingskriterier – Biladministrasjon Opsjon for Larvik kommune (ses bl.a opp mot egen ordning) Følgende kriterier legges til grunn:

57 57 Pris *Kroner pr bil pr måned (eks.mva) Fleksibilitet *Løsningen må være fleksibel og må kunne administrere hele kommunens bilpark, både nye og gamle biler og kjøpte og leasede biler.

58 58 Tjenestespekter Tilbyder redegjør for innholdet av tjenester i systemet. Herunder: *Samlet faktura fra egen drivstoffleverandør via administrasjonsløsningen *Samlet faktura fra eget forsikringsselskap via administrasjonsløsningen *Eventuelle andre tjenester som tilbys

59 59 Brukerterskel/brukervennlighet system Web-basert system med lav brukerterskel skal tilbys. Rapporter på alle bevegelser per måned fordelt på drivstoff, andre variable kostnader, leasingkostnader (avdrag, renter, omkostninger), årsavgift og forsikring. Varslingsfunksjon for fylling av drivstoff og kjøp på kort. Eventuelle andre funksjoner i systemet skal spesifiseres. Demo av tilbudt system.

60 Forbehold Ved eventuelle forbehold: *Leverandøren skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens får dersom kommunen ikke kan akseptere forbeholdet (fortrinnsvis pris). Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Enkelte krav kan det ikke tas forbehold mot (ref skal krav)

61 61 5. Vedlegg 2 Prisskjema - tjenestebiler Bilgruppe: Gr. 1: Små personbiler Type drivstoff: Bensin Type hjultrekk:2 WD Merke/modell: Pris - kjøp av bil 36 måneders leasing: Pris pr km ved følgende årlige km: km pr år km pr år km pr år Pris pr km for 1 års forlengelse av leasingperioden (periode måneder): km pr år km pr år km pr år (Vist ved gruppe 1: små personbiler) Blå felter fylles ut!

62 62 Farge: Utg. punkt er hvit. Tillegg/fratrekk i pris ved ass. farger (ikke metallikk) oppgis som kr/bil eks.mva Utg. punkt er hvit. Tillegg/fratrekk i pris ved ass. farger (metallikk) oppgis som kr/bil eks.mva Følgende skal være Inkludert i leasingprisen: 1. Årsavgift og evt. andre avgifter og gebyrer 2. Service inkl oljeskift som dekker hele leasingperioden 3. Innkalling til service basert på 1 gang årlig Opsjoner: 4. Gratis lånebil ved service- og verkstedsbesøk Pris oppgis som: kr / dag eks. mva 5. Dekkskifte vår og høst. Pris oppgis som: kr / år eks. mva. 6. Oppbevaring av hjulsett til neste sesong. Oppgis som: kr / år eks. mva 7. Hente- og bringetjeneste ved service- og verkstedsbesøk. Pris oppgis som: kroner eks. mva 8. Vask av bil innvendig og utvendig samt polering ved service. Pris oppgis som: kr / vask & polerig eks. mva 9. Påmontering og demontering av kommunenes navn og logo. Kr/bil eks. mva.

63 63 6. Vedlegg 3 Prisskjema - drift Verksteds- og reparasjonskostnader (Tilbyder skal fylle ut alle ruter som er blå !) Alle priser oppgis eks.mva Bilgruppe: Gr. 1: Små personbilerGr. 3 Små varebiler, klasse 2Gr. 5 Større varebiler Merke/modell: Kostnadsfaktorer: Skifte av hovedlyspære Bytte av høyre frontlykt (hele) Bytte av støtfanger foran Bytte av støtfanger bak Bytte av sidespeil Bytte av glass til baklykt Sum kostnadsfaktorer: kr -

64 64 Drivstoff-forbruk Alle priser oppgis eks.mva Bilgruppe: Gr. 1: Små personbiler Type drivstoff: Bensin Disel Type hjultrekk:2 WD4 WD Merke/modell: Drivstoff forbruk: (liter/km) Bykjøring: Blandet kjøring Landeveiskjøring: Tilbyder skal fylle ut alle ruter som er blå ! (Vist ved gruppe 1: små personbiler)

65 65 7. Vedlegg 4 Miljøskjema (Vist ved gruppe 1: små personbiler)

66 66 8. Vedlegg 5 Sikkerhet Tilbyder skal oppgi poeng og stjerner i EURO NCAP sikkerhetstester for alle bilmodeller som tilbys i hver kategori. Tabellene utvides med flere linjer etter behov.

67 67 Spørsmål ?


Laste ned ppt "1 Anbudskonferanse Rammeavtale: Leasing/kjøp av tjenestebiler og biladministrasjon Larvik kommune 5. mai 2008, kl. 13-15 Sandefjord rådhus Innkjøpssjef."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google