Lage PDF dokumenter Generell bruk av Acrobat Acrobat Standard/Professional 9.

Presentasjon om: "Lage PDF dokumenter Generell bruk av Acrobat Acrobat Standard/Professional 9."— Utskrift av presentasjonen:

1 Lage PDF dokumenter Generell bruk av Acrobat Acrobat Standard/Professional 9

2 Hva er pdf? Portable Document Format Opprettet av Adobe i 1993 Åpen standard publisert 2008 (ISO 3200-1:2008) Ses på som elektronisk papir 19.09.2016 Acrobat Professional 8 2

3 Hvorfor bruke PDF dokumenter? 19.09.2016 Acrobat Professional 8 3 Dokumentene ser like ut på forskjellige datamaskiner/plattformer Innholdet kan beskyttes, du kan selv bestemme hva brukeren kan gjøre med innholdet (til en viss grad…) Dokumentet kan vises hos mottaker med Adobe Reader (uten kostnad)

4 Brukergrensesnittet Full skjerm (ESC for avbryt) View…Full screen (CTRL + L) Kan brukes til presentasjoner Fjern verktøylinjer View…Reading Mode (CTRL + H) Bare menyen gjenstår Disse alternativene gir bedre plass til dokumentet, om du føler du mangler oversikten 4 Acrobat Professional 8 19.09.2016

5 Brukergrensesnittet Verktøylinjer View…Toolbars (Vis…verktøylinjer) Høyreklikk i verktøylinjeområdet Flytte og free floating Reset toolbars Show labels 19.09.2016 Acrobat Professional 8 5

6 Brukergrensesnittet Navigasjonsrute (navigation pane) På venstre side Bokmerker, signaturer, kommentarer etc. F4 – aktiver navigasjonsrute F6 – flytt fokus Dimensjoner Flytt musemarkøren nede i venstre hjørne Tvinges fram ved vannrett rullefelt Enhet endres på Edit  Preferences  Units & Guides 6 Acrobat Professional 8 19.09.2016

7 Hurtigtaster 19.09.2016 Acrobat Professional X 7 Aktiver ett-klikks hurtigtaster Det finnes også mange andre «normale» hurtigtaster Versjon 7:

8 Hurtigtaster 19.09.2016 Acrobat Professional 8 8

9 Organizer File…Organizer…Open organizer Egen knapp i verktøylinjen File Favorite places, collections 19.09.2016 Acrobat Professional 8 9

10 Brukergrensesnittet Slik (how to) i versjon 7/8 Help menyen Få hjelp til hvordan man utfører vanlige oppgaver i Acrobat Zooming Zoom verktøylinje View  Toolbars  Select & Zoom Lure alternativer (i View meny og %-valg) Tilpass side Faktisk størrelse Tilpass til bredde (hele bredden av arket blir synlig) Tilplass til synlig (all tekst i bredden blir synlig) Snarveier (knapper) til disse Forstørrelsesglasset (CTRL for zoom ut) Sjekk også SHIFT, mellomrom 10 Acrobat Professional 8 19.09.2016

11 Brukergrensesnittet Ved bruk av håndverktøyet kan du zoome med CTRL + Space CTRL + Alt + Space Når du bruker forstørrelsesglasset kan du bruke space for håndverktøy Flere vinduer viser samme dokument Window  New window Flere versjoner av samme dokument i samme vindu Window  Split 11 Acrobat Professional 8 19.09.2016

12 Brukergrensesnittet Automatisk lagring Edit  Preferences  Documents i versjon 8/9 Edit  Preferences  General i versjon 7 Ved krasj vil Acrobat gi deg mulighet for å hente inn sist lagrede temp dokument Hvis lagreknappen er inaktiv har du lagret siste endringer 12 Acrobat Professional 8 19.09.2016

13 Lage PDF dokumenter 3 fremgangsmåter Printer Driver Kan lage PDF fra alle programmer hvor man kan skrive ut Adobe PDF (installeres sammen med Adobe Acrobat) PDF Creator (Open Source) http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ Verktøylinjer/menyer i Officeprogrammene (krever at Acrobat er installert etter Office) Kan kun lage PDF fra Officeprogrammene Adobe Acrobat 7 er ikke kompatibel med Office 2007 Bruk Create PDF i Acrobat 19.09.2016 13 Acrobat Professional 8

14 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 14 Printer Driver

15 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 15 Adobe PDF properties (skriverinnstillinger)

16 Lage PDF dokument 19.09.2016 Acrobat Professional 8 16 Default settings InnstillingBrukes påAdobe Reader High quality printHøy kvalitet for utskrift5.0 Oversized pagesStore sider, større enn 200x200 inches7.0 PDF/A-1b:2005Standard arkivering for myndigheter etc., et format som vil vare! 5.0 PDF/X-1a:2001Standard for grafiske dokumenter, annonser etc til trykking 4.0 Press QualityDokumenter til trykkeri5.0 Smallest File SizeE-post, internett5.0 StandardGylden middelvei (skjerm og print)5.0

17 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 17 Overstyre Default Settings Edit…Preferences…Convert to PDF

18 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 18 Øvelse Lag en PDF av worddokumentet BMW.doc Bruk printer driver Skal sendes på e-post til mottaker (ikke viktig med høy kvalitet for utskrift) Beskyttes med passord for åpning (passord: skrekkgru) Legg til wordinformasjon som forfatter etc. Dokumentet skal kun åpnes i Adobe Reader 7 eller senere Konverter til BMW.pdf Sjekk filstørrelsen

19 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 19 Makro (finnes i verktøylinje Microsoft Office) Tilleggsfunksjoner Programspesifikke valg (Word, Excel…) gjør dokumentet bedre for funksjonshemmede, dokumentet kan for eksempel leses opp for synshemmede Ellers samme som å bruke Printer Driver Du finner også menyer i officeprogrammene med annen funksjonalitet

20 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 20 Knappene i verktøylinjen vil konvertere dokumentet direkte Ønskes endringer i innstillinger må du først velge Adobe PDF  Change Conversion Settings Programspesifikke valg (hold musemarkør over for nærmere forklaring) Programspesifikke valg (se neste lysbilde)

21 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 21

22 Lage PDF dokmenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 22 Excel spesifikke valg Adobe PDF  Change Conversion Settings

23 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 23 Øvelse Worddokumentet mercedes.doc skal konvertes til PDF ved hjelp av makro (konvertering v.h.a. knapp i verktøylinje) Følgende innstillinger skal brukes Begynn med Restore Defaults High quality printing Ikke konvertering av dokumentinformasjon Word sine comments skal konvertes til PDF-notes Kildefilen (originalen) skal inkluderes som vedlegg i PDF dokumentet Konverter til mercedes.pdf

24 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 24 Lage PDF fra fil Hvis du her velger All Files vil ikke Settings til høyre være aktiv.

25 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 25 Lage PDF fra web side Kan også bruke verktøylinje i Internet Explorer eller Skriv ut til Adobe PDF printer driver Forsiktig!

26 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 26 Øvelse Lag et PDF dokument av http://db.nohttp://db.no 1 nivåer Ble det bra?

27 Lage PDF dokumenter (fra Outlook) 19.09.2016 Acrobat Professional 8 27

28 Lage PDF dokumenter (Outlook) 19.09.2016 Acrobat Professional 8 28

29 Lage PDF dokumenter (Outlook) 19.09.2016 Acrobat Professional 8 29 Innstillinger

30 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 30 PDF from clipboard Sett inn som nytt dokument Sett inn i eksisterende dokument

31 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 31 Standard innstillinger I Acrobat Professional 7/8/9 velg: Edit  Preferences Velg kategorien Convert to PDF

32 Lage PDF dokumenter 19.09.2016 Acrobat Professional 8 32 Batch PS! Programmene tilsvarende dokumenttypene du velger må være installert på maskinen.

33 Konvertere fra PDF til Word 19.09.2016 Acrobat Professional 8 33 File  Export Versjon 7: Velg File…Save AS Se filetype

34 PDF til Word 19.09.2016 Acrobat Professional 8 34 Prøv helloPDF http://hellopdf.com Gratis, gjør en OK jobb Omnipage Omfattende kommersielt program http://www.nuance.com/imaging/omnipage/omnipage- standard.asp http://www.nuance.com/imaging/omnipage/omnipage- standard.asp

35 Sikkerhet 19.09.2016 Acrobat Professional 8 35 PDF Security Legge inn passord på åpning og/eller endring av dokument I versjon 7: Secure…Secure this document

36 Øvelse 19.09.2016 Acrobat Professional 8 36 Last ned kurskatalog (PDF dokument) fra http://kandata.nohttp://kandata.no Velg brosjyrer i menyen til venstre Konverter til Word dokument og se på resultatet

37 Editere PDF Alle PDF dokumenter er laget i andre programmer, vi lager ikke dokumenter i Acrobat fra bunnen av Men vi har muligheten for å gjøre noen små endringer Gå tilbake i originaldokumentet (Word, Photoshop etc) for å gjøre større endringer 37 Acrobat Professional 8 19.09.2016

38 Sette inn, slette og flytte sider Document menyen Sette inn ny side Document…Insert pages (legg merke til filtyper, konverterer til PDF) Slette sider Dra og slipp mellom dokumenter Bruk Pages i navigasjonsruten 38 Acrobat Professional 8 19.09.2016

39 Rotere, beskjære Rotere sider Document  Rotate pages Eller i Pagespanelet, trykk Options  Rotate Beskjære sider Beskjæringsverktøy i avansert redigering Merk område + enter Document  Crop pages Skriv inn informasjon + OK 39 Acrobat Professional 8 19.09.2016

40 Diverse 19.09.2016 Acrobat Professional 8 40 Trekke ut sider Vi kan trekke ut noen sider til et nytt pdf dokument Document…Extract pages

41 Properties 19.09.2016 Acrobat Professional 8 41 File  Properties Document prop. i versjon 7 Lagres, lukkes og åpnes for å få effekt Sjekk alle faner!

42 Linker 19.09.2016 Acrobat Professional 8 42 Pekefinger indikerer link/hyperkopling Lage link Verktøylinja avansert redigering (advanced editing) Klikk på Koplingsverktøy (link tool) 1.Merk området som skal bli link 2.Gjør dine valg og klikk Next 3.Gå til siden du ønsker link til, zoom ++ 4.Klikk sett Set Link

43 Endre linker For å endre en eksisterende link Klikk Link tool Endre størrelse/plassering Dobbelklikk for andre egenskaper Lage link til annet dokument Samme som vanlig link, vi klikker bare ”angi kopling” i et annet dokument 43 Acrobat Professional 8 19.09.2016

44 Linker 19.09.2016 Acrobat Professional 8 44 Øvelse Bruk bmw.pdf Ved klikk på første forekomst av ordet BMW i teksten skal bildet (det eneste) i teksten vises i stor størrelse (zoomes inn)

45 Artikler 19.09.2016 Acrobat Professional 8 45 Lage artikkel Verktøylinja avansert redigering Velg artikkelverktøyet og tegn bokser rundt artikkelen i riktig rekkefølge Velg annet verktøy, for eksempel håndverktøy Lese artikkel ved å klikke Bruk håndverktøy SHIFT (lese forrige) CTRL (til start av artikkel) Virker også i Reader

46 Artikler Slett artikkel/artikkeltråd Klikk Delete når merket For å merke klikk i nedre høyre hjørne View  Navigation Panels  Articles Endre artikkeltråder Velg artikkelverktøy Klikk nedre høyre hjørne for å merke Flytting/endre størrelse Klikk nedre høyre hjørne for å fortsette tråden Teste? Trykk hånden i verktøylinja Select & Tool 46 Acrobat Professional 8 19.09.2016

47 Artikler 19.09.2016 Acrobat Professional 8 47 Øvelse Bruk bmw.pdf Lag en artikkel som begynner med første avsnittet i dokumentet (Historie), og deretter fortsetter på avsnittet med tidslinje og alle årstallene. Test om dette virker (klikk hånd) Utvid artikkelen til også å inkludere avsnittet ”BMW 5-serie”

48 Bokmerker Finnes i navigasjonsruten Lage bokmerker Velg først visning (brukeren vil alltid få den visningen du ser nå) Sørg for å vise bokmerker i navigasjonsruten Klikk nytt bokmerke knappen øverst til venstre for å lage bokmerke Testes ved å klikke ikonet til venstre for navnet på bokmerket 48 Acrobat Professional 8 19.09.2016

49 Bokmerker Endre egenskaper for bokmerke Merk bokmerket Velg Alternativer  Egenskaper Her kan du for eksempel velge å lage bokmerke til et objekt på en side som vises i sin helhet uten at vi må zoome Velg først handling, så legg til Flytte bokmerker Ta tak i ikonet til venstre for navnet på bokmerket Merke flere med SHIFT og CTRL 49 Acrobat Professional 8 19.09.2016

50 Bokmerker Lage grupper med bokmerker Lag et nytt bokmerke Dra og slipp andre bokmerker til denne Gå på egenskaper og slett handlinger for denne, slik at ikke det skjer noe ved å klikke Lage bokmerker raskt Merk tekst og trykk CTRL + B 50 Acrobat Professional 8 19.09.2016

51 Editere PDF 19.09.2016 Acrobat Professional 8 51 Øvelse Sett inn worddokumentet bmwforside.doc til slutt i bmw.pdf Flytt denne siden til begynnelsen av dokumentet Slett alle bokmerker Lag et bokmerke til Dagens modellprogram

52 Topptekst og bunntekst Hvis du ikke har mulighet for å endre dette i originaldokumentet (for eksempel Word) kan du lage dette i Acrobat (fra versjon 6) Document  Header & Footer 52 Acrobat Professional 8 19.09.2016

53 Verktøy for retusjering Fant du en skrivefeil? Gå til originaldokumentet og rett opp og konverter til pdf Eller bruk tekstretusjeringsverktøyet Finnes i advanced editing Skal du skrive ny tekst kreves at skrifttypen er installert på maskinen Skal du kun endre tekstens formatering trenger du ikke skrifttypen installert på maskin, men den må være inkludert (embedded) i pdfdokumentet Høyreklikk merket tekst og velg properties  Font for å se hvilke muligheter som finnes og formatere teksten CTRL klikk i dokumentet for ny tekstboks 53 Acrobat Professional 8 19.09.2016

54 Legg til bakgrunnsbilde/vannmerke Introdusert i versjon 6 Document  Background eller Watermark Versjon 7: Add background or watermark Bakgrunn legger tekst/bilde bak innholdet på siden, mens vannmerke legger tekst/bilde foran innholdet på siden 54 Acrobat Professional 8 19.09.2016

55 Kommentarer Sticky note Klikk der du ønsker å gi en kommentar, for eksempel ”ønsker større skriftstørrelse her” Dobbelklikk for å skjule eller vise kommentar Høyreklikk for ytterligere alternativer 55 Acrobat Professional 8 19.09.2016

56 Kommentarer Tekstredigeringsverktøy Klikk og skriv for å sette inn tekst Merk og skriv for å erstatt tekst Merk og trykk Del eller Backspace for å slette Tegnede objekter Egen verktøylinje 56 Acrobat Professional 8 19.09.2016

57 Kommentarer I verktøylinjen Tasks finner vi Comment Her kan du velge å vise verktøylinjen Comment & Markup Du kan også velge å vise eksisterende kommentarer i eget vindu Comment  Show Comments List Velg comments pane på venstre side 57 Acrobat Professional 8 19.09.2016

58 Stempel Stempelverktøyet I kommentering verktøylinja Stempel er gruppert i kategorier Første gangen må du kanskje fylle inn en del informasjon som brukes i noen av stemplene 58 Acrobat Professional 8 19.09.2016

59 Vedlegg Du kan legge ved alle typer filer Legg ved en fil som kommentar Tools  Comment & Markup  Attach a file as a comment Klikk hvor du ønsker ikonet Velg fil (ikke nødvendigvis en PDF) Mottaker kan dobbelklikke for å lese vedlegget Vedlegget inkluderes i pdf filen (filstørrelsen på pdf’en øker tilsvarende) Legge ved et lydklipp Tools  Comment & Markup  Record Audio Comment 59 Acrobat Professional 8 19.09.2016

60 Gjennomgang 19.09.2016 Acrobat Professional 8 60 Sende dokumentet videre for gjennomgang, via E-post Comment Attach for Email Review

61 Shared Review 19.09.2016 Acrobat Professional 8 61 Krever webserver eller nettverksmappe, alternativt acrobat.com Comment  Send for Shared Review

62 Collaborate Review 19.09.2016 Acrobat Professional 8 62 Utveksle kommentarer LIVE (kollega må være på plassen sin!) Ved store filer (for store til å sende på e-post)

63 Collaborate Review 19.09.2016 Acrobat Professional 8 63

64 PDF Portfolio (PDF Packages) 19.09.2016 Acrobat Professional 8 64 Lag en presentasjon av (samling) av en rekke dokumenter Mange filformater støttes, ikke bare PDF

65 PDF Portfolio 19.09.2016 Acrobat Professional 8 65

66 Redusere filstørrelse 19.09.2016 Acrobat Professional 8 66 File  Save As kan i noen tilfeller hjelpe Document  Reduce file size Best å gjøre disse valgene når PDF’en genereres

67 Sikkerhet 19.09.2016 Acrobat Professional 8 67 Legg inn passord på dokument PS! Innstillingene gjelder ikke før dokumentet er lagret! Versjon 7: Secure knapp…Secure

68 Sikkerhet 19.09.2016 Acrobat Professional 8 68 Åpne dokument sikret med passord

69 Sikkerhet 19.09.2016 Acrobat Professional 8 69 Fjerne passordbeskyttelse

70 Øvelse 19.09.2016 Acrobat Professional 8 70 Sikre bmw.pdf med passord for lagring av endringer Det skal kun være lov å skrive ut dokumentet med lav oppløsning Det skal være tillatt å kopiere tekst, bilder etc. fra dokumentet Lagre og lukke, åpne og teste at det virker som antatt

71 Digital ID (signering) 19.09.2016 Acrobat Professional 8 71 Advanced  Security Settings Består av public og private key Brukes for å signere, hindre tilgang og kryptere dokumenter I utgangspunktet har du ingen digitale IDer så dette må du lage ADD ID

72 Digital signatur 19.09.2016 Acrobat Professional 8 72 Browse for an existing digital ID file Allerede laget og befinner seg på disk A roaming digital ID stored on a server Befinner seg på at webserver A device connected to this computer Dongle med nøkkel A new digital ID I want to create now Acrobat stiller en del spørsmål slik at du får laget en public og en private key som du kan bruke til å signere dokumenter

73 Digital signatur 19.09.2016 Acrobat Professional 8 73

74 Digital ID 19.09.2016 Acrobat Professional 8 74 Public key sendes til mottakere Når mottakeren får et dokument med en private key, må denne stemme overens med tidligere tilsendt public key.

75 Digital ID 19.09.2016 Acrobat Professional 8 75 Mottakeren finner liste over trusted identities under Advanced  Manage Trusted Identities Her kan du spørre etter andres public certificate, og du kan samtidig sende din egen!

76 Digital ID 19.09.2016 Acrobat Professional 8 76 Signèr ditt dokument Knappen Sign, og Place signatur (synlig i dokumenter) eller Sign document (usynlig)