Prosjektarbeid Mona Gilstad, Hydra Vega AS Toppøya i Moskenes 9.9.2008 Oppstart – gjennomføring og avslutning.

Presentasjon om: "Prosjektarbeid Mona Gilstad, Hydra Vega AS Toppøya i Moskenes 9.9.2008 Oppstart – gjennomføring og avslutning."— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektarbeid Mona Gilstad, Hydra Vega AS Toppøya i Moskenes 9.9.2008 Oppstart – gjennomføring og avslutning

2

3 Hva er prosjektarbeid Hvorfor prosjekter Ulike typer prosjekter Prosjektsøknad Prosjektstadier Oppstart Gjennomføring Avslutning Hvordan lykkes/mislykkes med prosjekter Ulike roller i prosjekter

4 …… er en arbeidsform hvor vi setter sammen en midlertidig organisasjon for å løse en avgrenset oppgave som er viktig for oss …… har alltid en start og en slutt og skal lede fra til et resultat..ET PROSJEKT

5 Ulike typer prosjekter Internasjonale samarbeidsprosjekter Interreg-prosjekt innen EU - Selprosjekt Internasjonal forskning og publisering Nasjonale prosjekter Satsing på torskeoppdrett HVPU reformen Regionale prosjekter Verdiskapningsprogrammet Kommuner og oppdrett Kvinnesatsing på Sør-Helgeland Lokale prosjekter Verdensarv – forprosjekt Vega Kystgård Restaurering av Samvirklaget Historiske hager Lofotmat Lofoten tørrfiskfestival Bedriftsetablering Byggeprosjekter Næringsbygg Restaurerering Bryllup / 50 års dag Tre dagers

6 Hvorfor prosjekter?

7 Hvorfor prosjekt? Å realisere forandringer og endringer Gir nyskaping, innovasjon og utvikling  ”Å skape gull av gråstein”  Forutsetter kreativitet og kompetanse  Engasjement og strategi  Sliper å ansette noen fast  Ryddig målsetting - skal løse konkrete tidsavgrensede problemstillinger Jantelov og bygdedyr hindrer utvikling Mye av organisasjonskulturen handler om hvordan folk oppfører seg. og derter lett å tilpasse seg den fjøslukta som er der….. Fordel med ”bottoms up” prosjekter som det er både behov og interesse for – gjerne med felles problemstillinger og lokal / regional /nasjonal forankring Verdiskapning – gjøre et problem til en ressurs for eksempel  hus som faller ned er et problem - et restaurert hus er en ressurs som kan brukes til noe meningsfylt  Sel spiser fisk – en død sel kan være mat, kunst, klær osv

8 Behov for utvikling ? Trenger flere og morsomme arbeidsplasser Eldrebølgen. Vi trenger flere innbyggere og mange barn Endringer i skatteinngan. Vi trenger høyere skatteinntekter Utvikling av lokal næringsvirksomhet. 70 % av dagens virksomheter vil være borte om 10 år 50 % av jobbene dagens ungdom skal ut i, finnes ikke i dag I morgendagens arbeidsmarked trengs det mennesker som kan samarbeide og som er fleksible og kreative. Mye av organisasjonskulturen handler om hvordan folk oppfører seg - Det lett å tilpasse seg den fjørlukta som er der……… Jantelov og bygdedyr hindrer utvikling ”Man kommer ikke først ved å gå i andre sine fotspor”

9 Et eksempel: Vega og verdensarven… - en utviklingsorientert prosess Skapt en visjon og vil noe - ”Stolt fortid – spennende framtid” Optimisme, identitet og stolthet Åpen for forandring og samhandling og positivisme Engasjement og strategi Kreativitet og kompetanse Ført til:  Flere arbeidsplasser  Unge folk flytter hjem  investeringslyst  økt omsetning og inntjening  mer besøk av turister, skoleklasser og fagfolk og dette bare øker…….

10 Søknad

11 Å utvikle et godt prosjekt Finne relevante partnere Ha en definert problemstilling Fordele oppgaver og ansvar Kvalitetssikre prosjektet Gjennomarbeidet prosjektplan God forankring, primært lokalt  Knytte et problem opp mot et mål  Felles forståelse for problemet  Felles holdning til omfang og innhold, innsats og formidling

12 Fra idè til prosjekt – ulike faser i prosjektutvikling Idefasen Dette er konkretisering og vurdering av problem eller potensiale, og ender ofte opp i en prosjektspesifikasjon Forstudiet Et prosjekt som har til formål å avklare alternative gjennomføringsmuligheter for å nå prosjektets endelige mål, vurderer realismen, avgrenser og definerer oppgaven. Ender opp med et beslutningsgrunnlag for videreføring av prosjektet. Forprosjekt Et prosjekt for utvikling av planer og utredninger som er nødvendig for å kunne ta en beslutning om iverksetting av et hovedprosjekt, f eks utarbeidelse av forretningsplan. Hovedprosjekt Realisering av prosjektets hovedmål gjennom utvikling og innføring til en driftssituasjon Ulike stadier i prosjekter…….videre……

13 PROSJEKTSØKNAD Prosjektnavn  Her anføres prosjektnavn. Bør være kort og konkret og gjenspeile hva prosjektet dreier seg om. Prosjektmål  Her beskrives først sluttmålet, dvs hva man ”til syvende og sist” skal oppnå med prosjektet. Deretter skal prosjektmålet med den fase man skal gjennomføre beskrives best mulig. Nåsituasjon  Her gis en kort oppsummering av hvorfor prosjektet er besluttet gjennomført. Prosjektbeskrivelse  Kort beskrivelse av prosjektets omfang og hvordan det er tenkt gjennomført. Organisasjon  Hvilke krav har prosjekteier(e) til prosjektorganisasjon? Ressursbruk  Hvilke ressurser stilles til disposisjon for prosjektet.

14 PROSJEKTPLAN 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Her gis en kort beskrivelse av bakgrunnen for igangsettelse av prosjektet. Det refereres til dokumentasjon som beskriver aktuelle problemstillinger samt prosjektspesifikasjon (verdiskapningsprogrammet). 1.2 Prosjektmål Mål for eventuelt hovedprosjekt presiseres og det refereres til en eventuell overordnet målsetting. Deretter konkretiseres hovedmål og delmål etter behov. 1.3 Rammer Uttalte forutsetninger og rammer gitt av oppdragsgiver og/eller premissgiver som finnes for prosjektet, for eksempel vedrørende total tidsramme, tidspunkter, kostnader, ressursbruk, osv. 2. OMFANG OG AVGRENSNING I dette kapittel beskrives prosjektets omfang og hvilke krav som skal innfris. Slike krav kan omfatte faktorer vedrørende tid, kostnad, kvalitet, prosess, osv. Ta gjerne med hva som ikke skal inngå i prosjektet.

15 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Her anføres hvem som er prosjektansvarlig og prosjektleder. 3.2 Øvrige roller Her beskrives hvem som er prosjekteiere med angivelse av "eierstatus" (A, B eller C eier) samt oppdragsgiver. I tillegg anføres om det skal være Styringsgruppe og/eller Referansegruppe. Navn på deltakere listes opp. Prosjektmedlemmene listes opp med navn og arbeidsgiver/ressurseier. 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Er det behov for beslutningspunkter ut over de to obligatoriske? I slike tilfelle hva skal vurderes og hvilken dokumentasjon/informasjon må være tilgjengelig. Hvem skal delta på beslutningspunktmøtene? Sett opp liste over beslutningspunktmøter med dato og hvilket beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) som må være tilstede. 4.2 Oppfølging Er det behov for/krav til faste statusmøter i prosjektet? Hvilke krav til rapportering til og fra statusmøte foreligger? 4.3 Milepæler List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd. Milepæler er som flaggdager i almanakken. Den er tidsbestemt og sier hvorfor det flagges – delseier. 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Beskriv de kritiske suksessfaktorene. Hva kan gå galt? Gi en kort vurdering av sannsynligheten for at den/de kritiske suksessfaktorer vil inntreffe, og hvilken konsekvens dette vil kunne medføre for prosjektoppnåelse. 5.2 Kvalitetssikring Beskriv tiltak for oppfølging av de kritiske suksessfaktorene slik at sannsynligheten for at de inntreffer reduseres/holdes under bedre kontroll/oppfølging. Vær forberedt……..

16 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Beskriv prosjektets hovedaktiviteter med hensikt, viktige oppgaver og resultat. Noen hovedaktiviteteter er så store at de blir egne delprosjekter 6.2 Tids- og ressursplaner Sett hovedaktivitetene inn i et skjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet TILTAK ANSVAR OPPFØLGING KOSTNAD FINANSIERING FERDIG 7. ØKONOMI Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp ett budsjett og en finansieringsplan. 8. KONTRAKTER OG AVTALER Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes (både interne og eksterne ressurser) arbeidsgivere mht hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med samarbeidspartnere av produkter og tjenester.

17 Kort søknad og bruk vedlegg: 1.FORSLAG TIL VERDIGRUNNLAG FOR VERDENSARVOMRÅDET 2. REISELIV PÅ VEGA –SATSINGSOMRÅDE OG STORE KONKURRANSEFORTRINN 3. FORSLAG TIL HVORDAN ET VERDENARVSENTER KAN ORGANISERES 4. Å FORMIDLE FORSKNING…………. 5. EKSEMPEL PÅ TOURISM AND SCIENCE 6. NÆRINGSUTVIKLING OG REISELIV I VEGA KOMMUNE 7. FORSLAG TIL KONKRETE AKTIVITETER FOR TURISTER 8. OVERSIKT OVER AKTIVITETER I PROSJEKTET 2004-2005 9. CD MED FOREDRAG OG BILDER 10. PLANTELIV UT I ØYAN 11. TURISTER OG ØKOTURISME 12. GEOLOGI PÅ VEGA 13. UNESCO’S VITENSKAPSTRATEGI 14. NORA (NORDISK ATLANTERSAMARBEID) 15. UNESCO’s PROGRAM FOR BÆREKRAFTIG UTVIKLING 2005-2010

18 Oppstart

19 Vi fikk penger ! Oppstart – gjennomføring - avslutning Oppstart av prosjekt Prosjekbeskrivelse Hvorfor gjør vi dette? Hvem skal være med? Hvordan skal vi gjøre jobben? Prosjektledelse og gjennomføring Hovedmål / delmål SMARTE Avslutning av prosjekt Hva forventer oppdragsgiver og prosjekteier Sluttrapport Dokumentasjon Hva skal vio lever fra oss?

20 Gjennomføring Avslutning 2 Prosjekt- søknad Slutt- rapport Prosjekt- beskrivelsen OppstartIde Bruk Drift Status- Rapporter Årlig?

21 Hvordan angripe et prosjekt? NB! Del opp hovedmålet i hovedaktiviteter Lag detaljerte prosjektbeskrivelser for alle aktiviteter Hva skal vi gjøre, når, hvem, budsjett, dato

22 Oppsummering - forventninger 1. Definere 2. Oppstart 3. Planlegge 4. Gjennomføre 5. Avslutte Krav/ behov/ønske fra omverdenen Hva skal prosjektet levere? Hvorfor skal man gjøre dette prosjektet? Tid, omfang, kostnad Få godkjenning for prosjektet, igangsetting, team-sammensetning Dokumentere hva man skal gjøre i prosjektet, aktivitetsplan, tidsplan, ressursplan mm. Igangsette og utføre aktiviteter i prosjektet, lede prosjektet, oppfølging mm. Få prosjektleveransen godkjent, sørge for at all nødvendig dokumentasjon er i orden

23 Gjennomføring og prosjektledelse

24 Hva er prosjektledelse? Definisjon: ”Bruk av kunnskap, evner, verktøy og teknikker for å nå prosjektets mål” Ulike typer prosjektledere:  ”Prosjektleder for omstruktureringsprosjektet i Telenor”  Prosjektleder for nybygg av skole  ”Prosjektleder for trivselsprosjektet på eldresenteret i Trysil”  Prosjektleder for Lofotmat Stor forskjell i oppgaver og omfang, men alle jobber krever forståelse av hva prosjektledelse innebærer

25 Sørge for at prosjektet er forstått og akseptert Definere prosjektets mål og rammer, planlegge aktiviteter Etablere gode kommunikasjons- og samarbeidsforhold Lede det daglige prosjektarbeidet Ta initiativ når muligheter eller problem oppstår Rapportere til oppdragsgiver Sørge for at nødvendige beslutninger blir tatt Sørger for de nødvendige dokumenter Styre prosjektet slik at verdiskapingen blir størst mulig for alle aktører Styre prosjektet gjennom situasjoner og problemer Styre leveranseomfang og dokumentasjon Styre kvalitet og målbarhet i prosjekt PROSJEKTLEDERPROSJEKTLEDER

26 SMARTE S pesifisert: Må kunne spesifisere resultatet/den effekt som skal oppnås M ålbart: Konkretisere hvor langt man er kommet og hva som gjenstår før målet er nådd A kseptert: Er målene akseptert av de involverte? Er de forankret? R ealistisk: Er det gitt realistisk innen de rammer som er gitt (økonomisk, kompetansemessig, infrastruktur osv.) og samtidig amibisiøst? T ids- og kontnasdbestemt: Er det mulig å periodisitere målet og når det skal være nådd? Kostnader konkretisert? E nkle og entydige mål og delmål og aktiviteter

27 H vor du er, sammenlignet med hvor du burde være? H va som ligger forut og hvordan det kan påvirke deg? H vor kommer du til å ende, sammenlignet med hvor du sa du ville ende? ….. du må vite:

28 En dyktig prosjektleder fokuserer på: Overlevering - avslutning Levere resultatet Evaluering Prosjekt- gruppa

29 Som prosjektleder må du alltid ha: målet klart i ditt hode oppgaven i din hånd og menneskene i ditt hjerte

30 Avslutning

31 Prinsippskisse for prosjekter

32 Avslutning  Avvikling til rett tid  Holde fokus helt til slutt  Evaluering og refleksjon rundt eget arbeid og resultat  Dokumentasjon (timelister, budsjett, loggbok..)  Formidling av resultatet  Sluttrapport

33 Lykkes vs mislykkes

34 NOEN SOM: har noe å tjene eller tape på om prosjektet lykkes eller mislykkes blir påvirket av prosjektresultatet blir påvirket av gjennomføringen bidrar med ressurser arbeider i prosjektet …………….. INTERESSENTER

35 Prosjektroller Fylkesrådet Nærings og samferdselsavd. Riksantikvaren Prosjektleder Prosjekt- gruppe/ medarbeidere Oppdragsgiver. Finansierer prosjektet, definerer ofte prosjektet, normalt ikke del av prosjektorganisasjon Representerer oppdragsgiver, Prosjekteier, tar større beslutninger Finansierer 50/50 Leder prosjektet fra dag til dag, rapporterer til styringsgruppe, ansvarlig for all aktivitet Hanne Ressurser som bidrar i prosjektet, rapporterer til prosjektleder Ansvarlig for deler av prosjektleveransen, rapporterer til prosjektleder Styringsgruppe Prosjekt- koordinator Vega Audhild Prosjekt- koordinator Lofoten Richard Prosjekt- gruppe/ medarbeidere

36 For at et prosjekt skal kunne kalles vellykket, bør noen kriterier være oppfylt Målgruppen/kunden er fornøyd med resultatet som ble levert av prosjektet Prosjektet ble ferdigstilt i tide Prosjektet ble utført innenfor budsjett Leveransen ble gjort med de ressurser som ble avsatt

37

38 Bevegelige mål – vet ikke hva man vil Dårlig forankring i organisasjon / institusjon Dårlig planlegging – uten milepæler Samarbeidsproblem mellom personer Uklar ansvarsfordeling Klare og felles mål Styring, tett oppfølging, måle resultater Framdriftsplan med milepæler og klart ansvar Teambygging – god og ærlig kommunikasjon Fokus primært på gjennomføring En kontrollert prosjektramme (tid,kost,produkt Støtte fra ledelsen Hvordan mislykkes / lykkes prosjekter?

39 Hvert enkelt tiltak kan gjennomføres ved hjelp av den generelle prosjektstrukturen 1. Definere 2. Oppstart 3. Planlegge 4. Gjennomføre 5. Avslutte Hva skal prosjektet levere? Hvorfor skal man gjøre dette prosjektet? Tid, omfang, kostnad Få godkjenning for prosjektet, igangsetting, team-sammensetning Dokumentere hva man skal gjøre i prosjektet, aktivitetsplan, tidsplan, ressursplan mm. Igangsette og utføre aktiviteter i prosjektet, lede prosjektet, endringsledelse mm. Få prosjektleveransen godkjent, sørge for at all nødvendig dokumentasjon er i orden Hvert enkelt tiltak (”prosjekt”)

40 Å jobbe med prosjekt……… En dyktig prosjektleder fokuserer på  Overlevering, avslutning  Levere resultatet  Evaluering  Prosjektgruppa Fordeler: …Varierte og spennende arbeidsoppgaver …eget styringsobjekt …konsentrasjon …arbeidsglede …fleksibilitet …tverrfaglig …tydelig Savner noen å ”spille ball med”, rådgiving, tilbakemelding underveis, fagmiljø Krever selvjustis og dokumentasjon, – timelister – økonomi Krever motivasjon