Økonomiregler for private barnehager og kommunens tilsyn

Presentasjon om: "Økonomiregler for private barnehager og kommunens tilsyn"— Utskrift av presentasjonen:

1 Økonomiregler for private barnehager og kommunens tilsyn
Dette er et regelverk vi har lite erfaring med, og som det har vært lite spørsmål om og ingen klagesaker på. Bestemmelsene stiller krav til barnehagens bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling, og supplerer bestemmelsene i barnehageloven om kommunens tilsyn med alle barnehager. Bestemmelsen kom fordi Staten ville følge pengene ut i barnehagene, og regulere hvordan tilførte midler fra Staten og foreldrene skal brukes. Kommunesamling Bergen 2.juni 2015

2 Økonomi og tilsyn i private barnehager
Regler fra Regler om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling Økonomiregler for private barnehager Bruk av økonomiske sanksjonsmidler ved tilsyn Denne økta dreier seg om regelverk som ble innført med virkning fra Målsettingen er å følge pengene som går fra kommunene og foreldrene til de private barnehagene, og si noe om hvordan de kan brukes.

3 Endringer i barnehageloven fra 1.1.2013
Eksisterende § 14 Kommunalt tilskudd til godkjente ikke-kommunale barnehager Ny § 14a Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i ikke-kommunale barnehager (hjemmel for økonomiforskriften) Eksisterende og endret§ 16 Tilsyn (nåværende første og andre ledd) Økonomiske reaksjonsmidler ved tilsyn ved brudd på § 14a (nytt tredje ledd) Ny § 16a: Bruk av økonomiske reaksjonsmidler ved brudd på §14a Vedtatt i Stortinget Reglene er tatt inn i barnehageloven i nærheten av eksisterende bestemmelser om tilskudd og tilsyn. Reglene stiller nye krav til de private barnehagene, samtidig som de gir kommunene nye reaksjonsmidler i sitt tilsyn

4 Ny forskrift fra Forskrift om regnskapsplikt for godkjente ikke-kommunale barnehager (økonomiforskrift til barnehagelova) Krav til regnskap, bokføring og dokumentasjon Revisjon Rapportering, opplysningsplikt og tilsidesetting av opplysninger Klage §6 i forskrift om likeverdig behandling er oppheva Fastsatt av Kunnskapsdepartementet den § 6 i forskrift om likeverdig behandling: «Reduksjon av kommunalt tilskudd» oppheves fra Denne er tidligere omtalt som ”avkortingsbestemmelsen”. Er det noen av kommunene her som har brukt den? Vi har noen få tilfeller fra Rogaland, men det kommer jeg tilbake til.

5 Bakgrunn for reglene Gradvis opptrapping av tilskudd til full (100%) likeverdig behandling Sikre at likeverdig behandling gir likeverdig kvalitet Sikre at kommunalt tilskudd og foreldrebetaling i de ikke-kommunale barnehagene kommer barna til gode Tydelig dreining i retning av flere aksjeselskap i de private barnehagene Legge til rette for at de private eierne av barnehager også i fremtiden kan ha et rimelig årsresultat Sikre at barnehagesektoren også for fremtiden vil ha seriøse aktører som vil bruke offentlige tilskudd og foreldrebetaling til drift av barnehager med høy kvalitet. Fra Prop. 98L ( ) Kap 1 Hovedinnholdet , s6: Det er viktig å sikre at det kommunale tilskuddet og foreldrebetaling i barnehagesektoren benyttes i tråd med formålet i barnehageloven, og kommer barna i barnehagen til gode Kap 2 Bakgrunnen for forslaget Regjeringen tar sikte på at opptrapping til 100 prosent ferdigstilles i budsjettet for 2014 (s7) Opprinnelig: Innfasing av full likeverdig behandling over en femårsperiode fra ; dvs Dette ligger i forslaget fra Udir til nye regler om tilskudd til private barnehager. Opptrappingen : 91 % Statsbudsjettet for 2011 : 92 % Statsbudsjettet for 2012 : 94 % Statsbudsjettet for 2013 : 96 % Revidert nasjonalbudsjett for 2013 : 98 % Revidert nasjonalbudsjett for 2014 : 100 % Statsbudsjettet for 2016? (I forbindelse med nytt regelverk?)

6 Behov for nye regler Barnehageloven og forskrift om likeverdig behandling hadde ikke regler om: Hvordan de private barnehagene skal bruke tilskudd og foreldrebetaling Hvordan kommunen kan følge opp barnehagene gjennom økonomisk kontroll eller sanksjoner Hvor mye eierne kan ta ut av verdier fra driften Salg av tjenester til barnehagen fra eier eller nærstående Gjennomføring av interne transaksjoner, fordi dette kan brukes som en metode for skjulte uttak av verdier Før rammefinansieringen hadde Kunnskapsdepartementet ansvaret for å sikre at bruken av de statlige midlene gikk til barnehagedrift. Dette ble regulert i ulike rundskriv om statstilskuddene. Fra rammefinansieringen ble det videreført en rett for de private barnehagene til fortsatt finansiering, uten at det ble videreført en mulighet for staten til å sikre at midlene ble brukt i samsvar med intensjonen og formålet med finansieringen. Statens kontroll av tilskudd forsvant med andre ord ved overgang til rammefinansieringen. Terskelen for å redusere tilskudd iht nåværende forskrift § 6 er høy og flere vilkår må være oppfylt samtidig. Det er få eksempler på at kommuner har benyttet seg av denne adgangen i praksis. I Rogaland har vi imidlertid hatt to omfattende saker: Time 2010 og Klepp Begge sakene gjaldt barnehager i en stort konsern, Espira. Den første saken var med i grunnlaget for Nrk Brennpunkt i november 2012. Tilsynsbestemmelsen i barnehageloven § 16 er svært generelt formulert og tilpasset tilsyn med barnehagelovens kvalitetskrav. Den er ikke tilpasset kommunenes behov for å føre kontroll med det kommunale tilskuddet og foreldrebetalingen.

7 Formålet med finansieringen
Nye regler er en nødvendig oppfølging for å sikre at finansieringen i sektoren blir brukt i samsvar med intensjonen og formålet, dvs til: Likeverdig kvalitet Det beste for barna i alle barnehager i landet ”Offentlige tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode” Dette er Staten sitt opplegg for å følge bruken av de pengene som kommer inn til de private barnehagene gjennom foreldrebetaling og offentlige tilskudd. Kommunene skal kontrollere at pengene brukes i tråd med formålet i barnehageloven. Det er vanskelig å være uenige i formålet om at økonomiske midler skal komme barna til gode, men det er et spørsmål hvor streng Staten og kommunene skal være i å følge opp at så skjer. Staten har gjennom regelverket kommet til en relativt streng oppfølging, men lagt ansvaret for den på kommunene.

8 Økonomiregler for private barnehager
Nå har vi sett på bakgrunnen for de nye reglene. Så skal vi se på de to hovedområdene reglene gjelder: Bruken av tilførte midler ute i de private barnehagene Kommunens tilsyn og kontroll med denne bruken Økonomiregler for private barnehager

9 § 14a: Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling
Første ledd Offentlige tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode. Barnehagen kan ha et rimelig årsresultat. Dette innebærer at følgende vilkår må være oppfylt: Barnehagen kan bare belastes kostnader som direkte vedrører drift av barnehagen, Barnehagen kan ikke overfor eier eller eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier belastes kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter, og Barnehagen kan ikke ha vesentlig lavere personalkostnad per heltidsplass enn det som er vanlig i tilsvarende kommunale barnehager Hovedprinsipp: Tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode. Dette har vært forutsetningen hele tiden, men er nå kommet fram direkte i lovteksten. Rimelig årsresultat: «Årsresultat»: Det skal være rom for å ta ut verdier av barnehagedriften gjennom «et rimelig årsresultat» Med rimelig årsresultat siktes det til virksomheter med positivt årsresultat eller overskudd. Konsernbidrag skal i denne forbindelse vurderes på samme måte som utbytte. Årsresultatet er rimelig når følgende vilkår er oppfylt: Bare kostnader til drift av godkjent barnehage Transaksjoner med nærstående etter vanlige forretningsmessige vilkår – ”på armlengdes avstand” Personalkostnad per heltidsplass som i de kommunale barnehagene Vilkårene er kumulative dvs at alle må være oppfylt for at lovens begrep ”rimelig årsresultat” skal være oppfylt. Dette er hjertet i de nye bestemmelsene Det er denne bestemmelsen kommunen skal føre tilsyn etter med de private barnehagene.

10 § 14a: Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling
Annet ledd Som eiers nærstående menes nærstående som nevnt i aksjeloven § 1-5 første ledd. Med konsern menes selskaper som står i slikt forhold til hverandre som beskrevet i aksjeloven § 1-3. Tredje ledd Barnehageeier skal kunne dokumentere at offentlige tilskudd og foreldrebetaling er brukt i samsvar med formålet i første ledd. Fjerde ledd Kongen kan gi utfyllende forskrift om krav til regnskap, revisjon, og rapportering, krav til barnehagens dokumentasjon av bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling, og den ikke-kommunale barnehagens opplysningsplikt om økonomiske forhold. Eiers nærstående Dette er nå nærmere definert: De fysiske og juridiske personene som omtales i det generelle regelverket for vedkommende organisasjonsform. Samme regler som i aksjeselskap Dette er en krevende vurdering! Dokumentasjonskravet Det er barnehagen som skal kunne dokumentere at bestemmelsene følges: Barnehageeier skal til enhver tid kunne dokumentere at kostnader ført i barnehagens regnskap er i samsvar med kravet om at offentlige tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode. Forskriften Forskriften vil gjelde for godkjente ikke-kommunale barnehager som driver virksomhet etter barnehageloven § 14 Kommunalt tilskudd til godkjente ikke-kommunale barnehager

11 Rimelig årsresultat Hvordan skal kommunen vurdere om vilkårene er oppfylt? Hva er kostnader som vedrører driften? Hva betyr det at kostnader belastet fra nærstående må være fastsatt som om det var avtalt mellom uavhengige parter? Hvem er nærstående? Hva betyr vesentlig lavere personalkostnad? Det er ikke lagt noen maksimumskrav på årsresultat. En barnehage kan med andre ord tjene så mye de vil uten at myndighetene vil gripe inn, hvis vilkårene for et rimelig årsresultat i loven § 14a er oppfylt. Det er lagt til kommunen å vurdere hva som er et rimelig årsresultat; det skal vi komme tilbake til. Svar på spørsmålene over er derfor viktige. Vi skal gjennomgå de enkelte elementene i det følgende.

12 Kostnader som vedrører driften
Hvilke kostnader vedrører driften av barnehagen? Krav om relevante kostnader for barnehagedriften (udir) Kostnader for den barnehagedriften som kommunen har godkjent etter barnehageloven Kommunen gir tilskudd til «ordinær drift» etter § 14, og kostnadene som skal føres i regnskapet skal synliggjøre ordinær drift Kostnader som ikke faller innenfor den godkjente driften av barnehagen kan ikke kostnadsføres i barnehagens regnskap Fra Prop. 98L s38 Fra udir sin omtale av de nye reglene på nettsida den Det er særlig to forhold som er viktig her: Fastslå hvilken barnehagedrift kommunen har godkjent – ikke minst antall barn / heltidsplasser Fastslå om barnehagens regnskap er ført korrekt – se årsregnskapet som er innlevert Sees i sammenheng med begrensninger i kommunens plikt til å gi tilskudd etter barnehageloven § 14. Fra merknadene: Kommunens finansieringsplikt begrenser seg til det antall barn det er plass til innenfor barnehagens godkjenning, og som er omfattet av den ikke-kommunale barnehagens opptakskriterier Det er oppfølging av de pengene kommunen er pliktig til å gi som tilskudd (og foreldrebetalingen), som er formålet med bestemmelsen. Vi skal senere se på kravet til innlevering av årsregnskap. Vi kan allerede nå nevne at «ordinær drift» i denne sammenheng inkluderer alle kostnader knyttet til den godkjente barnehagedriften, også kostnader til barn med særskilte behov. Hva kan være utenfor den godkjente driften? Eks: Godkjenning: Kostnader for flere barn enn godkjenning av barnehagen tillater Vedtekter: Barn som er tatt inn i strid med barnehagens opptakskriterier Vaskeritjenester: Tilbud om vask av barnas klær Kjøkkentjenester: Tilbud om catering; eks ferdig middag når foreldrene henter barna Andre: Noen som har hørt om noe?

13 Transaksjon fastsatt mellom uavhengige parter
Hva innebærer at en transaksjon er fastsatt mellom uavhengige parter? Krav om markedsmessige vilkår i handel med nærstående (udir) Vederlag i transaksjoner med eier eller eiers nærstående kan ikke overstige alminnelige forretningsmessige vilkår og prinsipper for fastsettelse mellom uavhengige parter Barnehagen må kunne dokumentere at transaksjonen ikke innebærer overkompensasjon for ytelsen Ville prisen vært den samme dersom transaksjonen hadde blitt gjennomført mellom uavhengige parter? Bestemmelsen rammer også lån med vilkår som er gunstigere enn markedsvilkår Dette kan være en komplisert vurdering, særlig i store barnehagekonsern. Der det er penger, er det penger å hente.  I våre saker har vi opplevd at en klang rekke tjenester og ytelser var fakturert samlet fra morselskap til barnehagen som datterselskap. Oppgaver som vanligvis ligger til styrer, regnskapshonorar, revisjonshonorar og kurs for ansatte var fakturert som en sum per måned / kvartal. Det var det nesten umulig å kunne fastslå om disse tjenestene var fastsatt ut fra markedsmessige vilkår. Det var nemlig ingen slike «samletjenester» i markedet å kunne sammenligne med. Dette gjorde det vanskelig å vurdere barnehagens dokumentasjon, og det kan lett bli ord mot ord. Kommunen mener at tjeneste er satt for høyt i pris, mens barnehagen (konsernet) mener at prisene er markedsmessig korrekte.

14 Nærstående og konsern Nærstående til eier – aksjeloven § 1-5
Ektefelle og samboere, både til eier og til eiers slektninger jf. 2 og søsken Slektninger i rett opp - og nedstigende linje og søsken; både til eier og eiers ektefelle / samboer Selskap der eier selv eller noen som er nevnt over, har bestemmende innflytelse som nevnt i aksjeloven§ 1-3 Konsern – aksjelova § 1-3 Et aksjeselskap er et morselskap hvis det på grunn av avtale eller som eier av aksjer eller selskapsandeler har bestemmende innflytelse over et annet selskap For å kunne vurdere om dette er tjenester mellom nærstående, må vi vite hvem de nærstående er. Vi kommer derfor raskt inn i en vurdering av eierforhold i et barnehagekonsern. Dette har vært et sentralt tema i begge de to sakene vi har hatt om avkorting. Det er komplisert både med vurdering av nærstående og konsern. Et konsern kan være oppsplittet i en rekke eierselskaper og datterselskaper som kan tilsløre de reelle eierforholdene. En slik vurdering krever at kommunen har oversikt over hvem som er eiere og nærstående til de private barnehagene i kommunen. Det kan være krevende. Vi har opplevd å måtte trenge inn i et villniss av eiere og nærstående, og det var svært krevende å vurdere hvem som egentlig eide hva.

15 Vesentlig lavere personalkostnader
Hva er «vesentlig lavere»? ( ) Kommuner med egne kommunale barnehager Kommunen må gjøre en konkret sammenligning av den private barnehagens personalkostnader per heltidsplass med personalkostnadene per heltidsplass i kommunens egne barnehager av samme type Kommuner uten kommunale barnehager Personalkostnader per aldersjustert heltidsplass 2013 (TF-notat 37/2014: Ordinære barnehager kr Familiebarnehager kr Åpne barnehager (<16 t) kr ; (>16 t) kr Det er rom for at den private barnehagen har en noe annen personalsammensetning og lønnsstruktur enn kommunale barnehager. Det er ikke sagt nærmere hva som menes med «vesentlig». I forslaget til nye regler om tilskudd er «vesentlig» forstått som «det skal en del til» jf. § 2, siste ledd om vesentlig høyere personalkostnader. TF-notat nr. 37/2014: Personalkostnader pr. plass i barnehagen 2013 – estimerte gjennomsnittlige personalkostnader per heltidsplass. Beregningsmetode i TF-notatet (stort sett tilsvarende beregning av nasjonale satser): Personalkostnader funksjon 201 2 % fradrag for barnehagemyndigheten Fradrag bruk av premiefond Fradrag åpne barnehager Ikke fradrag for ikke-økonomisk støtte Ikke fradrag for kommunale familiebarnehager Aldersjustert heltidsplass: Barn 0-2 år = 1,8 barn over tre år Indeksregulering

16 Vurdering av personalkostnader
Momenter til vurdering Organisering av driften Egne tjenester eller kjøp av tjenester? Barn med særskilt tilrettelegging Hvor mange barn i barnehagen har behov for særskilt tilrettelegging? Eiers arbeid i barnehagen Hvor mye kompensasjon for arbeid tas ut i utbytte? Andre forhold Er det andre lokale forhold som kan påvirke personalkostnadene? Dette er momenter i den private barnehagen som direkte påvirker sammenligning av personalkostnadene Organisering av driften Kjøp av tjenester vil føre til lavere personalkostnader enn egne tjenester; eksempel vaktmester Barn med særskilt tilrettelegging Stort omfang av antall barn med særskilte behov i forhold til barnehagen totalt kan påvirke personalkostnadene Eiers arbeid i barnehagen Hvis eier ikke tar ut lønn som godtgjørelse for arbeid men utbytte, vil personalkostnadene være lavere

17 Barnehagens dokumentasjon
Prop. 98L: Barnehageeier skal til enhver tid kunne dokumentere at kostnader ført i barnehagens regnskap er i samsvar med kravet i første ledd om at offentlig tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode Innholdet i dokumentasjonsplikten kan presiseres i forskrifter … Her vises det i sin helhet til økonomiforskriften Kommunen kan være direkte i sine forespørsler om dokumentasjon når det gjelder regnskap.

18 Økonomiforskrift for private barnehager
Hittil har vi sett på hvordan kommunen skal kunne vurdere om barnehagens årsresultat er rimelig dvs om kriteriene er tilfredsstilt: Kun kostnader som vedrører godkjent drift Kun kostnader fra nærstående etter vanlige forretningsmessige vilkår Ikke vesentlig lavere personalkostnader La oss håpe at ikke opplevelsen hittil er som å gå seg vill i skogen. Målet må vel bli å finne avklaringen i økonomiforskriften, eller stien som kan skimtes innover til høyre i bildet. Økonomiforskrift for private barnehager

19 Økonomiforskrift til barnehageloven
Innhold: § 1 Formål og virkeområde § 2 Krav til regnskap, bokføring og dokumentasjon § 3 Revisjon § 4 Rapportering og opplysningsplikt § 5 Tilsidesettelse av opplysninger § 6 Klage til Fylkesmannen § 7 Ikraftsetting Vi starter først med reglene som mest direkte griper inn i økonomiforvaltningen i de private barnehagene. Forskrift om regnskapsplikt for godkjente ikke-kommunale barnehager (økonomiforskrift til barnehageloven) nr 1108 av med virkning fra Det har hittil vært lite snakk om disse nye reglene, og det er først nå ved innsendelse av regnskapet for 2013 at vi har fått de konkrete følgene av at nytt regelverk har kommet.

20 § 2 Krav til regnskap, bokføring og dokumentasjon
Resultatregnskap for hver barnehage som er godkjent etter barnehageloven skal utarbeides av barnehageeier Regnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift Inntekter og kostnader skal periodiseres iht. regnskapsloven § 4-1 Transaksjoner som ikke gjelder godkjent barnehagedrift skal holdes utenfor resultatregnskapet Regnskapet skal ikke belastes kostnader fra eier eller nærstående til eier som overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter Regnskapet skal dokumenteres i tråd med bokføringslovens krav Bokførte opplysninger skal kunne dokumentere at kravene i lov og forskrift er oppfylt Regnskapet skal kunne dokumentere at felleskostnader er fordelt forholdsmessig i selskap med annen virksomhet i tillegg til barnehagedrifta Det er ganske omfattende regler, men for barnehager som har en god økonomiforvaltning burde det ikke være et stort problem å tilfredsstille de nye reglene og fylle ut årsregnskapsskjemaet. Det er viktig å merke seg at det ikke kreves et fullstendig årsregnskap; kravet til en oversikt over eiendeler og gjeld (balanse) og noter til regnskapet er ikke tatt inn i bestemmelsene. Bakgrunnen var at de private barnehagene har ulike regnskapskrav ut fra hvilken selskapsform de har. Viktigst At regnskapet inneholder alle og bare de transaksjoner som gjelder drift av barnehager som er godkjent etter barnehageloven At årsregnskapet følger de vanlige regnskapsreglene At årsregnskapsskjema er fullstendig og korrekt utfylt Til kommunene: Kontroller opplysningene i årsregnskapsskjemaet Til de private barnehagene: Ta kontakt med regnskapsfører og revisor for hjelp til korrekt regnskapsførsel

21 §3 Revisjon,§4 Rapportering og opplysningsplikt, § 5 Tilsidesetting av opplysningar
Regnskapet skal revideres av statsautorisert eller registrert revisor Barnehageeier som kontrollerer (eier) ordinære barnehager med mindre enn 20 barn eller familiebarnehager med mindre enn 10 barn, kan i stedet velge en uavhengig regnskapskyndig Barnehageeier skal hvert år sende inn opplysninger til kommunen og KD om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling. Opplysningene blir gitt i barnehagens resultatregnskap på standardisert skjema. Kommunen kan til enhver tid kreve de opplysningene og den dokumentasjon som er nødvendig for tilsyn Dersom regnskapet bryter vesentlig med kravene til resultatregnskap i § 2, kan kommunen sette opplysningene fra barnehagen til side Strengere krav til revisjon bortsett fra for de aller minste barnehagene Rapporteringen på årsregnskapsskjemaet fortsetter som før. Fylkesmannen foreslo i høringen at årsregnskapsskjema ble omarbeidet slik at kommunen gjennom dette skjema fikk nok informasjon til å kunne utøve sin tilsynsrolle og sin kontroll med at de nye bestemmelsene ble overholdt. Forslag til årsregnskapsskjema var sendt med høringen til de nye reglene fra Nytt skjema er nå tatt i bruk fra regnskapet for 2013.

22 Årsregnskap for ikke-kommunale barnehager
Pliktig innsamling av kommunen som tidligere Fram til nå hjemmel i statens bevilgningsreglement § 10 Fra hjemlet i økonomiforskriften § 4 Rapportering og opplysningsplikt Nytt skjema – endringer for 2013: Rapporteringsfrist utsatt til høsten Opplysninger om annen virksomhet enn barnehage Navn på foretaket / foretaksgruppen der barnehagen ev. inngår Antall barnehager som inngår i foretaket / foretaksgruppen Opplysninger om fordeling av administrasjonskostnader og felleskostnader i foretak / foretaksgruppe Opplysninger om transaksjoner med nærstående Departementet sier følgende i lovproposisjonen: Det er regnskapet for barnehagedelen av virksomheten som vil gi informasjonsgrunnlag for kommunal kontroll og håndheving. Departementet mener det er nødvendig med regnskaps- og revisjonskrav til barnehagedrift som får foreldrebetaling og offentlig tilskudd. Endringer for 2014: Post 3400 Offentlige tilskudd: Detaljerte opplysninger om alle utbetalinger Post 5945 Pensjonsforsikring: Utfyllende noteopplysninger En rekke mindre endringer:

23 Årsregnskapsskjema Innsamling av årsregnskap i BASIL 2013
Alle poster der det foreligger regnskapsopplysninger skal fylles ut Kommunen kan etterspørre manglende regnskapsopplysninger Offentlige tilskudd (post 3400) – det er barnehagens tall i det offisielle årsregnskapet som skal benyttes Det er utarbeidet en standard revisjonsberetning i BASIL Opplysningene i årsregnskapsskjemaet brukes i forbindelse med arbeidet med nye forskrifter om tilskudd fra En kommune spurte om de kunne etterspørre opplysninger om pensjonskostnader som ikke gikk fram av årsregnskapsskjemaet. Det mente vi de kunne. Generelt: Kommunen må kunne etterspørre alle opplysninger knyttet til den private barnehagens årsregnskap som kommunen har behov for. Barnehagen er etter reglene pliktige til å kunne dokumentere nærmere alle regnskapsopplysninger.

24 Kommunens oppfølging og tilsyn
Hittil har vi sett på Hvordan kommunen kan vurdere om barnehagen oppfyller kriteriene for et rimelig årsresultat Hvilke plikter den private barnehagen har til sin økonomiforvaltning Nå skal vi se litt nærmere på hvordan kommunen kan følge opp og føre tilsyn med de private barnehagene Kommunens oppfølging og tilsyn

25 § 16: Tilsyn – nytt tredje ledd
Første ledd (eksisterende) «Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold..» «Hvis fristen for å rette pålegget ikke overholdes, eller hvis pålegget ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stengning..» Tredje ledd (nytt) «I stedet for eller i tillegg til stengning av virksomheten, kan kommunen bruke økonomiske reaksjoner overfor ikke-kommunale barnehager dersom krav etter § 14a, eller forskrift i medhold av samme bestemmelse, ikke er overholdt.» Fjerde ledd «Vedtak om retting og stengning og vedtak om anvendelse av økonomiske reaksjonsmidler kan påklages til Fylkesmannen» Nåværende § 16 Tilsyn videreføres i første og andre ledd, og i fjerde ledd. Skråstilt tekst er nye bestemmelser Kommunen har adgang til å reagere med særskilt tilpassede økonomiske reaksjonsmidler dersom kravene i § 14a eller i forskrift ikke er oppfylt. Fylkesmannens rolle: Tilsyn med kommunen som barnehagemyndighet etter barnehageloven § 9 omfatter ikke kommunens virksomhet etter § 16, tredje ledd. Vedtak om bruk av økonomiske reaksjonsmidler kan påklages til Fylkesmannen. Når fristen for retting av ulovlige eller uforsvarlige forhold ikke overholdes eller forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen i stedet for stengning velge å bruke økonomiske reaksjonsmidler.

26 §16a: Kommunens adgang til å anvende økonomiske reaksjonsmidler overfor ikke-kommunale barnehager
Første ledd Kommunen kan holde tilbake tilskudd til ikke-kommunale barnehager eller redusere tilskudd i kommende terminer, dersom krav etter § 14a eller forskrift i medhold av § 14a ikke er oppfylt. Andre ledd Dersom tilskuddet er anvendt i strid med § 14a eller forskrift i medhold av§ 14a, kan kommunen kreve tilbakebetaling av tilskudd. Tredje ledd Tilbakehold av tilskudd, reduksjon i tilskudd eller tilbakebetaling av tilskudd etter første og andre ledd skal stå i forhold til regelbruddets art og økonomiske betydning. Denne er knyttet direkte til ny § 14a Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling. De ulike leddene i § 16a er gjennomgått mer detaljert i fortsettelsen. Fylkesmannens tilsyn med kommunen som barnehagemyndighet etter § 9 i barnehageloven vil ikke omfatte kommunens virksomhet etter § 16a Jo mer alvorlige bruddene er og jo større økonomisk betydning de har, jo sterkere reaksjon vil det være mulig å bruke

27 Økonomiske reaksjonsmidler
Framtidige tilskudd etter § 16a første ledd Ulike reaksjoner kan brukes til ulike regelbrudd Holde tilbake tilskudd Nødvendig eller god nok dokumentasjon mangler Foreløpig vedtak før alvorligere reaksjoner blir aktuelle Redusere framtidige tilskudd Krav i § 14a eller Økonomiforskriften er ikke oppfylt Utbetalte tilskudd etter § 16a andre ledd Kreve tilbakebetaling av evt. tilbakeholde tilskudd Nødvendig og god nok dokumentasjon er ikke mulig å få Kommunen finner at barnehagen har brukt midlene i strid med § 14a Reduksjon av fremtidige tilskudd kan brukes ved brudd på § 14a: ved feilaktig bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling ved manglende oppfylling av krav til dokumentasjon

28 Økonomiske reaksjonsmidler
Tilbakebetaling av tilskudd etter § 16a andre ledd Krav om tilbakebetaling er strengere enn reduksjon av tilskott Mest aktuell ved tilbakebetaling etter § 10 i forskrift om likeverdig behandling Barnehagen har rapportert feil tall og fått for mye utbetalt i tilskott Barnehagen avslutter virksomheten (konkurs) Ny eier overtar driftsansvaret for barnehagen Omfang og bruk av reaksjonsmiddel etter § 16a tredje ledd Økonomisk omfang av misbruk av foreldrebetaling og offentlige tilskudd Hvor alvorlig bruddet på reglene er Ledelsen i barnehagen må handtere økonomiske reaksjoner slik at det ikke går ut over barna Kommunen sin reaksjon må stå i forhold til hva slags regelbrudd det er, og hvilken økonomiske betydning det har. Hittil har vi sett på de konkrete mulighetene kommunen har for å bruke økonomiske reaksjonsmidler. Nå skal vi se litt på bruk av disse bestemmelsene i forbindelse med tilsyn i tråd med forvaltningslovens regler.

29 Juridisk metode i tilsyn og klagesaker
Retts-kilder: Lov, forskrift, forarbeid mv Retts-regel Faktum Vurdering Konklusjon Vedtak Informasjon Dokumentasjon Jurister har sin egen logikk som de tror alle andre forstår. Det samme med økonomer, slik som meg. Jurister har laget forvaltningsloven, ikke-jurister skal bruke den. Vi har ikke uten videre inne den logikken som juristene tar for gitt. Her er et forsøk på jus for ikke-jurister. Når vi skal kontrollere om et forhold eller en praksis er i tråd med lovens bokstav og intensjon, trenger vi to typer kildeinformasjon: Ordlyden og bakgrunnen for den rettsregelen vi ønsker å undersøke De faktiske forhold, slik som informasjon og dokumentasjon Når vi har trukket ut det som er relevant fra lovbestemmelsene og fra de faktiske forhold, må vi sette de opp mot hverandre. Vurderingen vil munne ut i en konklusjon om gjeldende praksis er lovlig, og hva som eventuelt må til for at den skal bli det. Her skal vi bruke denne metoden på tilsyn. PS: Figuren er stjålet fra en presentasjon laget av udir på en nylig samling for Fylkesmannen. Jeg har tilpasset den litt.

30 Tilsyn med private barnehager
Forberedelsesfasen Foreta områdeovervåking og risikovurdering Klargjøre rettslige krav Velge tilsynstema, tilsynsobjekt, tidspunkt og - metode Undersøkelsesfasen Melde tilsyn Innhente skriftlig informasjon Gjennomføre stedlig tilsyn Vurdere faktum opp mot rettsregel Konkludere om lovbrudd Kilde: Metodehåndboka for Fylkesmannens nasjonale tilsyn Områdeovervåking: Følge med på hva som skjer på det området som det kan bli aktuelt å undersøke nærmere gjennom tilsyn

31 Tilsyn med private barnehager
Formidlings- og avslutningsfasen Utarbeide foreløpig tilsynsrapport Gjennomgå tilsynsrapport i sluttmøte med barnehagen Be om tilbakemelding fra barnehagen Utarbeide endelig tilsynsrapport Varsle pålegg om retting av lovstridige forhold Vurdere barnehagens tilbakemelding om retting av lovstridige forhold Vedta pålegg om retting med frist for å etterkomme kravene Følge opp at pålegg om retting er gjennomført Avslutte tilsynet Kilde: Metodehåndboka for Fylkesmannens nasjonale tilsyn Fylkesmannen i Hordaland kan gi dere god veiledning om bruk av tilsyn

32 Forberedelse av tilsyn
Følge opp de private barnehagene, særlig økonomien Vurdere risiko for brudd på barnehageloven §14a og økonomiforskriften Vurdere hvilke barnehage det er størst risiko i Innhente og be om dokumentasjon og informasjon Vurdere mottatt informasjon Velge ut hva kommunen skal føre kontroll med Velge tilsynsmetode: Skriftlig tilsyn, stedlig tilsyn, uanmeldt tilsyn Bruk av tilsynsmetode i forbindelse med bruk av økonomiske reaksjonsmidler er i stor grad upløyd mark. Vi vel her bare kunne gi noen smakebiter på hvordan dette kan gjøres. Dette er således på ingen måte en ferdig utviklet tilsynsmetode for kommunens tilsyn med de private barnehagene

33 Risikovurdering Hva bør kommunen følge med på? Eierform
Om barnehagen er del av et konsern Transaksjoner med nærstående Størrelsen på regnskapsført utbytte Om barnehagen driver annen næring i tillegg Driftskostnader i forhold til antall barn Om barnehagen har vesentlig lavere personalkostnader Store endringer fra ett år til neste Bekymringsmeldinger og klagesaker Her er noen eksempler på hva kommunen bør passe på og følge med på. Neste lysark viser et konkret hjelpemiddel i forbindelse med risikovurderingen.

34 Kommunens overvåking og risikovurdering
Følgende nøkkeltall brukes til vurdering av barnehagens økonomi Personalkostnader (unntatt pensjon og refusjoner) i prosent av kommunale driftstilskudd Pensjonsutgifter i prosent av lønn og feriepenger Leiekostnader i prosent av kommunale driftstilskudd Kapitalkostnader i prosent av foreldrebetaling og offentlige tilskudd Forbruk på fremmedtjenester i prosent av foreldrebetaling og off. tilskudd Utbytte i prosent av foreldrebetaling og off. tilskudd Resultatgrad (årsresultat / driftsinntekter) Først litt om forberedelsesfasen med områdeovervåking og risikovurdering. Stavanger kommune har i samarbeidet i storbynettverket utarbeidet en systematisk gjennomgang av årsregnskapene i de private barnehagene i kommunen. De bruker ovenstående nøkkeltall for å vurdere barnehagens økonomi. Oppfølgingen gjøres i et regneark hvor barnehagens årsregnskapsskjema kopieres inn og nøkkeltallene beregnes automatisk. Fylkesmannen har fått tilgang til regnearket, og tillatelse til å dele det videre. Eksempel: Personalkostnader i en barnehage utgjorde 60 % av tilsvarende kommunale barnehage, og eier tok ut over 30% av inntektene i utbytte. FARE Barnehagens tall Valgt varselsgrense Status Barnehagens personalkostnader i prosent av offentlig tilskudd og foreldrebetaling: 99,4 % 75,0 % OK Barnehagens pensjonsutgifter i prosent av lønn og feriepenger 4,9 % 2,0 % Barnehagens leiekostnader i prosent av kommunale driftstilskudd 0,0 % 15,0 % Barnehagens kapitalkostnader i prosent av foreldrebetaling og offentlig tilskudd 0,5 % 7,0 % Barnehagens forbruk på fremmedtjenester i prosent av foreldrebetaling og offentlig tilskudd 1,4 % 3,9 %

35 Økonomiske reaksjonsmidler - vurdering
Kommunen sitt skjønn Vurdering Hvilket lovbrudd gjelder det? Hvor alvorlig er lovbruddet? Hvilken løsning er best for kommunen og barna i barnehagen? Hvordan skal eventuell tilbakebetaling eller reduksjon / tilbakeholdelse av tilskudd gjennomføres? Frister, avbetalingsterminer, andre praktiske forhold? Departementet sier i lovproposisjonen: Kommunens rolle som tilsynsansvarlig gir dem et sterkt insentiv til å følge pengestrømmen, og til å påse at tilskuddene blir brukt på barna i barnehagen

36 Økonomiske reaksjonsmidler - vedtak
Be barnehagen rette forholdet etter § 16 andre ledd om pålegg om retting ved tilsyn, eller be om korrekt og tilstrekkelig dokumentasjon Brev jf. 1 kan kombineres med forhåndsvarsling om mulige økonomiske reaksjonsmidler jf. forvaltningsloven § 16 Gjøre vedtak om bruk av økonomiske reaksjonsmidler hvis barnehagen ikke retter forholdet påpekt etter 1. Vedtaket skal være enkeltvedtak etter forvaltningsloven og bl.a. inneholde: Utregning av økonomisk verdi av lovbruddet Terminer for tilbakebetaling og andre praktiske forhold Begrunnelse for vedtaket Henvisning til klagerett Kommunen strammer til: Be om tilleggsinformasjon Varsle pålegg om retting Vedta pålegg om retting Varsle bruk av økonomiske reaksjonsmidler Vedta bruk av økonomiske reaksjonsmidler Gjennomføre bruk av økonomisk reaksjonsmidler

37 Hva har vi sett på? Kommer offentlige tilskudd og foreldrebetaling barna til gode? Er barnehagens årsresultat rimelig? Bare kostnader som gjelder godkjent drift? Transaksjoner med nærstående etter forretningsmessige prinsipper? Ikke vesentlig lavere personalkostnader? Føler barnehagen økonomiforskriften? Har kommunen vurdert og gjennomført økonomiske sanksjoner med bakgrunn i brudd på reglene?

38 Konsekvenser av nytt regelverk
Nytt regelsett for kommunen og de private barnehagene Kommunen har hjemmel til å bruke økonomiske reaksjonsmidler Barnehagen skal gi nødvendige opplysninger i årsregnskapsskjemaet Endret skjema for årsregnskap gir flere opplysninger og blir et viktig virkemiddel i kommunens arbeid Ny revisjonsberetning for barnehageregnskap Kommunen bør vurdere å undersøke nærmere hvis barnehagen opplyser at de har hatt transaksjoner med nærstående KD mener at kommunene ikke vil få høyere administrative kostnader med likeverdig behandling og nye regler om bruk av offentlige tilskott og foreldrebetaling enn de hadde før rammefinansieringa Det er pliktig å opplyse om transaksjoner med nærstående hvis slike finnes. Erfaring fra tidligere saker viser at det her kan være fare for overprising. KD sier (s36) Departementet er av den oppfatning at det samlede opplegget for finansiering av ikke-kommunale barnehager inkludert systemet for kontroll og tilsyn som foreslås nå, totalt sett ikke medfører høyere administrative kostnader for kommunene enn det systemet som eksisterte før overgangen til rammefinansiering i 2011. Hvor feil går det an å ta? Alt tyder vel på det motsatte; dette krever mye, mye mer både av tid og kompetanse.

39 Forvirret? Teori er når man vet alt, og ingenting stemmer Praksis er når alt stemmer, og ingen vet hvorfor I dette rom er teori og praksis forenet Ingenting stemmer, og ingen vet hvorfor Du er ikke alene, hvis du er forvirret Et gammelt sitat jeg fant i opprydning på kontoret Ukjent forfatter