Klubbens styrearbeid i praksis

Presentasjon om: "Klubbens styrearbeid i praksis"— Utskrift av presentasjonen:

1 Klubbens styrearbeid i praksis
Kretsting STGTK, mars 2015

2 HJÆLP! Funksjonshemmede Idrettsregistreringen Grasrotandel Idrettsting
Virksomhetside Regnskap Særforbund Dugnad Tillitsvalgte Anlegg HJÆLP! Lover Ansatt vs tillitsvalgt Klubbutvikling Økonomi Idrettskrets Norges Idrettsforbund og olympiske og paralympiske komitè Kommune Hva er jeg valgt til å gjøre? Hvilket ansvar har jeg? Vi ønsker at de ulike idrettslagsstyrene skal komme raskt i gang med sitt arbeid. Et idrettslag som er tatt opp i NIF har som formål å drive idrett jfr. § 1. Med andre ord det er aktiviteten som er viktigst. For å få til god aktivitet er det viktig med en felles forståelse av det ansvaret som klubben har, en tydelig strategi og god organisering av klubbens ressurser. Dette kurset setter derfor fokus på styrets oppgaver i forhold til ansvar, strategi og ressurser. Vi ønsker å sortere ulike begreper og problemstillinger på en god måte, slik at du som tillitsvalgt vet hva som forventes og hva du må forholde deg til. Handlingsplan Leder Idrettsråd Idretter Idrettslag Valgkomite Årshjul Honorar Årsmøte Sponsor Utøver Politiattest Verdigrunnlag Barneidrettsbestemmelser Visjon

3 Innhold Ansvarsoppgaver Strategioppgaver Ressursoppgaver
Idrettens regelverk og styrets ansvar Økonomistyring Har klubben en plan? Hva er klubbens forutsetninger for å lykkes? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen? Vurdering av ressursbehov Medlemmene Organisering Effektivt styrearbeid Ansatte i klubben? Hvordan utvikle klubben videre?

4 NIFs visjon er å være fremste bidragsyter for å oppnå:
«Idrettsglede for alle» Foto: Akers avis Groruddalen Føler dere at klubben deres er en del av denne visjonen?

5 Idrettens verdigrunnlag
Organisasjonsverdier: Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd Aktivitetsverdier: All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet I et styre er det viktig at man kjenner til og tar ansvar for: å drive idrettslaget etter felles organisasjonsverdier, at aktiviteten dere tilrettelegger kjennetegnes av aktivitetsverdiene.

6 Norsk idretts organisasjonskart
NIF 54 Særforbund 19 Idrettskretser Særkretser/regioner + 400 Idrettsråd 12 000 Idrettslag

7 Idrettens rammebetingelser
Frivillige Styret Trenere Andre frivillige Idrettens planer Lover og regler Økonomi Stat/fylke Kommune Dugnad Sponsorer Aktivitet Anlegg Kommune Egenbygd Stat/fylke NIFS lov § 1-2 Tilskudd og støtteordninger

8 Ansvarsoppgaver

9 Ansvarsoppgaven - har dere…
Gjennomført årsmøte ihht. idrettens regelverk? Fulgt opp vedtakene fra årsmøtet? Meldt inn nytt styre til Brønnøysund? Sikret at alle tillitsvalgte er medlem av klubben? Oppdaterte lover ihht. lovnorm? Tilstrekkelig kompetanse om idrettens lover? Utarbeidet fullmaktsoversikter? Tilfredsstillende budsjett? Tilfredsstillende regnskapsrutiner? Kontroll med penger på konto (ikke penger på private konti)? To personer til å disponere konto Underslagforsikring? Gode rutiner for politiattest?

10 Oversikt - regelverk NIF Den norske stat Særforbund Idrettslaget
NIFs lov Forskrifter Lovnorm for Idrettslag -Retningslinjer -Etc. Den norske stat Alminnelig lovgivning: -Arbeidsmiljøloven -Skatteloven/mva -Erstatningsloven -Etc. Særforbund - Konkurranse-regler -Start-berettigelse Etc. Idrettslaget Selvstendig rettssubjekt

11 Idrettens regelverk NIFs lov
NIFs lovnorm for idrettslag (LN) – Klubbens lov bygger på denne! NIFs forskrifter (bindende regler) Forskrift til § 2-4: kjønnsfordeling (LN § 5) Forskrift til §§ 2-6 og 2-7: valgbarhet (LN §§ 7 og 8)

12 Idrettens regelverk forts….
NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd Store organisasjonsledd følger regnskapsloven Idrettens barnerettigheter (veiledende) og Bestemmelser om barneidrett (bindende) Retningslinjer (veiledende) F.eks. Dugnad, alkohol, tobakk, seksuell trakassering.

13 Idrettslagets struktur, organer og oppgaver
Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer (eget juridisk rettssubjekt) – LN § 2 (1) Må ha egen lov basert på lovnorm for idrettslag Oppgave: Drive idrett organisert i NIF Medlem av de(t) særforbund som årsmøtet bestemmer Forpliktet til å følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak

14 Idrettslagets struktur EKSEMPEL ORGANISASJONSPLAN
Årsmøtet Revisor 2 revisorer Valgkomite 1 leder 2 medlemmer 1 varamedlem Styret 1 leder 1 nestleder 1 medlemmer 1 varamedlem Administrasjon Daglig leder Ski gruppe Fotball gruppe Curling gruppe Håndball gruppe

15 Årsmøtet Idrettslagets høyeste myndighet Regulert i LN §§ 13 til 17
Avholdes årlig Husk formelle krav til innkallingen! (Hjelpemiddel: mal for innkalling finnes på Sakliste og nødvendige hjelpemidler skal sendes ut én uke før – for at medlemmene skal kunne fatte forsvarlige vedtak.

16 Årsmøtet Årsmøtets oppgaver er listet opp i § 15.
Ved valg må man huske valgbarhetsbestemmelsene: Kjønnsfordeling Ansatte er ikke valgbare Personer med avtale med klubben er ikke valgbare Årsmøteprotokoll (Hjelpemiddel: mal for protokoll finnes i klubbguiden på idrett.no)

17 Styret Idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene
Styret forplikter idrettslaget samlet (Dersom styreleder eller administrativ leder skal forplikte laget må de ha fullmakt fra styret) Oppgaver (LN § 18): Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak Påse at idrettslagets midler forvaltes forsvarlig Oppnevne komiteer/utvalg etter behov Representere idrettslaget utad Oppnevne politiattestansvarlig

18 Styret forts…. Innkalling og avvikling av styremøter
Leder innkaller evt. når flertallet forlanger det Vedtaksførhet og flertallskrav følger av LN § 10 (1) Styremøte kan avholdes per telefon og e-post (NB formelle krav). Styreleder har ingen større myndighet enn de øvrige styremedlemmene Habilitetsreglene følger av LN § 9. Møteleder bør alltid spørre om noen av styrets medlemmer er inhabile til noen saker på saklisten. Krav til skriftlig styreprotokoll

19 Styret forts…. Hvilke saker skal behandles av årsmøtet, og ikke styret? Idrettslaget må foreta en konkret vurdering av hver enkelt sak etter LN § 12 (7): «Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet» Hva er styreansvaret? Alminnelig erstatningsansvar. Hvert enkelt styremedlem må opptre aktsomt. Ingen særlige regler innenfor idretten.

20 Styret forts…. Hovedstyre vs. gruppestyre:
Hovedstyret forplikter idrettslaget. Det betyr at gruppestyrene ikke kan forplikte idrettslaget uten fullmakt, f.eks. inngå avtaler.

21 Medlemmer Regulert i LN § 3
Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan opptas som medlemmer Nektelse i særlige tilfeller (avgjørelsen kan påklages til idrettskrets og deretter NIF) Straffbare forhold skal påtales til idrettens domsorgan. Idrettslaget kan ikke ekskludere enkeltmedlemmer. Medlemskap er personlig. Familiemedlemskap er kun en rabattordning.

22 Ansatte Idrettslaget er arbeidsgiver og følger alminnelige arbeidsrettslige regler

23 Juridiske spørsmål rettes til:
Idrettskretsen Spørsmål om NIFs lov og lovnorm for idrettslag Særforbundene Spørsmål av særidrettslig art, som eksempelvis kamp- og konkurransebestemmelser

24 2. Tema økonomi Roller og ansvarsfordeling i idrettslag
Budsjett og budsjettoppfølging Regnskapsregler Regnskap og bokføring Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak

25 LN § 18 – Idrettslagets styre
(1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. (2) Styret skal: Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring.

26 Økonomistyring - roller og ansvarsfordeling i et idrettslag
Styrets ansvar: tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen forsvarlig økonomistyring Styret/Daglig ledelse skal stå for den daglige oppfølging av økonomien Regnskapsfører har ansvar for den daglige bokføring og regnskapsføring Revisor skal vurdere årsregnskapet og intern kontroll Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med idrettslagets økonomi Aktuelle lovhenvisninger; LNI §18 RRB §4-2 NIFs lov §2-12

27 Styret må bl.a. påse at: Det utarbeides budsjett i tråd med gjeldende bestemmelser og vedtak på årsmøtet Regnskapet blir bokført i tråd med gjeldende bestemmelser Det er god regnskapsrapportering internt Idrettslaget har tilstrekkelig kompetanse på økonomiområdet Idrettslaget har gode økonomiske rutiner herunder et avklart fullmaktsforhold

28 Budsjett- og budsjettoppfølging
Bruk av budsjett er et svært viktig verktøy Budsjettprosessen må planlegges godt Ved utarbeidelse av budsjettet bør alltid forutsetningene som er lagt til grunn oppgis

29 Budsjett- og budsjettoppfølging
Budsjettutarbeidelse styret/daglig leders ansvar kasserer/regnskapsfører bistår med den tekniske utarbeidelsen av budsjettet forslag fremlegges av styret fastsettes og vedtas av årsmøtet Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov §2-13 LNI §15 og §18

30 Budsjett- og budsjettoppfølging
Krav til budsjettet Inneholde alle kontoer og aktiviteter i regnskapet Være realistisk Ikke vise underskudd Årsbudsjett Anbefales at det utarbeides langtidsbudsjett Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov §2-13 LNI §15 og §18

31 Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak
Eksempler på gode interne kontroller utført av styret/daglig leder; Fullmaktsoversikt Attestasjon og godkjenning av bilag og avstemminger Følge opp regnskap mot budsjett fortløpende Følge opp bankkonto. Påse at det ALLTID er to stykker som disponerer bankkontoen i fellesskap og at det er tegnet underslagsforsikring på de som disponerer. Påse minimal bruk av kontanter Fast rutine for oppfølging med kasserer/regnskapsfører Kasserer bør legge frem regnskap på hvert styremøte

32 Særregler for norsk idrett
MVA: Ordinære mva-systemet - se egen brosjyre fra skatteetaten Momskompensasjonsordninger se informasjon på Klubbguiden

33 Særregler for norsk idrett:
Arbeidsgiverforhold Se Skatteetaten brosjyre Skatt for frivillige organisasjoner

34 Hvor kan jeg få mer kunnskap?
Idrettskretsene arrangerer følgende kurs innenfor økonomistyring og regnskap: Økonomistyring og regnskap for styre/daglig ledelse Økonomistyring og regnskap for regnskapsfører/kasserer Valgt revisor* Kontrollkomite* *Inngår som en del av de to førstnevnte kursene

35 Bruk klubbguiden på våre nettsider

36 Strategioppgaver Har klubben en plan?
Hva har klubben best forutsetninger for å lykkes med? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen?

37 Strategioppgaven Målet med denne modulen er å svare på hvordan klubben kan jobbe for å utarbeide en god strategi? Har klubben en plan? Hva har klubben best forutsetninger for å lykkes med? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen?

38 Strategioppgaven - har dere…
Definert klubbens verdier, visjon og virksomhetside? Felles forståelse av klubbens mål – hva dere skal oppnå? Felles forståelse for hvordan dere skal jobbe for å lykkes? En godt forankret og vedtatt virksomhetsplan? En god kommunikasjon med medlemmer og andre?

39 Hvilket plannivå er klubben på?
Det planløse stadiet - Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året. 2) Budsjetteringsstadiet - Tilfeldige planer på ting som skal skje. - Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak. 3) Årsplanstadiet - Plan først, så penger. Klubben setter mål og gjør prioriteringer for året. - Penger fordeles i forhold til mål og planlagte tiltak. 4) Stadiet for strategisk planlegging - Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier. - Penger og ressurser brukes i forhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp i årlige handlingsplaner.

40 Virksomhetsplan

41 Glede – Utviklende - Inkluderende …. skal i løpet av perioden ha…..
Visjon Flest mulig – lengst mulig Verdigrunnlaget vårt: Glede – Utviklende - Inkluderende Virksomhetsidé ---IL skal gjennom idrettsglede og samhold være en arena for utvikling på alle nivå Hovedmål …. skal i løpet av perioden ha…..

42 Handlingsplan Innsatsområde: Trenerkompetanse
Delmål Tiltak / virkemiddel Ansvarlig Tid / dato Ressurser Sikre at barna får drive aktivitet i trygge rammer Alle trenere som trener barn skal ha minimum ha Aktivitetslederkurs Barneidrett-ansvarlig i styret Kontinuerlig/ kursing etter behov Kr ,-/ år til dekning av kurslærer …….

43 Hvorfor virksomhetsplan?

44 Kulturbygging Isfjellet

45 Hvordan utvikle klubben videre for å komme fra nå-situasjon til dit dere ønsker?

46 Klubbens nå - situasjon:
GAP- analyse Ønsket situasjon Hvor vil klubben i fremtiden? Hva ønsker klubben å oppnå? Klubbens nå - situasjon: Hva fungerer bra? Hva fungerer mindre bra? Verktøy: I – G - P

47 Ressursoppgaven

48 Ressursoppgaven - har dere…
Prioritert oppgaver i forhold til organisasjonshjulet? Oversikt over ressursbehov til de definerte oppgavene? En plan for hvordan dere sikrer nok frivillige til klubben? En god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? Utarbeidet funksjonsbeskrivelser? En demokratisk arbeidsmåte i styret? Plan for kompetansearbeid og utdanning? Rutiner for HMS? Medlemsregister som ivaretar idrettens forskrifter?

49 Ressursoppgaven Målet med denne modulen er å få svar på følgende spørsmål: Hvilke oppgaver skal løses i klubben, og av hvem? Ressurser i forhold til klubbens planer Vurdering av klubbens ressursbehov Valgkomiteens betydning Styring og ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmenes interesser Forsvarlig og fornuftig organisering av ressursgrupper i klubben Effektivt styrearbeid

50 Veileder Klubbhåndbok
Det er nå utarbeidet en felles veileder for Klubbhåndbok. 21 sider + maler, skjemaer

51 Idrettsregistrering og støtteordninger
Idrettsregistreringen – danner grunnlaget for ulike støtteordninger som LAM – lokale aktivitetsmidler Spillemidler til anlegg Spillemidler til utstyr Kommunale midler Andre ordninger Momskompensasjon Grasrotandelen Skattefrie gaver Særforbundets støtteordninger Lokale offentlige ordninger Lokale private ordninger (Lokal bank osv.) Nasjonale fond og legater

52 Hvilke oppgaver skal løses med utgangspunkt i årsmøtets vedtak og klubbens plan?
Trenger vi anleggskomite? Trenger vi økonomiutvalg? Trenger vi sportsutvalg? Hvilken kompetanse har vi i klubben? Hva trenger vi å hente inn?

53 Valgkomiteens betydning
Valgkomiteens sammensetning Er det viktig da? JA, det er ikke nok med ”et navn på blokka” Valgkomiteen bør bestå av: Personer med god kjennskap til idrettslaget, for eksempel tidligere ledere og styremedlemmer Personer som er interessert i idrettslagsarbeid Personer med god kjennskap til en idretten

54 Styring og ledelse som sikrer involvering av medlemmene

55 Hvordan bruker klubben ungdom som ressurs?
Undersøkelser viser at: Å fokusere på dyktige ledere over tid, er det viktigste bidraget til å skape utvikling i idrettslagene Å rekruttere og kvalifisere ungdom til lederoppgaver bør intensiveres Å styrke ungdoms deltakelse i idrettens demokratiske prosesser, sikrer rekruttering og utvikling av fremtidens ledere

56 Forsikringer Styret har ansvar for å påse at klubben har forsikret det den bør. Aktivitet Lisens Underslag Styreansvarsforsikring Arrangement Ulykke Løsøre Brann Annet…? Klubbforsikring

57 Medlemsoversikt §10-5 Registrering av enkeltmedlemmer i idrettens eget medlemsregister fra 1.januar 2014.!! KlubbAdmin Vil ivareta kravene i denne forskriften. En løsning som blir mulig for alle idrettslag. Tilgjengelig for alle idrettslag fra høsten 2013.!!

58 Hva er HMS? Helse Miljø Sikkerhet Arbeidsmiljøloven §3-1
Plikten man har til å drive et systematisk arbeid for å forebygge Arbeidsmiljøloven §3-1 Helse Helsen til ansatte og de som er berørt av vår virksomhet Miljø Omfatter et vidt begrep og gjelder både selve arbeidsmiljøet, samt det fysiske miljøet; internt og eksternt Sikkerhet Skal ivaretas for alle brukere i idrettslaget

59 Felles utviklingsstrategi - arbeidsmodell
Oppfølging Verktøykassa Utviklingsprosesser Kurs Forklaring på modellen Klubbesøk Hensikt: Skape kontakt, lytte til klubben, vise muligheter for videre klubbutvikling Gjerne i forbindelse med et styremøte. Startmøte Hensikt: Analysere klubbens nå-situasjon, valg av virkemidler/tiltak, oppfølging fremdriftsplan Med mange ressurspersoner i klubben. Verktøy Hensikt: Bidra med alt som forenkler hverdagen for klubben; maler, skjemaer, lover, reglementer, medlemsregister, hjemmesideløsninger osv. SF og IK sørger for å ha en oversikt på egne virkemidler, og sørge for at disse er tilgjengelige for klubbene. Prosesser Hensikt: Løse en spesifikk utfordring i klubben. Hvem som deltar i disse prosessene og hvor lang tid de tar avhenger av klubbens utfordring og hvor mye ressurser de er villige til å bruke. Kurs Hensikt: Kompetanseheving på et gitt område/spesifikt tema Hva finnes av kurs og hvem leverer disse kursene? Oppfølging Hensikt: Evaluere resultater og effekter på de tiltakene som klubben definerte på startmøtet. Sjekke om klubben trenger videre oppfølging på utviklingsarbeid som er i gang? Vurdere om det er nye behov for å forbedre klubbens situasjon? Startmøte Klubbesøk