Norges Jeger- og Fiskerforbund Drift av foreninger

Presentasjon om: "Norges Jeger- og Fiskerforbund Drift av foreninger"— Utskrift av presentasjonen:

1 Norges Jeger- og Fiskerforbund Drift av foreninger

2 Velkommen til en innføring i drift av lokale jeger- og fiskerforeninger!
Formålet med presentasjonen er å gi en enkel innføring i de viktigste funksjoner og oppgaver hos en lokalforening. Det er mest omtale av de ulike roller i foreningsstyret. Drift av foreninger (del 2) , sammen med Innføring i organisasjonen (del I), utgjør et grunnleggende organisasjonskurs i Norges Jeger- og Fiskerforbund. Som del I kan også del 2 med fordel gjennomføres i løpet av en kveld. 4 timer er et godt utgangspunkt for en slik kveld. Samlet er de to deler godkjent som en kursenhet i Studieforbundet natur og miljø, med til sammen 8 undervisningstimer (2 kvelder). Dermed gir dette grunnlag for å få kursstøtte fra de statlige voksenopplæringsmidlene via studieforbundet. Organisasjonskursets viktigste målgruppe er nye tillitsvalgte i lokalforeningene. Det er først og fremst nye personer i foreningsstyrene, foreningenes utvalg, eller andre personer som skal gjøre en spesiell innsats for foreningene. Det er nok heller ingen ulempe å delta på disse kursdelene for personer som allerede har deltatt i foreningsarbeidet en tid. Alle de personer som skal gjøre en innsats for en forening gjennom sine verv kan med fordel ha en enhetlig forståelse for organisasjonens grunnleggende struktur og virksomhet, og ikke minst hvordan en lokalforening bør kunne fungere. Organisasjonskurset kan gjennomføres når som helst på året. Det gunstigste er å sette av en eller helst to kvelder etter foreningens årsmøte på vinteren for å ta denne gjennomgangen. Da er de nye tillitsvalgte personer på plass og det kan være en fin start på foreningsarbeidet at disse for en innføring i organisasjonen og dens virksomhet.

3 Utfyllende informasjon
Alle temaene i dette kurset er knyttet til NJFFs Tillitsvalgtguide. Den finner du på njff.no NJFFs Organisasjonskurs del 1 gir en grunnleggende og enkel oversikt over Norges Jeger- Fiskerforbunds oppbygning og struktur og hvilke innsatsområder organisasjonen jobber for. Se njff.no for nærmere informasjon og kurset i sin helhet. Har du spørsmål? - Ta kontakt med fylkeslaget eller NJFF Sentralt NJFFs Tillitsvalgtguide, som finnes på forbundets hjemmeside, inneholder mye godt stoff om de fleste temaer og virksomhetsområder som er aktuelle for lokalforeningene og driften av disse. Den kan med fordel alle tillitsvalgte i organisasjonen sette seg inn i, og ikke minst benytte som oppslagsverk når spørsmål dukker opp. Alle temaer som tas opp i del 1 og del 2 av organisasjonskurset finnes det utfyllende informasjon om i Tillitvalgtguiden. Hvis noe er uklart i forkant av en kursgjennomføring, eller dere har spørsmål til opplegg, gjennomføring, og innhold, ta kontakt med fylkeslaget eller NJFF sentralt.

4 Innhold: Styrearbeid. Plansje 5 - 15
Øvrig foreningsdrift. Plansje

5 1. Styrearbeid Mange tusen personer har et tillitsverv i Norges Jeger- og Fiskerforbund. Disse utgjør grunnmuren i organisasjonen. En stor andel av de tillitsvalgte har et verv som knytter dem til et styre i en lokalforening eller et fylkeslag. Anslagsvis personer er valgt inn i slike posisjoner rundt om i organisasjonen. Dette kapittelet tar for seg hvilke oppgaver og ansvar som er knyttet til styret og de ulike styrerollene. Godt fungerende foreninger er den beste garantien for at organisasjonen totalt sett gjør en god jobb, og dermed at jakt- og fiskeinteressene blir ivaretatt.

6 Styrets oppgaver I Har det totale ansvaret for foreningen og dens virksomhet mellom årsmøtene Ivareta foreningens og medlemmenes interesser Gjøre beslutninger i alle aktuelle saker Behandle saker som styret selv tar opp eller som kommer fra foreningens utvalg eller andre ressurspersoner, eller fra medlemmene, og gjøre beslutninger Sørge for at vedtak følges opp Styret i lokalforeningen er samlet ansvarlig for foreningen, dens interesser og drift. Foreningens vedtekter og vedtak fattet på årsmøtet danner grunnlaget for styrets ansvar og oppgaver. Som tillitsvalgt er styret forpliktet til å sørge for at vedtak fattet i foreningen følges opp. Styret skal etterkomme medlemmenes ønsker om saker som skal tas opp og behandles i foreningen. Det er styrets ansvar å forberede disse sakene og sørge for eventuell gjennomføring. Styret må også selv være aktivt til å reise og behandle saker som foreningen og dens medlemmer har interesse av. Som regel er det styret som sitter med best innsikt i disse forholdene. Styret har også ansvar for å delegere oppgaver til de faste utvalgene som måtte finnes i foreningen. Det er viktig at styret sørger for at også andre organer/personer i foreningen får og utfører oppgaver. Dette er en nødvendighet når foreningsdriften er stor. Styret alene kan ikke klare å få gjort alt.

7 Styrets oppgaver II Sørge for at foreningen informerer godt, både til egne medlemmer og samfunnet rundt, og driver god opplæringsvirksomhet Ha god kontroll på foreningens økonomi, bl.a. gjennom gode økonomirutiner og god regnskapsførsel Sørge for avholdelse av foreningens årsmøte, utforme årsmelding og regnskap Avlegge virksomhetsrapport og regnskap overfor årsmøtet, og foreslå arbeidsprogram, budsjett og eventuelt andre viktige saker for fremtiden Å drive godt informasjonsarbeid er viktig for alle foreninger. Det gjelder både til foreningens egne medlemmer og til samfunnet rundt i distriktet. Medlemsmøter, foreningsblader, oppslag ol. er de tradisjonelle metodene som tidligere var mest utbredt i foreningslivet. Gjennom de senere årene har internett kommet for fullt, og nå er hjemmesider, sosiale medier som facebook og ulike telefoniløsninger (bl.a. sms) blitt en nødvendighet å benytte i foreningene. Å ha god kontroll på økonomien er nødvendig i et hvert foretak med økonomisk omsetning. Rutinene for pengehåndteringen i foreningen må være gode og trygge, og regnskapsførselen må være god. Styret må ha stor bevissthet rundt dette, og beslutte hvordan dette skal gjøres. Styret må også sørge for å ha kontroll over foreningsøkonomien og arbeidet med den til enhver tid. Internt i foreningen er det kassereren som sitter på dette ansvaret og mange av oppgavene, men styret er i fellesskap ansvarlig om noe skulle gå galt. I foreningens vedtekter står beskrevet de aller viktigste ansvarsområder og arbeidsoppgaver som styret har. En av dem er forberedelsene til og etterarbeidene fra foreningens årsmøte. På årsmøtet skal fjoråret gjøres opp, bl.a. gjennom behandling av årsmeldingen (virksomhetsberetningen) og regnskapet. Disse saksdokumentene må styret sørge for at blir produsert i god nok tid før årsmøtet skal holdes. Styret må også forberede de andre årsmøtesakene, f.eks. arbeidsprogrammet (virksomhetsplanen) og budsjettet for det kommende driftsåret. Selv om foreningen har diverse utvalg som står for mye av foreningsarbeidet innenfor sine temaer, så er det viktig at styret har god kontakt med disse og holder seg orientert om virksomheten. Det er styret som har ansvaret for også disse områdene overfor årsmøtet og det øvrige samfunnet, f.eks. myndighetene.

8 Styreroller Leder Kasserer Nestleder Utvalgsledere Sekretær
Studieansvarlig Varamedlem Styret i lokalforeningen består av flere roller, og blant de vanligste er: Leder, nestleder, sekretær, kasserer, utvalgsledere, studieansvarlig og varamedlemmer. I det som her er kalt utvalgsledere, kan det ligge mange funksjoner. I mange foreninger er det utvalg for fiske, jakt, hund, skyting, barn og unge, kvinner, etc. I de fleste tilfeller velges utvalgslederne inn som styremedlemmer i foreningene. For noen av disse innsatsområdene har foreninger en enkelt kontaktperson i stedet for utvalg. Da er det vanlig at kontaktpersonen sitter i styret. Det kan f.eks. gjelde kvinnekontakten. I noen foreninger, særlig mindre foreninger som ikke har stor drift, er enkelte av styrerollene slått sammen. F.eks. kan en person være både kasserer og sekretær, eller at sekretær også er leder i et utvalg osv. På de neste sidene vil du får en oversikt over hva som forventes av de ulike styrerollene.

9 Leder og nestleder I Valgt av årsmøtet til å lede foreningen etter vedtektene og andre viktige beslutninger som er gjort Nestleder er leders «høyre hånd» og stedfortreder Leder og nestleder avtaler arbeidsfordeling Gjør omgivelsene kjent med dere! Lederen, som velges av årsmøtet, har det viktigste tillitsvervet i foreningen. Han/hun må sørge for foreningens ve og vel på alle måter. Det meste av dette må gjennomføres gjennom de andre tillitsvalgte personene i foreningen, ikke minst de andre personer som sitter i foreningsstyret. Det er leders ansvar å sørge for at foreningen drives etter de retningslinjer som gis av foreningens vedtekter, og ut fra øvrige viktige vedtak som blir gjort. Nestleder er lederens høyre hånd og stedfortreder når situasjonen krever det. Bl.a. er nestleder møteleder på styremøtene når leder har forfall. Det er derfor viktig at leder og nestleder setter seg inn i de samme sakene og blir enige om en arbeidsfordeling. Dersom lederen ikke kan fullføre sin periode må nestleder overta ut perioden. Derfor er det viktig at nestlederen alltid holder seg oppdatert om aktuelle saker og rutiner. Sørg for at nestlederen leder en del av foreningens møter, slik at dette er en kjent oppgave. Lederen må skaffe seg god kjennskap til alt som foregår i foreningen og de oppgavene foreningene skal følges opp. Når det velges ny leder og/eller nestleder i lokalforeningen, er det viktig å gjøre dette kjent i omgivelsene. Informer foreningsmedlemmer som ikke var tilstede på årsmøtet, og ta kontakt med fylkessekretær, lokale myndigheter og presse. Etter årsmøtene med valg, må det sørges for at oversikten over foreningens tillitsvalgte personer ajourføres i organisasjonens medlemsregister gjennom nettportalen.

10 Leder og nestleder II Arbeidsoppgaver: Delegere oppgaver
Innkalle til årsmøte, styremøter og andre viktige møter Lede styremøter og andre møter Besvare henvendelser Påse at frister overholdes Utarbeide årsplan Representere foreningen eksternt Leder og nestleder er ansvarlig for å fordele oppgaver blant styrets medlemmer, følge opp at oppgavene blir utført, sørge for at innkallinger til møter skjer i god tid, lede styremøter og vanligvis også medlemsmøter og andre sammenkomster, ha oppsyn med at skriv og henvendelser blir besvart så hurtig som mulig, se til at søknader utformes og sendes til NJFF, kommunen etc., sørge for utarbeidelse av foreningens årsplan mm. Lederen er foreningens fremste talsmann/-kvinne og den personen som representerer foreningen utad i viktige møter og andre sammenkomster. Lederen må ha en viss oversikt over og innsikt i alle sider av foreningen og dens drift. Foreningens størrelse og aktivitetsnivå avgjør hvor «dypt» en leder kan være involvert i de ulike sider/deler av foreningen og dens virksomhet. I store foreninger med mange aktiviteter og mye virksomhet kan ikke lederen være så mye med i alle temaer som i mindre foreninger med lavere aktivitet. Det sier seg selv.

11 Sekretær Arbeidsoppgaver:
Føre protokoll fra styremøter og referater fra medlemsmøter Ivareta foreningens korrespondanse Dokumenthåndtering, deriblant arkivering Utarbeide forslag til styrets årsberetning Det er sekretærens jobb å føre protokoll over foreningens styremøter og referater fra andre møter. Slike skriftlige rapporter danner et godt grunnlag for foreningens årsberetning. Et godt tips; skriv protokollen med en gang og mens du ennå har møtet friskt i minne. Fra enkle møter kan protokollen/referatet ferdigstilles gjennom møtet. Andre ganger blir dokumentet bedre om det sluttføres i etterkant. Det er vanlig at det sendes ut en kopi av protokollen fra hvert styremøte til de tillitsvalgte, eller den legges ut tilgjengelig på nettet. Sekretæren har ansvar for foreningens korrespondanse. Det er en meget viktig oppgave i foreningen å sørge for god arkivering av alt som det er aktuelt å ta vare på av dokumenter. Et godt arkiv for viktige dokumenter er en nødvendighet for at nye personer som senere kommer inn i foreningens drift skal få gjort en god jobb. Sekretæren må ha tett og god kommunikasjon med lederen.

12 Kasserer Arbeidsoppgaver: Ha god oversikt over foreningens økonomi
Føre regnskap, eller være kontaktperson mot den som regnskapsføringen eventuelt er satt bort til Informere andre tillitsvalgte om økonomirutinene Holde styret informert om den økonomiske situasjonen Utarbeide regnskap og budsjettforslag, sammen med styret Kassereren har en av de aller mest ansvarsfulle verv i foreningen. Å ta vare på foreningens verdier, bl.a. penger, og sørge for trygge og gode økonomirutiner er selvsagt svært viktig. Kassereren må ha god oversikt over foreningens økonomi, og sørge for føre av foreningens regnskap. Han/hun må informere utvalgsansvarlige og andre om budsjettrutiner, holde styret informert om den økonomiske situasjonen i foreningen, sammen med resten av styret sørge for at det utarbeides årlige budsjetter i tråd med foreningens virksomhetsplan. I mange foreninger er det kassereren som selv fører regnskapet, mens noen foreninger har satt bort selve regnskapsføringen til andre, f.eks. et regnskapsfirma. Selv om regnskapsføringen er satt bort til andre, er det kassereren som har ansvaret internt i foreningen for at dette skjer etter forventningene. - En viktig oppgave kassereren har er å sørge for å kontere alle bilagene til regnskapet. Husk at alle posteringer skal ha et bilag som ofte er en kvittering eller faktura, eventuelt hva som er betalt inn til foreningen og fra hvem. Kassereren må kontere bilagene før levering av disse til regnskapsfører, dersom dette arbeidet er satt bort til andre.

13 Utvalgsledere Arbeidsoppgaver:
Lede virksomheten i utvalget, deriblant følge opp slik at utvalgets oppgaver blir gjennomført Holde styret orientert om utvalgets arbeid Det er vanlig at foreninger har noen faste utvalg, som tar seg av bestemte oppgaver innen organisasjonens virkefelt. Eksempler er ungdomsutvalg, kvinneutvalg, jaktutvalg, fiskeutvalg, leirdueutvalg, castinggruppe m.fl. Utvalgene er underlagt foreningenes styre, og lederne har ofte fast plass der (styremedlem). Utvalgslederne har ansvaret for virksomheten i utvalgene og for å holde styret orientert om utvalgenes arbeid. I hvor stor grad utvalgene skal styre seg selv, er mye avhengig av hvor stor virksomhet foreningen totalt sett har. I foreninger med stor virksomhet, må foreningsstyret i stor grad styre utvalgene bare via rammebetingelser. I foreninger med liten total virksomhet, kan utvalgene bare være rene arbeidsgrupper som gjør praktisk arbeid i konkrete saker/prosjekter når styret ber om det. Det er ofte i utvalgene, i samarbeid med styret, at grunnlaget for arbeid med barn/ unge og jenter i lokalforeningene legges. Et av NJFFs satsingsområder er jenter. NJFF Jenter har som mål at alle lokalforeninger også skal ha et kvinneutvalg, som ledes av en kvinnekontakt. Kvinneutvalget i lokalforeningen er der for å arrangere aktiviteter for jenter, og legge til rette for jenter i foreningen. På samme måte jobbes det for at alle foreninger skal ha et barne- og ungdomsutvalg, og med dette kan tilby gode aktiviteter til barn og unge som er interessert i jakt og fiske.

14 Studieansvarlig Arbeidsoppgaver:
Ansvar for oppgaver knyttet til opplæringsvirksomheten Ta initiativ til kurs og andre opplæringstiltak Ansvar for å følge opp forenings egne kurs og opplæringstiltak Ansvar for å følge opp forenings egne instruktører, og få fram nye Forholde seg til Studieforbundet natur og miljø, fylkeslaget og NJFF Sentralt Alle foreninger er oppfordret til å ha studieansvarlig person i eller tilknyttet styret. Dette ligger nedfelt i organisasjonens strategi for opplæringsvirksomheten som ble vedtatt våren 2014. Den studieansvarlige skal ha det overordnede ansvaret for forenings opplæringsvirksomhet. Det vil si at vedkommende ikke selv skal holde kursene og instruere på dem, men sørge for at foreningen driver god opplæringsvirksomhet innen de aktuelle temaer. I store foreninger med mange opplæringstilbud er det naturlig at dette ansvaret plassers hos én person, mens det i mindre foreninger med færre tilbud å følge opp kan rollen som studieansvarlig tillegges sekretæren eller en annen person i styret. Den studieansvarlige skal være pådriver og initiativtager til at foreningen tilbyr og arrangerer kurs og andre opplæringstiltak innen aktuelle temaer, og med god kvalitet. Det gjelder tilbud både til medlemmene og til de tillitsvalgte og andre ressurspersoner (instruktører) i foreningen. Foreningen må forholde seg til mange regler og muligheter knyttet til opplæring, spesielt fra Studieforbundet natur og miljø (som organisasjonen er tilknyttet), samt eget fylkeslag og NJFF Sentralt. Studieansvarlig må hele tiden være oppdatert på dette. Det er viktig å huske på og forholde seg til at instruktørene er svært viktige ressurspersoner. Studieansvarlig må derfor ha fokus på både rekruttering av nye instruktører og ivaretakelse av de instruktørene man til en hver tid har. Blant annet gjelder dette å sørge for at de lokale instruktøravtalene er på plass og etterleves.

15 Varamedlemmer Vanlig at første varamedlem innkalles fast til styremøtene Øvrige varamedlemmer innkalles ved frafall av mer en ett fast styremedlem Husk at også varamedlemmer kan gis konkrete oppgaver I foreningens vedtekter fremgår det hvor mange varamedlemmer som skal velges til styret. I mange foreninger er det vanlig at første varamedlem blir innkalt fast til styremøtene, og at de andre varamedlemmene innkalles dersom flere enn ett fast medlem til styret melder forfall til et møte. Fordelen ved at første varamedlem møter fast i styremøtene, er at denne personen da alltid er godt orientert om aktuelle saker og er klar til å overta alle rettighetene ved forfall fra styremedlemmer. Øvrige varamedlemmer innkalles ved frafall. Ofte er det slik at dette skjer når to eller flere styremedlemmer melder forfall, siden første varamedlem alltid skal delta og får automatisk aller rettigheter i styremøter når ett styremedlem er fraværende. For å avlaste styremedlemmene er det viktig å huske at også varemedlemmene gis konkrete oppgaver.

16 Nå følger et par problemstillinger som dere bes om å diskutere kort.
Temaer for diskusjon Nå følger et par problemstillinger som dere bes om å diskutere kort.

17 Oppgave 1 Hvilke roller består styret i forening av?
Hvilke retningslinjer har foreningen for disse personene? Dekker disse rollene alle de viktigste innsatsområdene som foreningen har? For å klargjøre for dere selv, så svar kort på hvilke roller (ansvarsområder) de ulike personene i styret har. Finnes det tilsvarende roller (personer) som ikke har plass i foreningens styre? Har foreningen utarbeidet skriftlige retningslinjer (instrukser) for de ulike rollene? Hvis ikke, bør dere diskutere om ikke det bør gjøres. Tilslutt tar dere en kort vurdering av om det er viktige oppgaver som ikke naturlig dekkes av noen av de roller som i dag finnes i foreningen og som det ville vært naturlig å ha utvalg eller en egen ansvarsperson for.

18 Oppgave 2 Hva mener dere er fordelene med at utvalgslederne i foreningen er styremedlemmer? Svar kort på dette! Konkretiser gjerne ved å benytte saker fra seinere tid som eksempler. Ta en pause etter at denne oppgaven er diskutert og besvart! Beinstrekk, frisk luft, og med servering av kaffe og vafler er en utmerket overgang del to av denne gjennomgangen (kvelden).

19 2. Foreningsdrift Å drive en lokalforening innebærer både å sørge for at den daglige driften av foreningen til enhver tid går godt og å løse noen faste oppgaver på bestemte tider gjennom året. I denne delen av gjennomgangen gis det en innføring i hvordan en kan skape gode rutiner for driften av foreningen, og deretter hvordan man håndterer årlige faste arbeidsoppgaver som årsmøte, beretning og regnskap, årsplan m.v.

20 Daglig drift Styret har sammen ansvaret for den daglige driften
Noen oppgaver knyttet til daglig drift: Møtevirksomhet Økonomi Dokumenthåndtering med arkivhold Informasjonsarbeid Rekruttering Kursvirksomhet Mm. mm.mm. - oppgavene er mange Det er styret i lokalforeningen som samlet har ansvar for den daglige driften av foreningen. Å sikre effektive og gode rutiner for den daglige driften skaper både et godt miljø og gjør arbeidsoppgavene lettere å gjennomføre. På de neste plansjene følger oppgaver knyttet til daglig drift, som møtevirksomhet, økonomi, arkivhold, informasjonsarbeid, rekruttering, opplæringsvirksomhet og konflikthåndtering.

21 Møtevirksomhet I Alle møter i foreningen bør ha:
Innkalling/invitasjon med evt. saksliste Referat / protokoll fra de formelle møtene (som kan ta beslutninger) Husk å avklare i god tid hvem som har ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging av møtene Å ha gode rutiner for møter er både viktig for at foreningsarbeidet skal fungere effektivt og for at organisasjonsdemokratiet skal fungere i praksis. Alle formelle møter (styremøter, årsmøtet mv.) i foreningen bør ha en innkalling med saksliste, det må føres protokoll/referat og beslutningene må følges opp. Fra all møtevirksomhet som er av interesse for andre ut over de som er tilstede, bør det skrives referater, og i noen tilfeller bør det også tas bilder. Dette for å gi ut informasjon i etterkant om hva som skjedde, f.eks. på foreningens hjemmeside og/eller på Facebook eller i trykte medier. Innkallingen bør inneholde tidspunkt og sted, oversikt over hvem som innkalles og saksliste. Det er forskjell på å innkalle til et internt møte i foreningens organer og å invitere til medlemsmøter eller møter som er åpne for alle. For de sistnevnte må en sørge for at informasjonen «selger» arrangementet på en god måte. Innkalling med saksliste sikrer at møtedeltakerne kan gjøre seg noe kjent med sakene før de tas opp i møtet. Da blir det lettere å ta beslutninger, og møtet blir ofte mer effektivt. Samtidig sikrer en at demokratiet fungerer bra. Alle møter i foreningen bør også følges opp av et referat/en protokoll. På foreningens styremøter vil det være vanlig at sekretæren har ansvar for protokollførselen. På andre møter kan det velges en annen person til oppgaven. Den valgte sekretæren kan ikke få stilt opp i alle møter, f.eks. utvalgsmøter.

22 Møtevirksomhet II Møtelederen har ansvaret for avviklingen av møtet
Å kunne litt om møteledelse er viktig for alle som sitter i styret i lokalforeningen. Styremøtene i lokalforeningen vil ofte gjennomføres i en litt uformell stil, men kunnskap om møteledelse fører til god møtekultur, og vil kunne bidra til å skape en ryddig saksgang. Uansett hva slags møte det gjelder, er det møtelederen som har ansvaret for gjennomføringen av møtet. Ikke minst er det viktig at det er god fremdrift (progresjon) i møtet, så en kommer gjennom de saker som er planlagt innen oppsatt tidsramme. Den som skal lede et møte bør kunne opptre rolig og trygt overfor en forsamling. Møteleder må også kunne tale tydelig og greit, og så høyt at alle i salen kan høre. Møteleder skal være upartisk, og ikke vise uvilje mot noen, og heller ikke være mer velvillig overfor enkelte enn overfor andre. Møteleder skal passe på at diskusjonen foregår i sømmelige former, og stanse alle tilløp til personlige angrep eller upassende situasjoner. Alle som ber om ordet må få slippe til i tur og orden, men samtidig bør møteleder unngå at enkelte får plage forsamlingen med utidige innlegg om alt mulig. Å holde orden på talelisten er viktig! Det blir fort misnøye hvis noen ikke slipper til når de skal. I de formelle møtene må møteleder holde orden på alle forslag som blir satt frem, og det kan hende han/hun i en fart blir nødt til å rette på forslag som er uklart eller dårlig formulert. (I slike tilfeller må det alltid spørres om forslagsstilleren er enig i endringen). Disse tegnene er vanlig å bruke under møter for å holde orden på talerlisten og på gangen i debatten. Tegnene bør brukes på mer formelle møter, som f.eks. årsmøtet i lokalforeningen. Sørg for å opplyse møtedeltagerne om hva tegnene betyr i starten av møtet.

23 Økonomi Foreningens økonomihåndtering må være grundig og nøyaktig
Styret må til en hver tid ha god kontroll over status i økonomien og hvordan de økonomiske sakene håndteres Hele styrets ansvar, ikke bare kasserers Regnskap legges frem på foreningens årsmøte Selv om det er foreningens kasserer som til enhver tid har ansvar for å ha god oversikt over foreningens økonomi, er hele styret samlet ansvarlig for denne. Forenings økonomi vil i påvirke mange valg og muligheter, og alle som sitter i styret bør kjenne til foreningens økonomiske tilstand og hvordan rutinene vedrørende denne virksomheten er. På foreningens årsmøte legges revidert regnskap for siste kalenderår frem. På årsmøtet skal styret gjøre rede for hvordan foreningens økonomi er forvaltet siste år. Dette kommer vi nærmere tilbake til senere i denne gjennomgangen.. Det er viktig at styret har tenkt gjennom og besluttet hvordan økonomirutinene skal være. Ikke minst ut fra et sikkerhets- og kontrollsynspunkt. Hvem skal ha fullmakter til å belaste foreningens økonomi? Bør to personer stå for pengeopptelling og bilagssignering etter ulike typer salg? Samtidig som økonomirutinene skal sikre at det ikke skjer noe galt med foreningsøkonomien, må en også ha fokus på at foreningsdriften ikke blir så tungvinn at det går ut over foreningens virksomhet.

24 Arkivhold En svært viktig oppgave, men som lett kan bli forsømt
Viktig og nyttig dokumentasjon må foreningen ta vare på Både papir- og digitale arkiver Både for personer som innehar ansvarsoppgaver i foreningen, men ikke minst for de som kommer senere, er det vesentlig at dokumenter (brev, eposter, notater, avtaler, protokoller, m.m.) tas godt vare på. Et godt arkivsystem sikrer at dokumenter nettopp blir tatt vare på og at alle som skal ha tilgang kan finne frem. Oppgavene knyttet til arkivhold kan godt legges til én person, som ofte vil være sekretæren. I dag foregår det meste av all kommunikasjon elektronisk, mens en mindre andel dokumenter sendes per post. Foreningen bør derfor være bevisst på hvordan man håndterer dokumenter som skal arkiveres, og bør bestemme seg for om man ønsker å ha et digitalt arkiv eller et tradisjonelt papirarkiv. Kanskje begge deler? Uansett type arkiv bør forenings arkiv og arkivrutiner være enkle og oversiktlige, og alle tillitsvalgte personer bør være orientert om rutinene.

25 Informasjonsarbeid Godt informasjonsarbeid gir en levende forening og øker mulighetene for god måloppnåelse: Hjemmesider, njff.no Facebook Medlemsblad Lokale medier SMS E-post Det er viktig å ha en ordning for informasjonsflyten i foreningen. Styret må informere medlemmene om hva som bestemmes og foregår i foreningen, og medlemmene må vite til hvem og hvordan de skal henvende seg i saker de ønsker å ta opp med styret eller informasjon om. Ikke minst er det viktig at foreningens aktiviteter og tilbud til medlemmene når frem til disse og blir lagt merke til. God informasjon om hva som foregår i foreningen skaper et aktivt miljø der flere får mulighet til å bidra. Viktige informasjonskanaler for foreningen er: Hjemmesider, facebooksider, medlemsblad, lokale medier, sms , epost For at ikke informasjonsarbeidet skal glemmes, er det viktig å ha det kontinuerlig på agendaen.

26 NJFF-portalen ”Like viktig som å gjøre en god jobb er å fortelle andre at vi gjør det” Rekruttere nye medlemmer Aktivitet = medlemmer Aktivitet = NJFF-kalenderen Markedsføre foreningens tilbud Vise de gode historiene Tilgang på verktøy som tillitsvalgt Tilgang til medlemsadministrasjon Ta kontakt med fylkeskontoret/ NJFF sentralt dersom dere føler dere trenger hjelp til portalen. ”Like viktig som å gjøre en god jobb er å fortelle andre at vi gjør det” NJFF portalen er en viktig kanal ut mot medlemmene, men også svært viktig for å rekruttere nye medlemmer. Her har foreningen muligheten for å vise frem alt det spennende som hos dem ,og det er svært viktig at kalenderen holdes oppdatert. NJFF kalenderen samler inn aktiviteter fra alle lokalforeningene og er et viktig verktøy for å markedsføre foreningens tilbud. I portalen er det mulig for styret å ta ut medlemslister med relevant informasjon om medlemmene. Det er også mulig å ta ut lister over utmeldte medlemmer. I portalen kan styret også legge inn mail og telefonnummer på medlemmer, dersom dette ikke allerede ligger inne. Leder i styret har også mulighet for å endre opplysninger om styret. I portalen ligger også diverse materiell og informasjon som kan komme godt med i den daglige driften av lokalforeningen. Her finner man alt fra søknadsportal, hvor man kan søke midler til foreningen, til mønstervedtekter, forslag til aktiviteter og nedlastbare dokumenter.

27 Rekruttering Friske krefter Flere drar lasset sammen
Flere kunnskapsressurser Større politisk slagkraft lokalt Synliggjør lokalforeningen markedsføringsmateriale NJFF sentralt Driv aktiv medlemsverving! Å rekruttere nye medlemmer inn i foreningen er viktig, både fordi det er medlemmene foreningene lever for og av og fordi flere medlemmer betyr flere å fordele arbeidet på i foreningen. Glem heller ikke at flere medlemmer gir en sterkere og mer slagkraftig stemme for de sakene organisasjonen jobber for, både lokalt, regionalt og nasjonalt. Det er mange måter å drive medlemsrekruttering på, men det viktigste handler om å ha mange gode tilbud/fordeler for medlemmene og å synliggjøre lokalforeningen. Synliggjør lokalforeningen i media og i lokalmiljøet (skoler, arbeidsplasser, markedsdager, stands, aktivitetsdager) og ikke glem å informere eksisterende medlemmer om hva som skjer i foreningen. Foreningens medlemmer er de beste ambassadørene! I tillegg til å drive foreningen godt og gi medlemmene gode tilbud, må en også drive aktivt rekrutteringsarbeid. Erfaringene viser at nye medlemmer ikke kommer av seg selv, selv om foreningen har mange gode aktiviteter og gode tilbud. I mange tilfeller må en aktivt spørre personer om de kan tenke seg å bli medlem i foreningen (drive verving).

28 Konflikthåndtering Et godt miljø i lokalforeningen er et bra utgangspunkt for god drift Dersom konflikten er et faktum: Ta tak med en gang! I en forening samles personer med felles interesser, men ofte med ulike meninger og oppfatninger. Konflikter kan lett oppstå, men heldigvis sjelden av veldig alvorlig karakter. Det er allikevel viktig å huske på at konflikter kan forebygges og at et godt foreningsmiljø bidrar til dette: Toleranse for ulikheter, opplevelser må respekteres, bygge enighet ut fra fakta, en klar holdning til at utilbørlig adferd uansett grunn ikke er akseptabelt, en god forståelse av lovverk og avtaler, etc. Vær bevisst på å skape og opprettholde et godt foreningsmiljø, og når en konflikt er et faktum ta tak med gang slik at den ikke vokser seg større. Det kreves handling for å løse konflikter, de går sjelden over av seg selv. Forsøk også å løse konflikten på lavest mulig nivå og grip an konflikten med respekt for de involverte. Ikke involver flere enn nødvendig i konflikten. Er du som tillitsvalgt usikker på hvordan du skal håndtere konflikten, husk at du kan søke råd hos fylkeslaget eller hos NJFF sentralt. Oftest er det lederen som må og skal ta fatt og forsøke å løse konfliktsituasjoner.

29 Faste årlige arbeidsoppgaver
Styret er sammen ansvarlig for å løse faste årlige arbeidsoppgaver Faste årlige arbeidsoppgaver: Årsmøteavvikling Beretning Årsplan Regnskap og budsjett Valgkomité Diverse søknader og rapporteringer Å drifte en lokalforening handler også om å løse noen faste arbeidsoppgaver til fast tid hvert år, og styret er sammen ansvarlig for å løse disse. (Leder har et spesielt ansvar for å etterse at dette blir gjort.) De faste årlige oppgavene er bl.a. å avholde årsmøtet. Til det skal det utarbeides en virksomhetsberetning for året før, utarbeide forslag til årsplan (arbeidsprogram), utarbeide og fremme regnskap for fjoråret og budsjettforslag for kommende år, samt sørge for at det velges en dyktig og engasjert valgkomité. Det er også en del andre oppgaver gjennom året som er mer eller mindre faste. Bl.a. gjelder det en del søknader om tilskudd/støtte fra kommunen, statlige midler gjennom NJFF sentralt mv.

30 Årsmøtet Foreningens høyeste organ
Skal avholdes hvert år innen 15. mars i flg. NJFFs normalvedtekter Styret har ansvaret for å innkalle og avholde årsmøte Årsmøtet er foreningens høyeste organ, og markerer start og avslutning for en styreperiode. Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen 15. mars. Foreninger kan ha vedtektsbestemmelser som avviker fra dette. Styret har ansvaret for å kalle inn til årsmøtet slik foreningens vedtekter bestemmer, som oftest senest to uker før møtet skal holdes. Saker til årsmøtet skal være styret i hende minst en måned før årsmøtet, hvis ikke annet er bestemt i vedtektene. Foreningens vedtekter legger i de fleste tilfeller også føringer for gjennomføring av voteringer og valg. Reglene for årsmøtet i foreningen er nedskrevet i mønstervedtekter for jeger- og fiskerforeninger tilsluttet Norges Jeger- og Fiskerforbund § 6. Mønstervedtektene er en anbefaling til hvordan foreningene kan forme sine egne vedtekter. Det er selvfølgelig foreningens egne vedtekter som skal brukes som styringsverktøy til årsmøtet. Dersom det er tvil om forhold vedrørende årsmøtet og virksomhet i forbindelse med dette, så ta kontakt med fylkeslaget eller NJFF sentralt som bidrar så langt som mulig.

31 Beretning Beskriver foreningens arbeid siste år Behandles på årsmøtet
På årsmøtet skal styret legge frem beretning og regnskap for siste driftsår, som skal endelig vedtas på årsmøtet. Beretningen beskriver foreningens arbeid det siste året og det er naturlig å ta utgangspunkt i årsplanen når beretningen skal skrives. I tillegg til hvem styret har bestått av, og gjerne en oversikt over styrets møter, skal beretningen synliggjøre hva som har vært styrets arbeid i året som har gått. I tillegg skal også den øvrige virksomheten i foreningen beskrives. Mange foreninger har som praksis at de enkelte utvalgene skriver en kort beretning om sine aktiviteter og arbeid, og samler disse i foreningens beretning.

32 Regnskap og budsjett Regnskap Budsjett
En oversikt over foreningens økonomi forrige år På årsmøtet skal det legges frem revidert regnskap for siste kalenderår og velges revisor Budsjett Retningsgivende for virksomheten det kommende året Må sees i sammenheng med virksomhetsplanen Sammen med beretning skal styret også legge frem revidert regnskap for forrige år. Det er ganske store forskjeller hvordan foreningene behandler regnskapene på sine årsmøter. Noen steder gås regnskapene nøye gjennom, mens en andre steder bare tar de grove trekk og summetall i regnskapet. Det er opp til årsmøtet selv hvordan dette skal gjøres. Ordstyrer bør ha en mening om hvordan orienteringen om innholdet skal gjøres, og ha avklart dette på forhånd med den person som skal legge frem regnskapet i møtet. Det er ofte kasserer som presenterer regnskapet. Årsmøtet velger revisorer, vanligvis to, til å revidere regnskapet. Som revisor kan man ikke velge styremedlemmer eller andre som har med foreningens økonomi å gjøre i løpet av året. Minst en av revisorene bør være såpass regnskapskyndig at han eller hun kan rettlede kassereren. Begge bør ha kjennskap til foreningens arbeid, og eventuelt ha tilgang til foreningens protokoller, for å kunne se hvem som har hatt fullmakt til å attestere og utbetale penger. Det er stor forskjell på lokalforeningene tilknyttet NJFF, både i størrelse og aktivitet. Noen foreninger velger å benytte seg av eksterne revisorer for å kontrollere regnskapet, men det vanligste er personer fra egne medlemsrekker. Styret skal også utarbeide og fremme et budsjettforslag for årsmøtet. Et budsjett skal være retningsgivende for virksomheten det kommende året mht. driften, og dermed inntekter og utgifter. Husk at budsjettet ikke er et eksakt talloppsett som styret er forpliktet til å følge i enhver sammenheng, men mer et råd til styret om ressurshåndtering det kommende året. Det kan oppstå situasjoner i driftsåret som gjør at saker må håndteres noe annerledes enn det som var forutsetningene da budsjettet ble utformet, når gode grunner tilsier det. Det kan føre til at regnskapet blir avvikende i forhold til det som står i budsjettet. Men husk at hovedregelen er at et vedtatt budsjett skal følges!

33 Årsplan Målsettinger og virkemidler om foreningsvirksomheten kommende år Opplæringsvirksomheten (kurstilbudene) skal være en del av årsplanen Retningslinjer for foreningens satsningsområder Vedtas av årsmøtet Styret er forpliktet til å følge opp planen En årsplan er et dokument som sier noe om hva foreningsdriften skal inneholde det kommende året. Å ha en årsplan er viktig del av det interne organisasjonsdemokratiet i foreningen, og er et viktig verktøy for å sikre en god planlegging av foreningens aktiviteter. En konkret årsplan (virksomhetsplan) gir medlemmene og andre god informasjon om når interessante aktiviteter skal gjennomføres. Det fordrer at arrangementer og aktiviteter er tidfestet allerede i årsplanen. En god årsplan gir styret og medlemmene målsetninger for arbeidet gjennom året, og dette motiverer til innsats og deltakelse. En årsplan med konkrete aktiviteter gir mulighet til å planlegge i god tid, og størst mulig sjanse til å få vellykkede arrangementer. En slik plan gir også medlemmene verdifull informasjon om aktiviteten i foreningen. Styret er forpliktet til å følge opp årsplanen, og skal redegjøre for dette i sin beretning på neste årsmøte.

34 Valgkomite En hjelp for årsmøtet i valg av styre og andre tillitsvalgte Arbeidsoppgaver: Foreslå kandidater til styret Foreslå kandidater til andre tillitsverv Et meget viktig organ i foreningen! Valgkomiteen skal fungere som en hjelp for årsmøtet i arbeidet med å forberede valgene av styret og de andre tillitsvalgte posisjoner i foreningen. Valgkomiteens oppgaver er å komme med forslag til kandidater til styret og eventuelle andre tillitsvalgte roller som årsmøtet skal velge. Valgkomiteen har i praksis stor innflytelse på sammensetningen av foreningens styre og utvalg framover, og gjennom dette mulighet til å påvirke foreningens veivalg. Dette understreker viktigheten av at arbeidet i valgkomiteen blir gjort på en best mulig måte. Valgkomitearbeidet i lokalforeningen er svært viktig, kanskje en av de viktigste jobbene gjennom året. Godt forberedte valg på årsmøtene er nærmest en garanti for god foreningsvirksomhet i årene framover

35 Temaer for diskusjon Som avslutning på gjennomgangen følger nå noen oppgaver/problemstillinger som dere bes om å gjennomgå og finne svar på. Bruk litt tid på slutten av denne seansen til å diskutere de kommende oppgaver.

36 Oppgave 1 En viktig oppgave for tillitsvalgte i foreningen er å fungere som møteleder. Dette er hovedsakelig leders oppgaver, men er en rolle som alle tillitsvalgte bør kunne håndtere. Hvem i det sittende foreningsstyret kan påta seg oppgaver med å være møteleder i ulike møter? Hva kan foreningen bidra med for å at flere skal kunne være møteledere? Møteledelse kan være vanskelige oppgaver, og noe mange kvier seg for å påta seg.

37 Oppgave 2 I løpet av et år mottar foreningen mange henvendelser og mye informasjon. Det er brev, eposter og telefoner. Hvem i styret svarer på slike henvendelser i din forening? Hvilke rutiner har dere får å at informasjon kommer frem til rette vedkommende? Hva slags rutiner har dere for arkivhold? Er det behov for forbedring innen noen av de innsatsområder som er nevnt ovenfor? Hvis ja, hvordan kan rutinene forbedres?

38 Oppgave 3 I forbindelse med trening på skytebanen hører en av dere et medlem gjentatte ganger kritisere hvordan en av de få damene på banen skyter. Hun overhører kommentarene og det blir en høylytt diskusjon mellom de to involverte. Hva gjør du? Hvordan håndterer foreningen en slik situasjon?

39 Oppgave 4 Det er viktig å trekke andre personer inn i foreningsarbeidet enn de som sitter i styret. Slik får medlemmene vite at det er behov for dem og slik skapes et godt miljø. Er dere bevisste på å trekke andre enn de sittende tillitsvalgte inn i deler av foreningens virksomhet? Hva tror dere er viktigst for å skape et best mulig sosialt miljø i foreningen?

40 Oppgave 5 Et godt miljø i foreningen kan blant annet sikres av gode rutiner for sikkerhet. Hvilket fokus har dere på sikkerhet i foreningen? Skytebaner Politiattest ved barne- og ungdomsarrangementer

41 Oppgave 6 Årsmøtet er forenings øverste organ, og det er styret i foreningen som har ansvaret for innkalling og avvikling av årsmøtet. Hvordan forbereder styret i din forening årsmøtet og hvem har ansvar for hva? Hvordan jobber dere for at så mange medlemmer som mulig prioriterer å komme på forenings årsmøte?

42 Takk for deltakelsen og lykke til videre med foreningsdriften!
Nå har vi svært kortfattet vært gjennom noen av de viktigste temaene mht. foreningsvirksomheten. Du finner mye stoff om de ulike temaer og roller på NJFFs hjemmeside, også mer detaljer om selve gjennomgangen/kurset. Se njff.no Denne gjennomgangen kan nærmest karakteriseres som smakebiter av noen av de viktigtse temaer mht. god foreningsvirksomhet. Lederen, kassereren, sekretæren og de fleste andre med viktige foreningsroller finner mer grundig informasjon om sin virksomhet i organisasjonens portal (NJFFs hjemmeside). En god oppfølging av denne gjennomgangen kan være at den enkelte setter seg nærmere inn i sine temaer, og at dere etter noe tid samles igjen og tar en felles gjennomgang av spørsmål og problemstillinger den enkelte person måtte ha. Finner dere ikke de svar dere er ute etter, så ta kontakt med personene på fylkeskontoret eller NJFF sentralt.