Kommunereform Forberedelser og gjennomføring

Presentasjon om: "Kommunereform Forberedelser og gjennomføring"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kommunereform Forberedelser og gjennomføring
Torleif Lind Fagleder IKA Kongsberg

2 Agenda Framdriftsplan fra sentralt hold Forberedelser Gjennomføring
Arkivet etter sammenslåingen Hva kan IKA Kongsberg bistå eierne med?

3 Rådmennenes skjulte milliongjeld
«Elektroniske arkiver, som finnes på absolutt alle områder i kommunal forvaltning i dag, overlever ikke 50 år i en kjeller og ved hjelp av litt flaks.»

4 Framdriftsplan Des 2014: Ekspertutvalgets kriterier som de nye kommunene bør oppfylle legges fram Mars 2015: Stortingsmelding om nye kommunale oppgaver Mai 2015: Sammenslåingsvedtak kan fattes i kommunene Juni 2015: De første sammenslåingene kan vedtas gjennom kgl.res : De første nye kommunene oppstår : De siste nye kommunene oppstår

5 Forberedelser Kartlegging Arkivdeler Systemer
Hva har vi, og hvordan er tilstanden? Systemer Hvilke systemer har vi? Arkivverdighet? Nivå på datakvalitet Oppryddingsbehov

6

7 Forberedelser Opprydding Papirarkiv Elektronisk arkiv
Ryddes etter behov Strenge rutiner for bruk Elektronisk arkiv Rutineoppfølging Rydding – avskriving – konvertering – avslutting osv.

8 Forberedelser Melding til IKA Kongsberg Elektroniske systemer Navn
Fagområde Innhold Størrelse Tekniske opplysninger Osv.

9 Forberedelser Nye rutiner for den nye kommunen
Arkivdanning – vi starter med blanke ark Administrativ bruk av avsluttede arkiver Papir Elektronisk Dokumenteres i den nye kommunens arkivplan

10 Gjennomføring Alle arkiver skal avsluttes i alle kommuner
Alle databaser skal stenges i alle kommuner Papirarkivene blir stående inntil videre (arkivforskrifta §5.3) Elektroniske arkiver deponeres

11 Gjennomføring Den nye kommunen oppretter nye arkiver
Aktive saker ved periodiseringstidspunktet opprettes på nytt, med henvisning til det gamle arkivet.

12 Arkivet etter sammenslåingen
Viktig å jobbe langs to parallelle spor: Omsorg for de gamle arkivene Klare rutiner og god opplæring er nødvendig i forhold til hva som er lov, og hva som ikke er lov Den nye kommunens arkiv Blanke ark betyr nye muligheter Rutiner, prosedyrer, system osv. må være godt formidlet, og bør fungere fra dag 1.

13 Ressursbehov ?

14 IKA Kongsberg Hva kan IKA Kongsberg bistå med? Det er viktig for oss at vi kan hjelpe så mange som mulig så mye som mulig.