Hvem holder i hvilket ror? …og hva styrer de etter?

Presentasjon om: "Hvem holder i hvilket ror? …og hva styrer de etter?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvem holder i roret? Eierstyring i interkommunale selskaper Morten Finborud Hias IKS

2 Hvem holder i hvilket ror? …og hva styrer de etter?
Eiere Representantskap Styre/ administrasjon ______________________ Virksomhetsledere hos eierkommunene/ kundene Næringsinteresser Myndigheter Media Politikere Abonnentene Bilde: Båt med fire bakparter og 3 baugpartier

3 Min bakgrunn for å snakke om dette
Adm. Dir. Hias IKS fra mai 2009 Styret i Hias IKS fra 2001 til 2008 Representantskapet i Hias IKS fra 1999 til 2001 Kommunestyret i Hamar fra 1999 til 2009 Formannskapet i Hamar fra 2003 til 2007 IKT- direktør i Helse (Sør-) Øst RHF 2004 til 2009 Diverse konsulent og rådgivningsoppgaver i offentlig sektor Markedsansvarlig for statlige kunder i NIT AS

4 Styret skal ivareta selskapets interesser!
Et IKS blir til… Politisk og/ eller administrativ unnfangelse – motivasjon? Likelydende? vedtak i kommunestyrene – ideologisk debatt? Selskapsavtale – ut fra lov om IKS – minste felles multiplum +++ Representantskap – politisk representasjon fra eierkommunene? Styre – profesjonelt sammensatt? - valgt av representantskapet Adm. direktør – ansatt av styret Virksomhetsoverdragelser / oppbygging av organisasjon Hvordan utvikles selskapene videre? Av hvem? Representantskapet er eiernes forum! Styret skal ivareta selskapets interesser!

5 Representantskapet: Det sentrale organet for eierstyring?
Hvordan velger kommunestyret sine representanter? Forbereder kommunen som eier seg til møtene i representantskapet? Hvis ikke – hva eller hvem styrer da representantenes opptreden? Styrets (selskapets) innstilling går gjennom…. Styrets agenda og saksforberedelse styres av administrasjonen Som ledes av en administrerende direktør Med (for) stor mulighet til å legge premissene for eiernes styring? Når representantskapets medlemmer mangler politisk forankring, har kommunen plassert sine reelle eierrepresentanter i styret? Sentrale folkevalgte er inhabile ved behandling av saker som angår et IKS hvor de selv sitter i styret! Gjennomgår rådmannen sakene? Rådfører rådmannen seg med sine kolleger i de andre eierkommunene? Eller med administrasjonen i IKSet? Behandler kommunen sine standpunkter politisk? Gjennomføres delegasjonsmøter for kommunens representanter?

6 Mulig forankringsprosess for eierrepresentantene
RS- papirer ut FS- papirer ut Møte FS + delegasjon Evt. møter med andre eiere RS- møte + 1 uke + 2 uker + 3 uker + 4 uker

7 Hva er representantskapets oppgaver?
I henhold til loven om IKS: Fastsette regnskap, budsjett, økonomiplan og valg av revisor Vedtak om salg eller pantsettelse av fast eiendom / investeringsobjekter Vedtak om å foreta større investeringer Valg av styre Saker som etter selskapsavtalen er lagt til representantskapet Det er ikke noe krav om at eierstyringen utøvd gjennom representantskapet skal omfatte strategiske vurderinger: Er oppgavedelingen mellom eierkommunene og selskapet hensiktsmessig? Er eierstrukturen og selskapsstrukturen riktig? Hvem gjør disse vurderingene? Ref. Hamar kommunes eiermelding….. Det er ikke uvanlig at det etableres en ordning med ”EIERMØTER” Hvilken status har Eiermøtet?

8 ”Eiermøter” – status og betydning
”Eiermøter” = ordførere og rådmenn møtes med adm.dir. (+ evt. styreleder) Uformelle møter uten beslutningsmyndighet Kan være en konstruktiv arena for å diskutere utfordringer og muligheter Som finner veien til styre og representantskap via administrasjonen Og til politiske vedtak i eierkommunene via ordførere og rådmenn Kan være ubehagelig for adm.dir./ styreleder dersom ordførere/ rådmenn kommer med krav eller forventninger som ”eiere”. Kan stille styret i en vanskelig situasjon dersom slike krav og forventninger får legge premissene for agenda, saksforberedelse og innstillinger. Kan vanne ut representantskapets rolle og stille kommunestyret på sidelinjen. ”Eiermøtet” må ikke bli en alternativ kanal for å utøve eierstyring når representantskapet er ”for svakt”!

9 Prinsipiell modell: IKS
Eierkommunene IKS Eierskap Virksomhet Rep.skap Kommunestyre (Formannskap) Rådmannen - stab - virksomheter Styre Adm.dir.. Selskaps avtale Lov om IKS Strategier Hovedmål Instruks Lover Forskrifter Avtaler Område- planer Vedtak Tjeneste- beskrivelser Velger Ansetter Gir fullmakt Bestiller Leverer Betaler Strategi- samling Eier- møte Teknisk koordinerings gruppe Abbonnenter

10 Teknisk koordingeringsgruppe? Har det noe med eierstyring å gjøre?
Sammensetning Virksomhetsledere (tekniske sjefer) fra eierkommunene som utvalg Plansjef for Hias – som gruppens sekretær Formål: Utrede felles tiltak/ planer for politisk behandling Følge opp/ koordinere gjennomføring av vedtak Løpende oppfølging av avtaler (bestillinger og leveranser) Forhold til eierstyring: Sterk premissgiverrolle i forhold til hva som legges fram for beslutning Kombinert med maktposisjon i forhold til gjennomføring Mulige interessekonflikter i forhold til egen avdeling/ posisjon Bør virksomhetsledere ha ansvar for å utrede tiltak med konsekvens for egen virksomhet? Premissgiver/ bestiller/ leverandør Rolleklarhet:

11 Strategisamling en felles arena for å diskutere utvikling?
Alle aktører samlet: Eierne: Ledende folkevalgte, representantskapet Tjenesteansvarlige: Rådmann, virksomhetsledere IKS: Styret, adm. dir. og ledergruppe Skape felles forståelse for utfordringer og muligheter Status for tjenesteproduksjonen (selskapet og kommunene) Samfunnsutvikling (demografi, prioriteringer, forventninger) Rammebetingelser (myndighetskrav, ressurstilgang) Alternativer til dagens eierstruktur og oppgavedeling Hva vil eierne med selskapet i 3, 5 eller 10 års perspektiv? Ved å samle alle interessentene til dialog om videre utvikling kan det etableres et balansert grunnlag for strategier og handlingsplaner.

12 Flere hender på roret? Makt og myndighet
Staten v/ fylkesmannen forvalter lover og forskrifter – gir pålegg Media tar fatt i enkelthendelser og spissformulerer i tabloid form Politikere ser en mulighet for profilering og krever handling Næringsinteresser ser muligheter og ”presser” myndigheter og politikere gjennom media. Eksempler: Utslipp av kloakk i Mjøsa => Krav om reserveløsninger = nytt kvalitetskrav Deponiforbud – forbrenning – rammebetingelser – Sverige Pasienter som ikke får dekket en kostbar eksperimentell behandling Nye krav til kvalitet, sikkerhet og miljø kan få store konsekvenser, og kommer som pålegg utenfor eiers kontroll.

13 Oppsummering Grunnlaget for god eierstyring i IKS legges gjennom:
Oppnevning av sentrale folkevalgte til representantskapet Strukturert forberedelse til møter i representantskapet Forstå at representantskapet og styret har ulike roller Unngå sentrale folkevalgte og administrative ledere i styret Skap felles arena for dialog om strategi og utvikling Eiermøter er OK for informasjonsutveksling, men kan ikke drive eierstyring Styr klar av interessekonflikter ved etablering av ulike samarbeidsfora Virksomhetsledere bør ikke bli premissgivere for utvikling av egen virksomhet Sørg for god og riktig informasjon som grunnlag for eierstyringen Sett riktige krav og mål for selskapet! Eier kan ikke abdisere fra ansvaret for at vitale samfunnsfunksjoner blir ivaretatt ved å organisere utførelsen i et IKS. Utøvelse av eierskapet er et politisk ansvar som ikke kan delegeres til rådmannen eller ivaretas gjennom ”Eiermøter”. Representantskapet er det forumet hvor eier kan og skal utøve styring i et IKS.