KOMPETANSEHEVINGSPROGRAM FOR STUDIEVEILEDERE v/UiB

Presentasjon om: "KOMPETANSEHEVINGSPROGRAM FOR STUDIEVEILEDERE v/UiB"— Utskrift av presentasjonen:

1 KOMPETANSEHEVINGSPROGRAM FOR STUDIEVEILEDERE v/UiB
Erfaringer fra systematisk kompetanseutvikling i praksis Presentert på seminar ved Mat-Nat. februar 2005 av Britt-Karin Muri, Kontor for personal- og organisasjonsutvikling, PØA

2 Visjon: Universitetet i Bergen skal ha medarbeidere som til enhver tid innehar den kompetansen som er nødvendig for å møte utfordringer og utføre arbeidsoppgaver på en best mulig måte. Vi har følgende hovedmål for kompetanseutvikling og mobilisering ved UiB: All kompetanseutvikling ved universitetet skal forankres i organisasjonens behov. Kompetanseutvikling skal bidra til å styrke endringskompetansen til medarbeiderne og dermed øke omstillingsevnen til Universitetet i Bergen. Kompetanseutvikling er et viktig verktøy i omstillingsprosesser og skal bidra til å gjøre medarbeidere kvalifisert for nye oppgaver enten internt ved UiB eller i andre virksomheter. Kompetanseutvikling skal bidra til at medarbeiderne har nødvendig kompetanse i forhold til de oppgaver som skal utføres. Kompetanseutvikling og kompetansemobilisering skal bidra til å gjøre Universitetet i Bergen til en attraktiv arbeidsplass som rekrutterer og beholder godt kvalifisert personale. Kompetanseutvikling og kompetansemobilisering skal bidra til å sikre universitetets posisjon i et konkurranseutsatt marked. Kompetanseutvikling og kompetansemobilisering skal bidra til at universitetet som organisasjon kan utvikle seg og tilpasse seg nye muligheter.

3 Visjon for kompetanseutvikling ved UiB
Universitetet i Bergen skal ha medarbeidere som til enhver tid innehar den kompetansen som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgaver og møte utfordringer på en effektiv og hensiktsmessig måte. Aktuelt: Kompetansestrategi

4 SENTRALT I KOMPETANSESTRATEGIEN:
Det er et lederansvar å legge til rette for kompetanseutvikling Den enkelte medarbeider har et ansvar for å vedlikeholde og utvikle egen kompetanse Utvikling av nødvendig kompetanse er ikke frivillig for den enkelte Kompetanseoppbygging krever avsetning av ressurser i organisasjonen (tid og økonomiske midler) Hvis vi mislykkes i det systematiske arbeidet for å endre oppgavefokus og bygge opp kompetanse, så vil endringene likevel tvinge seg frem.

5 PRIORITERINGER I PERIODEN 2003 – 2005:
Lederopplæring; program for faglige og administrative ledere Studentoppfølging og studentservice IT-kompetanse Forskningsteknisk assistanse Utvikling av ny og endret kompetanse hos enkeltpersoner og grupper Systematisk metodeutvikling for kompetansebygging Disse områdene er valgt ut fordi de regnes som de mest kritiske for resultatoppnåelsen i de nærmeste årene ad: 1: God ledelse er en forutsetning for å lykkes i de omstillings- og endringsprosesser universitetet står overfor. Gjennom de utfordringer som universitetsorganisasjonen står overfor tydeliggjøres arbeidsgiveransvaret. Alle ledere trenger en ”verktøykasse” for å kunne utøve sine lederoppgaver på en tilfredsstillende måte. I satsingen på lederutvikling skal det gis nødvendig opplæring til de ledere som har behov for det. Opplæringstiltakene er ikke frivillige for den enkelte. Hver enkelt leder har en forpliktelse til å oppdatere og utvikle sin kompetanse slik at de til enhver tid kan ivareta sine lederoppgaver på en god måte. Mål for lederutviklingsprogrammene: bidra til å utvikle enhetens omstillings- og endringskompetanse gi støtte, råd og veiledning i konkrete ledelsesspørsmål utvikle resultatlystne og forandringsdyktige ledere utvikle den enkeltes lederkompetanse bidra til innsikt i og mestring av personalledelse og personalpolitiske virkemidler formidle praktisk og teoretisk hjelp for å kunne ivareta ulike styringsfunksjoner skape nettverk mellom ledere Tiltak: Utviklingsprogram for faglige ledere Rekrutteringsprogram for potensielle administrative ledere Mellomlederprogram ad 2: Studentene er universitetets viktigste kundegruppe. I økende konkurranse om studentene og som følge av endringene som initieres i Kvalitetsreformen blir studentoppfølging og studentservice stadig viktigere. For å rekruttere studenter må Universitetet i Bergen fremstå som et attraktivt studiested med god studentservice og lett tilgjengelige tjenester. For medarbeider som yter studentservice og driver med studentoppfølging er gode kommunikasjonsevner og kjennskap til universitetets studieprogrammer sentralt. Det vil bli gjennomført to tiltak som tar sikte på å bygge opp kompetansen hos denne målgruppen: Medarbeidere i førstelinjetjenesten Målgruppe er medarbeidere ved institutt, fakultet, bibliotek, avdelinger og sentre som i sitt arbeid har kontakt med studenter. Mål for programmet er å: gi informasjon om UiB som organisasjon gi innsikt i hva kvalitetsreformen betyr i praksis for den enkeltes arbeidssituasjon gi informasjon om hvordan Felles Studentsystem kan brukes som arbeidsverktøy gi innsikt i begrepet service lære hvordan service kan kommuniseres utvikle konkrete strategier for styrking av serviceprofilen Programmet vil bli gjennomført som en kombinasjon av samlinger i sentral regi og egne opplegg for enhetene. Det vil også bli lagt til rette for nettverksbygging. Studieveiledere Kompetanseprogrammet henvender seg til studieadministrativt personale som driver studieveiledning. Hensikten med dette programmet er to-delt: Gi studieveiledere et skreddersydd opplæringsprogram ut fra de forventninger og krav som stilles til denne gruppen. Vinne erfaring med metodikk for kompetansekartlegging og bruk av interne coacher i nettverksgrupper. Programmet bygges opp via flere trinn: Trinn 1: Hensikten er å skape en felles oppfatning av hvilke faglige og personlige kompetansekriterier som gjelder for studieveiledere (basert på målformuleringer, strategier, rammebetingelser, utfordringer og arbeidsoppgaver) Trinn 2: Gjennomføre måling av dagens studieveileder i forhold til ovennevnte kompetansekriterier (kompetansekartlegging) Trinn 3: Utvikle og gjennomføre et konkret kompetanseutviklingsprogram basert på resultater fra kartleggingen. Trinn 4: Evaluere om kompetanseoppbyggingen har ført til større studenttilfredshet og større grad av jobbtilfredshet. Som en del av programmet tas det sikte på å ta i bruk nettverksgrupper som arbeider sammen over tid. Oppfølging av nettverksgruppene skjer ved hjelp av interne coacher som trenes opp til å inneha denne rollen. Effektiv bruk av Felles Studentsystem (FS): For å få til en effektiv utnyttelse av teknologien er det viktig at medarbeider med studentkontakt oppfatter FS som sitt viktigste administrative arbeidsredskap for å holde oversikt over studentenes utdanningsplaner og kunne gi råd og veiledning til studentene. ad 3: Tilstrekkelig IT-kompetanse er en forutsetning for å kunne løse oppgaver på en hensiktsmessig måte. Dette gjelder grunnleggende kompetanse for å nyttiggjøre seg programvaren i Office-pakken og kompetanse som gir effektiv utnyttelse av administrative støttesystemer. I tillegg er kompetanse på IT-drift en sentral faktor for god utnyttelse av universitetets IT- infrastruktur og IT-systemer. Grunnleggende IT-kompetanse i bruk av Office-pakken: Kompetanse i bruk av administrative støttesystemer: Følgende administrative støttesystemer er i bruk ved UiB: Felles studentsystem (inkl doktorgradsmodul), database for høyere utdanning, F-dok, personal- og lønnssystem, økonomisystem, arkivsystem og romreservasjonsystem. Flere av disse systemene har eller vil få et web-basert grensesnitt i tiden fremover. Det er også endringer knyttet til oppgradering av økonomisystem og utvikling av nytt arkivsystem som inkluderer saksbehandlermodul. Det er aktuelt å ta i bruk et ”Student Management System” som skal være et hjelpemiddel for den enkelte student til å holde oversikt over egne utdanningsplaner, undervisningsrom, lærere, elektroniske klasserom for oppgaveløsning etc. Overgang til elektroniske fakturaer og elektroniske reiseregninger er illustrasjoner på andre endringer som vil komme i nær fremtid og som vil påvirke arbeidsflyt og ressursbruk. Det er avgjørende for effektiv oppgaveutførelse å ha god kjennskap til innhold og muligheter som ligger i de ulike systemene, samt kompetanse på hvordan data kan legges inn, hentes ut og tolkes. Det har vært gjennomført en betydelig kompetanseoppbygging blant medarbeidere i for eksempel Oracle økonomisystem og Felles Studentsystem (FS), men her er fortsatt et potensiale i å nyttiggjøre systemene på en enda mer hensiktsmessig måte. ad 4: Det forskningstekniske personale[1] har utstrakt kontakt med fagmiljøene og det stilles stadig større krav til service-, kunnskapsnivå og tilgjengelighet. Det er viktig for kvaliteten på forskningen at dette personalet har grunnleggende kunnskap om fagområdet og har muligheter for å følge med i den teknologiske utviklingen. Spesielt innenfor laboratorievirksomheten skjer det et stadig skifte til nytt utstyr og nye metoder. Dette stiller krav til forskningstekniske personale om endret og ny kompetanse. [1] Forskningsteknisk personale er benyttet som en fellesbetegnelse på teknisk personale som har tilknytning til forskningsaktiviteten. Dette gjelder f.eks. laboranter, klinikkpersonale, forskningsteknikere, avdelingsingeniører, overingeniører og senioringeniører Universitetet har forskningsteknisk personale innen en rekke fagområder ved Det medisinske fakultet, Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet, Det psykologiske fakultet og Det odontologiske fakultet. Krav til kompetanse for forskningsteknikerne er avhengig av fagområde, samt metode og teknologi som blir benyttet på den enkelte arbeidsplass. På grunn av at gruppens kompleksitet i forhold til fagområder, arbeidsoppgaver og metoder/ teknikker er det mest hensiktsmessig å vurdere behov på den enkelte arbeidsplass og planlegge tiltak ut fra dette. Dette forutsetter at fagmiljøene selv initierer behov og er aktivt med i planlegging av opplæringstiltak og utforming av faglig innhold. Tiltak innenfor mer generelle forskningstekniske emner vil være et supplement til slik spesifikk opplæring. Eksempelvis har en rekke av det forskningstekniske personale daglig kontakt med studenter og deltar aktivt i undervisningen. Behovet for presentasjonsteknikk er derfor sentralt. Andre emner hvor kompetansebehovet til dels er uavhengig av hvilke arbeidsplass den enkelte har, kan være biofag, kjemi, instrumentering, analyseteknikker etc. Internasjonalt samarbeid fordrer gode språkkunnskaper. Laboratoriesikkerhet er et annet sentralt kompetanseområde. Resultatmål for kompetanseutvikling for personale som yter forskningsteknisk assistanse: Det skal i planperioden iverksettes minimum 2 arbeidsplassrealterte opplæringsprogrammer. Det skal gjennomføres en behovsundersøkelse blant forskningsteknisk personale og deres ledere. På grunnlag av resultater fra denne undersøkelsen skal det iverksettes minimum 2 kompetansetiltak for målgruppen. Gjennomførte tiltak skal evalueres med sikte på fornøydhet og nytteverdi i forhold til egen arbeidssituasjon.

6 ”GROUP-THINK” Identifisere grupper/medarbeidere med fellesnevnere i forhold til jobbutfordringer Det er enklere å kartlegge reelle kompetansebehov for grupper Grupper er enklere å vedlikeholde kompetansemessig enn enkeltpersoner En erfart ”bi-effekt” er at det skapes en sterkere lojalitet og følelse av tilhørighet til kolleger og arbeidsplassen Profesjonalisering av roller

7 Studieveileder-rollen:
Saks-behandling Informasjon Studieveileder-rollen: Veiledning Administrasjon For gruppen er veiledning (og informasjon) fellesbiten. Den er også ofte undervurdert på arbeidsplassen og mest mest synlig utad.

8 Eksisterende kompetanse
Målrettet kompetanseutvikling: Hensikt: Til enhver tid ha den kompetansen som er nødvendig for å utføre oppgaver og oppnå mål og resultater Fylle det kompetansegapet som er mellom universitetets kompetansekrav og den eksisterende kompetansen som den enkelte ansatte besitter Kompetansekrav Kompetansegap Eksisterende kompetanse

9 Kompetanse: ”Det vi har og det vi gjør”
Gjennom kartlegging kan også ”taus kunnskap” bli synlig Hva gjør vi med resultatene? Viktig med oppfølging: Vi sentralt har tatt på oss ansvaret for oppstart, gjennomføring og oppfølging av tiltak. Det er like viktig at mulighetene for deltakelse tilrettelegges av fakultet og institutt. Samtidig er det behov for å oppleve at ny og styrket kompetanse verdsettes på arbeidsplassen.

10 Generell oversikt over programmet Utviklet ved UiB i samarbeid med Terje Binder og Svein Arne Skreden i firmaet Stillings- kriterier – Rolle-avklaring Strategi- avklaring Enquete (tilfredshets-undersøkelse) Fokus-Samlinger Kartlegge personlig og faglig kompetanse, ”Min kompetanseplan”, Identifisere kompetanse- behov OPQ (personlighets- test) og tilbake- melding Etablering Kollega- grupper Leder/coach opplæring Gjennomføring, oppfølging og kontinuerlig evaluering Kompetanse-utvikling - Personlig og felles

11 Målet er å utvikle både faglig og personlig kompetanse
Faglig kompetanse Eksempel: Kunnskap om organisering av studietilbudene ved UiB Kunnskap om utdanningssystemet både nasjonalt og internasjonalt Studentvelferd Informasjons-formidling Lov- og regelverk Studieadministrative systemer ….. Personlig kompetanse Eksempel: Evne til problemløsning og analyse Spesialisert kunnskap Lederskap Trygghet i presentasjons- og formidlingssammenheng Handlingsorientering Strategisk tenking Sosial sensitivitet Fleksibilitet Robust, trygg i rollen ……. …..

12 Studieveilederne selv sier om hensikten:
”Vi skal dyktiggjøre oss slik at vi kan bidra til: At studentene kan sette seg mål og 2. Gjøre kvalifiserte valg for å nå sine mål”

13 Virkemidler for faglig og personlig utvikling
Kurs av varierende lengde Hospitering/kollegaveiledning (”on the job-training”) Tema-møter Kompetansegivende studietilbud Mentor ordning Kollegagrupper Nettverksbygging/uformelle kontakt Nasjonale- og internasjonale konferanser

14 Eksempler på kompetansehevingstiltak i studieveilederprogrammet:
IT-opplæring FS-kurs (Felles studentsystem) Power-point, Excel, Word, Windows, Internett Informasjonsformidling Kunsten å skrive godt Nynorsk Presentasjonsteknikk Lov og regelverk Veiledningsmetodikk – formelt kompetansegivende Coach-metodikk Studieveilederlunsj med diskusjons-tema Kollegagrupper

15 Hva er en kollegagruppe?
Og hva er en coach?

16 Kollegagruppen er programmets ”HOVED-NERVE”
Bevissthet og økt handlingskompetanse i forhold til oppgaveløsning og egen arbeidssituasjon Kompetansebehov Allmenngjøring av til- synelatende individuelle problem Kollegagruppe Konkretisering av behov + innhold og form på tilbudene COACH Kompetanse om egen organisasjon (se seg selv + arb.plassen ”utenfra”) Egenutvikling ”Vi på UiB” (større fellesskapsfølelse) Erfarings- deling

17 Fokus på egen kompetanse Fokus på andres mestring
Veilederrollen Eksperten Rådgiveren Veilederen Fokus på egen kompetanse Fokus på andres mestring

18 Roller i gruppen Coach/kollegaveileder/gruppeleder Presentatør
Gruppemedlem

19 Som medlem i en coachet gruppe, setter du deg selv i sentrum
Det handler om deg og situasjonen slik du opplever den du fokuserer på det som er interessant for deg Reelle problemstillinger som kopler opplevelse av din situasjon, jobb og dine arbeidsoppgaver

20 SAMMEN BLIR DE GODE BEDRE
Bevisstgjøring Bevisstgjøring om Egenskaper Kompetanse Jobb og arbeidssituasjon Behov for kompetanseutvikling Hva jeg egentlig trenger SAMMEN BLIR DE GODE BEDRE

21 Grunnleggende forutsetninger i en slik gruppe:
”Kjøre-regler” Demokrati = stram styring = struktur Alle blir hørt Alle blir sett Alle blir tatt på alvor Fortrolighet: Alt som blir sagt i gruppen - blir i gruppen

22 Å Coache Dreier seg om å gi rom for hver og en til å utvikle seg ut i fra sitt personlige ståsted Involvere Inkludere: Personer Synspunkt Problemstillinger

23 Ved hjelp av riktig spørsmålsstilling
Åpne spørsmål kan få frem informasjon og ideer Spørsmål kan bringe følelser og holdninger til overflaten Spørsmål hjelper en å skille antagelser fra fakta Spørsmål tillater den andre å bli klar over egne løsninger og evner

24 Rollen som gruppemedlem:
Lytt til det presentatøren sier (ingen verbale eller non-verbale kommentarer) Still spørsmål Kom ikke med løsninger Vis presentatøren respekt Huskeregel: Selv om du har opplevd noe liknende, er aldri situasjoner identiske og presentatøren er ikke deg Rollen som presentatør: Forbered deg til møtet Ha eierforhold til problemet Presenter problemet (beskriv, utforsk, lytt, spør, tenk) Involvering som helt menneske (ikke bare jobb) Lær deg å motta tilbakemelding Be om det du trenger Lag handlingsplan (still ”hva hvis” spørsmål)

25 Løsningsorientering Handlingsplan:
”Hva kan du gjøre med dette i morgen?” Enkle og overkommelige løsninger Hva ville være bra for meg ?

26 Viktige forutsetninger for strategisk og systematisk kompetanseutvikling, som utgjør en kontinuerlig, integrert prosess:

27 SUKSESS KRITERIER: Koordineringsansvar Tydelig
Forankring og legitimitet i organisasjonen (oppnevnt styringsgruppe) Avklaring av økonomisk langtidsbudsjettering ansvar og Koordineringsansvar Tydelig

28 Oppfølging av kollegagruppene via coachene
Økonomi Legitimitet Den viktigste nøkkelen til suksess over tid med Studieveilederprogrammet er: Oppfølging av kollegagruppene via coachene Ansvar

29 Kompetansehevingsprogrammet for studieveiledere er virkelig en
kontinuerlig prosess: Det finnes ingen sluttdato! Dynamikk: Nye medarbeidere inkluderes stadig Det har oppstått en ”profesjons-stolthet” Bedrer stabiliteten i gruppen og organisasjonen vår beholder kompetansen