Ledelse og effektiv kommunikasjon

Presentasjon om: "Ledelse og effektiv kommunikasjon"— Utskrift av presentasjonen:

1 Ledelse og effektiv kommunikasjon
PSY2400: Høstsemester 2005 Carl Erik Grenness Psykologisk Institutt, UiO

2 Del I Kommunikasjonsteorier
1. Ledelse og kommunikasjon 2. Hva er kommunikasjon? Kommunikasjonsmodeller 3. Kommunikasjonsbarrierer 4. Kommunikativ kompetanse

3 Modell for samarbeid og kommunikasjon
Kapasitet for revitalisering av organisasjonen Optimalisering av samarbeid og teamwork Konfrontasjon og konflikter Åpen kommunikasjon Tillit

4 Ledelse og kommunikasjon

5 Avisoverskrift: ”Norske toppledere kommuniserer dårlig”
”Brorparten av norske selskaper henter ikke ut den gevinsten de kunne fått hvis lederne var dyktige til å kommunisere bedriftens mål og visjoner” (Aftenposten som siterer en kommunikasjonskonsulent)

6 Ledelse og effektiv kommunikasjon
“One of the most important determinants of managerial effectiveness is success in influencing subordinate, peers, and superiors” (Yukl & Falbe 1990) “Good supervisors are consideres to be: communication minded (enjoy communication) approachable, open, willing, and empathic listeners oriented toward asking or persuading in contrast to demanding or telling sensitive to the needs and feelings of subordinates open in communicating information to subordinates

7 Leder kommunikasjon (Dansereau & Markham 1987)
Effektiv leder-underordnet kommunikasjon er unik, men generelt gjelder at effektive dyader karakteriseres av: openness intimacy support liking respect trust

8 Hvorfor er kommunikasjon viktig ?

9 Kommunikasjon hos sosiale dyr
Evnen til å kommunisere er vital for dyr som lever i grupper. Intrikate fikserte atferdsmønstre tjener denne funksjon hos en rekke dyrearter. Eksempler er barns uttrykk for indre tilstand (sult etc.) som foreldre må reagere på. Hos mennesker finnes det mange eksempler på slik kommunikasjon, særlig i tilknytningsatferd

10 Menneskers kommunikasjon
Menneskelig kommunikasjon atskilles fra dyr ved to forhold: 1) Avsenders intensjonalitet og 2) mottakers forståelse av avsenders mentale tilstand. Denne kommunikasjon utvikles langsomt men har to forutsetninger: 1) spedbarns preferanse for morens stemme og 2) deres preferanse for morens ansikt. Disse elementer er først nonverbale.

11 Kommunikasjon Det beste eksempel på betydningen av kommunikasjon er sosial referering: Barnets instrumentelle forhold til objekter formidles gjennom affektiv kommunikasjon mellom barnet og omsorgsperson. Instrumentell utforskning baseres både en sosial relasjon til andre og en trygg relasjon til barnet selv.

12 Kommunikasjon: Ting versus mennesker
Allerede spedbarn forholder seg forskjellig til ting og personer ved 1) å kommunisere med mennesker som intensjonale individer og å attribuere mentale egenskaper til dem (theory of mind) og 2) håndtere gjenstander som underlagt kausale lover (theory of matter)

13 Hva er kommunikasjon?

14 Om kommunikasjon En dynamisk prosess
En dynamisk relasjon både til andre og en selv Foregår alltid i en kontekst Foregår samtidig på flere nivåer - Form/ramme versus innhold - Kontrakter og metakontrakter - Prosess og refleksjon

15 Fire kommunikasjonsmodeller
Biologisk modell: - strukturell og funksjonell analyse Informasjonsteoretisk modell: - teknisk effektivitet Semantisk modell: formidling av mening Pragmatisk modell: frigjørende handlinger

16 Biologisk modell Fysiske signaler (energiforskjeller, vibrasjoner).
Et fysisk medium (kanal) med et begrenset domene (anvendelsesområde) som forsterker, transporterer, bearbeider, transformerer, og eventuelt lagrer signaler. Et motorisk apparat (organ) som produserer og sender signaler. Et sensorisk apparat som registrerer, bearbeider og lagrer signaler.

17 Biologisk modell 2 En kode (et regelbundet tegnsystem) som gjør det mulig å fortolke signaler som betydningsfulle tegn. En overordnet kontekst av fysisk, biologisk og kulturell karakter som bestemmer kodens mening ved å utgjøre en metakode. Signalets betydning eller oppfattede mening for mottaker. Mottakers reaksjoner eller feedback både på oppfattet mening og potensielt alle de nevnte variablene i kommunikasjonsprosessen.

18 Informasjonsteoretisk modell
feedback støy signal mottaker sender enkoding dekoding produksjon registrering informasjon budskap

19 Feilantakelser som følger av en informasjonsteoretisk modell uten feedback:
Det som er klart og presist for avsender er det også for mottaker Troverdighet er en egenskap ved avsender og ikke noe som attribueres av mottaker Kommunikasjon er hovedsakelig en enveis aktivitet overfor en passiv mottaker

20 Disse feilantakelsene kan skyldes:
Teknisk-administrativ opplæring av ledere Treningsopplegg legger hovedvekten på teknisk trening av avsender (jf. Aristoteles om avsenders ethos, pathos og logos) Personlige disposisjoner (unngå tvetydigheter og kompleksitet)

21 Feilantakelser som følger av en informasjonsteoretisk modell med vekt på feedback:
Man tror at trivsel er målsetting for all organisatorisk kommunikasjon Budskap fortolkes utelukkende i lys av mellommenneskelige relasjoner Åpen kommunikasjon er brukbar i alle situasjoner og entydig forståelse er alltid bedre enn tvetydighet

22 Disse feilantakelsene kan skyldes:
Man tror at forståelse er det samme som enighet og undervurderer betydningen av uenigheter og konflikter Det er feil å anta at forståelse er det eneste mål for effektiv kommunikasjon - jf. utførelse av ordre og kreativ kommunikasjon

23 Semantisk modell: Kommunikasjon av mening
Man kommuniserer ikke ved å formidle noe fra en person til en annen, men ved at mottaker gjenskaper noe og integrerer dette meningsfullt i sin egen sammenheng Å forstå er å oversette, fortolke og gi egen mening til et uttrykk/budskap

24 Frigjørende kommunikasjon: Kommunikasjon som utvidelse
Kommunikasjon er en konstruerende (meningsattribuerende) prosess Kommunikasjon er å konstruere et kognitivt og affektivt reisverk (forskaling) hvor deltakerne blir større en seg selv (Vygotsky) gjennom en dyadisk utvidelse av det felles rom Vises i behov for anerkjennelse og sosial legitimering

25 Kommunikasjon som utvidelse 2
I konversasjon blir deltakerne et hode høyere enn seg selv fordi relasjonen utgjør et mulighetenes rom hvor to lekeområder kan møtes og overlappe hverandre En utviklende samtale reduserer entropi, skaper mestring, trygt rom og frihetsgrader (kreativ ”som om” modus)

26 Kommunikativ kompetanse

27 Kommunikativ kompetanse
Mennesker er genetisk sett bestemt av sin relasjon til andre. Genetisk seleksjon har foregått ut fra konkurranse og samarbeid Kommunikativ kompetanse er viktigere enn rå styrke og vises gjennom allianser, sosiale spill, empati (og teori om andres mentale tilstander), bedrag og identifisering av bedragere og magisk transformasjon av virkeligheten. Kommunikasjon handler ikke primært om informasjonsutveksling men om etablering av sosialt fellesskap (og eksklusjon av andre), skape tillit, motivasjon og selvpresentasjon og inntrykksdannelse

28 Kommunikativ kompetanse 2
Kommunikasjon er primært nonverbal, analog, prosodisk, bestående av sang/rytme/mønster. Estetiske sider ved språk var mest fremtredende i urspråket. Estetisk kommunikativ kompetanse er en genetisk fordel som ble selektert Sang og tale har ulike nevrologiske korrelater Poesi ble opprinnelig sunget, spilt og danset (jf. Trubadur/skald som forvalter av samfunnets hukommelse) Narrativer er improvisasjoner på en basis av fast repertoar (fraser og tema)

29 Kommunikativ kompetanse (Winograd)
«Evnen til å gi uttrykk for sine intensjoner og å ta ansvar i det nettverk av forpliktende handlinger som disse uttrykk og deres fortolkninger fører til».

30 Kommunikative ferdigheter Burleson (1990)
Samtaleferdigheter består i evnen til å starte, vedlikeholde og avslutte en samtale slik at denne oppleves som positiv for deltakerne. En annen ferdighet består i å få deltakere i samtalen som i utgangspunktet føler seg nedtrykt, til å føle seg bedre gjennom støtte og trøst. En tredje ferdighet er gjennom samtale å formidle informasjon til andre slik at budskapet er lett forståelig. En fjerde ferdighet er å kunne løse konflikter slik at løsningen er aksepterbar for deltakerne i konflikten.

31 Kommunikative ferdigheter
En femte ferdighet er å påvirke mennesker slik at de gjør ting eller tror på ting som de ellers ikke ville ha gjort. En sjette ferdighet er å kunne få andre til å føle stolthet og godhet om seg selv. En syvende ferdighet er å kunne underholde gjennom fortelling (narrasjon), enten det er historier, vitser eller sladder. En siste ferdighet er evnen til kritisk tilbakemelding, f.eks. å hjelpe noen som har brutt en regel til å forstå hvorfor, slik at korreksjon blir mulig.

32 Forutsetninger for kommunikativ kompetanse
Evne til å analysere Evne til å predikere Evne til å kontrollere Evne til å reflektere Evne til å synkronisere

33 Kommunikasjonsbarrierer

34 Kommunikasjonsbarrierer 1
Mistro til avsender: - fravær av troverdighet, ekspertise, karisma - mistro til intensjon - negative assosiasjoner til avsender - negativ kategorisering, stereotypisering, fordommer - uklarheter og forskjeller i status og rolle - gruppepress og normer - maktkamp - ineffektiv plass i kommunikasjonsnettverk

35 Kommunikasjonsbarrierer 2
Forstyrret persepsjon: - selektiv oppmerksomhet eller uoppmerksomhet - manglende kapasitet, overbelastning - organiseringsproblemer, fragmentering, tvetydighet - kategorisering, stereotypisering - attribusjoner - forventninger, selvoppfyllende profetier - usikkerhet, frykt, negative emosjoner

36 Kommunikasjonsbarrierer 3
Feilaktig oversettelse: - mangel på adekvate koder/erfaring - manglende eller feilaktig kontekst - misforståelser av metaforer versus literal betydning - inadekvat medium, støy i mediet - språkforskjeller - lav lesbarhet i signalet

37 Kommunikasjonsbarrierer 4
Defensiv atferd: - defensiv ordbruk - svak følelse av selvaktelse - forsvarsmekanismer - negativ selvoppfyllende profeti, paranoia - konflikterende informasjon, dobbelt- budskap - sterke ideologibaserte følelser - frykt for tap av kontroll

38 Kommunikasjonsbarrierer 5
Irrasjonelle personlighetsvariabler: - overføringsmekanismer - skyldorientering, syndebukkorientering - inkongruens i rollespill, jf. transaksjons- analyse - fortrengning og symptomdannelse - dobbeltbinding - konflikter

39 Del II Kommunikasjon i praksis
1. Kontekstfaktorer 2. Verbal kommunikasjon 3. Nonverbal kommunikasjon 4. Feedback og aktiv lytting 5. Påvirkningsteknikker 6. Kreativ kommunikasjon

40 Kontekstfaktorer

41 Fysiske situasjonsfaktorer
Økologiske forhold Spatiale forhold Krav til arbeidsmiljø (§ 12, variasjon, helhet, viktighet, selvstendighet, tilbakeføring og tilbakemelding) Effektiv kontekst (teknologisk, informativ infrastruktur)

42 Personfaktorer i kommunikasjon
Grad av selv-registrering og selvkontroll Grad av utadvendthet/inadvendthet Grad av dominans/underkastelse Machiavellisme Sosial angst Kognitiv kompleksitet Feltavhengighet/uavhengighet Behov for tilknytning og anerkjennelse

43 Sosiogeografiske variabler
Kjønn Alder Sosioøkonomisk status Status eller makt relasjon Etnisitet, kultur Fysiske handikap

44 Sosiale kontrakter (Blakar/Rommetveit)
Felles orientering – samme ”verden” Forståelse for hverandres perspektiv Kontrakt om relasjonen – ”turtaking” Felles språkbruk og språkforståelse Kontrakt om sak/tema Kontrakt om forklaringsmåte Metakontrakter (rammebetingelser)

45 Verbal kommunikasjon

46 Effekter av verbal atferd
Effekter av sosial kategorisering, inklusive selvkategorisering Effekter av informasjon, for eksempel feedback Effekter i terapi (”snakke kur”) Effekter av ubevisst selvsnakking, selvinstruksjoner Effekter av paradoksale budskap og skifte av referanseramme Bruk av ord i hypnose, yoga osv

47 Ords funksjoner Denotativ – beskrive, referere
Emotiv – vekke affekter, følelser Konativ – motivere, påvirke handling Fatisk – etablere kontakt, fange oppmerksomhet Poetisk – estetisk funksjon via form, kvalitet, rytme Metafunksjon – kontekst, referanseramme

48 Hovedfaktorer i verbal kommunikasjon
Logikk Saklighet Retorikk (se påvirking) Sosial sladder Historiefortelling

49 Logikk versus retorikk
Det hersker generell enighet om at et arguments overbevisningsevne er mer avhengig av form (retorikk) enn av logisk innhold. Logisk saklighet er viktig innen visse områder av den sosiale virkelighet, men selv innen vitenskapelig argumentasjon har retorikken en selvfølgelig plass Logisk argumentasjon kan ofte vise seg å være retorikk (jf. ”Mor Nille”)

50 Logikk og saklighet Saklighet angår referanse – at det man henviser til lar seg dokumentere via objektive metoder Logikk angår argumentasjonsform – at ledd i en påstandsrekke har en sammenheng som følger logikkens akseptere regler Innen områder hvor presis referanse og argumentasjon er livsnødvendig, må ledere fungere logisk og saklig

51 Regler for saklig kommunikasjon
Hovedprinsipp: - La på ethvert trinn i samhandlingen ditt bidrag være det som er påkrevet i lys av det som er formålet med samhandlingen (Grice, Føllesdal) Maksimer: - Gjør ditt bidrag så informativt som mulig - Gjør ikke ditt bidrag mer informativt enn påkrevet - Påstå ikke noe du tror er usant - Påstå ikke noe du ikke har belegg for - Si bare ting som er relevante - Unngå å uttrykke deg uklart - Unngå tvetydigheter - Vær kort og ryddig

52 Typiske språkfeil Termer mangler referanse for mottaker
Flertydighet i termer eller setninger Betydningsskifte i løpet av samtalen Nivåskifte i løpet av samtalen (dobbeltkommunikasjon) Upresishet, vaghet og ubestemthet

53 Sladder Det er estimert at ca. 70 % av menneskers verbale kommunikasjon kan kategoriseres som ”sladder”. Dette betyr at sladder gir viktig informasjon om menneskers tilpasning til en sosial virkelighet hvor relasjonen til andre ofte er viktigere enn relasjonen til fysiske omgivelser.

54 Homo narrans narratur (Sims 1999)
Menneskelig tenkning fungerer kontinuerlig i en narrativ, retorisk modus Opplevelser har liten verdi om de ikke kan knyttes til historier. Informasjon i en narrativ sekvens huskes bedre og oppleves som mer meningsfull Personlig og kollektiv identitet er narrativ (som autobiografi) Nevroser handler om selvhistorier og terapier om endring av selvhistorier

55 Narrativ kommunikasjon
Narrative former skaper forventninger ved å antyde en løsning men samtidig å holde den tilbake Forventninger er forgrunn mot en bakgrunn og skaper dynamikk og spenninger Dette ser vi historiefortelling for både barn og voksne Narrative former er estetiske. Både musikk og fortellinger har narrativ struktur

56 Kontroll via ord Merkelapper/navn: Hva er det? Klassifikasjon. Tingliggjøring (reifisering) Metaforer: Hvordan er det? Egenskaper og liv. Forener det praktiske og ekspressive. Banaliteter: Hva er vanlig? Det konvensjonelle. Ritual, trygghet, enighet

57 Effektive språkmønstre hos ledere (fra Cunningham)
Bruker ”Jeg…/følelse/…vi…/aktivt verb.. Rike metaforer som skaper ny mening Omgjøring av reifiserte substantiver til verb Knytter ”er” (data) til ”bør” (handling) Bruker tidsmønstre som forener nåtid til fremtid Knytter det visuelle til det kinestetiske (kroppslige)

58 Nonverbal kommunikasjon

59 Nonverbal kommunikasjon
Det er estimert at ca. to tredjedeler av en vanlig konversasjon består av nonverbale signaler Tar vi med paraspråklige elementer (måten vi snakker på) reduseres verbal kommunikasjon til 7 % av hva man totalt sett kommuniserer I løpet av noen får minutters samtale utveksler vi hundrevis av informasjonsenheter Den massive informasjonsmengde gjør det nødvendig å automatisere registrering i form av stereotypier og andre former for ”chunking”

60 Kinetikk: Estimat av omfang
Ca ulike kroppsbevegelses tegn Ca ulike ansiktsuttrykk forskjellige gester 1000 stødige kroppsstillinger

61 Nonverbal kommunikasjon
Førsteinntrykk styres hovedsakelig av nonverbale signaler Etter bare 4 minutter er det vanskelig å endre et førsteinntrykk Jo mer man signaliserer likhet med de man kommuniserer med, jo bedre blir man likt

62 Nonverbal kommunikasjon
Gester og andre nonverbale uttrykk fungerer som et lingva franca både mellom kulturer og mellom voksne og preverbale barn Nonverbal atferd kommuniserer også mening mellom mennesker og dyr

63 Hvorfor undervurderes nonverbal kommunikasjon?
De fleste nonverbale signaler tolkes uten bevisst oppmerksomhet og kan ikke omsettes til verbale beskrivelser Den enorme mengde informasjon som sendes nonverbalt gjør det vanskelig å kontrollere slik informasjon bevisst Nonverbal kommunikasjon dominerer frem til tre års alder men mistes deretter under vekten av ord

64 De viktigste funksjonene til nonverbal kommunikasjon
Erstatte verbal tale i situasjoner hvor vi f.eks. ikke tør eller kan si hva vi mener direkte, Være et positivt komplement og støtte til verbal tale, f.eks. smile når vi roser, Uttrykke konflikt med verbal tale gjennom dobbeltbudskap, f.eks. si noe annet enn man kroppslig uttrykker, Regulere verbal tale, f.eks. signaler om turtaking, og Definere viktige sosiale forhold mellom deltakere, f.eks. status, makt og nærhet via selvpresentasjon og reaksjon på andre.

65 Nonverbal kommunikasjon: Funksjoner
Produsere budskap Strukturere samhandling Definere forholdet, særlig makt og status Skape og formidle følelser Påvirke og motivere andre Opprettholde identitet og personlige grenser

66 Typer av nonverbale signaler (Ekman & Friesen)
Kulturelle emblemer (må læres i en kultur). Uttrykk (display) for affekter (delvis genetisk men mye styrt kulturelt eller idiosynkratisk) Illustrasjoner (særlig gester) Regulatorer i sosial interaksjon (metasignaler) Adaptorer (ufrivillige gester).

67 Nonverbale signaler Kroppsbevegelser, gester, ansiktsuttrykk (inklusive blikk) og kroppsholdning (kinesics). Paraspråk som trykk, tonehøyde, volum, tempo og pauser (vocalics). Også taushet. Fysisk utseende - klær, hårfrisyre, kosmetikk. Berøring (haptics), f.eks. klem, håndtrykk. Romforhold, orientering i rommet og fysisk avstand (proxemics). Tidsbruk som punktlighet, ventetid, samværstid (chronemics). Symbolske ting som formidler budskap (artifakter). Bruk av lukt, men dette kan også klassifiseres under fysisk utseende (olfactics).

68 Nonverbale sider ved språklighet
Dialekt, aksent og språk varierer i dominans eller prestisje (jf. sosiolekter) Hastighet av tale (negativt med for langsom tale) Bruk av pauser Intensitet i språkbruk og tonehøyde Stereotypier om tiltrekkende vokal atferd Varighet av innlegg (turtaking)

69 Kroppsstilling og personlig rom
Kroppsstilling i form av hvorledes vi sitter, står og beveger oss, signaliserer sikkerhet, autoritet og overbevisning. Engasjement versus likegyldighet signaliseres med fremoverbøyd versus tilbakelent overkropp Dominante mennesker beveger seg fritt inn i andre menneskers personlige rom, men det er store kulturelle forskjeller på betydning og størrelse av personlig rom Måten man posisjonerer seg vis a vis en annen signaliserer hva slags relasjon man ønsker å ha til den andre

70 Fysisk distanse Betydning av fysisk distanse varierer med person og kultur, men følgende estimater utgjør et praktisk utgangspunkt: Intim (0 – 45 cm) Personlig-uformell (50 – 130 cm) Sosial-konsultativ (130 – 300 cm) Offentlig (3 m - )

71 Øyenkontakt 1 Frekvent øyenkontakt signaliserer oppmerksomhet, våkenhet, interesse for den andre, troverdighet, trygghet og ansvar Øyenkontakt viktig i overføring av makt til andre Mangel på etablering av øyenkontakt signaliserer underlegenhet og fører lett til avbrudd i kommunikativ interaksjon

72 Øyenkontakt 2 Man bør ikke holde øyenkontakt mer enn tre sekunder (jf. stirring), men beholde øyenkontakt ca. 60 % av interaksjonstiden Bryt øyenkontakt nedover eller til siden. Bare ved maktkamp brytes øyenkontakt ved å se oppover Overfor grupper: Forsøk å inkludere alle men fokuser samtidig på noen individer

73 Øyenkontakt 3 Øk øyenkontakt med de som signaliserer opposisjon
Vær oppmerksom på ”øyenbryn” bevegelsen Stereotypier omkring nonverbale tegn på løgn synes ikke å være holdbare. Det er generelt vanskelig å identifisere løgnere

74 Ansiktsuttrykk Folk stoler mest på mennesker som uttrykker seg emosjonelt med varierende ansiktsuttrykk Munnparti formidler behag og trygghet i en situasjon. Spenninger i munnparti signaliserer usikkerhet. Både avslappet og spent ansikt fører til oppmerksomhet og bør brukes alt etter budskap som ønskes formidlet

75 Ansiktsuttrykk 2 Smilt er det sterkeste ansiktsuttrykk når det gjelder å påvirke andre. Smilt projiserer varme og selvsikkerhet Når smil signaliserer det motsatte av hva som sies medfører det usikkerhet Smil brukes ofte uoverveid som maskering av usikkerhet og underlegenhet Man bør smile når man selv blir fornøyd, ikke for å ”please” andre Det er kjønnsforskjeller i bruk av smil

76 Berøringsformer Positiv affektberøring Lekende berøring
Kontrollerende berøring Ritualistisk berøring Oppgaverelatert berøring Nedlatende berøring Negativ affektberøring

77 Håndtrykk kan uttrykke:
Likeverd, gjensidighet Kontrollbehov Unnvikelse (bare fingrene) Uinviterende (”kald fisk”) Aggressivitet (”jernklo”) Beskyttelse (gripe med begge hender)

78 Betydning av utseende Høyde kan være viktig for menn, indikerer status, korrelerer med akademisk, sosial og økonomisk suksess, indikeres i språklige metaforer som ”høy” versus ”lav” Vekt viser seg å diskriminere mer enn rase og kjønn, knyttes til antakelser om mangel på selvkontroll, lav produktivitet og helse Utseende i form av fysisk attraktivitet knyttet til sosiale stereotypier, korrelerer med helse, fremmer maskulinitet og femininitet og er transkulturelt anerkjent

79 Klesdrakt En mengde stereotypier om effektiv klesdrakt avhengig av kultur og subkultur Det viktigste synes å være matching i forhold til de man ønsker å påvirke

80 Ufrivillige gester Ufrivillige, stereotype gester (særlig av hender og ansikt), virker forstyrrende og bør kontrolleres Man bør tilstrebe fysisk avslapning og kontrollert, dyp pusting Dominans vises ved samtidig å være avslappet og aggressiv

81 Nonverbale samhandlingsrytmer
Selvsynkroni - mellom ulike deler av egen kommunikasjon Samhandlingssynkroni – turtaking, speiling, tilpasning Asynkroni – skaper problemer i kommunikasjon

82 Nonverbal kommunikasjon i ekspert-klient relasjoner (Holte 2000)
Sette seg nærmere Direkte ansikt-til-ansikt Lene seg fremover Nikke ofte Ta forsiktig og vennlig på klienten Berører seg selv (viser interesse) Symmetrisk, åpen armstilling Varm, vennlig, ikke-bekymret stemme

83 Feedback og aktiv lytting

84 Teser om feedback i organisasjoner
Alle mennesker vurderer prestasjoner i forhold til standarder Det ultimate mål for et effektivt feedbacksystem er felles identifisering av og vurdering av prestasjoner ut fra forpliktende standarder Prestasjonsstandarder er nødvendige for å vedlikeholde organisatorisk integritet og å utvikle ansattes potensialer

85 Teser forts. Alle ”mottar” tilbakemelding om sine prestasjoner
Bare et fåtall ansatte mottar brukbar tilbakemelding om sine prestasjoner Både positive og negative avvik fra standarder bør spesifiseres Prestasjonsstandarder bør regelmessig og systematisk reevalueres

86 Effektiv feedback Beskrivende, ikke evaluerende
Spesifikk, ikke generell Rimelig Oppfordret, ikke pådyttet Tidsmessig, snarest mulig Forståelig

87 Typer feedback Negativ Nøytral Positiv Konstruktiv

88 Forutsetninger for feedback
Mottakerens evne til kognitivt å forstå feedback. Mottakerens sensitivitet overfor feedback, dvs. motivasjon for å motta feedback. Kontekstfaktorer, f.eks. stressutløsende faktorer. Konsekvensmekanismer (accountability), dvs. organisasjoners måte å holde ansatte ansvarlig for å gi og å motta feedback.

89 To typer feedback: Tilbakeføring og tilbakemelding
Objektiv feedback (tilbakeføring) er synlige resultater av ens handlinger som ikke er avhengig av andre menneskers inngripen og fortolkninger. Subjektiv feedback er tilbakemelding om prestasjoner fra andre mennesker. Den kan være formell (metodisk) eller uformell (mer tilfeldige). Den kan oppsøkes aktivt eller gis uavhengig av forespørsel, vanligvis fra overordnede. Det må skille mellom innhold og form (prosess) av feedback.

90 Positive effekter av feedback (London 1997)
Feedback fungerer styrende på pågående målrettet atferd. Feedback påvirker fremtidige målsettinger ved å høyne aspirasjoner og innsats for å nå disse mål. Positiv feedback fungerer forsterkende uavhengig av andre forsterkere (som lønn). Feedback øker folks evne til å selv å oppdage feil ved å sette standarder man kan vurdere egne prestasjoner i forhold til.

91 Effekter av feedback 2 Feedback øker læringsevne ved å gi informasjon om ens prestasjoner (øke selvinnsikt). Feedback øker motivasjon ved å vise hvilken atferd som fører til positive resultater (suksess). Feedback klargjør oppfatninger (implisitte teorier) om effekten av egen atferd og av effektive omgivelsesfaktorer. Feedback synliggjør betydningen av relevant og presis informasjon. Feedback øker opplevelse av å ha kontroll over seg selv og sine omgivelser (empowerment).

92 Effekter av feedback 3 Feedback øker ansattes engasjement (involvering) i oppgaven. Feedback om egen prestasjon i spesifikke omgivelser påvirker karriereinnsikt (kunnskap om en selv og organisasjonen), karriereidentitet (egne karrieremål) og karrierestyrke (evne til å overvinne motstand). I forhandlinger er feedback en viktig faktorer for å vurdere tilbud. I beslutninger er feedback en viktig faktor for å unngå kognitive fordommer og bedre beslutningsprosessen.

93 Forutsetning for positive effekter av feedback
Feedback er klar og lett forståelig (feedbackgiver og mottaker har samme forståelse). Feedback er presis. Feedback er frekvent og bør foregå umiddelbart. Feedback må være relevant i forhold til de elementer i atferden som er kritiske for å lykkes og som er under utøverens kontroll. Feedback må komme fra troverdige kilder. I noen tilfelle bør feedback være konfidensiell - der feedbackgiver er avhengig av mottaker. Feedback bør følges av forklaringer for å sikre forståelse for sammenhenger (kontingenser).

94 Personforutsetninger for effektiv feedback
Intelligens Indre locus for kontroll Prestasjonsorientering Reduksjon av attribusjonsfeil.

95 Målsetting og feedback
«Feedback tells people what is; goals tell them what is desirable. Feedback involves information; goals involve evaluation. Goals inform individuals as to what type or level of performance is to be attained so that they can direct and evaluate their actions and efforts accordingly. Feedback allows them to set reasonable goals and track their performance in relation to their goals; so that adjustment in effort, direction, and even strategy can be made as needed...What get measured in relation to goals gets done».

96 Konstruktiv og destruktiv feedback
Konstruktiv feedback er presis og skiller klart mellom faktorer som er under kontroll av utøveren eller ikke (jf. attribusjonsteori). Konstruktiv feedback innebærer konkrete forslag til forbedring. Destruktiv feedback angriper ansattes selvaktelse ved å være generell, beskrive mottakeren som person i stedet for atferd, og gir ingen konkret beskrivelse av mulige forbedringer.

97 Motstand mot kritisk feedback
Attribusjon av skyld til andre eller til ytre hendelser. Gjennom projeksjon finne eksempler på dårlig prestasjon hos andre men ikke hos seg selv. Skjule dårlige prestasjoner ved å forsøke å gi inntrykk av det motsatte (reaksjonsdannelse). Redusere viktigheten av det du ikke klarer gjennom å substituere ett mål (kriterium) med et annet. Ta ut frustrasjon andre steder enn på jobben.

98 Implementering av et effektivt feddbacksystem
Er ansatte kjent med sitt arbeidsansvar? Er ansatte kjent med evalueringsstandarder? Er det uformelle tilbakemeldingssystem effektivt? Er det formelle tilbakemeldingssystemet effektivt?

99 Aktiv lytting Stille spørsmål Oppmuntre Reformulere/oppsummere
Reflektere følelser Nøkkelord Fokusere Egenopplevelse Feedback Konfrontere

100 Spørreteknikker Konvensjonelle spørsmål Nøytrale, åpne spørsmål
Ledende spørsmål Spørsmål med alternativer Direkte spørsmål Reflekterende spørsmål Retoriske spørsmål Dobbeltbindende spørsmål

101 Påvirkningsteknikker

102 Definisjon av påvirkning Huczynski 2004
The ability to affect another`s attitudes, beliefs or behaviors – seen only in its effect – without using coercion or formal position, and in a way that influencees believe that they are acting in their own best interest Forutsetter awareness, fleksibilitet og kontroll

103 Påvirkning og kognitive psykologiske prosesser
1. Selektive - bestemmes av aktuell oppmerksomhet, aktivitet og interaksjon. 2. Søker mening - stabilitet, invarians, forankring, 3. Konseptuelle - preget av kategorier, prototyper, abstraksjoner, strategier.

104 Tvetydighet og struktur
1) Strukturerte situasjoner setter grenser for alternativer i mønster og mening 2) Ustrukturerte, tvetydige situasjoner øker alternativer i psykologisk mening 3) Jo mer ustrukturert den ytre situasjon, jo større er bidraget av indre faktorer (tanker, fantasier) 4) Jo mer ustrukturert den ytre situasjon, jo større effekt har ytre sosial påvirkning som tilbyr psykologisk mening

105 Faktorer i sosial interaksjon
Hensikt, målsetting, motivasjon, personlighet, disposisjoner, ritualiserte interaksjonsregler, kontekst, struktur, setting, maktforhold, initiale holdepunkter for videre forløp, skaper forventninger, stereotype oppfatninger som resulterer i selvoppfyllende profetier via felles oppmerksomhet og tilpasning (perseptuell og atferdsmessig bekreftelse)

106 Kellers påvirkningsmodell
Oppmerksomhet – Vekk, stimuler og fasthold folks oppmerksomhet Relevans – Møt folks behov, verdier og målsettinger ved å gi relevante valgmuligheter for læring som knyttes til allerede etablert erfaring Tiltro – Skap positive forventninger om suksess knyttet til opplevd kompetanse og personlig kontroll Tilfredshet – Etabler naturlige konsekvenser av utført atferd som oppleves som positive opg fortjente

107 Forandringsfaktorer og prosesser
Klients strukturering, imitering og konformitet samt hjelpers ekspertise, troverdighet, empati, varme, åpenhet og hjelper-klient matching, fysiske nærhet og kontakt fører til tiltrekning, respekt og tillit som fører til kommunikasjon, åpenhet og overtalbarhet som fører til forandring hos klient

108 Den effektive påvirker (terapeut, hjelper)
Åpenhet i forhold til seg selv og andre Sympatiserende empati og varme Status og ekspertise Troverdighet, tillitsvekkende Energisk, dynamisk

109 Terapeutiske påvirkningsteknikker
Skifte referanseramme Redfinere ”Joining”, ta den andre på ordet Skape kognitiv dissonans og ubalanse Bruke metaforer Foreskrive konfliktatferd, oppmuntre tilbakefall Gi verre alternativer ”One-down” teknikker Konfrontasjonsteknikker Forvirringsteknikker

110 Kommunikasjonstrening og empati
Oppmerksomhetstrening Observasjons- og diskriminasjonstrening Aktiv lytting Parafrasering Trening i å spørre Trening i affektsensitivitet Refleksjon av følelser (inntoning) Kognitiv desentrering Selvanalyse, reduksjon av angst og forsvar Vise omsorg og varme