Seksjon IKT-system Organisering, nøkkeltall, tjenester, kunder, mål, utfordringer og suksesskriterier Seksjonsleder Åse Elin Tjeldnes Styremøte Helse Vest.

Presentasjon om: "Seksjon IKT-system Organisering, nøkkeltall, tjenester, kunder, mål, utfordringer og suksesskriterier Seksjonsleder Åse Elin Tjeldnes Styremøte Helse Vest."— Utskrift av presentasjonen:

1 Seksjon IKT-system Organisering, nøkkeltall, tjenester, kunder, mål, utfordringer og suksesskriterier Seksjonsleder Åse Elin Tjeldnes Styremøte Helse Vest IKT AS Bergen 14. april 2005

2 Organisasjon

3 Organisering av seksjon IKT-system

4 Organisasjon i seksjon IKT-system
Organisert etter applikasjonsområde på tvers av geografi Gruppeleder har ansvar for applikasjoner og folk på tvers av lokasjon Gruppeleder har ansvar for daglig oppfølging og oppgavefordeling Gruppeleder har operasjonell ledelse for systemporteføljen tilhørende gruppen Hvert system har en systemansvarlig som rapporterer til gruppeleder For større systemer har systemansvarlig et team på min 2 personer Gruppeleder har ikke personalansvar

5 Ansvar og roller i IKT-system
Fagansvar: System (geografi og db spesifikt i.h.t. systemlisten) Database Operativsystem Fellesregistre (rekvirent, bruker, organisasjon, etc) Roller: Fagansvarlig Deltaker En medarbeider i seksjon system kan ha flere roller.

6 Nøkkeltall for IKT-system
Forvaltning av ca 400 System Benyttet av over brukere På ca PC-er Brukt på i overkant av 200 lokasjoner Deltagelse > 50 prosjekter til enhver tid Avhengig av i overkant av 500 servere, med tilhørende lagring, routere, switcher og nettverk

7 Nøkkeltall for integrasjon IKT-system
Forvaltning av > 200 integrasjoner mellom system (PAS/EPJ ca 150) Ca analysesvar fra laboratoriesystem til journal pr mnd og et tilsvarende tall til primærhelsetjenesten for Helse Bergen. Forvaltning av integrasjon mot ca 400 primærleger Periodisk rapportering til offentlige myndigheter på > 20 format Ca mill i polikliniske og DRG inntekter pasient (økonomiuttrekk for Helse Bergen i 2004)

8 Hvilke tjenester leverer IKT-system?
2. linje brukerstøtte utbedring av feil implementere endringsønsker/ forbedringer fra kunde evaluere konsekvenser av ønskede endringer utføre endringer i brukertilgang vedlikehold av maler og kodeverk påse at avtalt rapportering blir utført og utvikle nye rapporter driftsette nye versjoner av software og service updates lage rutinebeskrivelser rådgivning på bruk av applikasjon forvaltning av integrasjonsløsningene

9 Hvilke tjenester leverer IKT-system?
Internt bidrag i innførings og utviklingsprosjekter bidrag i opplæring kontakt med øvrige seksjoner på IT for å gi kunden best mulig totalservice Underleverandør ha kontakt med/følge opp leverandør avtaleforvaltning

10 Applikasjonsområder Medisinske fellessystemer
Pasientadministrative system somatikk og psykiatri (PAS) Pasientjournalsystem somatikk og psykiatri (EPJ) Røntgenbildesystem (PACS) Røntgeninformasjonssystem (RIS)

11 Applikasjonsområder Avdelingsvise system
Laboratoriesystem Blodbank Klinisk kjemi og Mikrobiologi Patologi Operasjonsplanlegging Akuttmottak Ambulansetjeneste Apotek Tannhelertjeneste (Bergen) Datavarehus Mange spesialistsystem med liten brukergruppe

12 Applikasjonsområder Administrative fellessystemer
Økonomi (budsjett, regnskap inkl faktura) Eiendomsforvaltning Innkjøp Lønn Personal Sak/arkiv Kvalitetsoppfølging Timeregistrering/ Turnusplanlegging Driftssentraler inkl sterilsentralen Logistikk (radiomerkede senger)

13 Hvem bruker tjenestene IKT-system leverer?
Helseforetakene i Helse Vest Apotekene i Helse Vest Helse Vest RHF Private ideelle : Betanien, Haraldsplass, Jæren Distriktspsykiatriske Sykehus og Haugesund Revmatisme Sykehus Kommunen : Legevakten i Bergen Fylkeskommunen: Den offentlige tannhelsetjenesten i Hordaland Primerhelsetjenesten: Epikriser, Røntgensvar og henvisninger, Laboratoriesvar Offentlige myndigheter: Offentlig rapportering, f.eks NPR Private aktører: Capio røntgeninstitutt

14 IKT-system MÅL

15 Effektivisere systemforvaltningen ved å
Samordne systemporteføljen slik at vi kun har ETT system for hvert funksjonsområde. Bidra til at Helseforetakene kan ta ut stordriftsfordeler ved å arbeide mer enhetlig. Bidra til at Helseforetakene samarbeider mer om bruk av IKT. Gjøre samhandling med underleverandører mer effektiv og ta ut økonomiske gevinster av å være en storkunde.

16 Effektivisere systemforvaltningen ved
Mer effektiv ressursbruk Automatisering av manuelle og tungvinte prosesser Parallelt arbeid minimaliseres De viktigste oppgavene løses først, bedre prioritering av oppgaver Implementere best mulig prosesser og støtteverktøy, for håndtering av hendelser, problemer og endringer (ITIL). Større personuavhengighet Ved å arbeide likt på tvers av grupper og system Ved å redusere antall system vi skal ha kompetanse på Ved at flere har lik kompetanse

17 Samordning av applikasjonsporteføljen
IKT-system Samordning av applikasjonsporteføljen

18 Samordning av Applikasjonsområder Medisinske fellessystemer
Eksisterende pasientadministrative og pasientjournalsystem system somatikk og psykiatri (PAS/EPJ) er besluttet erstattet av en felles løsning med implementasjonsplan frem til 2008. Røntgenbildesystem og Røntgeninformasjonssystem (PACS/RIS) integreres v.h.a. Teleradiologiprosjektet. Underliggende løsninger beholdes. Ønsker at BUP slås sammen til en base.

19 Samordning av Applikasjonsområder Avdelingsvise system
Operasjonsplanlegging: forprosjekt for å se på mulighet for felles anbudsrunde, sammen med forespørsel for anestesi og intensiv. Akuttmottak: felles system ulike baser, stor interesse for samordning fra systemeier i Bergen. Ambulansetjeneste: Ingen pågående samordningsaktivitet. Apotek: ulike baser, planlagt sammenslåing når neste versjon av software kommer. Datavarehus er en felles løsning.

20 Samordning av Applikasjonsområder Administrative fellessystemer
Økonomi (budsjett , regnskap inkl faktura) er samordnet Lønn, MOT prosjektet Personal, MOT prosjektet Sak/arkiv, Felles anskaffelsesprosess i sluttfasen Innkjøp Kvalitetsoppfølging, ukoordinerte anskaffelsesprosesser for Helse Bergen og Apotekene Vest Timeregistrering / turnusplanlegging Driftssentraler inkl sterilsentralen Logistikk (radiomerkede senger) Eiendomsforvaltning

21 Integrasjon ønsket løsning
Felles/like løsninger både i det enkelte foretak og foretakene i mellom når det gjelder teknologi brukertøtte ansvarsdeling IKT – HF Uavhengig av eksterne leverandører på forvaltning og utvikling av integrasjon. De lure løsningene implementert på valgt teknologisk plattform slik at flest mulig kan bruke dem.

22 Felles datavarehus i Helse Vest
Felles drift og forvaltning Standardisert begrepsapparat (metadata) Utarbeidelse av standardrapporter - interne og eksterne Mulighet for sammenlikning mellom foretakene Selvbetjent informasjonsinnhenting for alle faggrupper og ledelse ved helseforetakene I drift 1. juli 2005 Fundament for en total informasjonsmodell i Helse Vest

23 Effektivisering av forvaltning
IKT-system Effektivisering av forvaltning

24 Implementering av beste praksis på drift (ITIL), gevinster for IKT-system
Felles rammeverk for oppgavehåndtering som gir bedre mulighet til å følge opp status på oppgaver bedre total oversikt over alle oppgavene mulighet til bedre oppgavefordeling Formalisering av eskalering Bedre konfigurasjonsstyring Bedre endringshåndtering Bedre problemhåndtering Nødvendig dokumentasjon tilgjengelig på felles format

25 Felles rekvirentregister Forenkling av manuelle rutiner og fjerning av duplikat arbeid
Dagens løsning De samme rekvirenter vedlikeholdes i mange ulike registre på hver lokasjon, ca 50 system. Fremtidig løsning Felles rekvirentregister som alle system skal hente rekvirenter fra. Besparelse/forbedring Tidsforbruk for rekvirentvedlikehold blir redusert til en tiendepart minimum. Datakvaliteten blir vesentlig forbedret. En rekvirent er en intern eller ekstern kommunikasjonspartner.

26 Forenklet brukervedlikehold Forenkling av manuelle rutiner og fjerning av duplikat arbeid
Status i dag Samtlige system har lokalt vedlikehold av brukere, prosessen med å gi brukertilgang for en bruker til en PC og 10 system involverer mange personer i manuelle prosesser. Fremtidig løsning Avdelingsleder gir tilgang på web. Brukerne opprettes automatisk i de system avdelingsleder har gitt sluttbruker tilgang til (og som avdelingsleder har rett til å gi tilgang til). Besparelse/forbedring IKT-hjelp og systemansvarlige slipper å vedlikeholde brukere.

27 Etablere en seksjon som jobber på tvers av geografi, bli VI
Vi har arbeidet og arbeider med å bli kjent med hverandre, system og kunder på tvers av geografi, slik at vi kan samarbeide og utnytte den samlede kompetanse bedre. Vi bygger opp kompetanse sammen på Oracle, SQL, datavarehus og integrasjon ved intern kursing. Førde forvalter DIPS psykiatri for Førde, Bergen og Stavanger, trekker på resurser i Bergen (tre baser) Det fungerer utmerket!

28 IKT-system Utfordringer

29 Utfordringer Flere ulike system dekker i dag samme funksjonsområde.
Prosessen for samarbeidsfora er i startgropen, noen lokale anskaffelser er kommet langt. IKT-system er avhengig av kunder , premissgiver og samarbeidsfora for å få til en samordning av systemporteføljen. Anskaffelses- og innføringsprosjekter er tunge og resurskrevende, samordning er i seg selv en stor og tidkrevende øvelse. Det er begrenset hvor mye som kan samordnes på en gang.

30 Stor fare for overbooking av resurser!
Utfordringer 400 system og 32 ansatte, 16 av de 32 forvalter 16 systemer. De resterende 16 ansatte har i snitt 25 system hver Implementering av nye/bedre prosesser og støtteverktøy (ITIL) kommer på toppen av en allerede stor arbeidsmengde Resursstyring på hendelsesstyrt forvaltning kontra prosjekter Svært mange oppgaver i forhold til antall ansatte Vi er i dag for personavhengige også på kritiske system Stor fare for overbooking av resurser!

31 Utfordringer Helse Vest IKT består av 5 bedriftskulturer med ulik arbeidsform og arbeidsdeling mellom IKT og Helseforetak (Fonna har 1 person i IKT-system). Det er utfordrene å få til en velfungerende seksjon på tvers av geografi. De tidligere IT-avdelingene har vert preget av mye idealisme og lite formalisme. En større enhet fordrer mer formalisme. En større enhet kan føre til mindre idealisme. IKT-system trenger en tett og god dialog med kundene, formalisme og geografisk avstand kan gjøre dette vanskeligere.

32 Utfordringer Dagens integrasjonsløsninger er basert på svært ulik og til dels gammel teknologi. Ulike løsninger på like problemstillinger på ulike foretak. Noen løsninger er avhengig av dyr assistanse utenfra. Vi er avhengig av en standardisering av integrasjon for å kunne forvalte integrasjon med tilfredsstillende tjenestekvalitet til en akseptabel pris. Ansvar for integrasjon er delt.

33 Kritiske suksessfaktorer for IKT-system
Pålitelige, motiverte og engasjerte medarbeidere med god kompetanse på it og god forståelse for bruk av it i helsesektoren for det applikasjonsområdet den enkelte arbeider med. Godt samarbeid med helseforetakene via samarbeidsfora for å samordne systemporteføljen. Gjennomføring av planlagte effektiviseringstiltak. Godt samarbeid med kundene, god forståelse for kundens behov nå, og til neste år Godt samarbeid med de andre seksjonene i Helse Vest IKT.

34 IKT-system mot felles løsninger