Resultater Egenrapportering Kvalitet 2010

Presentasjon om: "Resultater Egenrapportering Kvalitet 2010"— Utskrift av presentasjonen:

1 Resultater Egenrapportering Kvalitet 2010
NBBL

2 Boligbyggelagene og deres virksomhetsområder

3 1. Har boligbyggelaget beskrevet mål for kvalitetsarbeidet, hvordan kvalitetssystemet er bygget opp og dokumentert, og hvordan en holder kvalitetssystemet ved like?

4 2.Har boligbyggelaget systematiske gjennomganger av kvalitetssystemet for å påse at det holder mål i forhold til myndighetskrav, Norske Boligbyggelags kvalitetsstandard, forsikringsvilkår og etiske regler?

5 3. Har boligbyggelaget systematiske gjennomganger for å sørge for at kvalitetssystemet etterleves i praksis?

6 4. Har boligbyggelaget system/rutiner for å innhente kunnskap om markedets/ kundenes forventninger og krav?

7 Har boligbyggelaget system/rutiner for å følge opp datterselskaper og lignende?

8 5. Har boligbyggelaget en overordnet beskrivelse av sin virksomhet (strategiplan)?

9 6. Har boligbyggelaget system/rutiner for å beskrive/dokumentere boligbyggelagets kompetanse og kapasitet i forhold til den nybyggingsvirksomhet laget driver?

10 7. Har boligbyggelaget system/rutiner for utvikling av medarbeiderne i boligbyggelaget?

11 8. Har boligbyggelaget system/rutiner for valg og oppfølging av samarbeidsparter og leverandører?

12 9. Har boligbyggelaget en beskrivelse av hvordan dokumenter behandles internt i laget (herunder postgang, arkiv og datastyring, informasjonsflyt, bruk av informasjonssystemer, samt dokumentasjon av krav til sikkerhet og IKT- funksjoner)?

13 10. Har boligbyggelaget en beskrivelse av de viktigste aktivitetene som inngår i utarbeidelsen av produkter og tjenester (hovedprosesser) på hvert virksomhetsområde.

14 11. Har boligbyggelaget en beskrivelse av sammenhengende prosesser som går over avdelingsgrenser.

15 Har boligbyggelagene beskrevet rutiner som skal følges i tilfelle det oppstår feil eller klager, og hvordan de kan forebygges?

16 Har boligbyggelaget system for å kunne vise at klagen er behandlet og feilen er fjernet/forebygget?

17 12.Har boligbyggelaget beskrevet rutiner som skal følges i tilfelle det oppstår feil og hvordan de kan forbygges?

18 13. Har boligbyggelaget system for å kunne vise at feilen er fjernet, årsaker er vurdert og eventuelle forebyggende tiltak er iverksatt?

19 14. Har boligbyggelaget beskrevet rutiner som skal følges i tilfelle det kommer klager fra kunder, og hvordan de skal behandles?

20 15. Har boligbyggelaget system for å kunne vise at klagen er behandlet?

21 16. Har boligbyggelaget system/rutiner for å innhente kunnskap om medlemmenes/kundenes tilfredshet med de produktene og tjenestene som boligbyggelaget leverer?

22 17. Har boligbyggelaget et system/rutiner for erfaringsoverføring og læring fra gjennomførte prosjekter/tjenester, slik at dette bidrar til systematiske forbedringer i boligbyggelaget?

23 18. Har boligbyggelaget egne etiske retningslinjer for virksomheten?

24 19. Medvirker boligbyggelaget ved salg eller utleie av eiendom som boligbyggelaget ikke selv eier?

25 Har boligbyggelaget tillatelse til dette?

26 Oppnevner boligbyggelaget ansvarlig megler for hvert oppdrag?

27 21. Sørger boligbyggelaget for å si fra seg eller nekte å ta oppdraget, dersom oppdraget vil stride mot bestemmelsene om egenhandel?

28 22. Dersom selgeren ikke har ektefelle/registrert partner, sørger en for at selgeren bekrefter dette?

29 23. Sørger boligbyggelaget for at journalføringen er betryggende og at rettelser kan spores ved elektronisk føring?

30 24. Vurderer boligbyggelaget om den forventede salgssummen vil være tilstrekkelig stor til å innfri alle aktuelle heftelser på boligen?

31 25. Ved heftelser, innhenter boligbyggelaget kreditorenes skriftlige samtykke til at boligen kan selges og til at boligbyggelaget kan slette deres heftelse selv om kravet ikke kan dekkes av salgssummen.?

32 26. Salgsoppgaven skal inneholde informasjon om boligens forhold til offentlige planer og konsesjonsplikt. Det bør også informeres omforholdet til utbyggingsplaner eller lignende selv om endelig vedtak mangler. Dette gjelder særlig dersom planene kan få betydning for hvor anvendelig den aktuelle bolig blir i fremtiden. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

33 Salgsoppgaven skal inneholde en prisantydning der summen av kontantbetaling og andel fellesgjeld går fram. Alle gebyrer, avgifter og øvrige kostnader skal også framgå som et tillegg til kjøpesummen. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

34 27.Salgsoppgaven skal inneholde informasjon om hva de månedlige felleskostnadene blir når avdragsfri periode på felleslånet i borettslaget er over (med utgangspunkt i dagens rentesats). Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

35 28. Salgsoppgaven skal inneholde informasjon om det er forkjøpsrettsbestemmelser i borettslaget. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

36 29. Salgsannonsen skal inneholde en prisantydning, andel fellesgjeld og summen av disse. Oppfyller boligbyggelagets annonse dette kravet?

37 30.Orienterer boligbyggelaget budgiver om fremgangsmåten før budgivningsprosessen starter?

38 31.Inneholder boligbyggelagets budgivningsskjema opplysning om at budet er bindende og om kjøpers erstatningsansvar for økonomisk tap som påføres selger dersom kjøper trekker seg etter at selger har akseptert tilbudet?

39 32. Budgivers første bud skal om mulig være skriftlig og signert
32.Budgivers første bud skal om mulig være skriftlig og signert. Bud pr. telefaks aksepteres, men ikke bud pr. e-post. Har boligbyggelaget en slik praksis?

40 Sørger boligbyggelaget, i forbindelse med kontraktsmøtet, for at hjemmelsoverføringsdokument og sikringsobligasjon med urådighetserklæring og erklæring om pantsettelse blir undertegnet av hjemmelsinnehaver og evt. ektefelle / registrert partner?

41 33.Inneholder kontrakten boligbyggelaget bruker ugjenkallelig fullmakt fra selgeren til boligbyggelaget om rett til å foret oppgjør og transportere adkomstdokumenter?

42 Sendes sikringsobligasjonen til tinglysning umiddelbart etter kontraktsmøtet?

43 34. Foretar boligbyggelaget kontroll av pantedokument ved mottakelse av kjøpers lån, samt kontroll av at vilkårene for lånet kan oppfylles?

44 35. Har boligbyggelaget skriftlig erklæring fra banken om at banken ikke kan motregne mot klientkontiene for de krav banken måtte ha overfor boligbyggelaget / meglerforetaket?

45 Sørger boligbyggelaget, i forbindelse med kontraktsmøtet, for at hjemmelsoverføringsdokument og sikringsobligasjon med urådighetserklæring og erklæring om pantsettelse blir undertegnet av hjemmelsinnehaver og evt. ektefelle / registrert partner?

46 36.Har boligbyggelaget innhentet skriftlig erklæring fra kreditorene om at pant vil bli slettet mot innbetaling av et oppgitt beløp?

47 37.Dersom boligbyggelaget får mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en straffbar handling og denne mistanken ikke blir avkrftet, ta boligbyggelaget da kontakt med Økokrim?

48 Sjekker boligbyggelaget grunnboken før utbetalinger skjer?

49 38. Har boligbyggelaget regnskapsførsel for andre selskaper enn tilknyttede borettslag? (For eksempel frittstående borettslag, sameier, stiftelser mm.)

50 Har boligbyggelaget autorisasjon som regnskapsførerselskap?

51 39. Hovedregelen i regnskapsførerloven er at daglig leder i en regnskapsførervirksomhet med autorisasjon skal være autorisert regnskapsfører. Boligbyggelag kan ved en unntaksbestemmelse likevel gis autorisasjon som regnskapsførerselskap så fremt laget har en faglig leder som er autorisert regnskapsfører, og samtidig har skriftlige retningslinjer for faglig leders oppgaver og rapportering m.m. til daglig leder. Har boligbyggelaget slike retningslinjer for faglig leders oppgaver og rapportering til daglig leder?

52 40.Har boligbyggelaget tilstrekkelig kapasitet til å utføre regnskapsføreroppdrag i samsvar med oppdragsavtale (forretningsføreravtaler)?

53 41.Har boligbyggelaget tilstrekkelig kompetanse til å utføre regnskapsføreroppdrag i samsvar med oppdragsavtale (forretningsføreravtaler)?

54 42.Det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgivere. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

55 43.Regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalene dekker kravene i regnskapsførerloven med tilhørende forskrift. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

56 44.Når regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser, skal det foreligge skriftlig fullmakt. For hvert oppdrag skal det foreligge en oversikt over hvilke fullmakter regnskapsførervirksomheten innehar og hvem fullmakten omfatter. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

57 I kravene til god regnskapsføringsskikk er det forutsatt at regnskapsførervirksomheten skal påse at dokumentasjonens form og innhold tilfredsstiller lovbestemte dokumentasjonskrav. Foretar boligbyggelaget i sin regnskapsførervirksomhet kontroll med at bilagsdokumentasjonen fra boligselskapene i form og innehold tilfredsstiller slike krav?

58 45.Det skal for hver oppdragsgiver etableres et oversiktlig system som ivaretar kravene til dokumentasjon av regnskapsførervirksomhetens arbeid for oppdragsgiver. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet?

59 I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard) er det krav om at regnskapets enkelte konti i balansen, eventuelt også i resultatregnskapet, skal avstemmes dersom dette er hjemlet i lov eller vurderes som vesentlig for sikre regnskapsrapportens kvalitet. Foretar boligbyggelaget i henhold til dette de nødvendige periodiske avstemminger av konti i balanse og resultatregnskap?

60 I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard), er det forutsatt at en skal ha systematiske gjennomganger av at rutinene til regnskapsførervirksomheten gjennomføres som forutsatt. Gjennomfører boligbyggelaget slike systematiske gjennomganger?

61 46. I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard), er det forutsatt at en skal ha systematiske gjennomganger av at rutinene til regnskapsførervirksomheten gjennomføres som forutsatt. Gjennomfører boligbyggelaget slike systematiske gjennomganger?

62 47. I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard) er det forutsatt at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere følgende for hver oppdragsgiver? • Oppdragsavtale/forretningsføreravtale er á jour • Fullmakter er skriftlig dokumentert • Oversikt (logg) over mottak og utsendelse av regnskapsmateriale og annen informasjon henholdsvis fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende • Avstemminger utføres periodisk og dokumenteres tilfredsstillende • Fremdriftsoversikt som viser hva som er utført for oppdragsgiver holdes á jour • Oppdragsdokumentasjon er á jour Gjennomfører boligbyggelaget slike årlige kontroller?

63 I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard) er det forutsatt at dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlige selv, skal oppdragsansvarlige utføre kvalitetskontroll, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere. Slik kvalitetskontroll skal utføres gjennom året. Det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsoppgjøret. Gjennomføres det slik kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse?

64 48. I kravene til god regnskapsføringsskikk (del av NBBLs fagstandard) er det forutsatt at dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlige selv, skal oppdragsansvarlige utføre kvalitetskontroll, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere. Slik kvalitetskontroll skal utføres gjennom året. Det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsoppgjøret. Gjennomføres det slik kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse?

65 Kan oppdragsansvarlig dokumentere sin kvalitetskontroll i egnet oppfølgingssystem?

66 Har boligbyggelaget rutiner som sikrer at boligselskapene sender fakturaen i retur senest 5 dager før forfall?

67 Regnskapsførervirksomheten skal påse at dokumentasjonens form og innhold tilfredsstiller lovbestemte dokumentasjonskrav. Foretar boligbyggelaget i sin regnskapsførervirksomhet kontroll med at bilagsdokumentasjonen fra boligselskapene i form og innhold tilfredsstiller slike krav?

68 49.Er kravene i forskrift om risikostyring og internkontroll i forhold til regnskapsførervirksomheten oppfylt?

69 50.Boligbyggelaget skal påse at at borettslaget peker ut hvem/hvilke av styrets medlemmer som skal ha anvisningsfullmakt. Boligbyggelaget skal sørge for å få utskrift av styreprotokoll hvor delegasjonen framgår, samt innhente signaturprøver fra de som er gitt fullmakt. Oppfyller boligbyggelaget dette kravet??

70 51. Har boligbyggelaget sentral godkjenning for ansvarsrett etter plan- og bygningsloven for en eller flere funksjoner, iht. kravene i plan- og bygningslovgivningen, forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett (GOF)?

71 Har boligbyggelaget system som sørger for at en ivaretar kravene i plan- og bygningsloven med forskrifter?

72 52. Har boligbyggelaget system som sørger for at en ivaretar kravene i plan- og bygningsloven med forskrifter?

73 53. Har boligbyggelaget kompetanse og system som sørger for at en ivaretar kravene i byggherreforskriften?

74 54. Har boligbyggelaget kompetanse og system som sørger for at en ivaretar kravene i bustadoppføringslova?

75 55. Har boligbyggelaget system/rutiner for å sørge for markeds- og kundeforståelse i forhold til nybygging?

76 Vurderer boligbyggelaget ved eiendomskjøp risiko knyttet til reguleringsforhold?

77 56. Vurderer boligbyggelaget ved eiendomskjøp risiko knyttet til reguleringsforhold?

78 Vurderer boligbyggelaget ved tomtekjøp grunnforhold, inkludert spørsmålet om forurenset grunn?

79 57. Vurderer boligbyggelaget ved tomtekjøp grunnforhold, inkludert spørsmålet om forurenset grunn?

80 58. Har boligbyggelaget system/rutiner som sikrer at kravene til nye byggeprosjekter er tydelig definert før prosjektene settes i gang?

81 59. Har boligbyggelaget system/rutiner som sørger for at det er samsvar mellom den kompetanse og kapasitet laget har eller skaffer til veie, og den gjennomføringsmodell (entrepriseform) laget velger for byggeprosjekter?

82 60. Har boligbyggelaget kompetanse og prosedyrer for å følge opp byggherreansvaret uansett gjennomføringsmodell, slik at en ivaretar sitt ansvar i forhold til Byggherreforskriften, etiske regler, og kvalitet i den bolig som leveres til kunden?

83 61. Har boligbyggelaget tilstrekkelig kompetanse på inngåelse av kontrakter ved nybygging og rehabilitering?

84 62. Har boligbyggelaget system/rutiner for å sikre at ansvarsforhold i byggeprosjekter er entydig og skriftlig fastlagt?

85 63. Har boligbyggelaget fastlagt kvalitetsmål ved overlevering av bolig?

86 64. Har boligbyggelaget system for systematisk å innhente data om kundenes tilfredshet ved nybygging (brukerundersøkelser)?

87 65. Har boligbyggelaget system for avviksbehandling, oppretting av feil, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak ved nybygging, rehabilitering eller teknisk forvaltning?

88 66. Har boligbyggelaget system for erfaringsoverføring og læring fra gjennomførte nybyggingsprosjekter, slik at dette bidrar til forbedring i fremtidige prosjekter?

89 67. Fører boligbyggelaget samlet oversikt over hvilke forsikringer en har, og i hvilke selskap disse er tegnet?

90 68. Har boligbyggelaget (og eventuelle datterselskap) tegnet ansvarsforsikring som inkluderer formueskade, personskade og tingskade?

91 69. Har boligbyggelaget (og eventuelle datterselskap) tegnet byggherreansvarsforsikring?

92 70. Har boligselskaper under forvaltning tegnet nødvendige forsikringer?

93 71. Er det innført et opplegg for internkontroll (HMS) i boligbyggelagets egen virksomhet?

94 72. Er det fastsatt mål for HMS i boligbyggelaget ?

95 73. Har boligbyggelaget oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt ?

96 Kartlegger boligbyggelaget farer og problemer og vil på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene ?

97 74. Kartlegger boligbyggelaget farer og problemer og vil på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene ?

98 75. Har boligbyggelaget iverksatt rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS- lovgivningen?

99 76. Foretar boligbyggelaget systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt?

100 77. Er det for boligbyggelaget, dets datterselskap(er) og de forvaltede boligselskapene sendt melding til Foretaksregisteret om siste styreendring?

101 78. Er det for boligbyggelaget, dets datterselskaper(er) og de forvaltede boligselskapene sendt melding til Foretaksregisteret om siste vedtektsendring?

102 Er det gitt enefullmakter til boligbyggelaget eller de forvaltede boligselskapene?

103 79. Har boligbyggelaget hatt stedlig tilsyn av Kredittilsynet?

104 Gjaldt tilsynet boligbyggelagets virksomhet som eiendomsmekler, fremmedinkassoforetak eller regnskapsførerselskap?

105 Fikk boligbyggelaget anmerkninger fra Kredittilsynet?

106 Benytter boligbyggelaget mellomregning med borettslagene?

107 84. Egenkapital. Vurderes denne som god eller problematisk?

108 85. Vurderes boligbyggelagets gjeld pr. dato som problematisk?

109 86. Vurderes boligbyggelagets likviditet pr. dato som problematisk?

110 Kundefordringene, ser en noen problemer knyttet til å få inn penger?

111 Har boligbyggelaget kjøpt tomter i 2009?

112 89. Eier boligbyggelaget tomter for utbygging?

113 92. Har boligbyggelaget hatt stedlig revisjon fra NBBL?