10 gode råd for klarspråkprosjekt i kommunen

Presentasjon om: "10 gode råd for klarspråkprosjekt i kommunen"— Utskrift av presentasjonen:

1 10 gode råd for klarspråkprosjekt i kommunen
Klarspråk i Rogaland Hvorfor klarspråk? 10 gode råd for klarspråkprosjekt i kommunen Mal for språkveileder

2 Folkets røst Ca. 1,3 millioner nordmenn mener offentlige skjema er vanskelige å fylle ut. Ca nordmenn synes det er vanskelig å forstå innholdet i brosjyrer og veiledninger. Ca hadde vansker med å forstå det siste brevet de fikk. Ca. 1,3 millioner nordmenn mener at offentlige myndigheter ikke legger vekt på å skrive slik at mottakeren skal forstå! (Omnibusundersøkelse januar 2009)

3 Hvorfor klarspråk? Klart språk fremmer demokrati. Når folk forstår informasjon fra det offentlige, kan de delta i det som angår dem. Et godt offentlig språk øker folks tillit til myndighetene. Man sparer tid og penger på å skrive forståelig.

4 10 gode råd for etablering av klarspråkprosjekt i kommunen
Sett realistiske mål i forhold til ressurser. Sørg for ekte lederforankring. Involver ansatte fra ulike fag – også førstelinjen! Start gjerne i det små, for eksempel med en avdeling (pilot). Velg et eller flere fokusområder – for eksempel brev, vedtak, saksframstillinger. Saml inn tekstmateriale og analyser det. Evt. kjøp ekstern hjelp til analyse og diagnose. Lytt til og involver mottakerne. Synliggjør suksesser underveis. Lag språkveileder, maler mm. Prosessen rundt utvikling av språkveileder minst likeså viktig som selve veilederen.

5 Mal for språkveileder

6 Kommentar til malen En dåre kan lage regler som ti vise ikke gidder å følge – lag så få som mulig. Jo færre regler desto større sjanse for at de blir fulgt Diskuter alle punktene – bruk de som har mening for dere (kast de som dere ikke er enige i, ikke skjønner poenget med eller er overflødige) Fyll på med nye punkter

7 Malen er bygd opp slik: 3 hovedtemaer: Innledning klart språk
korrekt språk En rekke undertemaer til klart språk og korrekt språk Dette er forslag til temaer som det kanskje er nyttig å berøre. Velg temaer og kompletter ut fra det som er aktuelle problemstillinger eller utfordringer lokalt. Momenter er bare akkurat det – forslag til hva dere kan skrive om. Men selvsagt står dere helt fritt i å bruke disse forslagene, eller finne på noe annet. Fyll ut med forklaringer og lokale eksempler

8 Innledning Hovedtema Undertema Momenter Innledning
Hvorfor språk er viktig Hvorfor språkveileder Hva gjøres ellers for å forbedre språket i kommunen?

9 Klart språk - 1 Hovedtema Undertema Momenter Klart språk
Hvem skriver du for? Bevissthet om mottakeren: Hva kan/vet mottakeren fra før? Hva har mottakeren forutsetninger for å forstå? Hva trenger mottakeren å vite? Hvorfor skriver du? Hva ønsker du å oppnå? Å informere? Handling? Svar? Unngå stammespråk Språk kan skape eller fjerne avstand Unngå fagsjargong/fagbegrep om du ikke skriver til kolleger Forklar gjerne vanskelige ord og forkortelser Unngå kansellistil hvis du ikke skriver til andre myndigheter

10 Klart språk - 2 Hovedtema Undertema Momenter Klart språk
Det viktigste først God, informativ overskrift Informasjon etter viktighet, ikke kronologi Konklusjonen aller først, gjerne et sammendrag Formaliteter til slutt: Kildehenvisninger, lovhjemler, klagemuligheter og så videre Lag en god overskrift Utfyllende Del opp teksten i mindre biter Lag gode mellomtitler – letter lesingen og gir luft Aktivt og direkte Aktivt språk ofte bedre enn passivt – tydeliggjør ansvar og roller Henvend deg direkte til leseren Vennlig, høflig og inkluderende tone, selv om det er et avslag - ikke for kameratslig, og ikke for høflig. De-formen kan lett framstå som mer fremmedgjørende enn høflig

11 Klart språk - 3 Hovedtema Undertema Momenter Klart språk Sett punktum
Korte setninger er som regel enklere å lese enn lange Pass deg for moteorda Vær bevisst på ord som brukes fordi de er på moten (fokusere, i forhold til, adressere…) Hvilke ord skal vi være forsiktige med? Hva kan vi skrive i stedet? Forsiktig med forkortelser Hvis du ikke er sikker på at forkortelsen automatisk blir forstått, så skriv det helt ut Hold stilen Hold deg til riktig målform – ikke blant bokmål og nynorsk Du kan skrive konservativt, moderat eller radikalt språk, men ikke bland (tenk på bøyningsformer, a-endelser og så videre)

12 Klart språk - 4 Hovedtema Undertema Momenter Klart språk Les korrektur
Les teksten selv Les gjerne høyt – hør om det flyter greit Få gjerne noen til å lese den gjennom for deg Sørg for språkvask av større dokumenter Pass deg for substantivsystem Å gjøre om verb til substantiv gjør språket tyngre og stivere­

13 Korrekt språk - 1 Hovedtema Undertema Momenter Korrekt språk
Det er lov å bruke hjelpemidler Ordrettingsprogram Grammatikkprogram Ordbøker Ikke del ord unødig Forskjell på engelsk og norsk når det gjelder sammensatte ord Tegnsetting . , ! ” ’ ; : ? - – / ´ ` Spesielt om tankestrek brukt i betydningen ”fra…til” Spesielt om skråstrek Spesielt om kommaregler Tegn eller bokstaver % eller ”prosent” § eller ”paragraf” Siffer eller bokstaver for tall opp til 10 (12)? Store og små bokstaver STORE BOKSTAVER REDUSERER LESBARHETEN Stor eller liten forbokstav? Tidsangivelser Dato-formater Klokkeslett

14 Korrekt språk - 2 Hovedtema Undertema Momenter Korrekt språk
Tall og beløp Hvordan markeres tusen, million mv.? (mellomrom eller punktum) Hvordan oppgis kronebeløp? En til ti (eller tolv) med bokstaver Telefonnumre Hvordan gjengis - fasttelefonnummer - mobiltelefonnummer - telefaksnummer - femsifrede nummer Nettadresser og e-postadresser Egen formatering? (for eksempel understreket eller kursiv) Gatenavn Regler for hvordan gatenavn skrives Da eller når? Å eller og? Fra…til Garpegenitiv Samsvarsbøyning

15 Eksempler Klart og korrekt språk i Stavanger kommune
(kommer) Språkveileder for Fylkesmannen i Rogaland Mange gode råd og eksempler på: