Organisering av prosjekter

Presentasjon om: "Organisering av prosjekter"— Utskrift av presentasjonen:

1 Organisering av prosjekter
Velkommen til dag 2 PL1 Organisering av prosjekter

2 Men først: Hvordan går det med oppgaven?

3 Organisering av prosjektarbeid
1. Hvordan prosjektarbeidet er organisert i virksomheten, - tilknytning til basis-organisasjonen 2. Den interne organiseringen av prosjektet, - hvordan roller og ansvar er fordelt innenfor prosjektet

4 Forholdet til basisorganisasjonen
Adskilt prosjektorganisasjon Matrise Uten endring i basisorganisasjonen

5 Avdelingsvis struktur

6 Matriseorganisasjon Prosjekt- koordinering

7 Autonom prosjektorganisasjon

8 Svak prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

9 Sterk prosjektmatrise
koordinering

10 Linjeorganisasjonens ansvar
ressurstilgang til prosjektet faglig utførelse av arbeid i prosjektet personell og utstyr langsiktig utvikling i organisasjonen

11 Prosjektorganisasjonens ansvar
spesifisering av prosjektleveransen utvikling og levering av prosjektleveransen håndtering av endringer rapportering av status

12 ORGANISASJONSTILKNYTNINGER FOR PROSJEKT
PASSER BEST I ORGANISASJONER: - med få, relativt klart faglig orienterte prosjekter, hvor tverrfaglige samarbeidsforhold er bra på forhånd. - som skal utføre et større antall mindre prosjekter i tillegg til løpende virksomhet. - som har et begrenset antall større prosjekter med lav faglig tilknytning til enkeltavdelinger. AUTORITETS- FORHOLD Begrenset autoritet Delt autoritet. Full BETEGNELSE Prosj.org. uten endring i basis- organisasjonen Matrise-organisasjon. Adskilt prosjekt-organisasjon. FORDELER Bryter ikke med basisorganisa-sjonens tradi-sjonelle mønster God kapasitets-utnyttelse og tverrfaglighet. Effektiv gjennomføring av vanskelige oppgaver, oppmyking av hierarkisk struktur ULEMPER “Bås-mentalitet”, lite samordning. Tung kommunika- sjon. Belastende sjefs- forhold (flere sjefer) Overforbruk av medarbeidere. Fare for isolasjon. Vanskelig å avslutte prosjektet.

13 Roller / funksjoner

14 4 hovedroller Styrende: Forretningssmessig ansvar for prosjektet
Ledende: Ansvar for å lede projektgjennomføringen og prosjektmedarbeidere Utførende: Ansvar for å lede gjennomføring av tildelte arbeidsoppgaver Støttende: Rådgivende

15 Prosjektorganisasjonen
STYRINGS- GRUPPE REFERANSE- GRUPPE PROSJEKT- LEDER ADMINISTRATOR REFERANSE- GRUPPE PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

16 Styrende rolles ansvarsområder
Avklarer: Bakgrunn, behov og hensikt Effektmål Rammer Beslutter: Start, stopp Beslutningspunktene Store endringer Nedleggelse Godkjenner: Mål og planer Prosjektorganisasjonen Sluttresultatet Bistår med å: Sikre ressurser Finne prosjektleder

17 Organisering av selve prosjektgruppen
Kjerneteam Trekkspillorganisasjon Deltidsansatte Interne ansvarsforhold Hvem organiserer? Hierarki? Matrise? Deltakere fra mange organisasjoner?

18 Et større prosjekt - og et mindre

19 Prinsipielle ansvarsforhold
Prosjekteiers ansvar? Prosjektleders ansvar? Prosjektmedarbeiders ansvar? Prosjektkoordinators ansvar?

20 Prosjektorganisasjon
PLP er utviklet av SND, brukes nå av Innovasjon Norge – Se PLP-modellen Ide Basisorganisasjonen Beslutte Beslutte Beslutte Beslutte Bestilling/ Prosj. spes PA Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Prosj. plan Prosj. plan Prosj. plan Slutt- rapport Prosjektorganisasjon

21 Aktivitetsmessig ansvar (Ansvarskart)
Se også Jessen – side 75, ”samhandlingskort” – ellers kalt HUKI-matrise i for eksempel Telenor

22 Prinsipp- ansvarskart

23 To prosjektorganisasjoner

24 ”Joint venture” A B C PROSJEKTGRUPPEN GRUPPE PROSJEKT- LEDER
ADMINISTRATOR PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

25 Multiprosjekstyring – hva er det og hvem har ansvaret
Prosjektporteføljestyring Valg av prosjektet Prioritering Hvem har ansvaret? Prosjektkontoret? Prosjektsjef? Ledergruppe? Daglig leder? - og hva er

26 5 prosjektivitetsnivåer for roller/ansvar i prosjekter
Nivå 1: Ingen prosess for å definere roller og ansvar Nivå 2: Roller og ansvar defineres formelt for hvert prosjekt Nivå 3: Roller og ansvar defineres uformelt for hvert prosjekt Nivå 4: Standarddefinisjon av roller og ansvar avhengig av prosjekttype Nivå 5: Standarddefinisjon av roller og ansvar for hele organisasjonen og for alle prosjekter Interthink Consulting, September

27 Prosjektivitetsnivå roller og ansvar har sterk innflytelse på
Ressursstyring Usikkerhetsstyring Prosjektinitiering Prosjektplanlegging av 12 ulike prosjektområder Interthink Consulting, September

28 Interessentanalyse - hvis det blir tid?

29 Interessenter

30

31 Ulike interessentanalyser
Analyse av kjerneinteressenters krav, behov og forventninger Bidrag/belønningsanalyser Kartlegging av prosjektets venner og uvenner Påvirkningsanalyser ……

32 Valg av strategier og tiltak
3 hovedtrinn Identifikasjon av interessentene Analyse av interessentene Valg av strategier og tiltak

33 Metodikk for interessentanalyse
Finn interessentene. Avgjør hvem som er målgruppene, det vil si de som skal påvirke spesifikasjonene på prosjektets resultat. Kartlegg bidrag og belønning for sentrale interessentene/interessentgruppene og avdekk eventuelle positive og negative forskjeller mellom bidrag og belønning. Plasser interessentene inn i et landskap der aksene er interesse av prosjektet og innflytelse på prosjektet. Vurder også om hver enkelt interessent er positiv, negativ eller nøytral. Finn tiltak som kan sikre god gjennomføringskraft i prosjektet.

34 Plassering i landskap med standardstrategi
Bør ikke provoseres unødige, informer godt, unngå at de sprer edder og galle De viktigste, sørg for å holde dem positive Interesse Perifert Hold dem fornøyd, de kan være livsfarlige Se også Jessen Side 80 Innflytelse

35 Ulike interessentanalyser?

36 Hva har suksesskriterier med interessentanalyse å gjøre?