Hvor er vi bøkene? AGH kap 1.2 PSO-prosjekter

Presentasjon om: "Hvor er vi bøkene? AGH kap 1.2 PSO-prosjekter"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvor er vi bøkene? AGH kap 1.2 PSO-prosjekter
AGH kap 4 Overordnet planlegging AGH kap 6 Detaljplanlegging Jessen kap 3 Hvordan planlegges og organiseres hverdagsprosjekter

2 Hva er PSO-prosjekter? Fra rent spesialistprosjekt til rent prosessorientert prosjekt Ulike PSO-leveranser? pso Rent spesialistprosjekt Rent prosess- orientert prosjekt

3 Obengs tre endringslover
People create change, people constraint change Change creates change Adding change to change creates chaos

4 Prosjekter ER ikke PSO-prosjekter, men de kan BLI PSO-prosjekter
Da må prosjektplaner inkludere alle tre elementer

5 Prosjektmandatet Prosjektets navn Oppdragsgiver
Bakgrunnen for prosjektet Prosjektets mål Rammebetingelser Prosjektets bidrag til virksomheten Økonomi Resultatet av planlegging – eller føringer for planlegging? Hva er da: Prosjektbeskrivelsen, oppdragsspesifikasjonen, prosjektdirektivet, prosjektskissen????????

6 Hva kjennetegner en god plan?

7 Hva skal planlegges? Prosjektplanene

8 HVEM skal planlegge? NÅR skal vi planlegge?

9 Finn og involver de personer som sitter med den beste informasjon
Sørg for FORANKRING! Beslutningsprosessen skal være demokratisk, gjennomføringen skal være diktatorisk!

10 Prosjektplanlegging er ”konjunktiv”, prosjektgjennomføring er ”komplementær”
Konjunktive oppgaver – alles bidrag er nødvendig, sluttproduktet er ulikt fra det den enkelte kan komme opp med – prosjektplanlegging) Komplementære oppgaver – oppgaven kan brytes ned og oppgaver fordeles, resultat av planlegging

11 En moderne prosjektmodell
Utredning Forberedelse Gjennomføring Avslutning Arbeidsmodeller (applikasjoner for ulike prosjekttyper) STYRENDE LEDENDE UTFØRENDE Tilsvarende brukes av en lang små og store rekke skandinaviske foretak

12 AGH-modell Forprosjekt Plan- legging Gjennomføring Plan- legging

13 Prosjektets omgivelser
Krav Behov Forventninger Finn HVA Finn HVORDAN Finn NÅR,HVEM, HVOR MYE Risiko og usikkerhet

14 Formålsstruktur Forretningsmessige mål Krav Løsninger Funksjoner
Konkrete løsninger Se AGH!!!

15 Formålsstrukturer kan brukes til å
finne alternative prosjektER avgrense ET prosjekt

16 God styring av økonomien i virksomheten Medarbeidere kan økonimist God programvare er tilgjengelig Ansvaret for øk.st. er fordelt Medarb er opplært i øko.st Medarb. er opplært i programvaren Medarb er motivert for øko.st. Programvaren er implementert Programvaren er i daglig drift

17

18 Hendelsesorientert eller aktivitetsorientert planlegging
Finne milepælene først – så aktivitetene? Finne aktivitetene først – så milepælene? Avhengig av prosjektets usikkerhet!

19 En milepæl beskriver en etterprøvbar situasjon i prosjektet
er en situasjon der flere aktiviteter er ferdigstilt beskrives ”løsningsnøytralt”

20 En aktivitet Et avgrenset stykke arbeid som kan planlegges og gjennomføres av en person eller en liten gruppe (ofte kalt arbeidspakke) Milepæler nås og leveranser skapes ved å utføre aktiviteter Aktiviteter kan finnes ved å bryte ned i en hierarkisk arbeidsstruktur Aktiviteter kan finnes ved brainstorming Summen av aktivitetene utgjør prosjektets arbeidsomfang

21 Prosjektets usikkerhet – vet vi hva? vet vi hvordan?

22 Milepælsplan Viser de logiske sammenhenger av situasjoner gjennom prosjektet Viser grove linjer i situasjonene underveis, ofte koblet til veivalg Det skal ikke være mulig å nå en milepæl før vi har vært innom de foregående Unngå å tenke på arbeidet som skal utføres! Når avslutningsmøte er holdt og sluttrapport er skrevet og godkjent Når prosjektleveransen er klar så forberedelse av overlevering kan begynne Når prosjektplanene er klare og godkjent Når prosjektoppstart er gjennomført og reviderte planer er godkjent Når prosjektforslaget er utredet og godkjent Når prosjektleveransen er overlevert og godkjent

23 En moderne prosjektmodell
Utredning Forberedelse Gjennomføring Avslutning Arbeidsmodeller (applikasjoner for ulike prosjekttyper) STYRENDE LEDENDE UTFØRENDE Tilsvarende brukes av en lang små og store rekke skandinaviske foretak

24 Milepælsplan Overordnet stabil plan - sikrer at planene er lette å vedlikeholde Milepæler er situasjonsbeskrivende og etterprøvbare kontrollpunkter – egnet til oppfølging Plan på én side; lesbar plan Planen kan også brukes til rapportering

25 Milepælplan for utarbeiding av handlingsplan for å bedre det fysiske arbeidsmiljøet
Prosjektstart M1 Når en beskrivelse av nåsituasjonen foreligger Når en beskrivelse av ønsket situasjon og arbeidsmiljølovens krav foreligger M2 Når en beskrivelse av de prioriterte behovene for utbedring foreligger M3 Når en beskrivelse av mulige tiltak med konsekvenser og kostnader foreligger M4 M5 Når tiltak er valgt M6 Når handlingsplanen er overlevert

26 Flere resultatløp? Serie med milepæler som er nært knyttet til hverandre Har ofte sine egne mål Kan sammenliknes med delprosjekter Vil ofte reflektere spesielle faglige problemstillinger eller kritiske forhold Noen ganger et P-løp, et S-løp og et O-løp

27 Finn feilene!

28 Aktivitetsplan for hver milepæl
Vi finner alle aktivitetene som må utføres for å nå en milepæl Vi finner hvem som skal utføre aktiviteten Vi estimerer varighet og arbeidsinnsats for hver aktivitet Vi plasserer aktiviteten i en tidsplan Vi må kontrollere planen mot planer for de øvrige milepæler HVA – HVEM – HVOR MYE - NÅR

29

30 Detaljplanen for en milepæl

31

32

33 Forskjellige teknikker for å vise en aktivitetsplan
Gantt-diagram Nettverksplaner (CPM, PERT) Målrettet prosjektstyring: Aktivitetsansvarskart med Gantt-diagram

34 Fallgruver i planleggingen
Planleggingsnivået er unyansert og upraktisk valgt. Planleggingshorisonten er upraktisk og lite psykologisk valgt. Planleggingsverktøyet innbyr ikke til kreativ kommunikasjon, bare kjedelig byråkrati. Overoptimistiske tids-, kostnads- og ressursestimater. Uteglemte faktorer og ytre forhold. Overfokus på det tekniske bl.a fra Andersen, Grude & Haug

35 Fallgruver i planlegging
Planens mål er dårlig eller uklart formulert Det er tatt for lite hensyn til uventede forhold Planens ressursbehov er upresist eller urealistisk angitt Dårlig tidsplanlegging av ressursenes tilgjengelighet Planen er for teknisk utformet - mangler avklaring av bl.a. roller og ansvar Jessen: Mer effektivt prosjektarbeid