Planarbeid og forberedelser

Presentasjon om: "Planarbeid og forberedelser"— Utskrift av presentasjonen:

1 Planarbeid og forberedelser
Risiko- og sikkerhetsanalyse

2 Olsenbanden 1 Operasjon Egon del 1

3 Har du en plan B? Tenk gjennom hva som kan gå galt – før det skjer!
Ta utgangspunkt i oppgavene og finn alternative løsninger Liten, enkelt plan kan være bra nok Valgforum har ingen fasit, men vi kan sette i gang noen tankeprosesser og komme med noen tips

4 Beredskapsplan valg 2009 – eksempel på plan
Nr. Uønsket hendelse Beskrivelse uønsket hendelse Aktiviteter/tiltak 1. Valgsekretariatet Hva skjer dersom medlemmer av valgsekretariatet på kort varsel ikke lenger kan delta. God dokumentasjon på alle aktiviteter i prosjektplan, tidsfrister og instrukser. Overlappende kompetanse. 2. Bemanning Stort forfall av valgmedarbeidere ved forhåndsstemmemottak eller valgting. Etablere gode rutiner for at stemmestyrets leder melder fra ved mangel på personell/for mye personell for reallokering av personell. Reservepool (lønnes) Tom for reserver?? 3. Uegnede medarbeidere Medarbeidere som rekrutteres er ikke egnet til oppgaven eller saboterer (aksjon) Ikke mulig å kvalitetssikre et så stort antall medarbeidere. Bedre dialogen med gruppelederne ved innledning av rekrutteringsarbeidet (møte) Bedre dialogen med stemmestyrets leder og nestleder (møte, opplæring) Finne andre oppgaver til vedkommende. Ordfører og varaordfører bes melde inn til valgsekretariatet ved observasjon av uegnet personell på valgdagen. 4. Brann Brann i forhåndsstemmemottak, valglokale eller tilstøtende rom. Brann i KG der stemmesedlene oppbevares. Stemmestedsansvarlig må gjøre seg kjent med stedets brannrutiner og rømningsveier. Evakuering, sikre valgurner, oppbevare dem forsvarlig utendørs. Varsle brannvesen Varsle valgsekretariatet. Evt avslutte stemmegivningen og flytte til reservelokale (Stabekk skole) (beredskap transport). Det må trykkes opp optisk lesbare stemmesedler (nok tid?)

5 Sentralt personell Sitter mye av kompetansen hos én person?
Kompetanseoverføring, back-up Beskrivelser av oppgaver, rutiner. Er du ny: Få det ned på papiret!! Spør og grav, gjør intervjuer av ”gamle” valgpersoner. Hvem andre kan du kontakte for å spørre? Skaff et nettverk. Valgforum. Skriv notater, gule lapper og samle til dokumenter

6 Øvrig personell Rekrutteringsproblemer, forfall til forhåndsstemmemottak og valgting Reservepool, reallokering andre valglokaler Gode rutiner for å melde fra Uegnede medarbeidere Bedre dialog med gruppelederne ved rekruttering Varsle sekretariatet Finne andre oppgaver eller avskjedige

7 Truende velgere Stemmestedsansvarlig håndterer
Politiet varsles ved behov Nødnummer inn i instruksene

8 Brann Brann i forhåndsstemmemottak, valglokale eller der stemmesedler oppbevares Stemmestedsansvarlig gjør seg kjent med brannrutine og rømningsveier Sikre urner, stempler Varsle brannvesen Varsle valgstyret Henvise til reservelokale eller nærmeste valglokale Nok stemmesedler

9 Strømbrudd Forhåndstemmer Valgting Manuell rutine for registrering
Alternativ belysning Flytte til annet lokale Valgting Henvise til annet lokale (fremmede stenmmer) Reservelokale

10 Manntallet Merk tidsfrister
Behandling av søknader, utarbeide rutine, opplæring Avkryssingsmanntallet uteblir Pdf-fil til egen utskrift Reservemanntall fra tidligere i uka

11 Stemmesedler Utarbeide rutiner Bestilling, mottak og oppbevaring
Kontroll av stemmesedler i avlukkene Forsegling av urner Tømming av urner Transport av stemmesedler Tap av stemmesedler Bytting av stemmesedler til skanning Oppbevaring

12 Stempler Utarbeide sikkerhetsrutine. Kontroll av stempler ut og inn
Stempler skal ikke finnes i lokalet når urnene åpnes Hva gjør vi med gamle stempler? Arkivere eller destruere?

13 Materiell Beredskapslager konvolutter, stemmesedler og rekvisita
Transportberedskap Telefonnummer til fylket hvis du må ha ekstraforsendelse av stemmesedler

14 Valgnattrapportering til SSB
Lag en skriftlig rutine Rapporteringstidspunkter Mobiltelefon skal ikke følge person Passord tilgjengelig Back up Sametingsvalget

15 Telling og valgoppgjør
Elektronisk opptelling Opplæring, testing og trening Krav om tilstedeværelse i avtalen med leverandør betyr ikke at ansvaret er overlatt til leverandøren De kan også bli syke… Noen erfaringer vi kan dele? Kan vi stikking? Manuell opptelling kandidater Noe gammelt vi bare har hørt om Behov for kurs? Inngå avtaler med kommuner, fylkeskommuner

16 Møtebøker Feil og mangler ved innlevering av stemmestyrets møtebok
God opplæring Gjennomgås med møtebokkyndig person Problemer med utfylling valgstyrets møtebok Vær to om oppgaven Øvelse gjør mester Hvordan forklare avvik Leverandørens beredskapstelefon Har jeg andre som kan hjelpe meg?

17 Implementasjon av plan B
Nedfelles i instrukser Gjøres kjent gjennom opplæring Valgstyret orienteres om plan B, tydeliggjøre valgstyrets ansvar Det vil føles trygt!

18 Informasjon og kommunikasjon
Kommunikasjon med valglokalene Gruppe sms Rutine for varsling hvis uventede situasjoner oppstår. Kontakt Valgstyrets leder Valgsekretariat mm Presse/media Varsling, henvendelser videreformidles til informasjonssjef, valgstyrets leder

19 Til slutt Alt kan ikke planlegges, men
Mye kan tenkes igjennom på forhånd Hold holdet kaldt og Be om ekstra tid! Ikke stress!