Ny offentleglov med forskrift

Presentasjon om: "Ny offentleglov med forskrift"— Utskrift av presentasjonen:

1 Ny offentleglov med forskrift
Kva inneber det, og korleis påverkar den ditt arbeid? Stig Roald Amundsen 26. mai 2008 Kristiansund Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal

2 Hvem er jeg og hvorfor er jeg her?
Trønder, jurist med peiling på offentlig rett og et godt forhold til arkivfolk Har jobba hos 3 fylkesmenn, en høgskole og et direktorat før jeg begynte i kommunen Fylkesmannen i Sogn og fjordane, N-Trøndelag og Sør-Trøndelag Høgskolen i Nord-Trøndelag Direktoratet for naturforvaltning Jobber nå i Selbu kommune

3 Disposisjon Offentlighetsloven – status
Litt repetisjon av hva som er nytt i loven ”Kva praktiske konsekvensar får den nye offentleglova for dokumenthandsaminga i kommunane?” Vi ser nærmere på noen utvalgte endringer Hva vet vi om praktiseringen av loven? Fri meningsutveksling om aktuelle problemstillinger

4 ……………………………………………………… Forskrift til offentlighetsloven
STATUS ……………………………………………………… Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentleglova). Vedtatt 19. mai 2006 nr. 16 Trer i kraft i løpet av høsten 2008 Forskrift til offentlighetsloven Ennå ikke vedtatt (per ) Skal tre i kraft samtidig med loven Både lov og forskrift skulle egentlig tre i kraft januar 2008, men så………..

5

6

7

8

9 Ny offentlighetslov! Hva innebærer det?
Mye likt som i dag, men noen endringer i retning av større åpenhet Utvidet virkeområde for selvstendige rettssubjekter Formålsbestemmelse Innsnevring av unntaksadgangen Unntak for opplysninger, ikke hele dokumenter Vanskeligere å unnta ”ekstern-interne” dokumenter Kommunen ikke lenger ”ett organ” Vesentlig utvidelse av innsynsretten i kommuner og fylkeskommuner Innstramming i enkelte unntaksbestemmelser

10 Ny offentlighetslov! Hva innebærer det?
Rett til å kreve sammenstiling fra databaser Økt fokus på elektronisk tilgjengeliggjøring på internett og viderebruk av offentlig informasjon Strengere formkrav ved avslag og begrunnelse Noe styrket klageadgang Loven gjelder også dokumenter før 1971

11 Gjennomgående spørsmål
Er det reglene eller praktiseringen av loven som det er noe galt med? Er reglene i seg selv gode nok? (har reglene blitt så mye bedre nå….eller? Har man gode rutiner for praktisering? Er praktiseringen av reglene god?

12 § 1 - Formål ”Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.”

13 § 3 – Hovedregel om innsyn
”Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.”

14 § 11 – Meroffentlighet ”Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak.” Interesseavveiningen er fremhevet Ikke nok at hensyn bak unntaksbestemmelsen gjør seg gjeldende, må veies…

15 Unntak knyttet til opplysninger, ikke hele dokumenter
Prinsipp: Unntak bør ikke rekke lenger enn behovet for unntak gjelder Unntaksadgangen avgrenses til de opplysninger som det vil være skadelig å gi innsyn i Uttrykk for at dagens ordning ikke funker, dvs Unntak for hele dokumenter, men med plikt til å vurdere meroffentlighet Meroffentlighet har i liten grad blitt praktisert

16 Unntak knyttet til opplysninger, ikke hele dokumenter
§ 12 reduserer dog effekten noe pga… Unntak for resten av dokumentet når a) de offentlige deler gir et klart misvisende inntrykk av innholdet b) det er urimelig arbeidskrevende å skille ut Store dokument, opplysningene spredt utover C) de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet

17 Interne dokumenter innsnevret Delvis journalføringsplikt
Innsnevring av unntak for organinterne dokumenter i § 14 Unntaket gjeld ikke for a) dokument eller del av dokument som inneheld den endelege avgjerda til organet i ei sak, b) generelle retningslinjer for saksbehandlinga til organet, c) føredrag til saker som er avgjorde av Kongen i statsråd, og d) presedenskort og liknande, men ikkje dersom kortet gjengir organinterne vurderingar. Ny arkivforskrift § 2-6 første ledd fjerde punktum innfører delvis journalføringsplikt ”Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast: a) dokument som omtalt i offentleglova § 14 andre ledd b) dokument som omtalt i offentleglova § 16 første ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum c) dokument som omtalt i offentlegforskrifta § 8.”

18 Dokument/del av dokument som inneholder…..
Den endelige avgjerda til organet i ei sak, Generelle retningslinjer for saksbehandlinga § 14 Foredrag til saker avgjort av Kongen i statsråd Presedenskort o.l., m.m. gjengir organinterne vurderinger Saksframlegg med vedlegg til et folkevalgt organ, Saksliste til møte i kommunale folkevalgte organ Dokument frå eller til kommunale kontrollutvalg, revisjonsorgan og klagenemnder § 16 Dokument i saker der en kommunal enhet opptrer som ekstern part i forhold til en annen enhet Dokument til/fra kommunalt særlovsorgan/foretak Dokument fra adm. til styre i helseforetak/høgskole Fors. § 8

19 § 16 Innsyn i interne dokument hos kommunane og fylkeskommunane
Vesentlig utvidelse av innsynsretten!! § 16 tredje ledd = prinsipielt nyskapende Kommunen ikke lenger ”ett organ” Hva menes?

20 Litt bakgrunnsstoff Kommunen ett organ pga skiller seg i fra staten på mange måter Kommunetilpasningsreformen medførte at situasjonen endret seg Særlovsorganer finnes ikke lenger Utstrakt delegasjon til administrasjonen (som i sin helhet er underlagt rådmannen) ga noenlunde lik saksbehandling som i staten Men mindre offentlighet enn i staten!!

21 NOU 2003:30 Offentlighetslovutvalget
Utfordring: kommunene er så ulike, både i størrelse og organisering Drøftet 3 hovedløsninger Organisatorisk oppdeling Unntak knytte til dokumentets innhold, art eller funksjon Unntak i fra unntaket om organinterne dokumenter Resultat: organisatorisk avgrensning med element i fra de andre

22 § 16 første ledd – lite nytt her………….
Unntaka i §§ 14 og 15 gjeld ikkje: a) saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ, b) sakliste til møte i folkevalde organ i kommunar og fylkeskommunar, c) dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder, og d) dokument i saker der ei kommunal eller fylkeskommunal eining opptrer som ekstern part i høve til ei anna slik eining. § 14 gjeld likevel for dokument som blir utveksla mellom Kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og sekretariatet til utvalet.

23 § 16 annet ledd…..også som før
Unntaket i § 14 gjeld ikkje for dokument frå eller til eit kommunalt eller fylkeskommunalt særlovsorgan eller eit føretak etter kommuneloven kapittel 11.

24 Organisatorisk avgrensning
§ 16 tredje ledd – NYHET!! Unntaket i § 14 gjeld heller ikkje for dokument frå eller til ei kommunal eller fylkeskommunal eining på område der einingane har sjølvstendig avgjerdsrett Organisatorisk avgrensning Kommunen ikke lenger er å anse som et organ i forhold til unntaket for organinterne dokumenter

25 Ett selvstendig organ når…..
Selvstendig avgjørelsesmyndighet Delegasjonsreglementet blir sentral! Får liten betydning i veldig små kommuner Ikke avgjørende om det er aktuelt å bruke myndigheten (fatte vedtak) Korrespondanse innen kommunen som gjelder enhetens saksområde Generelle sentralstyrte saker (planer, budsjett, regnskap, tilsettinger) omfattes ikke

26 § 16 tredje ledd forst. Unntak pga spesielle fortrolighetsbehov
Unntaket i § 14 gjeld likevel for dokument i saker der administrasjonssjefen eller kommunerådet gjennomfører kontrolltiltak overfor ei eining, jf. Koml. § 23 nr. 2 utkast til vedtak og innstillingar som blir lagde fram for administrasjonssjefen/kommunerådet før det blir gjort vedtak, eller før ei innstilling blir lagd fram for eit folkevalt organ. merknader frå administrasjonssjefen eller kommunerådet til slike utkast

27

28 Rådmann RO 2 Oppvekst. RO 3 Helse og sosial RO 5 Kultur
Linda Vibeke Kiønig Organisasjonssjef Harald M. Hatle RO 2 Oppvekst. RO 3 Helse og sosial RO 5 Kultur RO 1 Sentral.adm. RO 4 Teknisk Kommunalsjef Heidi Taraldsen Kommunalsjef og Økonomisjef Edel Ø. Myhren Kommunalsjef Kjell R. Sæther Kommunalsjef og Plansjef (Plan- Lantbruk og miljø) Johannes Fjeldvær Kommunalsjef Omar Pleym Lønn og Personal Seksjonsleder Synnøve Hansen Fillan sentralskole Hitra ungd.skole Rektor Roger Antonsen Pleie- og omsorg Pleie- og omsorgsleder Elin Reppe Driftsavdeling Driftssjef Ole Johan Haugen Kulturskole Rektor Ulla Brit Morset IKT IKT - sjef Eskild Lervik Barman skole og Rektor Hege Østmark Helse, Familie og Rehabilitering Enhetsleder Ester H. Aune Brann og Feiing Kst Brannsjef Jan E. Handberg Barn og unge Barne- og ung- domsarbeider Wivian Selvåg Strand oppvekstsenter Enhetsleder Bjørg V. Jakobsen Fillan barnehage Styrer Toril Fjeldvær Bibliotek Biblioteksjef Bodil Rønningen Servicetorg Seksjonsleder Brit May Melandsjø Knarrlagsund oppvekstsenter Enhetsleder Frank O. Røberg Dolmøy/Melandsjø barnehage Styrer Hege Espnes Kvenvær oppvekstsenter Enhetsleder Hege Østmark PPT i Sør-Fosen Enhetsleder Eva M. Hammervik

29

30

31 § 15 – Vanskeligere å unnta ”ekstern-interne” dokumenter
Dokumenter innhenta utenifra for den interne saksforberedelse Kan kun unntas når de interesser nevnt i § 15 første og annet ledd blir skadelidende ved innsyn Det er altså innført et skadevilkår Vesentlig innsnevring av unntaksadgangen

32 § 15. Innhenta utanifra for si interne saksførebuing - skadevilkår
Dokument innhenta frå eit underordna organ (+dep-dep) når det er nødvendig for å sikre forsvarlege interne avgjerdsprosessar Delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka. Innholdet = avgjørende, ikke hvem det kommer i fra Innhentingsdokument som er nevnt over og innkallingar til og referat frå møte mellom nemde parter Ikke dokument innhenta i allmenn høyring i ei sak.

33 Nærmere om skadevilkåret
Nødvendig for å sikre forsvarlege interne avgjerdsprosessar I den enkelte sak og på lengre sikt Aktuelt ved tett samarbeid Men ikke ved generelle utredninger Påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka Ikke bare mottakerorganets interesser

34 § 9 – Krav på sammenstilling
”Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle framgangsmåtar.” Utvidelse av innsynsretten pga plikt til å utarbeide et nytt dokument

35 § 9 - Vilkår for sammenstillings- plikten
Kan lages av opplysninger som finnes elektronisk lagret i organets databaser databaser som tilhører andre organ inngår ikke enkle framgangsmåter ikke tidkrevende manuelle operasjoner databaserte løsninger satt i gang med enkle kommandoer Søkeresultatet (dokumentet) er underlagt de vanlige regler for innsyn Kun opplysninger som er omfattet av hovedreglene om innsynsrett i §§ 3 og 4

36 Sammenstilling forts….
Innført etter modell i fra Sverige Innført en tilsvarende bestemmelse fra 1. januar 2003 i ”tryckfrihetsförordningen 2:3 annet ledd” Look to Sweden……eller? Begrunnet i den teknologiske utviklingen Er allerede innsynsrett i eksisterende sammen-stillinger dersom denne utgjør en ”logisk avgrenset informasjonsmengde” saksdokument

37 Tilgjengeliggjøring av journaler på internett
§ 10 annet ledd og forskriftens § 6 Ikke for alle med elektronisk journal, kun de organ nevnt i forskriften § 6 Departementene, Statsministerens kontor Direktorater og Statlige tilsyn Utenriksstasjoner dersom UD bestemmer det Hva med fylkesmennene, fylkeskommunene og kommunene? Pressen mener alle disse må bli med…..NÅ!

38 Hvordan skal journal tilgjengeliggjøres?
Forskriften § 6 annet ledd Innhold som nevnt i arkivforskriften § 2-7 pluss kontaktperson Visse personopplysninger skal likevel ikke tas med, se forskriftens § 7 Søkefunksjonaliteten = uavklart Søk på personnavn, eksterne søkemotorer Personvern vs. brukervennlighet

39

40

41 Tilgjengeliggjøring av dokument på internett.
§ 10 tredje ledd: Dokument kan tilgjengeliggjøres på internett Unntak i forskriftens § 7 Opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt Sensitive personopplysninger, jf. personopplysnings-loven § 2 nr. 8 Personnummer og opplysninger om lønn/godtgjøring Ikke lederes lønn/godtgjørelse Dokument som en tredjeperson har immateriell rett til

42

43

44

45 Identifikasjonskravet oppmyknet Retten til kopi styrket
§ 28 annet ledd: Identifikasjonskravet Det kan nå i rimelig utstrekning bes om innsyn i saker av en bestemt art § 30: Retten til kopi Hovedregel er at den som krever innsyn har krav på papirkopi eller elektronisk kopi Ingen begrensing i antall, men rett til å ta betaling ved mer enn 100 kopier i en sak Se § 4 i forskriften om rett til å ta betaling

46 § 31 - Avslag og begrunnelse
Avslag på innsynskrav skal være skriftlig. Krav om mer presis hjemmelshensvisning Utvidet begrunnelsesplikt Den som har fått avslag, kan innen tre uker kreve en nærmere skriftlig begrunnelse for avslaget Svarfrist på maks 10 dager.

47 § 32 – Klage Ved manglende svar innen fem arbeids-dager, er dette å anse som et avslag som kan påklages Skal hindre at klageretten blir illusorisk Vedtaket til klageinstansen er særlig tvangsgrunnlag Trenger da ikke gå veien om dom for å få innsynsretten gjennomført

48 Hva vet vi om praktiseringen av offentlighetsloven?
Mange revisjoner har hatt fokus på Forhåndsklassering Meroffentlighet Kjennskap til offentlighetsloven Hovedfunn Mange saker blir unntatt offentlighet og en betydelig andel av disse skulle ikke vært unntatt.

49 Forhåndsklassering Kommunens rutiner og praksis er ikke i samsvar med gjeldende regelverk og statlige føringer. Forhåndsklassifisering foretas rutinemessig ved registrering av dokumenter. Når dokumenter klassifiseres som unntatt offentlighet unntas ofte hele dokumentet. Dokumenter feilaktig eller unødvendig unntas fra offentlighet. Praksisen varierer rundt om i organisasjonen. Hjemmel for unntaket oppgitt, men ikke tilstrekkelig spesifisert. Hjemmel for taushetsplikt mangler også i en god del tilfeller der offentlighetslovens § 5a er hjemmel for unntaket.

50 Meroffentlighet Kommunen praktiserer ikke meroffentlighet i samsvar med regleverket Dokumenter blir rutinemessig forhåndsklassifisert og meroffentlighet blir i liten grad vurdert i denne sammenheng. Dokumenter som unntas offentlighet blir ofte unntatt i sin helhet, Interne dokumenter blir ikke publisert, da de holdes utenfor offentlig postliste.

51 Meroffentlighet Saksbehandlere er generelt skeptiske til meroffentlighet. Mindre enn halvparten mener at kommunen bør praktisere meroffentlighet. Mange tar ikke stilling til spørsmålet Den generelle holdningen til meroffentlighet kan bli bedre blant saksbehandlere.

52 Ansattes kjennskap til offentlighetsloven
En forklaring på feilene som begås er trolig mangel på kunnskap om offentlighetsloven. Påviste mangler i praktiseringen av regelverket bekrefter at kompetansen ikke er god nok. En relativt stor del av de ansatte har ikke fått god nok opplæring og informasjon om offentlighetsloven og hvordan regelverket skal praktiseres. Arkivpersonalet har best kunnskap om emnet Lederne har bedre kunnskap enn saksbehandlerne og andre ansatte.

53 Ansattes kjennskap til offentlighetsloven
Saksbehandlerne i kommunen burde ha bedre kjennskap til de mest grunnleggende reglene om offentlighet Saksbehandlere har ikke har god nok kjennskap til meroffentlighetsprinsippet Saksbehandlere med kunnskap om offentlighet er mindre skeptiske til meroffentlighet

54 Ofte brukt konklusjon Påvist at kommunen bryter regelverket for dokumentoffentlighet og statlige føringer for hvordan regelverket skal praktiseres. Vi vil likevel konkludere med at kommunen ikke kommer dårligere ut enn de kommunene vi har sammenlignet med. Rutinene er på flere områder bedre og mer detaljerte enn i de andre kommunene, men praksisen ser ut til å være tilnærmet den samme.

55 Blir det noen forskjell mellom ny og gammel offentlighetslov?
Offl. 2006 Offl. 1970 PRAKSIS

56 Ot.prp. om økonomiske/adm. Konsekvenser av ny lov
Gjeldende lov har allerede vesentlige konsekvenser, og ny lov vil ikke endre på dette i særlig grad At vilkåra for unntak er utforma mer presist, vil lette praktiseringen av lova Sammenstilling: ikke nevneverdige konsekvensar Avgrensa til å gjelde tilfelle der samanstilling kan gjennomføres med enkle framgangsmåter. Unntak for opplysninger, ikke hele dokumenter: vil ikke føre til en nevneverdig økning i arbeidsbyrde Har allerede plikt til å vurdere merinnsyn(meroffentlighet) Ikke plikt til å skille ut opplysninger dersom dette er urimelig arbeidskrevende

57 Ot.prp. om økonomiske/adm. Konsekvenser av ny lov
Kommunen ikke lenger ett organ: Etter en overgangsperiode er det ikke grunn til å tru at dette vil ha særlige økonomiske og administrative konsekvenser for kommunene Heller ikke i dag er det nok å konstatere at et dokument er organinternt. Det må som ellers vurderes om det er grunn til å gjøre unntak dokumentet. Loven er utforma slik at det vil være enkelt å avgjøre hvilke deler av kommunen som skal regnes som egne organ i forhold til unntaket for organinterne dokument

58 Ot.prp. om økonomiske/adm. Konsekvenser av ny lov
”Før den nye lova tek til å gjelde, og i ein overgangsperiode, vil det vere behov for å bruke nokre ressursar på opplærings- og informasjonstiltak.” ”Departementet legg til grunn at dei økonomiske og administrative konsekvensane innanfor statleg og kommunal sektor samla sett ikkje vil vere større enn at dei kan handterast innanfor gjeldande budsjettrammer.”