Adm konferansen i Ramstein 2005

Presentasjon om: "Adm konferansen i Ramstein 2005"— Utskrift av presentasjonen:

1 Adm konferansen i Ramstein 2005
Militærmisjonen i Brussel

2 Forventning til konferansen
Støtteelementene fremlegger status, erfaringer og utfordringer generelt Støtteelementene koordinerer saker for fremlegging til FST, FRA og FLA Avklaringer, avgjørelser fra FST, FRA og FLA ift problemområder Orienteringer fra FST, FRA og FLA (Støtteelementenes fremtid, nedtrekk av stillinger 2008 eller før ? Flytting, lønn og fakturabehandling med mer) Erfaringsoverføring – samarbeid ift nye oppgaver Forsøkte å være i god tid ift at vi kanskje fikk disse som vårt ansvar. Det kom ikke avklaring, så jeg kommuniserte med Kjell og vi ble enige om at MMB tok disse inntil avklaring. Vi måtte starte prosessene med hus, forsikring, skole, etc i Lisboa, da tjenestemennene skulle være på plass i februar-05. Så dukket beordringene opp, og der stod det at MMB skulle belastes…..Men ingen forutgående kommuniksjon. Manglet skriv fra FST om overtakelse av oppgaver. Saksbehandlere benektet at obetakelse skulle skje, vankeliggjorde OJT. Vi fikk OJT først i januar ETTER at vi overtok oppgavene.

3 Status MMB Innførte FisBasis Innførte Felles Integrert Forvaltningssystem høst 2004 Tok i bruk egenregistrering i SAP – fungerer godt Tilegnet oss kompetanse i Virksomhetsleder- og personalmedarbeiderrollen via kurs i Halden og erfaringsoverføring fra Brunsum Overtakelse oppg fra AK – gikk ikke glatt til å begynne med ift overlapping (mannskapsadm og lønnsrapportering) Oktober -04 arrangerte vi P3 og Org 3 kurs Forsøkte å være i god tid ift at vi kanskje fikk disse som vårt ansvar. Det kom ikke avklaring, så jeg kommuniserte med Kjell og vi ble enige om at MMB tok disse inntil avklaring. Vi måtte starte prosessene med hus, forsikring, skole, etc i Lisboa, da tjenestemennene skulle være på plass i februar-05. Så dukket beordringene opp, og der stod det at MMB skulle belastes…..Men ingen forutgående kommuniksjon. Manglet skriv fra FST om overtakelse av oppgaver. Saksbehandlere benektet at obetakelse skulle skje, vankeliggjorde OJT. Vi fikk OJT først i januar ETTER at vi overtok oppgavene.

4 Status MMB Problemer ved innføring av nytt regnskapssystem:
Leverandør kunne ikke lese betalinger som var slått sammen Opphør av refusjoner til tjenestemann registrert som leverandør, konsekvenser ved bruk av reisemodulen Fremsendelse av faktura til FRA – treg post, rekommandert/dyrt Ønsker å skanne inn faktura. Forventer avklaring. Kassadagbok: Når innføre i SAP, hvordan, opplæring ? Forsøkte å være i god tid ift at vi kanskje fikk disse som vårt ansvar. Det kom ikke avklaring, så jeg kommuniserte med Kjell og vi ble enige om at MMB tok disse inntil avklaring. Vi måtte starte prosessene med hus, forsikring, skole, etc i Lisboa, da tjenestemennene skulle være på plass i februar-05. Så dukket beordringene opp, og der stod det at MMB skulle belastes…..Men ingen forutgående kommuniksjon. Manglet skriv fra FST om overtakelse av oppgaver. Saksbehandlere benektet at obetakelse skulle skje, vankeliggjorde OJT. Vi fikk OJT først i januar ETTER at vi overtok oppgavene.

5 Forventede avklaringer
Regnskapsløsningen Styringsdialog I stor grad forutsette utgifter før Nå nye oppgaver (AK, Portugal, deployering, hjemmestøtte) Oppdragene bør komme før budsjetteringen – ikke omvendt Deployering Operasjonsrelaterte merkostnader eget WBS Utebetaling adskillelsestillegg dobbelt ? Nivå hjemmestøtte ? Refusjoner over reisemodul, validering av faktura, samlet betaling til leverandør Kvartalsvise regninger på strøm (mer?)pr tjenestemann Hvor høyt skal servicenivået være ? (BUPA-dyrt!)

6 Forventede avklaringer
ATM - øvelser i Norge, andre land ? Forusetning for utbetaling: -Arbeidsplan og beordring/anmodning om støtte -Instruktør, kurselev, observatør eller oppøving før deployering ? -POC i JWC Refusjoner over reisemodul, validering av faktura, samlet betaling til leverandør Kvartalsvise regninger på strøm (mer?)pr tjenestemann Hvor høyt skal servicenivået være ? (BUPA-dyrt!)

7 Forventede avklaringer
Arkivsystem Overordnede utfordringer FOARK støtter ikke nye arkivkoder FOARK utfases i driftsorganisasjonen, dermed manglende teknisk kompetanse. Produsent kommer ikke med oppgraderinger. Ingen brukermiljøer eller helpdesk igjen til å støtte seg til. Manuelle rutiner pga saksbehandlere ikke produserer i FOARK. Brukere som kommer fra brukermiljøer i Norge, og som benytter eSAF, må gå tilbake på innarbeidede saksbehandlerrutiner. Avdelingens utfordringer Feil plattform mtp graderingsnivå. Saksbehandler må kunne produsere ”alle” graderinger. Kan ikke gjenbruke data fra NATO sitt DMS. (Automatisering) Problemer med å saksbehandle mot avdelinger i Norge som benytter eSAF. Andre aktører som MMB konsulterer med har ikke samme arkivsystem. Refusjoner over reisemodul, validering av faktura, samlet betaling til leverandør Kvartalsvise regninger på strøm (mer?)pr tjenestemann Hvor høyt skal servicenivået være ? (BUPA-dyrt!)

8 Utfordringer Spania og Portugal, samt NPC Glons på Fis Basis
Klare oss uten grenader som slutter innen året er omme Skole Sikkerhet (Inspeksjon, videreføring) Servicenivå (tjenestemann og hjemmestøtte) WBS for E-tjenesten, FFI og NORDEL ift kostnader vi midlertidig bærer-ikke på Fis Basis

9 Servicenivå ? Sanitary Facilities Ergonomic Design
Other Considerations - Ventilation - Lighting - Circulation - Insect Repellent Multimedia Capability

10

11 Spørsmål ?

12 A Diplomat Thinks Twice
Before Saying Nothing.