Kommunikasjonsstrategi Innherred Samkommune

Presentasjon om: "Kommunikasjonsstrategi Innherred Samkommune"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kommunikasjonsstrategi Innherred Samkommune
Februar 2004 Versjon 1.0

2 Innhold Profil, image og omdømme Bilde av samkommunen
Kap Side 1.0 Prosess og hovedutfordring 3 2.0 Status for Innherred Samkommune 4 3.0 Kommunikasjonstrappa 5 4.0 Hvorfor skal vi kommunisere? 6 4.1 Hovedutfordringer kommunikasjon 7 5.0 Hvem skal vi kommunisere med 8 5.1 Viktigste målgrupper – vinter 2004 9 6.0 Hva skal vi kommunisere? 10 6.1 Målgruppe ansatte 11 6.2 Målgruppe Morkommuner 12 6.3 Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte 13 6.4 Målgruppe Politikere Verdal / Levanger 14 6.5 Målgruppe Brukere / innbyggere 15 6.6 Målgruppe Servicekontorene 16 6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering 17 Kap Side 7.0 Hvordan skal vi kommunisere 18 7.1 Profil, image og omdømme 19 7.2 Bilde av samkommunen 20 7.3 Morkommunen og ISK - profil 21 7.4 Hovedbudskap 22 7.5 Viktige budskap 23 8.0 Kommunikasjonspolitikk 24 8.1 Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak 25 8.2 Forankringskurven 26 8.3 Faser i kommunikasjonen 27 8.4 Media 28 8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform 29 9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt 30

3 1.0 Prosess og hovedutfordring
Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en kommunikasjonsstrategi. Arbeidet har følgende mål: Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred Samkommune skal framstå internt og eksternt… …som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i det daglige arbeid Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid. Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig. Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper. De overordnede utfordringen kan skisseres slik: Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte. Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og kommunisere godt med sentrale målgrupper.

4 2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er Innherred Samkommune operativ fra , foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008. Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner. Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing. Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig. Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

5 3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge enkeltsaker. Bevissthet HVORFOR? Hvorfor skal vi kommunisere? Hva er hensikten? Trinn 1 HVEM? Interessenter Målgrupper Trinn 2 HVA? Kjernebudskap Kommunikasjonsmål Vet / burde vite Trinn 3 HVORDAN? Policy – Budskap Kanal – Arbeidsform Trinn 4 Målretting Innhold Handling

6 4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-policy Muligheter og begrensninger Budskap Kanal Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva er målgruppene opptatt av? Hva ønsker vi å oppnå? Hva bør de vite? Kommunikasjonsmål TRINN 2: Hvem? Interessenter Målgrupper Eksternt / internt TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere? Hovedutfordringer

7 4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig viktige i kommunikasjonen fremover: Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet. Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville vært Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og samspillet med Morkommunene Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere motstand, usikkerhet og sikre involvering. Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i Morkommunene Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå" Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer" Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

8 5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-policy Muligheter og begrensninger Budskap Kanal Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva er målgruppene opptatt av? Hva ønsker vi å oppnå? Hva bør de vite? Kommunikasjonsmål TRINN 2: Hvem? TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere? Hovedutfordringer Interessenter Målgrupper Eksternt / internt

9 5.1 Målgrupper – vinter 2004 ANDRE MÅLGRUPPER HØYEST PRIORITERTE
Ansatte i ISK Ansatte i Morkommunene Fagforeninger/tillitsvalgte Brukere/innbyggere i Levanger og Verdal Politikere i Levanger og Verdal Servicekontorene ANDRE MÅLGRUPPER Ledere i Morkommunene Media KRD/sentrale myndigheter KS Andre kommuner Fylkesmannen / tilsynsmyndighet Næringsliv Samarbeidspartnere / leverandører FOU/ kompetansemiljøer Familie og venner Helseforetaket Lag og organisasjoner

10 6.0 Hva skal vi kommunisere?
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-policy Muligheter og begrensninger Budskap Kanal Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva er målgruppene opptatt av? Hva vet de om oss? Kommunikasjons-mål TRINN 2: Hvem? Interessenter Målgrupper Eksternt / internt TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere? Hovedutfordringer

11 6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Hva de er opptatt av Vårt mål Aktivitet/budskap Ansatte ISK Hva skjer med meg? Lokalisering Jobbinnhold Organisering Arbeidstid Betingelser Framtid Tjenesteproduksjon, hvordan produsere samtidig som vi omorganiserer? Verktøy Effektivitetskrav Hva innebærer delt arbeidsgiveransvar? Aktiv, positiv deltakelse Se på ISK som et godt middel til å gi bedre tjenester Se muligheter, ikke trusler Se muligheter til jobbutvikling Positiv holdning til ISK og lojalitet til felles mål Skape felleskultur Se sammenhenger mellom ISK og Morkommuner – ikke todeling Se at dette er et godt alternativ til kommunesammenslåing Se at brukere skal få likeverdige tjenester uansett hvor i kommunene de bor Utvikle gode og utfordrende arbeidplasser med like arb.betingelser i ISK og Morkommunene Åpenhet om uavklarte spørsmål Legge planer for videre prosess Kommunisere videre prosess Skape trygghet gjennom dialog Aktiv involvering Medvirkning i organisering av enheten Opplæring etter behov Kommunikasjon gjennom enheter og interne kanaler Omstillingsavtalen

12 6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Hva de er opptatt av Vårt mål Aktivitet/budskap Ansatte Morkommuner Hva skjer med meg? Ikke sakke akterut Ressursfordeling (hva blir igjen til oss?) Miste fokus (blir vi glemt moderne- og gammel organisasjon) Støttefunksjoner Hva med oss – skal vi inn i ISK senere? Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK og Morkommuner) Involvering Samhandling mellom ISK og Morkommunene Se på ISK som et godt middel til å gi bedre tjenester Se sammenhenger mellom ISK og Morkommuner – ikke todeling Realistisk forståelse av ISK Ikke føle "Vi" og "De" Se at dette er et godt alternativ til kommunesammenslåing Skal gi interne kunder/brukere i Morkommunene og Samkommunen likeverdige tjenester Åpenhet om uavklarte spørsmål Legge planer om videre prosess Kommunisere videre prosess Skape trygghet gjennom dialog Aktiv involvering kommunikasjon gjennom enheter og interne kanaler

13 6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Hva de er opptatt av Vårt mål Aktivitet/budskap Fagforeninger / tillitsvalgte Rettigheter Prosess Drift av ISK Trygge arbeidsplasser Involvering Reell påvirkning Praktiske konsekvenser Info til medlemmer Samarbeid med andre fagforeninger Gi muligheter til faglig utvikling Fagfor. ikke informere på vegne av arbeidsgiver (rolleavklaring) Klargjøring for ansatte ISK – Morkommune Arenaer for å møtes Rolleavklaring rådmann Mor/ISK Se på ISK som et godt middel til å gi bedre tjenester Aktiv medspiller Oppleve eierskap Positiv forståelse av plikt til å være med på utvikling Harmonisert avtaleverk Reell kompetanseutvikling Kompetanseutnyttelse Ansettelsestrygghet Aktiv involvering Legge planer for videre prosess Kommunisere videre prosess Avklare så raskt som mulig Omstillingsavtalen Kommunikasjon gjennom møter, dialog Klargjøre hva som skal avklares til ulik tid

14 6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Hva de er opptatt av Vårt mål Aktivitet/budskap Politikere i Levanger og Verdal Lokalisering – balanse Resultat (utålmodig) Brukertilfredshet (ombud) Økonomi Medieprofilering Kommunal kompetanse Sin posisjon og saksfelt At demokratiet ivaretas Involvering Føle seg trygg på at det arbeides mot målene Støttespillere Ser på ISK som et godt redskap til effektivitet Gi klare styringssignaler gjennom beslutninger At de er kjent med ISK-ideen og tidligere prosess Har felles realistisk bilde av hva som kan oppnås Aktiv involvering Løpende informasjon Informere både "ISK-politikere" og kommunepolitikere Produsere resultater Kommunisere når det er realistisk å re resultater Beholde klar kommunal identitet Kommunikasjon gjennom møter, sakspapirer

15 6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Hva de er opptatt av Vårt mål Aktivitet/budskap Brukere/ Innbyggere Tjenestekvalitet Tilgjengelighet Lokalisering Effektivisering Identitet Skal oppleve å få bedre tjenester enn den enkelte kommune kan tilby De skal vite hvor de henvender seg for å få ulike tjenester Skal ikke se forskjell på "ISK-tjenester" og "Mor-tjenester" Skal se på ISK som en fornuftig organisering for gode tjenester De skal vite forskjell på ISK og kommunesammenslåing Realistisk bilde av hva som kan oppnås Får fortsatt din tjeneste hos Kommunen Gode servicekontorer Beholde klar kommune-identitet Produsere resultater Info. gjennom media, tjenester og servicekontorer Informere hva og hvorfor ISK

16 6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Hva de er opptatt av Vårt mål Aktivitet/ budskap Service-kontorene Vite hva som skjer Deres rolle fremover Kompetanse for å utøve nye arbeidsoppgaver Kontakt mot enhetene (ISK og Morkommuner) Hvem svarer på hva? Harmonisering mellom L og V i hvilke oppgaver som løses Effektivt ansikt mot brukere for både Morkomm. og ISK Løpende oppdatert, full oversikt til enhver tid Tilstrekelig fullmakt og myndiget Lik service for "ISK-tjenester" og "Mor-tjenester" Løpende info og involvering Gi tilstrekelig fullmakt og myndiget Opplæring Definere arenaer Samordne tilbud L. og V. Kommunikasjon gjennom enheter og interne kanaler

17 6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe Kommunikasjonsmål Ansatte ISK Se på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester Aktiv og positiv deltakelse i omstillingen Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner Se muligheter, ikke trusler Føle trygghet for god prosess Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor Ansatte Levanger og Verdal kommuner Ikke føle "Vi" og "De" Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner Fagforeninger/tillitsvalgte Være aktive medspillere Være involvert, føle eierskap Politikere i Levanger/Verdal Se på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester Føle seg trygg på at det arbeides mot målene Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås Brukere/innbyggere Se på ISK som godt middel for bedre tjenester Skal vite Hva og Hvorfor om ISK Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester Realistisk bilde av hva som kan oppnås Servicetorgene Se og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene

18 7.0 Hvordan skal vi kommunisere?
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-politikk Muligheter og begrensninger Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva vet målgruppene om oss? Hva burde de vite? Kommunikasjonsmål TRINN 2: Hvem? Interessenter Venner / fiender Eksternt / internt TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere?

19 7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss. Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord. Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil: Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet? Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)? Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå? Skal ISK ha en høy, selvstendig profil? Eller er det Morkommunene som skal vises best? Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing? Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

20 Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger
7.2 Bilde av samkommunen De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”, ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres. ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud Verdal kommune Levanger Innherred Samkommune Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

21 7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner. Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres. Samarbeidet er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre enn det ellers ville vært. Av dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK. Innbyggerne i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller en ny institusjon. For brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen. Servicekontorene i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere. ISK skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing. Sammenslåing av kommunene står ikke på agendaen Overfor enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

22 7.4 Hovedbudskap HVA? Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og Verdal HVORFOR? For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

23 7.5 Viktige budskap HOVEDBUDSKAP HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og Verdal HVORFOR? For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester ANDRE VIKTIGE BUDSKAP Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

24 8.0 Kommunikasjonspolitikk
ISK – offensivt samarbeid, lav egen synlighet ? Levanger og Verdal kommuner. Offensive – høy synlighet Høy Lav Åpenhet Offensivitet ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på linje med budsjett, personal, HMS etc. Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med brukerne av enhetens tjenester. Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK eller Morkommunene. ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media. Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser. Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles for Morkommunene og ISK.

25 8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging. ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen. Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter (milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.) Kommuniser disse planene internt i enhetene Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

26 8.2 Forankringskurven Forankringsfase Grad av forankring Akseptfase
Kontakt Oppmerksomhet Forståelse Positiv oppfatning Operasjonalisering Forankring Forberedelsesfase Akseptfase Forankringsfase Manglende Forvirring oppmerksomhet N egativ Beslutn. om Trekker å ikke støtte tilbake endring støtte Tid Grad av forankring Adoptering

27 8.3 Faser i kommunikasjonen
Kontakt: Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje Oppmerksomhet: Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje Forståelse: Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem). Positiv oppfatning: Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som skal skje. Operasjonalisering: Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser for den enkelte). Adoptering: Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus på verdi og virkning – resultater av endringen). Forankring: Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

28 8.4 Media Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker. Hvem skal uttale seg? Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å uttale seg til media på vegne av ISK. Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for Morkommunene og ISK. Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere. Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”: Be om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes? Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle: Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet Bestem hvem som skal være talsmann Skaff fakta

29 8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås: Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene: Målgruppe Aktivitet Hensikt Ansvar Tidsfrist

30 9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe Aktivitet Hensikt Ansvar Tid Ansatte ISK Møter i enhetene Informere status, involvere Enhetsledere Løpende Ansatte ISK og Mor-kommunene Møte ansatte Verdal og Levanger Rådmenn 28.1. Ledere, till.valgte ISK Innspill komm. strategi ver 0.1 Arbeidsmøte komm.strategi Ferdigstille komm.str., involvere Rådmenn-/MHD 22.1. 30.1. Ledere ISK og Morkomm, tillvalgte Storledermøte 4.2. Politikere L. og V. Møte ordførere og varaordførere Samkommunestyre Forankre komm.strategi Uke 4 (5) 29.1. Status, involvering, beslutninger Rådmann Info/status i Formannskapsmøter Status, involvering F.møter

31 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe Aktivitet Hensikt Ansvar Tid Innbyggere Levanger og Verdal Medieoppslag i forbindelse med første samkommunestyremøte Markere oppstart. Info om at innbygg. ikke forholder seg til nytt nivå Stene/ Kristoffersen 29.1. Ledere ISK, rådmenn, ordførere Mediekurs/medietrening Lære, utvikle medierutiner Rådmenn, MHD Februar