Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset

Presentasjon om: "Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset"— Utskrift av presentasjonen:

1 Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset
Prosesser, gruppearbeid, tidsplanlegging og fallgruber Kirsten Ribu 2008

2 Nytt grupperom tirsdager
Merk: Rom 559

3 I dag Hva er et prosjekt? Planlegging, gjennomføring
Problemer og konflikter

4 Hva er et prosjekt? Fra latin: ”projectus” - noe som er kastet fram
Et prosjekt er en engangsoppgave (Noe man ikke har gjort før og ikke kommer til å gjøre igjen med det første).

5 En engangsoppgave

6 Prosjektegenskaper Leder fram til et bestemt resultat
Er ofte tverrfaglig og berører mange i organisasjonen: krever forskjellige typer ressurser Er begrenset i tid

7 Hva slags prosjekt skal vi gjøre?
Studere bruken av informasjonsteknologi, feks i en bedrift på en bestemt skole i en bestemt brukergruppe (for eksempel studenter, skoleelever, eldre, innvandrere)

8 Eksempler på datasystemer
? Forslag

9 Eksempler på datasystemer
Internett (for eksempel bruk på en skole) Tomra pantemaskiner NSBs billettsystem Lønns- og personalsystemer Timeregistreringssystemer Billettbestilling Røntgen (MR)

10

11 Gruppen finner et prosjekt
Ta kontakt med bedrifter, skoler Bruk eget nettverk: Familie Venner Arbeidssted Eller tenk på noe dere har lyst til, og ta kontakt

12 Hva skal dere gjøre? Beskrive organisasjonen/bedriften
Kartlegge og beskrive bruken av et sentralt IT system i bedriften Samle data gjennom intervjuer av ansatte Beskrive anvendelse og opplevelse av bruken av IT systemet Analysere dataene Lage en rapport med konklusjon

13 Rapport Innledning Modeller og beskrivelser
Resultater av intervjuer og observasjoner Data-analyse Konklusjon

14 Hva er en prosess? Ethvert arbeid er en prosess som består av to ting:
beslutninger og handlinger Eks. Fylle ut selvangivelsen: Beslutning: Ta avgjørelser basert på skattereglene Handling: fylle ut riktige felt og gjøre beregninger

15 Ressurser mennesker (kunnskap og erfaringer) tid

16 Problemdefinering tolkning av oppdraget: forhandling mellom interesser
vurdering: kan oppdraget gjennomføres med tilgjengelige ressurser?

17 Planlegging av arbeidet
oppdeling i arbeidsoppgaver samordning av arbeidsoppgavene

18 Oppdeling i arbeidsoppgaver
Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Samordning av arbeidsoppgavene Hvordan henger del-resultatene sammen?

19 Oppdeling i arbeidsoppgaver
Hvordan skal ressursene fordeles? Planleggingsverktøy: milepælplan: resultater koblet med tid ansvarskart: hvem er ansvarlig for hva

20 Noen ord om gruppearbeid
Vær forberedt til prosjektmøtene Lytt til andre: prosjektarbeid er samarbeid. Vær positiv: Unngå å kommentere negative sider ved prosjektet. Negativitet har en tendens til å spre seg.

21 Noen ord om gruppearbeid
Si fra: Ta opp ting som trykker/irriterer. Gi konstruktiv kritikk: Hva kan gjøres bedre og hvordan? Kulturelle forskjeller: Prøv å forstå bakgrunnen for uttalelser og holdninger

22 Prosjektarbeid Fordel roller med tilhørende oppgaver
Organiser arbeidet Lag regler for hvordan arbeidet skal utføres Lag tidsplan

23 Oppgaver: møteledelse referat oppfølging og kontroll av vedtak
ledelse av oppgaveløsning timeføring Skriving av rapport

24 Roller og regler Én person kan gjerne ha flere roller. Rollene kan gjerne byttes eller omdefineres i løpet av prosjektperioden. Forslag til roller med oppgaver: Prosjektleder: møteledelse, oversikt, oppfølging og kontroll av vedtak Webansavarlig Kontaktperson kontakt og avtaler med omgivelsene: prosjektsted, kursansvarlig Skrive-ansvarlig fordeling og oppfølging av skrivejobber,

25 Det bør være regler for møter: tidspunkt, varighet, taletid
beslutninger: beslutningsdyktighet, dokumentasjon, ansvar referat: ansvar, omfang forføyninger: reaksjoner ved regelbrudd

26 Vanlige problemer i gruppearbeid:
Ujevn arbeidsinnsats blindpassasjerer ildsjeler ulikt ambisjonsnivå de som bare vil bestå de som har høye ambisjoner ulikt kunnskapsnivå ”verdensmestere” de som ”eier” prosjektet ulik tolkning av oppgaven

27 Hvordan finne balanse mellom at alle skal lære det de ikke kan
alle skal lære mest mulig alle gjør det de kan

28 Løsninger For å unngå konflikter: gjør avtaler om ansvarsfordelingen
dokumenter alle beslutninger (skriv referat med beslutninger) kommuniser også skriftlig (f.eks. e-post) meld fra dersom du må bryte en avtale

29 Løsninger Ved konflikter: ta tak i konflikten før den er stor
prøv først å løse den selv ta opp problemet med de(n) det gjelder bli enig om løsning: måte og tidsfrist søk hjelp hos lærer dersom konflikten synes uløselig

30 Prosjektplanlegging Prosjektplanlegging

31 Sammenheng prosess – prosjekt
Faser i prosjektet blir til ” milepæler” i en prosjektplanen Innhold i fasene blir til leveranser, beskrivelser, dokumentasjon.

32 Tidsplan – Et Gantt diagram
Slakk

33 Tidsplanlegging

34 Avhengigheter Det er avhengigheter mellom enkeltaktiviteter eller større deler av et prosjekt En aktivitet = et avgrenset stykke arbeid (for eksempel: utarbeide spørreskjema, intervjue mennesker) Har et antatt tidsforbruk Kan ikke starte før en eller flere andre aktiviteter er avsluttet Bruker bestemte ressurser (mennesker) Har et navn

35 Aktivitetsdiagram med avhengigheter (aktivitetsnettverk)

36 Personallokering

37 Risikostyring Identisfisere Analysere Planlegge Overvåke

38 Identifiser risiki Hva kan skje i gruppen?
Hvilke tiltak skal vi sette inn om dette inntreffer? = Risikostyring!

39 Øvelse Sitt sammen og tenk over hva som kan skje i din gruppe, skrive det ned, tenk på tiltak.

40 Øvelser denne uka Øvelse: Gruppedynamikk. Obligatorisk oppmøte

41 Neste gang Forelesning: Hva er etikk? Litt teori. Etiske aspekter ved bruk av datateknologi. Ressurs: Kapittel 10 i 'A Gift of Fire'. (s ). Etikk-kapittel i ’Computers are your future’