Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen

Presentasjon om: "Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen"— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen
Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen

2 Tema for dagen er… Vår modell i PRS Forstudiet 04.04.2017
© Kjell Toft Hansen

3 Vår modell i PRS Forstudium Analyse Utform og realiser Innføre mål
rammer kost/nytte risiko analyse planer og ressurser behov/problemer brukerkrav valg løsning systemkrav arkitektur database programmering testing dokumentasjon opplæring/støtte endre rutiner endre organisasjon installere ta i bruk Forstudium Analyse Utform og realiser Innføre Skal prosjektet gjennomføres? Hva slags prosjekt skal gjennomføres? Vil den spesifiserte løsningen tilfredsstille brukerkrav Er kostnadene akseptable Er løsningen realisert i henhold til spesifikasjonene © Kjell Toft Hansen

4 Forstudiet - forankring
Mål Rammer Plan Organisasjon lønnsomhet Behov Ide Analyse Forstudiet JA NEI - STOPP © Kjell Toft Hansen

5 Identifisere og velge et prosjekt
Hvor mye innsats skal det være i forstudiet? Oppdragsgiver gir rammen. Hvilke kriterier legges til grunn for valg av et prosjekt? Om det skal gjennomføres et prosjekt Hva slags prosjekt Hva som trengs av tid og ressurser © Kjell Toft Hansen

6 Fordeling av arbeidsinnsats
Forstudiet 10% Analysen 35% – 40% Design og programmering 45% - 50% Innføring 5% - 10% © Kjell Toft Hansen

7 Oppstart av prosjektet
Etablere et prosjektteam Rammeplan for prosjektet Beste estimat for Prosjektomfang Kost/nytte – lønnsomhet Risikoanalyse Ressursbehov Arbeidsbeskrivelse Et dokument beregnet for kunden/sponsor Beskriver resultatet av prosjektet og hva det skal levere © Kjell Toft Hansen

8 Hensikten med denne fasen
Prosjektets mål basert på en vurdering av brukers behov sett i relasjon til dagens system Lønnsomheten av prosjektet Strategi og overordnede planer for gjennomføringen av prosjektet Tids og ressursbehov for gjennomføringen © Kjell Toft Hansen

9 Resultater fra forstudiet
Dagens situasjon – bakgrunn for prosjektet Prosjektmål Prosjektets omfang Konsekvenser for organisasjonen Rammebetingelser Kritiske suksessfaktorer Risikoanalyse Kost/nytte analyse Forslag til prosjektorganisasjon Retningslinjer og standarder Aktivitets- og ressursplan Anbefaling om videre arbeid. © Kjell Toft Hansen

10 Prosjektmål Eksempler på prosessmål fra et studentprosjekt
Å realisere egenutvikling i form av økt kompetanse i samarbeid og kommunikasjon Å bli kjent med andre i klassen Å bli kjent med seg selv Å oppnå bestått i faget © Kjell Toft Hansen

11 Viktigste oppgaver Oppdragsgiver Systemutvikler Gir rammer
Skaffe til veie informasjon Kontrollerer forslag Fokus på resultater Skaffer seg nødvendig informasjon Foreslår løsning Dokumenterer grunnlag, forslag og resultat © Kjell Toft Hansen

12 Prosjektmål Effektmål Resultatmål Prosessmål
Hvilken effekt ønskes oppnådd i organisasjonen ved å gjennomføre prosjektet (for eksempel økt lønnsomhet, bedre arbeidsmiljø) Resultatmål Hva skal gjøres i prosjektet for å oppnå den ønskede effekten (for eksempel å utvikle et system). Prosessmål Hvilken effekt vil det å arbeide i prosjektet ha på prosjektdeltagerne (for eksempel å gi økt kompetanse i et spesielt utviklingsverktøy). © Kjell Toft Hansen

13 Prosjektets omfang Dette er et supplement til prosjektmålene og utdyper og presiserer hva prosjektet skal gjøre og hva det ikke skal gjøre slik at det ikke skal oppstå misforståelser. Beskrivelsen kan være i form av enkle modeller av funksjoner og data, i kombinasjon med, eller som tekst. © Kjell Toft Hansen

14 Rammebetingelser Absolutte krav til prosjektets gjennomføring og resultat Absolutte krav til ferdigdato Absolutte krav til kostnadsramme Myndighetskrav Drifts- og utviklingsmiljø Etc. © Kjell Toft Hansen

15 En klassisk prosjektorganisasjon
Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings-komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe © Kjell Toft Hansen

16 Kost/nytte Beregnbar nytte - effektmål Ikke beregnbar nytte
Bortfall kostnader som vi har idag Eks. drift gammelt system Innleie ekstrahjelp Utviklingskostander Driftskostander © Kjell Toft Hansen

17 Kostnader Utviklingskostnader – hva koster systemet vårt
Driftskostnader – vanligvis 10%-20% årlig av utviklingskostnadene © Kjell Toft Hansen

18 Sammenstilling: kost/nytte
© Kjell Toft Hansen

19 Risikoanalyse Finne frem til uønskede hendelser (risikofaktorer) som prosjektet må beskytte seg imot Bedømme sannsynligheten for at de skal inntreffe Analysere konsekvensene hvis de inntreffer Vurdere tiltak Presentere resultatet © Kjell Toft Hansen

20 Planlegging Faser og milepæler i et hytteprosjekt Forstudium
Planer og avtaler Bygging Valg av hytteprosjekt Klargjøring Godkjenning av planer og tegninger Hytta ferdig bygd Innflytting © Kjell Toft Hansen

21 Planlegging Aktiviteter i fasen: Forstudium
Diskuter ønsker med familien. Lag kriterier for valg av prosjekt. Sjekk mulige alternativer. Snakk med banken om lån. Velg 3-4 alternativer. Besøk alternativene. Sjekk pris og tilgjengelighet håndverkere. Anbefal hytteprosjekt for familien. Diskuter og vurder. Velg hytteprosjekt. far og mor mor far mor alle mor alle © Kjell Toft Hansen

22 Planlegging Ressurstildeling Vurdering av ressursbehov
Aktivitetens særtrekk Når den må/kan utføres Kvalifikasjonskrav Tilgjengelig tid for aktuelle ressurser Ressurstildeling/bemanning Sjekk den enkeltes ønsker Sjekk den enkeltes erfaring Identifiser opplæringsbehov Etabler arbeidsgrupper © Kjell Toft Hansen

23 Planlegging Kort om estimering
Nærmeste fase i prosjektet detaljestimeres, følgende faser estimeres på hovedoppgave nivå Dokumentér erfaringene fra estemering av en fase og bruk dem i neste Legg stor vekt på å bryte ned oppgaven i aktiviteter som kan beskrives presist mht. resultat og omfang Bruk andres erfaring © Kjell Toft Hansen

24 Planlegging Det finnes metodestøtte og verktøy, vurder bruk av slike
Verifiser estimatene, få en kollega til å gå igjennom dem sammen med deg Bruk enkle og forståelige regneregler og kriterier og dokumentér disse Vær mildt pessimistisk Vær ærlig © Kjell Toft Hansen

25 Planlegging Vanlige feil ved estimering Vi glemmer aktiviteter som
Opplæring, prosjektmøter, prosjektadministrasjon Vi har for dårlig kunnskap om oppgaven Vi mangler erfaringstall Vi definerer aktiviteter på for grovt nivå Vi estimerer for å selge prosjektet Vi glemmer å spørre den personen som faktisk skal utføre oppgaven Erfaringer oppbevares ikke til senere bruk © Kjell Toft Hansen

26 Er vi på rett vei? – oppfølging
Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Rapporter © Kjell Toft Hansen

27 Oppfølging Er å finne svar på Hvor er vi?
Hva har vi brukt av ressurser for å komme hit? Hvor skulle vi ha vært? Hvor lang tid er det igjen? Står det vi har brukt av ressurser i forhold til det vi har oppnådd? Hva gjør vi videre? © Kjell Toft Hansen

28 Oppfølging Enkelt system for oppfølging Prosjektstatus Aktivitetsplan
Rapporter fra hvert enkelt prosjektmedlem Ukentlige timerapporter Forbruk og estimert gjenstående pr. aktivitet Akkumulert forbruk og gjenstående pr. aktivitet Til styringskomiteen: Avvik Tiltak Framdrift pr. uke Prosjektstatus Plantall Nøkkeltall: Oppnådd i forhold til planlagt. Effektivitet i forhold til estimater. Før/etter plan Aktivitetsplan © Kjell Toft Hansen

29 Oppfølging Mulige tiltak
Kan motivasjonen økes? Kan oppgaver omprioriteres? Kan ressurser flyttes? Kan flere ressurser tilføres? Kan ”overheads” reduseres? Kan ambisjonsnivået justeres? Hvis ingen av disse tiltakene er tilstrekkelige må prosjektleder snarest Varsle ledelsen Foreta planlegging Be om godkjenning av nye planer © Kjell Toft Hansen

30 Oppfølging Bruk av PC-verktøy
PC-verktøy er et prosjektadministrativt hjelpemiddel PC-verktøy er til stor hjelp i uttegning og presentasjon av prosjektplanen Re-planlegging blir enklere med PC PC-verktøy gir mindre støtte i oppfølging – mange bruker da regneark Å utnytte et PC-verktøy effektivt fordrer at en bruker det ofte – i store prosjekter er dette en spesialistfunksjon PC-verktøy hjelper deg lite i selve tankeprosessen Det finnes mange bra produkter på markedet © Kjell Toft Hansen

31 Hvem gjør hva - organisering
En klassisk prosjektorganisasjon Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings-komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe © Kjell Toft Hansen

32 Organisering Å organisere er å fordele arbeidet uten å slippe roret
© Kjell Toft Hansen

33 Organisering Prosjektorganisasjonens roller Styrende Koordinerende
Styringsgruppen Prosjektleder Evt. Delprosjektleder Koordinerende Prosjektsjef prosjektleder © Kjell Toft Hansen

34 Organisering Utførende Rådgivende Prosjektleder Prosjektadministrator
Prosjektgruppen Rådgivende Kvalitetskontrollgruppe referansegruppe © Kjell Toft Hansen

35 Organisering – alternativ prosjekt-organisasjon
© Kjell Toft Hansen

36 Organisering – alternativ prosjekt-organisasjon
Fordeler Ulemper Likeverd Alle kan snakke med alle Styring likt fordelt Passer for kreative og nyskapende oppgaver Vanskelig og treffe beslutninger Lett for å oppstå uklarheter -> kaos Ressurskrevende Passer ikke for større prosjekter © Kjell Toft Hansen

37 Organisering - prosjektledelse
Å få ”mannskapet” til å ro i takt, riktig vei Det finnes håndgrep i det å utøve prosjekt-lederskap, det kan læres En prosjektleder er karakterisert ved: Hvem vedkommende er Hva vedkommende gjør Det er til stor hjelp å kjenne sin egen lederstil Det er ikke slik at bare en type egner seg som prosjekt-leder © Kjell Toft Hansen

38 Organisering - administrasjon
Prosjektadministrasjon er ikke prosjektledelse Prosjektledelse er Å nå mål ved å utnytte de menneskelige ressursene Typiske lederoppgaver Sette mål sammen med gruppen Ta beslutninger Veilede, utvikle og støtte medarbeidere Se helhet – bevare helikoptersynet © Kjell Toft Hansen

39 Organisering - administrasjon
Administrasjon av papirarbeid Rapportere status og framdrift Innkalle til møter, skrive møtereferat Ajourføre planer © Kjell Toft Hansen

40 Organisering – personlig lederstil
er du orientert mot mennesker eller mot oppgaver? Hvordan går det, hvordan føler du deg? La oss få noen resultater, la oss holde oss til saken! Er du støttende eller styrende? Jeg stoler på deg, dette vet jeg du kan, men bare spør om du lurer på noe Jeg har skrevet ned det du skal gjøre, husk å kontakte meg om det skulle skje noe uventet © Kjell Toft Hansen

41 Organisering – personlig lederstil
Oppgaveorientering eller menneskeorientering? “Dampveivalsen” “Byråkraten” “Sosialarbeideren” “Eksekvereren” Oppgaveorientering Menneskeorientering © Kjell Toft Hansen

42 Organisering – personlig lederstil
Støttende eller styrende? Oppmuntring Delegering Detaljstyring Deltagelse Støttende Styrende © Kjell Toft Hansen

43 Organisering – prosjektleders viktigste oppgaver
Prosjektleder har alltid ansvar for prosjektet overfor ledelsen Prosjektleder skal forankre prosjektet Prosjektleder skal bygge felles identitet Prosjektleder skal se helhet Prosjektleder har ansvar for informasjon Prosjektleder styrer møte-virksomheten Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er til-passet oppgaven Prosjektleder har ansvar for opp-følging og tilbakemelding til del-takerne Prosjektleder har ansvar for at planene er realistiske Prosjektleder bruker styrings-gruppen bevisst Prosjektleder går til ledelsen før ledelsen kommer til vedkommende © Kjell Toft Hansen

44 Organisering – prosjektleders største utfordring
Hvordan kunne ta ansvar når en ikke har full kontroll over forutsetninger, rammebetingelser og prosjektets omgivelser © Kjell Toft Hansen

45 Prosjektets informasjonsvirksomhet
Informasjon er viktig! Hvorfor svikter informasjonen? Informasjon blir prosjektets stebarn Informasjon er vanskelig Informasjon er motivasjon for endring © Kjell Toft Hansen

46 Prosjektets informasjonsvirksomhet
Veien til bedre informasjon Utpek en ansvarlig Vurder bruk av eksperter Målgruppeanalyse Planlegging av tiltak Utforming av informasjon © Kjell Toft Hansen

47 Prosjektets informasjonsvirksomhet
Målgruppeanalyse Hvem skal informeres og hvilken informasjon skal de ha? Sette opp et skjema Målgruppe Kjennetegn Holdning Organisatorisk tilknytning Opinionsdannere interesser © Kjell Toft Hansen

48 Prosjektets informasjonsvirksomhet
Planlegging av informasjonstiltakene Forventet effekt Hovedbudskap Virkemidler Budskapsformidler Tidspunkt Ansvar Budsjett evaluering © Kjell Toft Hansen

49 Prosjektets informasjonsvirksomhet
Utforming Bruk målgruppeanalysen og planen Gi så lite informasjon som mulig Gjør informasjonen så klar som mulig Si det så sterkt som mulig Hjelp mottakerne © Kjell Toft Hansen