Organisasjon og IT In 102 - Forelesning 11 15.4.2005.

Presentasjon om: "Organisasjon og IT In 102 - Forelesning 11 15.4.2005."— Utskrift av presentasjonen:

1 Organisasjon og IT In Forelesning 11

2 Aktuelle oppgaver Hvordan kan behov for IT variere i ulike organisasjonstyper? Hvilke spørsmål bør man stille seg når bedriftens IT-strategi skal utvikles? Hvordan kan IS støtte arbeidet på flere nivåer i organisasjonen? Hva er forskjellen på et bransjenøytralt og et bransjespesifikt IS?

3 Historisk introduksjon
Skiftende fokus 60', 70' Datahåndtering i store kostbare systemer. Transaksjonsbehandling – hullkort start 80' Brukervennlighet i personlige rimelige systemer Intuitivitet i regneark og tekstbehandling slutt 80' Nettverk og samarbeid. fram til i dag Internetworking 70% av ny programvare Integrasjon

4 Erfaringer ved innføring av nye IS
Arbeidsplass og prosess viktige ved utvikling og innføring av nye systemer. Viktige aspekter: Motivasjon Sosiale Politiske Aktører med forskjellige mål Endring av sosialt miljø - uforutsigbart Respekt for brukerne Arbeidstaker skal delta i utforming og få opplæring Ikke full frihet for systemutviklerne

5

6 Hvorfor ny teknologi Redusere kostnader
Bedre utnyttning av arbeidskraft Bedre produktivitet og kvalitet Fullstendig endring av arbeidsprosessen Politiske årsaker Telependling Flatere organisasjonsstruktur

7 Strategisk betydning av IT
Organisasjonens mål Nytteverdi - Lønnsomhet av IT-investeringer Bedre resultat? Høyere effektivitet? Bedre produkter og tjenester? Hva er bidraget til å nå organisasjonens mål? Men problemer med å oppnå gevinstrealisering –hvorfor? Uklare mål Manglende planlegging

8

9

10 Bakgrunn for vurdering av IT-behov
Må kjenne til organisasjonens virkemåte Organisasjoner er sosiale strukturer Arbeidsdeling Hierarkisk beslutningsstruktur Regel og prosedyrestyrt arbeid Hensikten er effektiv måloppnåelse Organisasjoner er forskjellige Struktur Mål Forretningside Lederstil Miljø

11 Organisasjonstyper (Minzberg) Oversikt
Småbedrift Funksjonsorientert organisasjon Kunnskapsorganisasjon Divisjonsorganisasjon Ad hoc-organisasjon

12 Småbedrift Enkel oppbygging Lite utbygd IT-funksjon vanligvis
Vanlige verktøy: Compact småbedrift – regnskap Standardprogramvare for produksjon avhengig av hva bedriften produserer Adobe Illustrator – Illustratører, Reklame Quark Express – Grafisk bransje Photoshop – Reklame, Grafisk bransje Autocad – Ingeniører, Arkitekter Osv

13 Funksjonsorientert organisasjon
Tradisjonell organisasjon hos mellomstore og store bedrifter Sentrale systemer som er tett koblet til organisasjonen Økonomi og administrasjon Rapportering og planlegging Eksempler på system: Agresso – lønn og personal SuperOffice – kundeoppfølging og dokumenthåndtering

14 Kunnskapsorganisasjon
Kunnskapsbaserte organisasjoner Læresteder Advokatkontor Sykehus Fagkunnskap er sentralt Ledelsen er begrenset til administrasjon Lite IT-bruk til administrasjon Avansert IT-bruk for å støtte fagfolkene Eksempler: SPSS – statistikkpakke Lovdata

15 Divisjonsorganisasjon
Vanlig i store organisasjoner Divisjoner med ansvar for egne forretningsområder Mange store IT-anvendelser Divisjonsspesifikke prosesser Fellesprosesser Eksempler på komplette virksomhetsløsninger: Baan ERP (Enterprise Resource Planning) Concorde SAP R/3

16 Ad hoc-organisasjon Prosjekt eller Task Force organisasjon
Forskning Høyteknologi Reklame Og andre ekspertbaserte Fungerer ved høy endringsfrekvens og store krav til tilpasning Ledelsen administrerer Lite IT bruk Avansert IT-støtte for fagfolk CosOilMarket markedssystem - ArchiSITE terrengmodell –arkitekter

17 Ulike bransjer – ulike behov
Bank og forsikring IT-intensiv bransje Store gevinster ved bruk av IT Andre IT-intensive: reiseliv, media, bilproduksjon Håndverksbransjer Ofte lite IT-intensive IT gir liten eller ingen produktivitetsgevinst

18 Virksomhetsprosesser
Virksomhetsproseeser organisering av arbeidet med å produsere bedriftens produkter Eksempler: Produktutvikling, ordrebehandling, produksjonsstyring, kundeforvaltning Strategiske virksomhetsprosesser prosesser som er avgjørende for totalproduktiviteten IT som støtter disse prosessene kan gi store fordeler Analyser virksomhetsprosesser og forbedringspotensiale nøye før eventuelle IT-investeringer.

19 IT-strategi IT-strategi To hovedforhold
bedriftsledelsens plan for styring av IT-investeringer slik at de øker produktivitet og måloppnåelse To hovedforhold Strategisk betydning og produktivitetspotensiale Organisasjonstype, bransje og konkurranseforhold

20 Aktuelle spørsmål når IT-strategi skal utarbeides.
Strategisk betydning og rolle? Organisasjonstype og rammebetingelser? Krav fra marked og bransje? Hvilke virksomhetsprosesser bør man fokusere på? Hvordan kan IT støtte samarbeid?

21 Prosess for å skape en god it-strategi
Forretningssystemer Vurdere eksisterende systemer Systemplanlegging Utvikle Business case (kostnader/fordeler) Infrastruktur Vurdere eksisterende infrastruktur Infrastrukturplanlegging IT-organisasjon Vurdere eksisterende organisasjon Organisasjonsplanlegging Utvikle business case

22 IT-strategi erfaringer (kilde it i praksis 2005)
Vanskelig å få sammenheng mellom Forretningsutvikling Utvikling innen IT IT-miljøet kommer haltende etter Barriere for forretningsutviklingen For lite involvering av lederne Botemiddel IT-lederen bør være med i toppledelsen IT-direktør oppnår bedre resultater enn IT-sjef eller systemansvarlig Tradisjonell strategi fungerer best under stabile forhold

23 Informasjonssystemer på ulike nivåer
Funksjonelle områder

24 Ledelsesnivå Oversikt Langtidsplanlegging
Overvåkning Systemkontroll Beslutningsstøtte Periodiske rapporter Langtidsplanlegging Ledelsesinformasjonssystemer (LIS) Skape oversiktelig informasjon fra prossesseringssystemene Beslutningsstøttesystemer (BSS) Analyse og anslag Simulering (Hva om?)

25

26 Nivå for kunnskapsarbeid
Støtte for produktutvikling Støtte for informasjonsspredning Integrasjon av informasjon. Gjenfinning av informasjon. Ta vare på ideer. Spare arbeid Referanse i markedsføring Ta vare på feilgrep Analyse Kontorautomatiseringssystemer

27 Operasjonelt nivå Støtte daglig arbeid
Salg, lager, betalingstransaksjoner, timeregistrering, betalingspåminning Lønningssystem Billettbestillingssystem Ofte klare fastlagte oppgaver med enkle regler og beregninger

28 Integrering Betyr at systemene er koblet sammen
Informasjon som samles av et system kan brukes i et annet Timeregistreringer på et produkt kan brukes i en rapport som viser timebruksfordeling for et helt konsern Unngår ny registrering av data Integrasjonen kan være mer eller mindre tett Tett integrasjon kan bli dyrt og komplisert.

29 Integrering

30 Bransjenøytrale informasjonssystemer.
Systemer som brukes i alle bransjer Kontorautomatisering Salg og markedsføring Økonomi Personaladministrasjon

31 Kontorautomatisering
Personlige produktivitetsverktøy Kan gjøre mye: 'End user computing' Kan være viktigste applikasjon for mange Samarbeidsverktøy Eksempler Microsoft Office Lotus Smartsuite StarOffice Outlook

32 Systemer for salg og markedsføring
Støtter prosesser i forbindelse med salg, distribusjon og annen mf. Anvendelser: Ordrebehandling og fakturering Salgsstøtte Nettbutikker ol. Statistikk og informasjonsanalyse Ikke så standardisert som andre områder Eksempler: Mamut pro, MSSiteServer Commerce Edition, SuperOffice, CRM5

33 Økonomisystemer Finnes overalt Småbedrifter bruker ofte regnskapsfirma
Store standardiserte systemer Regnskap Økonomistyring Eksempler: Unique, Visma Mulig å bruke en ASP Application Service Provider Leverer tjenesten ferdig driftet eksempel Visma som kan brukes over internett

34 Systemer for personalforvaltning
Lønnssystemer Lønnskonto Lønnsutbetaling Skatt Overføring Tidsavregningssystemer Personalvurderings og utvelgelsessystemer Eksempler Visma lønn, Oracle Human Resources

35 Virksomhetsportaler Intranett eller ekstranett portal
Internt i bedriften eller for samarbeidende bedrifter Samlingspunkt som gir tilgang til informasjon og systemer som brukes av flere Faktorer for vellykket innføring Nytenkning Klima for deling av kunnskap Involvering Selvbetjening PR og brukssituasjon Enkel bruk

36 Integrerte systemer Vertikal og horisontal integrasjon
Mer og mer vanlig Modulbasert

37 SAP R/3 Inneholder økonomi, innkjøp, ordre, lager, faktura, logistikk, veldikehold, lønn, personal Bygger på industristandarder: SQL, Unix og PC Modulbasert FI: Financial accounting SD: Sales and Distribution HR: Human Resources Management PM: Plant Maintenance and Service Management flere moduler for planlegging, styring og kontroll generelle og bransjespesifikke Internett, EDI Multinasjonale Språk, valutaer

38 SAP er et ERP Enterprise resource planning
Kan tilpasses organisasjonen Men Når tilpasningen er gjort blir det som "betong" Organisasjonen tilpasser seg til systemet Svært kostbart å endre Hva om bedriften blir kjøpt opp eller kjøper opp andre bedrifter?

39 Bransjespesifikke IS Spesiallaget for en bransje
Som regel knyttet til kjerneprosess Skreddersydd til bedriften

40 Vareproduksjon Produksjonstekniske arbeidsprosesser
Administrativ styring Fordeler: Effektiv produksjon med høy kvalitet Kortere oppdragstid Høy kapasitetsutnyttelse Mulig med Just in time og reduserte lageromkostninger Høy fleksibilitet - rasjonell variantproduksjon

41 Handel Tre strategiske prosesser IS gir rasjonelle prosesser
Salg og markedskommunikasjon Innkjøp Lagerhold og logistikk IS gir rasjonelle prosesser Strekkodelesere i kassa registrerer varesalg til økonomisystem, logistikk, kundeprofiler EDI etter hvert over til Web Services Handel over internett Automatisering av ordremottak og oppgjør

42 Bank og finans Tradisjonelt stor it-bruker Anvendelser:
Kontoforvaltning, Betalingsformidling, Kredittadministrasjon, Verdipapirhandel Banktjenester over internett

43

44 Transportnæringen Godstransport Persontransport Bompengesystemer
Logistikksystemer Datafangst ved terminaler Persontransport Elektroniske billetteringssystemer Informasjonssystemer Bompengesystemer

45 Undervisning Fjernundervisning Internett Fordeler Fagstoff Øvinger
Eksamensavvikling Fordeler Uavhengig av sted Uavhengig av tid

46

47 Hvordan IT påvirker organisasjonen

48 Aktuelle oppgaver Beskriv hvordan IT kan endre arbeidsprosesser ved automatisering, rasjonalisering eller Business Process Reengineering. Hva kan gjøres for å sikre at nye IT-systemer blir tatt i bruk i organisasjonen Hva forbinder du med disse begrepene: Kommunikasjons-, Filtrerings-, Overvåknings- Koordinerings- og Beslutnings-teknologi

49 Introduksjon Skal støtte primæroppgaver Formaliserbare oppgaver
Enkle regler Ikke formaliserbare oppgaver Samarbeidsprosesser Organisasjonskultur – et isfjell

50 Eksempel på uventet resultat
Telemedisin TMS-RiTø tungvint ambulerende tjeneste erstattet av telemedisin nytt system vakte lite begeistring hos ansatte - Hvorfor?

51 Konsekvenser av ny teknologi
Endringer i makt og autoritet privilegier og sosiale ulemper Organisasjonen er et gjensidig avhengig sosio-teknisk system.

52 IT og arbeidsprosesser
Forandring av arbeidsprosesser Automatisering Rasjonalisering Business Process Reengineering BPR

53 Automatisering Bruke data for å effektivisere eksisterende arbeidsrutiner. Eksempel behandling av lånesøknad beregne familiens betalingsevne beregne lånekostnader IT som støtteverktøy Brukes for å fjerne flaskehalser.

54 Rasjonalisering Strømlinjeforming av standard arbeidsprosesser
Eksempel behandling av lånesøknad overføring av data til oppfølgingssystem Hvis automatisering ikke fører fram

55 Endring av virksomhetsprosesser
Business Process Reengineering Eksempel Ford 400 regnskapsmedarbeidere Mazda 5 regnskapsmedarbeidere

56 Ett trinn lenger - paradigmeskifte
Stor endring i hvordan forretningen drives ved behov for å tilpasse seg. Overgang fra vanlig bank til nettbank

57 IT investeringer og organisasjonsendringer

58 IT og organisasjonsstrukturer
1958 Leavitt & Whisler – Management in the 1980's Mellomlederskiktet reduseres Applegate & Co Information Technology and Tomorrows Manager. Fra hiererki til kommunikasjonsnettverk med prosjektorientert gruppearbeid IT gir muligheter for Rask tilgang til nøkkelinformasjon Informasjonsspredning og deling Forminsker avstand i tid og rom Reduserer eller fjerner kjedelig rutinearbeid

59 Teknologi for forandring
Kommunikasjonsteknologi Filtreringsteknologi Gi lederne mindre, men mer relevant informasjon. Overvåkningsteknologi Overvåke operasjon, trender, konkurrenter. Oppsummere og integrere nøkkeltall. Management by Exception Koordineringsteknologi koordinere ressurser. Eks: møteinnkallelser Gruppevare Beslutningsteknologi Beslutningsstøtte Elektroniske møterom

60 Downsizing Mellomledere eller ufaglærte reduseres
Behov for kommunikasjons-, filtrerings- og overvåkningsteknologi

61 Outsourcing/ Tjenesteutsetting
Eksternalisering/Utskilling av oppgaver Vanlig Renhold, Snørydding, Kantinedrift Drifting av IT-løsninger ca 50% av de spurte hadde outsourcet hele eller deler av IT-området

62 Outsourcing Fordeler Ulemper Økonomisk Kvalitet Forutsigbarhet
Fleksibilitet Frigjøre kapital og mennesker Ulemper Miste kontroll Sårbar strategisk informasjon Avhengighet

63

64

65 Outsourcing Når er outsourcing aktuelt Outsourcing krever
Det som ikke er kjerneområde Ikke kritiske tjenester Ikke tømmer bedriften for nøkkelpersonell Når man mangler egen kapasitet/ekspertise Outsourcing krever kommunikasjonsteknologi

66 Fordeling av oppgaver mellom outsourcing og egne ressurser

67

68

69 Internett som endringsfaktor
Mange spådommer Økende tilgang og bruk av Internett e-post informasjonssøk underholdning Internett kan være infrastruktur for endringsteknologier Internett kan gi paradigmeskifter Handel over internett BITer Atomer

70 Internett som endringsfaktor
Bedriften og underleverandører kunder distributører og forhandlere Mulig å kutte ut mellom-mannen Kunden handler direkte over nett Vareinformasjon Bestilling Avhengighet av leveringstjenester Reklamasjonshåndtering Merkevarer Kundelojalitet Mellommannen har også sin plass - på internett Mellommann på internett: Upartisk informasjon, Større utvalg, Mulighet for sammenlikning. Produsenten kan konsentrere seg om det han er god på: produksjon. Hensyn til eksisterende forhandlernett.

71 Internet som endringsfaktor
Produsent og leverandører(B2B) Elektroniske marked Sammenliknende handel Lav lojalitet Finne beste betingelser Elektronisk hierarki Koblet sammen med EDI Langvarig forhold Integrasjonseffekt Marked eller hierarki? Produktkompleksitet

72 Hva kan vinnes – Reuters salg av nyhetstjenester over nett:
Bedre kundeservice Sanntids forretningsdrift Eliminasjon av overflødig arbeid Mer effektiv ordre og leveranse Lavere kostnader ved service og adm. Økt kundetilfredshet Bedre produkt og lavere kostnader

73 Forbrukerne på nettet (B2C)
Fordeler ved netthandel Alltid åpent Ikke avhengig av lokal forhandler Stort utvalg Mye informasjon Mulighet for god handel Bedre respons på kundekrav (On demand underholdning)

74 Forbrukerne på nettet (B2C)
Krav som må oppfylles (Amazon) Sikkerhet og personvern Merkevarer Tid Service og tillit Verdiøkning Lover og regler – et problem I vekst Nye varer og tjenester Behov for opplæring og alternative løsninger

75 Utfordringer ved utvikling og innføring av IS
Ta brukerne med i utviklingen eierskap og ansvarsfølelse Arbeidsprosessen Bevare balansen Systemutvikleren undersøker arbeidsprosessen Pilotgrupper Fare for feilmålinger Kritisk masse Samarbeidsstøttende systemer er avhengig av at mange nok bruker dem

76 Brukernes prioriteringer i fokus
Utvikler vs bruker Flytende spesifikasjoner Klassifisering av funksjonskrav nødvendige funksjoner viktige funksjoner greie å ha Prioritering