Oslo kommune, arkivforum for bydelene

Presentasjon om: "Oslo kommune, arkivforum for bydelene"— Utskrift av presentasjonen:

1 Oslo kommune, arkivforum for bydelene
Hovedpunkter i Noark 5 Oslo kommune, arkivforum for bydelene Synnøve Hellevik, Riksarkivet

2 Lover og forskrifter Lov om arkiv av 4. des. 1992 nr. 126
Forskrift om offentlege arkiv av 11. des nr (arkivforskriften) Begge trådte i kraft Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver av 1. des, nr (Riksarkivarens forskrift) Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avlevers eller overføres som depositum til Arkivverket Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter Ikrafttredelse

3 Elektronisk journalføring og arkivering i Noark
Arkivforskriften pålegger journalføring av inngående og utgående saksdokument etter offentlighetslovens § 3 (§2-6), i Noark-system hvis elektronisk journalføring (§2-9) Riksarkivarens forskrift kapittel IX pålegger bruk av Noark ved elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter (§ 2-1) § 2-2 åpner for at det kan gjøres unntak for spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner For dokumenter som ikke kommer inn under bestemmelsene om journalføring kan man benytte systemer som ikke følger Noark (§ 2-3)

4 Situasjonen i dag Noark 4 og SGK integrert i ett system (fra 2000)
”Alle” leverer integrerte funksjoner for journal, arkiv og generell saksbehandling Greit nok for tradisjonelt korrespondansearkiv for enkeltsaksbehandling Fagsystem (spesialisert saksbehandling) og virtualiserte løsninger Integrasjon med Noark-system begynner å bli fokusert Dette er relativt komplisert med Noark 4 NOARK 4 WebServices (fra 2006) er lite brukt stort sett én-til-én integrasjoner svært leverandøravhengig kostbar utvikling – lite gjenbruk

5 Hvorfor ny versjon av Noark?
Noark 4 er en suksess! MEN dekker ikke dagens utfordringer Standarden er Tolket ”feil” Rettet inn mot ”departementale enkeltsaker” For rigid i forhold til nye arbeidsformer Basert på noen premisser som ikke lot seg innfri System basert på Noark 4 Er vanskelig å integrere med fagsystem Ikke særlig egnet for nye arbeids- og organisasjonsformer Leverer svært kompliserte avleveringsuttrekk Løsningene inngir en følelse av ”falsk sikkerhet”

6 Internasjonale standarder
ISO og 2: 2001 Information and documentation - Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines) Internasjonal standard for Records Management (RM) MoReq - Model Requirements for the management of electronic records (EU-kommisjonen 2002) EU-standard for RM basert på ISO Revideres i 2007. ISO : 2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for Records Internasjonal standard for RM Metadata ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) ISO-standard for bevaring av arkiv 6

7 Utfordringer i forvaltningen
Sterkt politisk press for digitalisering Organisasjonsstrukturen og organisering av arkivdanningen tar nye veier Elektronisk kommunikasjon erstatter brevpost Selvbetjeningsløsninger erstatter vanlig saksbehandling Sikkerhetsløsninger vil kunne tillate elektronisk forsendelse av taushetsbelagte opplysninger Arkivfaglige krav og premisser må inn når system, prosesser og rutiner planlegges og spesifiseres

8 Noark 5 Del 1 Premisser og rammebetingelser Del 2 Noark 5-kjerne
Del 3 Komplett Noark 5

9 Fokus i Noark 5: ”Legomotor”
Arkiv er dokument som blir til som ledd i en virksomhet. Arkiv er med andre ord det samlede innholdet av den dokumentasjonen som blir skapt som resultat av alle aktiviteter som finner sted hos et offentlig organ, et privat selskap, en stiftelse, en person osv. Arkivet omfatter dermed samtlige arkivdokumenter med tilhørende metadata og den registreringssystematikken, som arkivdokumentene er organisert etter. I tillegg kan arkivet bestå av loggingsinformasjon og/eller transaksjonsopplysninger om systembruk, forretningsprosesser, dokumentflyt, saksflyt, arbeidsflyt eller annen prosessinformasjon.

10 Noark 5 angir stort sett HVA, ikke HVORDAN
Noark 5 definerer ikke et system, men et kravsett som vil legge til rette for ulike løsninger Noark 5 definerer ikke tabeller eller attributter, men Arkivstruktur Metadata Funksjonalitet Utvekslingsregler For deponering, avlevering og migrering er kravene sterke Obligatoriske metadata skal inngå i uttrekket, enten de ligger innenfor eller utenfor Noark 5-kjernen Godkjenning vil være basert på testing av uttrekket om strukturen er riktig, om obligatoriske metadata er med og grad av sikkerhet mht dokumentets autentisitet og integritet over tid. 10

11 Alt som blir til som ledd i en virksomhet
Noark 5 kjerne Selve arkivdanningskomponenten Inneholder minimumssett av Metadata Struktur Funksjonalitet Definerer det som er nødvendig for å kunne ha en systematisk og kontrollert arkivdanning produsere riktige uttrekk for avlevering til depot eksportere til eller importere fra andre Noark 5 løsninger Alt som blir til som ledd i en virksomhet Noark 5

12 Arkivstrukturen er løftet fram
Arkivstruktur er: Arkivets indre ordning Gruppering av dokumenter som hører sammen av forskjellige grunner Dokumenterer en enkelt handling Utgjør et saksforløp Gjelder en bestemt person Omhandler et bestemt emne Er produsert i løpet av et avgrenset tidsrom Arkivstrukturen er en konseptuell struktur, ikke teknisk 12

13 Noark 4 Noark 5 13

14 Nytt for Arkiv og Arkivdel
Det skal være mulig å opprette mer enn ett arkiv, for eksempel hvis flere arkivskapere går sammen om å bruke felles løsning Det skal være mulig å angi at flere arkivskapere til sammen bruker ett arkiv Det skal være mulig å dele en arkivdel opp i undernivåer

15 Nytt for klassifikasjon
Noark 4: ordningsprinsipp -> Noark 5: klassifikasjonssystem Fortsatt obligatorisk for sakarkiv, men ikke for alle typer arkiv Noark 4: ordningsverdi -> Noark 5: klassifikasjonsverdi Er nå del av arkivstrukturen Fremstod i Noark 4 som metadata på saksnivå Skal være tillatt å blande emnekoder og objektkoder i samme klassifikasjonssystem Krav om at bk-bestemmelser skal kunne arves til saksmapper som er knyttet til klassifikasjonsverdi Skal være mulig å registrere skjerming på klassifikasjonsverdi, som arves nedover i strukturen Endring

16 Nytt for saksnivået ->mappe
Mappe erstatter Sak Samler arkivdokumenter som hører sammen Skal være mulig å definere mappetyper Basismappe er obligatorisk i alle arkiv Minimum av metadata Saksmappe er obligatorisk for sakarkiv Dvs som inneholder korrespondanse Brukere og leverandører kan opprette egne mappetyper Byggesaksmappe, ansettelsessaksmappe, osv Kan være aktuelt å avlevere metadata som kommer i tillegg til de obligatoriske på disse Det skal være mulig å samle mapper i mapper, ubegrenset antall nivå

17 Nytt for journalpost -> registrering
Registrering erstatter journalpost Det skal være mulig å definere forskjellig typer registreringer ”Forenklet registrering” obligatorisk Minimum av metadata nødvendig i ethvert arkiv Skal ivareta arkiveringsplikten Journalpost obligatorisk for sakarkiv Korrespondanse, representerer innføring i journalen Skal ivareta journalføringsplikten Det skal være mulig å føye til ekstra metadata i tillegg til de obligatoriske En skal i tillegg kunne definere egne typer Inkonsekvent om organinterne: krav sier det skal være dokumenttyper for det, mens kapittel 11.5 om dokumenttyper ikke sier noe om det Arkivforskriften § 2-6 sier det er opp til organet, ny offentleglov med forskrift skal stramme inn på muligheten for unntak

18 Nytt for registrering forts.
Obligatoriske dokumenttyper journalpost: inngående og utgående Arkivforskriften § 2-6 pålegger ikke journalføring av organinterne dokumenter, de journalføres ”så langt organet finn det tenleg” Skal kunne opprette egne dokumenttyper i tillegg til obligatoriske Alle registreringer må knyttes til en mappe, men ikke nødvendigvis før det skal arkiveres i sin endelige, ferdigstilte versjon Ett arkivdokument skal kunne knyttes til flere mapper Et dokument kan være tilknyttet flere saker og være hoveddokument i flere journalposter Må fortsatt opprette egen registrering/jp per tilknytning til sak, men det bør kunne skje mest mulig automatisk

19 Nytt for dokument Dokumentbeskrivelse er metadata knyttet til enkeltdokument Ett dokument kan være hoveddokument i flere journalposter Kan tilhøre forskjellige arkiver Dokumentobjekt er fellesbetegnelsen på versjon, variant og format, knyttet til den enkelte datafila Dokumenter kan arkiveres (og avleveres) i flere versjoner Dokumenter unntatt offentlighet kan produseres i en offentlig variant (part eller publikum) Dersom flere versjoner av samme dokument skal avleveres, må alle versjoner konverteres til godkjent arkivformat

20 20

21 Eksportformat Data i systemet skal kunne eksporteres til et definert format for Avlevering til depot Migrering Avleveringsformatet i Noark 4 svært krevende Strukturerte data avleveres som tabelluttrekk i XML-format, dvs. at hver tabell i databasen skulle eksporteres til hver sin fil. Avlevering skulle også omfatte to rapportuttrekk: Journal og Sak- og dokumentoversikt, med den samme informasjonen Videreføres ikke i Noark 5 Arkivskaper skal kunne produsere Noark 5-uttrekk uten bruk av eksterne konsulenter En avlevering fra et system basert på Noark 5 vil bestå av en informasjonspakke som inneholder et stort antall filer

22 Overføring til arkivdepot
Dok Metadata for sak Hierarkisk XML-fil For hele uttrekket Dok Dok Metadata for sak Dok 1 Dok n Metadata for sak Dok

23 Metadata med kontekstinformasjon
All metadata-informasjon om den enkelte sak er knyttet sammen i én fil (dvs. robust) Et eksempel i pseudokode over innholdet i en XML-fil for en enkelt mappe. Denne mappen inneholder to registreringer (journalposter). Første registrering refererer til to enkeltdokumenter, hoveddokument og vedlegg. Andre registrering refererer bare til ett dokument. Alle dokumenter avleveres i bare én versjon (eller variant).

24 Sikkerhetsområdet er svært endret
Sikkerhetskravene i Noark-5 skal være fleksible nok til ikke å kollidere med andre regelverk Noark-5 skal ha (flere ulike) fleksible sikkerhetsmekanismer, slik at hvert organ kan bruke Noark-standarden på en måte som er i tråd med egne besluttede sikkerhetstiltak Standard skjermingskoder er fjernet og skjerming er løsrevet fra brukers autorisasjon (roller og rettigheter) Krav til logging blir mer omfattende og mer i tråd med MoReq2 Målet er å unngå ”falsk sikkerhet”!

25 Falsk sikkerhet Noark Noe ”arkivgreier” for arkivtjenesten
Publiserer Riks- arkivaren Men hva er godkjent? Tilsyn Oppslag Spesifiserer Forvaltnings- organet Noark Pålagt å bruke Noe ”arkivgreier” for arkivtjenesten Utvikle system Leverandør-kunde Men hva er levert? Leverandøren Men hva med ledelsen og IKT-enheten? Har ”godkjent system” Ledelsens styringsrett De andre ”solene” DT, NSM, KT ”Teknisk” vs ”kvalitet”

26 Hovedperspektiver i sikkerhetskapitlet
Informasjonssikkerhet er et stort område De tekniske sikkerhetsfunksjonene utgjør bare en avgrenset del av informasjonssikkerheten Forvaltningsorganet er selv ansvarlig: Leverandøren av et Noark-system verken kan eller bør prøve å ta et ansvar for helheten i kundens informasjonssikkerhet Informasjonssikkerhet er rettslig regulert I beskjeden grad gjennom direkte regulering (spesifikke krav til informasjonssikkerheten) I større grad indirekte regulert, gjennom parters og registrerte personers og allmennhetens rettigheter 26

27 Redusert omfang av obligatoriske krav
Det må være mulig å plassere sikkerhetsfunksjoner utenfor Noark-systemet enten i fagsystem eller i eksterne, dedikerte sikkerhetsmoduler (som anbefalt/predikert i MoReq1) også behov for samvirke med sikkerhetsløsninger helt utenfor den enkelte etat (Altinn, sikkerhetsportal, “meldingsmeglere”...) “Redusert omfang” ligger altså først og fremst i at sikkerhetsfunksjoner kan legges utenfor Noark-systemet og innebærer ikke at sikkerhet skal ses som “mindre viktig” Antallet anbefalinger er likevel ganske høyt, fordi det bør åpnes for mange måter å autorisere tilgang på Mer ”praktiske forskjeller”, mens neste ark er mer ”prinsipielle forskjeller” 27

28 Prinsipielle forskjeller fra Noark 4
De viktigste og mest grunnleggende forskjellene fra Noark 4 ligger i kravene til autorisasjon Lesetilganger i Noark 4 er grunnleggende “need-to-protect”-orientert (prinsipielt åpent, eksplisitte skjerminger) Skrivetilganger i Noark 4 er grunnleggende “need-to-know”-orientert (prinsipielt stengt, eksplisitte tilganger) I Noark 5: Ikke nødvendigvis forskjellige mekanismer for lese- og skrivetilganger En etat skal kunne gjennomføre både “need-to-know”-orientert og “need-to-protect”-orientert autorisering Skjermingskoder ikke lenger knyttet til lesetilganger for “klarerte brukere” 28

29 Forskjeller fra Noark 4 Kravet om en egen modul som skal ”styre og overvåke all bruk av systemet” er fjernet Obligatoriske sikkerhetskrav i Noark 5 er begrunnet i konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet for arkiver, metadata og dokumenter – det som har med arkiv å gjøre Krav som inngir falsk sikkerhet er fjernet Kapittelet med prosessrelaterte rettigheter, er tatt helt ut – erstattet av et generelt rammeverk

30 Integrasjon i Noark 5 Hva skal integreres? Hvordan? Fagsystem
Andre Noark-system E-post Tekstbehandler Samhandlingsrom … Hvordan? Definerer funksjonskrav i form av et grensesnitt som spesifiserer konsistenskontroller og regler for hva som skal utføres Definerer utvekslingsformat som brukes til automatisk journalføring av e-poster og saksdokument

31 Alt som blir til som ledd i en virksomhet
Integrasjon Alt som blir til som ledd i en virksomhet Noark 5 NOARK 5-systemer kan knyttes til det enkelte fagsystem Mulig med integrasjon for mange-til-mange systemer med utvekslingsformatet

32 Noark 5 Kjerne vs. Komplett Noark 5
Noark 5 Kjerne er spesielt tenkt for fagsystem Noark 5 Kjerne kan også brukes når flere organ ”deler” en database og journal- og arkivstrukturen, der brukergrensesnitt, brukerregister, adresseregister, sikkerhetsregime, brukerprofiler mv. kan være plassert et annet sted enn i selve Noark 5 Forvaltningsorganet må selv bestemme om det er tilstrekkelig å tilfredsstille bare kravene i Noark 5 Kjerne, eller om også (deler av) Komplett Noark 5 skal oppfylles når det er bevaringsverdige dokumenter gjelder kapitlene om bevaring, kassasjon og avlevering når det er krav om å produsere offentlig journal gjelder kravene om offentlig journal osv.

33 Utfordringer til arkivskaperne
Stille de relevante kravene, ikke ”alle krav i Noark 5” Vite at det faktisk er krav om at også fagsystem skal tilfredsstille Noark-standarden Venne seg av med en del rigide krav i Noark 4 Tenke effektive løsninger - Noark er ingen tvangstrøye

34 Utfordringer til leverandørene
Se på Noark 5 som Norges svar på ERMS-standarder Være villig til å bygge inn Noark 5-kjernen på en god måte Dette gjelder også (og kanskje særlig) fagsystemleverandørene Legg til rette for gode løsninger – Noark er ingen unnskyldning for dårlige løsninger