Kunsten å jobbe effektivt

Presentasjon om: "Kunsten å jobbe effektivt"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kunsten å jobbe effektivt
Godt nok ? ”Hvor mye må du vite om en elefant før du vet at det er en elefant”

2 ”Godt nok for å si ja eller nei”

3 Hensikt Bolk 1 Bolk 2 Systemkrav og effektiv saksbehandling
Hva trengs av dokumenter Bolk 2 Ulike løsninger som kan brukes Sjekklister

4 funksjon, part, tilsyn, klage, protest, myndighet, service…
BE Krd Komm-unen Nabo/ part Media Ansvarlig søker Fylkesmann Tiltaks-haver

5 Effektiv saksbehandling
Forutsigbarhet Holde det man lover – love det man holder Service og serviceerklæring Forståelig regelverk (dispensasjon eller likhet for loven?/ tillatelse eller tilgivelse) Politikere og adm – hånd i hånd (synsing og vennskap/kjennskap) Enkelt gebyrreglement – medgått tid Prioritering av saker og forhold Holdning Kunde – bruker – innbygger – pest og plage Offentligrettslige og privatrettslige forhold Skjønns- og hjemmelsforståelse Rettslig skjønn, lov, rettspraksis, forskrift, vedtekt, vedtak interne saksrutiner Interne rutiner, praksis, privat skjønn

6 ”Forenkling er krevende”
Klar målsetning med arbeidet Klar prioritering ikke alt er like viktig Enkelt gebyrreglement Inntekt = utgift Basert på medgått tid = måle tiden Enkel serviceerklæring ytelser – frister – garanti Enkel saksbehandlingsprosess Enkle rutiner som brukes av alle Enkle, forståelige vedtak Hva er offentligrettslig – hva angår kommunen Må alle kommuner har hver sin måte?????

7 Tre innfallsvinkler Gebyrreglement Service- og serviceerklæring
Styringssystem

8 Gebyrreglement

9 Gebyrreglementet - forutsetninger
Selvkostprinsippet (VA) Pr sak Timebasert – medgått tid Konjunkturavhengig Fondsavsetning

10 Effektiv tid

11 Timepris

12 Konsekvens for kommunen
Ca timer fakturerbar saksbehandling pr år (1 sak = 5 timer/ saker pr årsverk) Enkelt reglement Enkelt for tiltakshaver Tøffere for søker (mangler belastes tiltakshaver) Lave gebyrer for gode søknader

13 Maks tidsbruk pr sak/ 750.- pr time
Type sak Melding Enkle tiltak 1 trinns 2 trinns Kurant 4t 8t 12t Omfattende 16t 24t Meget 36t Større prosjekt Med-gått tid

14 Utdrag fra gebyrregulativet – NN kommune

15 Utdrag fra gebyrregulativet – NN kommune

16 Utdrag fra gebyrregulativ – NN kommune

17 Service og serviseerklæring

18 Eksempel på serviceerklæring

19 Eksempel på serviceerklæring

20 Eksempel på serviceerklæring

21 Styringssystem

22 Visjon ”Sunne hus og gode utemiljøer”
”Bebyggelse skal reises og ivaretas med vekt på krav til sikkerhet, funksjonalitet og estetikk på en slik måte at innbyggere og omgivelser opplever at kommunen har et godt og sunt bo-, arbeids-, og livsmiljø”

23 Mål/Strategi Troverdighet skal være vårt framtredende kjennetegn.
Vi skal utarbeide og etablere standarder, krav og føringer som grunnlag for vedtak. Vi skal innføre strengere krav til vår og kundens kvalitetssikring. Vi skal ha en effektiv og dynamisk organisasjon tilpasset de krav og forventninger som våre omgivelser stiller. Vi skal utvikle en resultatorientert organisasjon med interessante oppgaver i et attraktivt arbeidsmiljø med dyktige medarbeider med høyt engasjement.

24 Effektiv saksbehandlingsprosess
Servicet. mottak saksbeh. Doksent.

25 Hovedprosesser saksbehandling
Arkivering Servicetorg Hovedprosess saksbehandling for BBBE ( OVERORDNEDE : Forvaltningslov , offentlighetslov kommunelov arbeidsmiljølov forurensningslov PBL seksjoneringslov INTERNE Kommunale planer vedtekter normer politiske vedtak serviceerklæring gebyrregulativ ) Interne støtteprosesser Krav og føringer Kontroll Uavhengig egen sidemann revisjoner skjenkekontroll Saksmottak Fakta / dokumentasjon Søknad Vurdering Sluttbehandling Tilsyn Ulovligheter Høring Tvangsmulkt Uavhengig kontroll Protester Dispensasjoner Klage Registrering Saksmottak Saksbehandling byggesak Vedtak Byggesaksbehandling Ledelsesavklaring Juridisk kontroll / hjemling Fakturakontroll Politisk behandling Gebyrberegning / Fakturering Saksbehandling andre saker - Vedtak Administrativt Politisk behandling

26 Prioritering av saker Saker som angår sikkerhet og fare for liv, helse og miljø. Politiske saker/bestillinger. Enkle tiltak/meldinger hvor alle forhold er funnet i orden. Samfunnsnyttige tiltak med høy nytte-/kostfaktor og hvor tid/økonomi er en begrensende faktor. Tiltak hvor flere aktører/parter/større aktører/sentrale instanser er involvert/berørt. Ulovligheter/klager hvor forannevnte punkt er aktuelle. Mindre saker med innhold som angår en/få parter. Forhold som angår mindre vesentlige punkter. Mindre ulovligheter/mindre klager på mindre forhold som angår en/få parter.

27 Geografisk prioritering
Sentrum og sentrumsnære områder Områder for fortetting (husk stier og snar!) Hovedvassdrag, vannspeil, bekker LNF-områder, grenser

28 Prioritering av tema Fortetting med kvalitet
Rimelige skjønnhetshensyn – i forhold til seg selv og omgivelsene Dokumentasjon Fukt, bæring, setning, brann/sikkerhet, dokumentasjon Funksjonalitet Miljøvennlige løsninger (energi/avfall)

29 Prosessuell prioritering
Midlertidig brukstillatelse Ansvarsrettordningen Tilsyn eller kontroll som valgt saksbehandlingsmetode Hver 10. sak grundig En type dokumentasjon som vurderes grundig i alle saker over en tid

30 KS-dokumentasjon Prosess Prosedyre Instruks Sjekkliste Attestasjon
Avvik

31 KS i bruk – sjekklister m.m.

32 INNHOLD i KS-håndbok 1 Innledning 2 Organisasjon 2.1 Generelt
2.2 Virksomhetens visjon, idé og mål 2.3 Organisasjonskart 2.4 Rådmannen 2.5 Funksjonsbeskrivelse, ansvar og myndighet 2.6 Intern og ekstern kommunikasjon 2.7 Verneombud/AMU 2.8 Brukere

33 3 System for kvalitetsstyring
3.1 Overordnet styringssystem 3.2 Styringssystem for virksomheten 3.3 Kvalitetshåndbok 3.4 Dokument- og datastyring 3.5 Registreringer 3.6 Prosessbeskrivelse

34 4 Ledelse 4.1 Ledelsesform 4.2 Virksomhetsplan 4.3 Økonomiske mål 4.4 Kvalitetspolitikk 4.5 Miljøpolitikk 4.6 Kvalitetsmål og strategier 4.7 Rapportering og oppfølging

35 5 Personal 5.1 Personal- og kompetanseutvikling 5.2 Personaloversikt, stillingsbeskrivelser 5.3 Styrende og støttende dokument

36 6 Saksbehandling 6.1 Generelt Prioriteringer 6.2 Ansvar 6.3 Støttefunksjoner - Servicetorg og dokumentsenter 6.4 Saksbehandling i byggesaker 6.4.1 Registrering 6.4.2 ”Saksmottak” 6.4.3 ”Byggesaksbehandling” 6.4.4 Ulovligheter/forelegg 6.4.5 Tilsyn 6.4.6 Tvangsmulkt 6.4.7 Seksjonering

37 6.4.8 Delesaker 6.4.9 HMS – risikovurdering Saker til politisk behandling Dispensasjoner (kommuneplanens arealdel, reguleringsplan, andre) ”Krav og føringer” 6.5 Prosedyrer, instrukser, maler og sjekklister 6.6 Godkjenning/kontroll (egen, sidemann) 6.7 Godkjenning/kontroll av revisjoner (egen, sidemann) 6.8 Serviceerklæring 6.9 Saksbehandlingstid 6.10 Gebyrberegning/fakturering 6.11 Klagebehandling 6.12 Innkjøp/Anskaffelser/Avtaler/Kontrakter 6.13 Saksbehandling i skjenke- og bevillingssaker Administrativt Politisk behandling HMS – risikovurdering

38 7 Utvikling 7.1 Forbedringsvirksomhet 7.1.1 Korrigerende tiltak 7.1.2 Forebyggende tiltak 7.1.3 Forslagsvirksomhet 7.1.4 Utviklingsvirksomhet 7.1.5 Avvik og avvikshåndtering 7.2 Brukertilfredshet 7.3 Medarbeiderundersøkelse 7.4 Innbyggerundersøkelse 8 Sikkerhet og beskyttelse 9 Normer 10 Definisjoner og begrep

39 Sjekklister - forslag MOTTAK AV SAK - DOKUMENTASJONSKONTROLL
FORHÅNDSKONFERANSE BEHANDLING AV SAK - VURDERING AV INNHOLD I SØKNAD DOKUMENTASJON / TEGNINGER / BYGGESAK BYGGESAK TIL POLITISK BEHANDLING IGANGSETTINGSTILLATELSE MIDLERTIDIG BRUKSTILLATELSE FERDIGATTEST ARKIVERING  FRADELING KLAGESAKSBEHANDLING ULOVLIGHETER KVALITETSSIKRING AV BYGGESAKSBEHANDLING, SIDEMANNSKONTROLL AVVIKSBEHANDLING BEHANDLING AV SAK – SEKSJONERING/RESEKSJONERING TILSYN

40 1 K-2000, registrering/postføring/merknader riktig utført? 2
Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes) Ja Nei Kommentar 1 K-2000, registrering/postføring/merknader riktig utført? 2 Behandling, skal denne saken behandles av NN kommune? 3 Søknadsskjema, er dette komplett utfylt og underskrevet? 4 Dispensasjon, foreligger forhold av betydning som krever disp.? 5 Situasjonsplan og naboliste, nyere enn 6 mnd.? 6 Gjenpart av nabovarsel, er tiltaket komplett beskrevet? 7 Situasjonsplan, er tiltaket inntegnet og tilstrekkelig målsatt? 8 Parkeringskrav, er dette dokumentert på situasjonskartet? 9 Erklæring fra nabo, foreligger dette underskrevet? 10 Protester, er det innkommet protester? 11 Usikre grenser, er det behov for innmåling/oppmåling/grensejust.? 12 Adkomstforhold, nye/endringer? 13 Plantegninger, er areal påført? (M=1:100) 14 Fasadetegninger, tilstrekkelig med terrenglinjer før og etter? (M=1:100) 15 Estetikk/utforming, tilstrekkelig dokumentert? 16 Utomhusplan, tilstrekkelig dokumentert? (m2 og kvalitet) 17 Ansvarsrett, for PRO/KPR-UTF/KUT underskrevet? 18 Kontrollerklæring, for PRO underskrevet? 19 Fullmakt, foreligger dette der søker underskriver for tiltakshaver? 20 Erklæringer, forhold ved tiltaket som krever erklæringer? 21 Tinglysing, er forhold av betydning for kommunen tinglyst? 22 Unntatt offentlighet, skal sak/dokumenter unntas fra offentlighet? 23 Tidsfrister, har saken til nå vært behandlet innen gitte frist? 24 Milepæler, er aktuelle milepæler/merknadsfelt i K-2000 utfylt? 25 K2000, er saken såpass mangelfull at den avsluttes og arkiveres? 26 Konnerudkvoten, ny boenhet på Konnerud (sjekk postnr./adresse)? 27 Ulovligheter, som bør følges opp? 28 Tilsyn, dokumenttilsyn? 29 Ansvarlig søker/tiltakshaver, er kontaktet/ringt opp? 30 Søknaden er klar for behandling 31

41 DOKUMENTASJON / TEGNINGER / BYGGESAK
Dato for mottak hos SAKB: Dato ut SAKB: Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes) Ja Nei Kommentar Form, alternativer: 1 Brev om tilsyn, evt. supplerende dokmentasjon er mottatt (brevmal) 2 Dokumentilsyn i innsendt sak Grunnlag: 3 PBL og forskrift, preaksepterte løsninger, NBI, Norsk Standard 4 Ansvarsrett og kontrollerklæring for prosjektering 5 NBR-standard: Spesifikasjon for kart og for tegningsmateriale Tegninger, krav til innhold: 6 Tegninger, entydig merket, datert og signert 7 Situasjonsplan, med hovedmål på tiltaket Avstand til grenser og til senter vei (vegloven) 8 Planer, snitt og fasader i hensiktsmessig skala, vanligvis 1:100 Snitt: kotehøyde på sokkel evt. gulv 1. etg, etasjehøyder Mønehøyde skal fremgå av snitt, med kotehøyde evt. mål Eksisterende og nye terrenglinjer på fasader 9 Planer, planløsning med angivelse av rombetegnelser og areal Fast innredning på bad og kjøkken, vertikale kanaler Branncellebegensende vegg markeres med brannklasse Dimensjonering, brukbarhet: 10 Parkeringsplasser, tilstrekkelig bredde x lengde, inne / ute (NBI) 11 Manøvrering av kjøretøy, tilstrekkelig dim. (plan-mal) 12 Sykkelparkering, hensiktsmessig i boliganlegg 13 Avfallshåndtering, plassering, adkomst for henting 14 Brukbarhet for alle, minstekrav: bl.a. trinnfri adkomst til hovedinngang 15 Minstestørrelser ved planløsning av leiligheter: 2-roms leil. bør ha kjøkken + stue =>25m2 (husbanken) Plass til vask- / tørk- funksjon på bad / vaskerom Boder i leiligheter, 3m2 inne, 5m2 sportsbod Annet lovverk: 16 Arbeidstilsynet 17 Mattilsynet 18 Helse, støy / ventilasjon 19 20 Merknader vedrørende dokumentasjon, henvendelser o.l. i saken (husk datering/sign). Dato Underskrift (SAKB)

42 Er det mulig å ha sjekklister som er like i kommunene?