Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset

Presentasjon om: "Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset"— Utskrift av presentasjonen:

1 Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset
Prosesser, gruppearbeid, tidsplanlegging og fallgruber Kirsten Ribu 2007

2 I dag Hva er et prosjekt? Planlegging, gjennomføring
’dette _kan_ vi!!! ’ ? Planlegging, gjennomføring Problemer og konflikter

3 En engangsoppgave

4 Hva er et prosjekt? Fra latin: ”projectus” - noe som er kastet fram
Et prosjekt er en arbeidsoppgave med følgende egenskaper: En engangsoppgave: Noe man ikke har gjort før og ikke kommer til å gjøre igjen med det første. Leder fram til et bestemt resultat Er ofte tverrfaglig og berører mange i organisasjonen: krever forskjellige typer ressurser Er begrenset i tid

5 Hva slags prosjekt skal vi gjøre?
Studere bruken av informasjonsteknologi, feks i en bedrift på en bestemt skole i en bestemt brukergruppe (for eksempel studenter, skoleelever, eldre, innvandrere)

6 Eksempler på datasystemer
Internett (for eksempel bruk på en skole) Tomra pantemaskiner NSBs billettsystem Lønns- og personalsystemer Timeregistreringssystemer Billettbestilling Røntgen (MR)

7

8 Gruppen finner et prosjekt
Ta kontakt med bedrifter, skoler

9 Hva skal vi gjøre? Beskrive organisasjonen/bedriften
Samle data gjennom intervjuer Kartlegge bruken av IT systemer Beskrive anvendelse og opplevelse av denne bruken Problemer

10 Hva er en prosess? Ethvert arbeid er en prosess som består av to ting:
beslutninger og handlinger Eks. Fylle ut selvangivelsen: Beslutning: Ta avgjørelser basert på skattereglene Handling: fylle ut riktige felt og gjøre beregninger

11 Planlegging Ressurser: Problemdefinering Planlegging av arbeidet
mennesker (kunnskap og erfaringer) tid Problemdefinering tolkning av oppdraget: forhandling mellom interesser vurdering: kan oppdraget gjennomføres med tilgjengelige ressurser? Planlegging av arbeidet oppdeling i arbeidsoppgaver samordning av arbeidsoppgavene

12 Oppdeling i arbeidsoppgaver
Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Samordning av arbeidsoppgavene Hvordan henger del-resultatene sammen? Hvordan skal ressursene fordeles? Planleggingsverktøy: milepælplan: resultater koblet med tid ansvarskart: hvem er ansvarlig for hva

13 Noen ord om gruppearbeid
Vær forberedt til prosjektmøtene Lytt til andre: prosjektarbeid er samarbeid. Vær positiv: Unngå å kommentere negative sider ved prosjektet. Negativitet har en tendens til å spre seg. Si fra: Ta opp ting som trykker/irriterer. Gi konstruktiv kritikk: Hva kan gjøres bedre og hvordan? Kulturelle forskjeller: Prøv å forstå bakgrunnen for uttalelser og holdninger

14 Prosjektarbeid Fordel roller med tilhørende oppgaver
Organiser arbeidet Lag regler for hvordan arbeidet skal utføres Lag tidsplan

15 Oppgaver: møteledelse referat oppfølging og kontroll av vedtak
ledelse av oppgaveløsning timeføring Skriving av rapport

16 Roller og regler Én person kan gjerne ha flere roller. Rollene kan gjerne byttes eller omdefineres i løpet av prosjektperioden. Forslag til roller med oppgaver: Prosjektleder: møteledelse, oversikt, oppfølging og kontroll av vedtak Webansavarlig Kontaktperson kontakt og avtaler med omgivelsene: prosjektsted, kursansvarlig Skrive-ansvarlig fordeling og oppfølging av skrivejobber,

17 Det bør være regler for møter: tidspunkt, varighet, taletid
beslutninger: beslutningsdyktighet, dokumentasjon, ansvar referat: ansvar, omfang forføyninger: reaksjoner ved regelbrudd

18 Vanlige problemer i gruppearbeid:
Ujevn arbeidsinnsats blindpassasjerer ildsjeler ulikt ambisjonsnivå de som bare vil bestå de som har høye ambisjoner ulikt kunnskapsnivå ”verdensmestere” de som ”eier” prosjektet ulik tolkning av oppgaven

19 Hvordan finne balanse mellom at alle skal lære det de ikke kan
alle skal lære mest mulig alle gjør det de kan

20 Løsninger For å unngå konflikter: gjør avtaler om ansvarsfordelingen
dokumenter alle beslutninger (skriv referat med beslutninger) kommuniser også skriftlig (f.eks. e-post) meld fra dersom du må bryte en avtale

21 Løsninger Ved konflikter: ta tak i konflikten før den er stor
prøv først å løse den selv ta opp problemet med de(n) det gjelder bli enig om løsning: måte og tidsfrist søk hjelp hos lærer dersom konflikten synes uløselig

22 Prosjektplanlegging Prosjektplanlegging

23 Sammenheng prosess – prosjekt
Faser i prosjektet blir til ” milepæler” i en prosjektplanen Innhold i fasene blir til leveranser, beskrivelser, dokumentasjon.

24 Tidsplan – Et Gantt diagram
Slakk

25 Tidsplanlegging

26 Avhengigheter Det er avhengigheter mellom enkeltaktiviteter eller større deler av et prosjekt En aktivitet = et avgrenset stykke arbeid (for eksempel: utarbeide spørreskjema, intervjue mennesker) Har et antatt tidsforbruk Kan ikke starte før en eller flere andre aktiviteter er avsluttet Bruker bestemte ressurser (mennesker) Har et navn

27 Aktivitetsdiagram med avhengigheter (aktivitetsnettverk)

28 Personallokering

29 Risikostyring Identisfisere Analysere Planlegge Overvåke

30 Identifiser risiki Hva kan skje i gruppen?
Hvilke tiltak skal vi sette inn om dette inntreffer? = Risikostyring!

31 Øvelse Sitt sammen og tenk over hva som kan skje i din gruppe, skrive det ned, tenk på tiltak.

32 Neste uke Grupper: Finn navn. Øvelse: Gruppedynamikk.
Forelesning: Hva er etikk? Litt teori. Etiske aspekter ved bruk av datateknologi.