Elektroniske arkiver Utfordringer og krav

Presentasjon om: "Elektroniske arkiver Utfordringer og krav"— Utskrift av presentasjonen:

1 Elektroniske arkiver Utfordringer og krav
Hei alle sammen. Mitt navn er Evelyn Kvamme Wold Og kommer fra Bergen Byarkiv Ved byarkivet har jeg som oppgave å bygge opp et historisk elektronisk arkiv. Jeg er kommet her i dag for å snakke om ”Elektroniske arkiver Utfordringer og Krav”

2 Det fysiske og det psykiske arkiv
Det fysiske arkiv Brukervennlig og Troverdig Oversiktlig og forståelig håndfast gammelt og anerkjent Det psykisk arkiv Abstrakt uforståelig uten verktøy, maskiner programmer etc. Fremmed og skremmende ny terminologi Verktøy Dataformater Maskiner/utstyr Metadata Kompetanse Se og tolke

3 Hva er et elektronisk arkiv
Etter definisjonene i arkivlovens forskrifter §2a og b samt §2-14 må vi kunne forstå et elektronisk arkiv som: All informasjon som blir skapt, lagret og behandlet elektronisk, samt dokumentasjon som beskriver systemets metadata. Forskriftenes §2a og b Et arkiv = all informasjon som blir til som et ledd i virksomheten og lagret for senere bruk. Samtidig spesifiserer §2-14 krav om at det elektroniske arkivmaterialet skal være godt nok dokumenterte slik at det også kan nyttes etter overføring til arkivdepot. Slik dokumentasjon kan blant annet være kravspesifikasjoner, datamodeller,, systemdokumentasjon, kontrakter etc Dette er informasjon om sammenhenger, avgrensninger og bruk.

4 ”Data om data ” METADATA Beskriver struktur ,sammenheng
(kontekst), bruk og mening med data. Eksempler kan være Datamodell Funksjonsbeskrivelse Rutinebeskrivelse Dataflytdiagram Brukermanual Recordbeskrivelse Regelsett Svært viktig at denne informasjonen ligger samlet med selve datainnholdet, for at man skal kunne gjenspeile i hvilken kontekst dataene ble til. Hvem gjorde hva, når tid. Etc For eksempel sier en fil/tabell med ansatte lite, før vi vet at arkivet tilhører en spesifikk bedrift. Et eksempel på hvordan metadata påvirker betydning og oppfatning er for eksempel en aprilspøk som står i en avis datert 1.april. Dersom denne historien hadde stått i en annen kontekst ville historien fått en helt annen mening. Tenk dere at dere skal kjøpe ny bil, dere ser at den er rød. Type bil og og lignende kommer også frem ved å se på den. I noen tilfeller kan man anta årsmodell pga enkelte kjennetegn. Slik er det også med data. Men du vil aldri kjøpe bilen uten å skaffe tilveie flere metadata, eks historikk hvem har eid bilen, har den vært kollidert tidligere etc etc. Struktur kan deles opp i begrepene FUNKSJONER, PROSESSER og TRANSAKSJONER . Gjenspeiler HVEM, HVA ,HVOR og NÅR Kort fortalt sier Prosessene : at noe skal skje i visse tilfeller Funksjonene Er de/det som får noe til å skje Transaksjoner er informasjon som går mellom prosesser og funksjoner ”Beskrivelse av kjente feil og mangler er også viktige metadata.”

5 Eksempler på Elektroniske arkiv
Alt fra små medlemsregistre til større fagsystem lagret i ulike typer databaser. Dokumenter lagret i tekstbehandlingsfiler E-post meldinger Web-sider Digitale filer inneholdende lyd, bilde og film Det jeg konsentrerer meg mest om i denne omgang er fagsystemene. Det som har vært av korrespondanse / brev inn og ut Har til nå og blir fortsatt kopiert og lagt i fysiske arkiv. Men her er store utfordringer på sikt når det gjelder standarder og hva som er viktig å ta vare på innhold eller innhold + layout.?

6 Forskjellen på analog og digital bevaring
ANALOGE MEDIUM og INNHOLD hører sammen og bevares slik at det ikke forringes. DIGITALE Bevare INNHOLDET sammen med METADATA, og føre kontinuerlig kontroll med at INNHOLDET er lesbart og tilgjengelig. ”teknologien er uvesentlig så lenge formatene er intakt!” Med analoge menes : papir, tre , stein etc Medium og innhold må bevares sammen slik at det ikke forringes, med tanke på syreholdig papir, hyppig bruk (slitasje), lys,fuktighet etc. Med digitale menes: magnetisk (elektromagnetiske impulser) eller optisk (baserer seg på lysimpulser) Innholdet er ikke avhengig av det opprinnelig mediet, men avhengig av metadataene. Men selvfølgelig må mediet hvor dataene lagres være i forhold til krav om oppbevaring etc.

7 Hva er en database ”Kort fortalt er dette en velorganisert samling av data, som man skal kunne bearbeide og søke i.” De fysiske data er ikke leselig for det blotte øye, man trenger såkalte databasehåndterings- systemer (DBHS) som tolker og oversetter: Logisk beskrivelse DBHS Fysisk Lagring (Database håndteringssystem) File PERSON Felt FNR 9(11) Felt NAVN X(20) Uten å gå særlig dypere inn i detaljene, viser dette et forenklet bilde av situasjonen. KRYPTERING Forvrenger/omgjør data fra klartekst til en uforstående tekst vha en krypteringsnøkkel. Brukes for å sikre data. PAKKING for å redusere plassbruk. Kryptering Pakking

8 Eks. på ulike typer databaser
Filbaserte databaser Hierarkiske databaser Nettverksdatabaser Relasjonsdatabaser Objektorienterte databaser HIERARKISK Kom på slutten av eks IBM (IMS-database) mest kjent. Rotstruktur (foreldre og barn). Et barn kan ikke ha flere foreldre , må gå veien om forelderen for å komme til data som ligger i et barn element - velegnet til store datamengder, velkjent og velprøvd --- meget komplisert å endre og designe riktig. NETTVERK: slutten av Ligner på den hierarkiske men et barn kan ha flere foreldre og man kan gå rett inn på lavere nivåer . Fordelere som hierarkisk, men også disse er tung å endre samt at alle berørte programmer må endres. RELASJONSDB lette å konstruere, rask på lufta, lett å endre, enkelt å søke i hele db. Kan være responsprobl ved store datamengder OBJEKT ORIENTERTE DB I disse databasene er arv et viktig moment. Egenskaper defineres for gjenbruk. Data kan igjen være lagret i spesielle formater, Vis eks ET DATAFORMAT Forteller hvordan data er representert

9 Hva er en datamodell En datamodell er resultatet av analyser og dokumenterte informasjonsbehov. Objekt (Entitet) postnr Kjønnkode Brukes som utgangspunkt for konstruksjon, videreutvikling og kvalitetsrevisjon av et it-system. Viktig del av metadata. Dessverre mangler disse modellene ofte. Mange leverandører leverer ikke med dette. Egenskaper (Attributter) Sammenheng (Relasjon) En datamodell viser en idealisert beskrivelse av virkeligheten!

10 Hva er en recordbeskrivelse
Beskriver egenskaper med et datasett (eks tabell eller fil) og egenskaper ved hvert av elementene som inngår i dette datasettet. datasett egenskap element Tabell: Ansatt Kolonne datatype index Foreign Key Ansattnr number(10) not null PK Fornavn char(30) Etternavn char(30) Gate char(30) Postnr char(4) I Poststed(postnr) Status char(1) : Comment on status is ” Status=V (Vikar), F (Fast), M (Midlertidig)” Nødvendig del av metadata dokumentasjonen Tidligere hadde man begrensninger når det gjaldt kolonne navn etc, i nyere typer databaser er disse i stor grad selvforklarende men på langt nær alltid. Ta for eksempel STATUS det kan jo være så mangt. Så i tillegg trenger man forklaringer for hver tabell og for hver enkelt kolonne. For noen databaser kan disse kommentarene legges inn i selve tabell definisjonen men ofte er disse forkaringene et eget STATUS = V (VIKAR), F (FAST), M (MIDLERTIDIG), T(TIME)

11 Hvordan data kan være organisert og lagret
Eks. på filbasert database FIL: LONN0399.TXT Ansattnr Fornavn Etternavn Gate Postnr Poststed Kjønn 1 Snurre Sprett Gulrotv KANINBY M 2 Donald Duck Main street ANDEBY M 3 Minni Mus Ostegt GÅSEBY K Eks. på relasjon database Tabell : ANSATT (= Datasett om en ansatt) Ansattnr Fornavn Etternavn Gate Postnr Kjønn 1 Snurre Sprett Gulrotv 2 Donald Duck Main street 3 Minni Mus Ostegt Tabell : POSTSTED Postnr Poststed 1000 KANINIBY 6000 ANDEBY 2000 MUSEBY Forskjellen er at en filbasert er organisert slik at man lettere kan ”se” informasjonen i datasettene. Organisert som hele objekter Relasjonsdatabaser vanskeligere å finne frem i uten spesiell kompetanse Fordeler - spare plass - gjenbruk av data /registreres engang - konsistente data / fordel for statistsikk og kvalitet Tabell: KJØNN Kjønnkode Beskrivelse 1 Mann 2 Kvinne 3 Ikke spesifisert

12 Et skjermbilde fra BKSAK- (Bergen kommunes saksarkivsystem)
Kodeverdier .. Hvem vet om 50 år hva I N U og X sto for? Det skal være beskrivende tekster med også i skjermbildet I noen tilfeller kan også verdier være representert annerledes i databasen enn i applikasjonen, da blir forvirringen total!! Eks. på kodeverdier.

13 Et wp-dokument Eksempel på et wp-dokument /skjema. Fint og oversiktlig akkurat nå, når vi har wp- og pc med windows eller NT. Hva vi har av verktøy og maskiner om noen år er det ingen som vet, og da er vi avhengig av at andre verktøy kan konvertere. Ofte mistes informasjon i slike konverteringer. Eller så må vi ha dokumentet lagret i et standard format som flere verktøy kan lese.

14 wp-dokumentet som lagret informasjon i databasen
Grufff- uleselig for det blotte øye

15 Oversikt over en liten del av Bergen kommunes arkivdatabaser
Av 18 system har vi 7 forskjellig databaser, heldigvis har de fleste exportmulighet til ascii eller flate filer mens andre har Egne subfil format, hva kan vi gjøre her? Hver database/filsystem har spesielle egenskaper og formater som gjør at man er avhengig av spesielle operativsystemer, maskinvare og ikke minst kompetanse for å få tilgang til dataene.

16 Lese/eksportere originale data Nok og riktig dokumentasjon
Utfordringer når det gjelder bevaring og tilgjengeliggjøring av elektroniske arkiv for fremtiden? Data til depot Lese/eksportere originale data Nok og riktig dokumentasjon Standardisere Kompetanse Lage system som i varetar de elektroniske arkiv Data til depot Avleveres når det er for gammelt (25-30 år) Kasseres/slettes Settes vekk/ingen tar ansvar for formater og tilgjengelighet Lese/eksportere originale data Lagringsmediet ”utgått på dato” Utrangert maskinvare / operativsystemer for lesing av lagringsmediet Utilgjengelige dataformater Manglende ekspertise Nok og riktig dokumentasjon Manglende dokumentasjon som trengs for å forstå sammenhenger og innhold (eks. systemdokumentasjon, datamodell, tabell/fil definisjoner etc.) Standardisere Finne standarder som holder mål for fremtiden. Dette gjelder så vel lagringsmedium som dataformater. Kompetanse Arkivinstitusjonen må skaffe mer IT-kompetanse. Samt kompetanse på dataanalyse og kvalitetssikring. Gode prosjekt kunnskaper vedr innføringsprosjekter er også nyttig. Tenke nytt og være med fra starten , påvirke hele prosessen, for å forebygge. Lage system som ivaretar de elektroniske arkivene Dette innebærer å bygge opp et mottaksapparat som vedlikeholder og kvalitetstester dataarkivene , bevarer og tilgjengeliggjør data.

17 Et historisk elektroniske arkiv vil aldri bli bedre enn det svakeste leddet i kjeden
Hva er de svake leddene? Dårlig planlegging ved innføringsprosjekter For lite samarbeid mellom ulike fagpersoner Liten eller manglende kvalitetskontroll Mangelfulle rutiner/ansvar Teknologisvikt Manglende standarder Manglende IT-kompetanse Manglende mottaksapparat for bevaring DÅRLIG PLANLEGGING: for liten vekt på de første fasene av utviklingsprosessen , behovsanalyse, kravspesifisering. Og har hatt liten bruker medvirkning. DÅRLIG SAMARBEID: Eks IT-personer, kvalitetsrevisorer, Arkiv personer og andre fagpersoner KVALITETSKONTROLL MANGELFULL- blir sjelden kontrollert i strukturert form. Ofte er det tilfeldigheter som gjerne får store konsekvenser som gjør at man setter kvalitetskontroll i system. Eks sykehus, feil behandlinger pga feil diagnosisering RUTINER OG ANSVAR mangler ofte når det gjelder håndtering og bevaring av disse arkivene ute blant arkivskapere TEKNOLOGIEN blir for gammel og tåler ikke tidens tann. Man har vært for sent ute med å skaffe ny teknologi og konverter data Organisasjonen har ikke STANDARDER for hvordan arkivmaterialet skal lagres eller standarder for hvordan systemer skal være organisert Arkivinstitusjonene MANGLER IT-kompetanse KVAL – IT (kvalitetsIT) mottak vil kreve enorme ressurser i fremtiden Det MANGLER MOTTAKSAPPARAT. Rutiner, planer, krav og system mangler.

18 Systemutviklingsprosessen
Behovsspesifikasjon Dataflytdiagram Kravspesifikasjon PLANLEGGING Er-diagram Datamodell Prosessmodell Prototyping Utkast systemdok DESIGN ANSKAFFELSE eller KONSTRUKSJON Programmering Systemdok. Brukerdok. Driftsdok. PLANLEGGING – Utløsende faktorer behov, ide. Kravspesifisering. Arkivpersonell må delta så tidlig som mulig både for å stille krav og som rådgivende instans. DESIGN - Modellering, strukturering , system design. Noe dokumentasjon utarbeides og annet påbegynnes. Arkivinstitusjonen deltar mer som en kvalitetsrevisor for å se til at dokumentene og design er i tråd med krav. Munner ut i enten ANSAFFELSE - Anbud, Tid på evaluering / ofte fallgruve., kontrakter etc. , Arkivet deltar sterkt i evalueringsarb. Eller KONSTRUKSJON - Egen utvikling. Slurves ofte på dokumentasjon og kvalitet. Ofte har/hadde utviklerne totalansvar. store krav må stilles til databaseadministrasjon. TESTING OG IMPLEMENTERING Ofte innebærere nytt system konvertering fra gammelt system. Dette krever god kunnskap og tungen beint i munnen. Man må føre logg over totale datamengder og hva som virkelig kommer inn. Alt som ikke går igjennom må dokumenteres og evt gjøres noe med for å få med. Arkivpersoner må være med i utvikling av rutinebeskrivelser for å se at lover og forskrifter overholdes samt å sikre datakvalitet gjennom gode og displinerte rutiner INNFØRING Opplæringsprogram samt planer for dette er viktig for å lykkes. I enkelte typer system kan det være hensiktsmessig å trekke på ulike fagpersoner for denne opplæringen. Eks vis arkivpersoner DRIFT OG VEDLIKEHOLD Her kreves disiplin. Spesialtilpasninger må ikke forekomme uten gode dokumentasjoner Overvåking rutiner må på plass nødvendig. Her er det lite arkivpersonell kan eller skal bidra med. Det vil alltid finnes Endringsønsker som igjen må vurderes og samles. Kvalitetskontroll Her MÅ arkivpersonell og eller kvalitetsrevisorer sterkere inn. Versjonshåndtering Sikre at nye versjoner er dokumenterte i form av hva som er endret TESTING OG IMPLEMENTASJON Testplan Testdokument - design/teknisk Rutinebeskrivelse Gjennomføringsplan Endringsønsker Feilrapporter INNFØRING DRIFT Driftsrapporter Logger Pågående prosesser Endringsevaluering, kvalitetskontroll, versjonshåndtering,drift

19 Arkivplan for elektroniske arkiv
Avleveringskrav til arkivskaper Format Medium Merking Dokumentasjon Normalisering Arkivinstitusjonens oppgaver Ajour i forhold til lover, regler og retn.linjer Konvertere til riktige formater etter behov Ivareta sikkerhet både fysisk og autorisasjon Fremhente og tilgjengeliggjøre informasjon Rådgivning og bistand i arbeidet med å tilrettelegge og overføre data. Utarbeides krav vedr avlevering av elektronisk materiale Dette medførere at arkivskaper må sikre de elektroniske arkivene allerede fra det opprettes, for at det skal være mulig å kunne avlevere det til depot. ARKIVINSTITUSJONEN være oppdatert i forhold til lover og regelverk. Eks. Arkivloven og forskriftene, personvernloven og konsesjonsbestemmelser. Ha et system som tilenhver ”fanger opp” og konverterer data til riktige formater. Ser til at data er sikret både når det gjelder fysiske lokaler og tilgangen til data. Data som er avlevert skal kunne tilgjengeliggjøres innenfor aksepterter tidsfrister , utfra de lover og konsesjoner som finnes. Kunne bidra arkivskaper med hjelp til å få konvertert data til det dataformatet som depotet krever

20 Arkivinstitusjonens Utfordringer
Å være i forkant Forankring i organisasjonens ledelse Stille krav og delta ved innføring av nye elektroniske systemer. NB! Noark4 Informere og bevisstgjøre arkivskapere Innføre metadatasystem i org. For de systemene som er i produksjon. Skaffe nok ressurser. Opprette et mottaksapparat for de historisk elektroniske arkivene, samt plan for gjennomføring. VÆRE I FORKANT Ikke sitte å vente til depotet har krav på materialet, da er det for sent. Markedsføre arkivkompetansen , motivere og bevisstgjøre gjennom kurs, foredrag etc. FORANKRING i organisasjonens ledelse Nødvendighet for å få gjennomslag både økonomisk og blant arkivskapere. STILLE KRAV/delta i nye innføringsprosjekter (NOARK4) - Meget viktig å ta ”det onde med roten”. Det kan utarbeides generelle krav for bedriften som skal gjelde for alle nye systemer. Eks . Krav til logging, krav til minimum av dok. Bevisstgjøre arkivskapere - Både når det gjelder registreringskvalitet og bevaring INFORMERE OG BEVISSTGJØRE – Meget viktig element for å lykkes. Rutiner MÅ følges av alle. Eks bksak- ”hull” folk brukere wp el word utenom bksak. METADATA SYSTEM For produksjonssystemene vil dette bety at mye av de viktige metadata (systemdok, recordbeskr , transaskjons beskrivelser etc ligger i et standard system og vil være likt dokumentert for alle. Fordeler – Leverandør blir ”tvunget ” til å avlevere slik informasjon, man får alltid et à jour bilde av systemet, store fordelere ved konvertering og avlevering til depot. SKAFFE NOK RESSURSER IT-personer enten egne, eller lånt(leid). Mer IT-komp og kvalitetssikr. Komp. blant arkivarer , bli kjent med ny terminologi, maskiner, programvare, databaser og annet utstyr trengs i stor grad. MOTTAKSAPPARAT Mye som gjenstår. Sette krav til arkivleverandør, finne standarder, lage rutiner for vedlikehold à jour i forhold til lover og forskrifter for hvordan oppbevare. Finne databaseløsning for hvordan finne igjen data og hvordan sikre mot innsyn ?, Hvordan tilgjengeliggjøre informasjon?

21 Hva er de organisatoriske utfordringene?
Økt behov for IT-ressurser Økt behov for kvalitetsrevisorer og data-administratorer Større integrasjon mellom it-/ og arkivinstansene IT-strategi – digital orden Arkivfunksjonen må få mer myndighet og påvirkningskraft Bevisstgjøring blant brukere Økende mengde av data Økte kostnader ØKT BEHOV for IT-ressurser Enten i arkivinstitusjon eller personer dedikert til slike oppgaver i sentral IT-avd KVALITETSREVISORER eller dataanalytikere, dataadministratorer kjært barn mange navn. OFTE mangelfull vare medfører at kvaliteten ikke opprettholdes. INTEGRASJON mellom fagavdelinger IT/ ARKIV og andre FAG-omr. IT-strategi Revidere eller lage. Slik at standarder, felles krav og strategier gjelder for alle organisasjonens it-systemer. MER MYNDIGHET Slippe arkivinst. Til med sine krav, samt at org. Følger de pålegg som er gitt i lover og retningslinjer BEVISSTGJØRING blant brukere/arkivskapere. Bruke mer tid i sitt daglige arbeid til å utføre kvalitetsmessig registrering og oppfølging Mer opplæring etc ØKENDE MENGDE DATA Informasjon produseres og lagres som aldri før, mer kostbart å bruke tid på fjerning enn bevaring. eks personen på kontoret ved siden ringer deg og spør om du har lest mailen, + forteller budskap ØKTE KOSTNADER Alt dette vil koste!!!! Både av tid og penger! Mangelfulle og dårlig arkiv er et organisatorisk problem som oppstår allerede i planleggingsfasen, ikke et problem eid av arkivenheten.

22 Vurderingskriterier for bevaringsarbeid
For hvem og for hvilket formål er dataene viktig for ettertiden? Hvor mye av dataene skal tas vare på? Hvor ofte regner man med å få forespørsler? Hvor pålitelige er dataene med tanke på autentisitet. Hvor mye koster det å få satt data i system? Statistikk Pålegg Historie/kultur Juridisk Forskning FOR HVILKET FORMÅL? Kanskje flere. Beviselige data, juridiske forespørsler, i så fall er det viktig med pålitelige data som viser logg over hendelser og transaksjoner. Forskning (sykehus), Pålegg fra myndigheter eks regnskapsloven. Statistikk for ledelse kunne se ledelsesinformasjon kultur og historiske grunner trender osv. HVOR MYE skal tas vare på. Ikke nødvendigvis alle data er like viktig. Vurderes i hvert enkelt tilfeller. I noe tilfeller (lover og regler) skal data fjernes osv. DOKKUMENTASJONEN må også tas vare på og vurderes HVOR OFTE FOREKOMMER FORSPØRSLER Erfaringer og tall fra tidligere kan gi oss en pekepinn på behov, og kan være en avgjørende faktor for hvor mye arb som skal legges ned i konvertering mulig at små deler kan tas ut på papir etc. HVOR PÅLITELIG ER DATA med tanke på autentisitet, svært viktig å vite dersom dataene skal kunne benyttes i juridiske saker, Er man sikker på at ingenting har sluppet ut, eller inn? Er data fullstendig? Måten å beskrive ting kan være forskjellig HVA VIL KOSTNADENE VÆRE KONTRA GEVINSTER?’ Må sees på i sammenheng med kvalitet på data/dok. Samt antatt antall forespørsler etc.

23 Hvordan bevare og tilgjengeliggjøre historisk elektronisk arkiv?
(LØSNINGSALTERNATIVER) Ta vare på det originale utstyr, programvare og data Konvertere de originale data til et standardisert format (eks ascii) uten å gjøre noe for å rekonstruere datastrukturen. Konvertere de originale data til standardisert format og laste dem inn i en database hvor den opprinnelige strukturen/sammenhenger gjenskapes. Bygge opp en dynamisk/generell metadata-database. Ta vare på det originale utstyr, programvare og data Fordeler Lite kostnader Ser data, slik de var i det opprinnelige miljø Ulemper Tar stor plass, Avhengig av kompetanse, support fra leverandør forsvinner, umulig å skaffe utstyr, lagringsmedier blir ubrukelig, tapes over tid etc. Konvertere de originale data til et standardisert format (eks ascii) uten å gjøre noe for å rekonstruere datastrukturen. Fordeler Små kostnader, Kan konverter dersom det blir behov senere Ulemper Man er avhengig av metadata og spesielt recordbeskrivelse for å tyde innholdet i slike tekst-filer. Søking blir tungvint Konvertere de originale data til standardisert format og laste dem inn i en database hvor den opprinnelige strukturen gjenskapes. Fordeler Søking/gjenfinning/sammenstilling av data blir enkelt Ulemper omfattende arbeid. Dyrt i forhold til gevinst/behov Bygge opp en dynamisk metadata-database Hvor data samt informasjon om struktur og kontekst leggest inn. Noen data vil gjerne ligge i databasen tilgjengelig hele tiden, og kanskje for public tilgang. Andre data lagres på cd/dvd og lastes inn ved behov. Web-applikasjon for søk og gjenfinning og distribusjon Fordeler Dette gir en systematisk strukturert oppbygging, sikrer data og gjøre de lett gjenfinnbar. Ulemper Krever mye ressurser vedr oppbygging av databasen , oppbygging av import-jobber for hvert arkiv.. ??? HVA MED _ VET FOR LITE! Konvertere/overføre data til standardiserte format (SGML / XML) , for søking via web. Man kan vurdere om dataene skal videre lastes inn i en database for å få ekstra sikkerhet. Fordeler: Man får lesbare data selv uten recordbeskrivelsen. ulemper: Krever at man har alle metadata/recordbeskr. etc før de standardiserte filene lages. Krever større lagringsplass. VI. Avhengig av arkivets omfang kan man ta ut all informasjon på papir/lister og arkivere som for annet papirbasert arkivmateriale. Dette er spesielt ment å kunne gjøres for arkivregistre som kun inneholder enkle registre uten for mye linker og avhengighetsforhold. Eks kan være et medlemsregister ol. De originale data må også lagres og evt flyttes til passende elektronisk medium. VII Kopiere/eksportere funksjoner som søkeelementer i en oppslagdatabase. Dvs at man skal søke etter informasjon slik man kan i den opprinnelige applikasjonen hvor disse data tilhører.

24 Mange spørsmål fins det svar?
Hvilke standarder og metoder skal benyttes for elektroniske arkiv. Hvem har ansvar for de elektroniske arkiv. Hva sier konsesjoner og lovverk om måten å lagre elektronisk historisk arkiv. Hva er kravene for at et dataarkiv er etterrettelig/pålitelig. Hvor mye må med av dokumentasjon/informasjon for at det skal være mulig å gjenoppbygge en database struktur Hva er viktig vedr dokumenter? Hvordan håndtere elektroniske signaturer? Hvilke dataformater skal benyttes for tekst, bilder, scannede dokumenter, film etc. hvilke lagrinsmedier er best egnet. Hvem har det egentlige ansvaret. Kan vi lene oss tilbake å si sorry! Dette tilfredstiller ikke kravene for avlevering til depot! Hva sier konsesjoner og lovverk om måten å lagre elektronisk historisk arkiv., Hvordan håndtere sensitive data? Hva med oppbevaring av ulike typer dataregistrer i en og samme database ? Hva er kravene for at et dataarkiv er etterrettelig/pålitelig. Hvilke minimums krav. Når kan registeret benyttes i juridiske spm. Hvor mye må med av dokumentasjon/informasjon for at det skal være mulig å gjenoppbygge en database stuktur. Dette er viktig vedr rekonstruksjon av dataarkivet. Hva er viktig vedr dokumenter? Er det nok bare å kunne se innhold eller må hele strukturen gjenspeiles? Når er papirkopiene overflødig? Hvordan håndtere elektroniske signaturer? Er dette sikkert nok ?

25 Når er et arkiv etterretterlig
KVALITET Validering og kontroll Standardisert registrering Bevissthet SPORING (HVEM, HVA, NÅR) Endringslogg Transaksjonslogg Hendelseslogg DOKUMENTASJON Beskriver sammenhenger, struktur og bruk. SIKKERHET Fysisk sikring Autorisasjon/tilgang kvalitetskontroller KVALITET Validering og kontroll - input kontroll, kun lovlige verdier etc. , feilmeldinger Standardisert registrering mest mulig lik registrering/samme ordlag etc, minst mulig fritekst . Enighet om målføre, kun store el små bokstaver , forkortelser el ikke. Bevissthet register ansvarlige bruker tid på kvalitetsmessig registrering og vedlikehold SPORING (HVEM, HVA, NÅR) Endringslogg I form av automatiske hvem endret hvilke data og når tid? Triggere styrt av databasen, uansett fra hvilken applikasjon Transaksjonslogg Hva skjer når. Oversikt over hva som er sendt og mottatt og feilføringer. Hendelseslogg Logg over hvilke aktiviteter som er skjedd i systemet. Eks Innskrivning av en pasient i et pasient system, overført til ny senge post etc. DOKUMENTASJON Beskriver sammenhenger, struktur og bruk. NØDVENDIG FOR AT ET SYSTEM SKAL VÆRE PÅLITELIG. SIKKERHET Fysisk sikring, sikre oppbevaringskap, backup andre geografiske steder etc. Autorisasjon/tilgang kontroll på hvem som får adgang både til fysiske medier og databaser og sperringer systemer imellom Kvalitetskontroller Sjekk på at kvaliteten holder mål, avviksrapporter, varsling ved unormale situasjoner..

26 Suksess faktorer Produksjonssystemene må være etterrettelig
Systematisk kvalitetskontroll Rutiner og disiplin Bruk av standarder Vedlikehold og oppfølging PRODUKSJONSSYSTEMENE MÅ VÆRE ETTERRETTELIG med det menes de er pålitelig, dvs systemene er vanntette og sikre. KVALITETSKONTROLLER kan avdekke mangler, avvik og feil ved å sammenstille data etc. som ikke systemet kan håndtere. RUTINER OG DISIPLIN er en meget viktig faktor når det gjelder å beskrive ”ting” at dette gjøres mest mulig likt, at man forklarere konsekvenser ved feil og mangelfull registrering etc. enda et sykehus eksempel hvor en kvinne på 80 hadde fått et barn eller den mannen som hadde fått fjernet en eggstokk. (selv om sistnevnte i dag er fullt mulig ) STANDARDER er med på å sikre data for fremtiden og letter arbeidet nå data skal over i depot. Dette kan gjelder så vel valg av database som bruk av koder. VEDLIKEHOLD OG OPPFØLGING Vedlikehold av produksjonssystemer med tanke på backup og sikkerhetskontroller Kontinuerlig vedlikehold av materialet som ligger i depotet. Å etablere et metadata-system for systemer i produksjon, vil være strategisk lønnsomt

27 Kvalitetsbestemmende faktorer
Økonomi Kommunikasjon Ledelsen Organisasjonen Brukere Rutiner Applikasjon Database Kompetanse Leverandør Regler Kontroll/validering Sikkerhet Verktøy ORGANISASJONEN Org. Formen, byråkratisk , ansvarslinjer (dårlig definert) LEDELSE – Påvirker gjennom direktiver, resultater (andre typer resultater er viktigere), budsjetter krever for mye av den ansatte, ledelsesstil (holder på informasjon) BRUKERE -Ansatte –kunder – Ledelsen – Eksterne kilder, Påvirker i form av registrering – bearbeidning – søk og behov LEVERANDØR - I form av begrensninger eller muligheter i et levert datasystem. Slutter å eksistere MYNDIGHETER- Påvirker i form av lover og retningslinjer KVALITETSREVISORER -Påser at kvaliteten opprettholdes, For eksempel kan man ved enkle søk finne feilregistreringer DATALEVERANDØRER - Leverer data som kan være både god og mindre bra, eks folkeregisteret ARKIVET - Ved å rådgive og bevisstgjøre kan de påvirke kvaliteten positivt DATABASEN - Her kan mye av kvaliteten kontrolleres og styres. Men mulighetene her må tilrettelegges av leverandører eller IT-ansvarlige i bedriften RUTINER - Er en viktig faktor for god kvalitet, rutinene er førende for hva som skal gjøres i gitte situasjoner, applikasjonene er kun et verktøy for å gjøre arbeidet lettere/raskere VERKTØY/ Muligheter i form av validering og regler (eks automatisk utregning av fakturabeløp). APPLIKASJON Begrensninger Eks enkelte ting er for tungvint og dermed utelates informasjon å bli skrevet eller som på et stort norsk sykehus, ble diagnoser og inngrep lagt inn i databasen med fritekst, noe som gjorde det umulig å sammenstille data eller søke på enkelte diagnoser KOMPETANSE Det er viktig at den som sitter å fører info- inn i systemet vet hva hun/han gjør. I mange tilfeller blir info. lagt inn med en viss grad av skjønn fra den som registrerer. Kompetansen om databasen er viktig for å se og rette opp i feil TID Tiden er også kostbar, den enkelte får for lite tid til registrering og oppfølgingsarbeid KOSTNADER Kvalitet koster, og mange bedrifter prioriterer ikke kvalitet. La det skure stilen. KOMMUNIKASJON Informasjonsflyten, tilgang på informasjon etc Myndighetene Arkivet Kvalitetsrevisorer Dataleverandører Tid

28 Fra foredling til produkt
Mål Råvarer/ (-data) Verktøy Du har et mål (en eplekake) eller et etterrettelig og fullstendig elektronisk arkiv. Utgangspunkt er råvarene/rådataene (filer med data) På veien ser man at noen sider av oppskriften / dokumentasjonen mangler/ Vi må bruker verktøy for å lage kaken/eller konvertere dataene til slik vi vil ha dem (noe blir fjernet andre blir endret noe blir liggende igjen) Resultatet kan bli dårlig pga manglende metadata (oppskriften er mangelfull) , dato på fløten er utydelig. El salt forveksles med sukker noe forsvinner underveis , andre ting er ubrukelig. ULIKE BEHOV- for noen ok for andre ubrukelig! Det spørs for hvilket formål data er lagret. Hvordan finne det en søker? Hvordan vite at det en får er riktig. Tap/svinn Resultat ? Behov

29 Digitale arkiver er kommet for å bli, vi må derfor tenke muligheter selv om det finnes endel problemer! Problemer Fordeler Et hav av dataformater Enorme datamengder Ofte teknologiskifte Leverandører kommer og går Mer krav til sikring Større krav til disiplin Nye og bedre teknikker for transaksjonshåndtering Stadig bedre lagringskapasitet Billigere lagringsmedier Gjenfinning blir enklere Bedre sikkerhetsfunksjoner Sammenstilling av data Lettere å formidle data + mange muligheter Vis foil med alle dataformatene Enorme data mengder gjør at man lagrere mer enn man har behov for fordi det er mer kostbart å gjennomgå informasjonen for å vurdere kassasjon Teknologiskifte- krever nye verktøy ( oppgraderinger) , omstilling, kostnader, formater etc. Leverandører kommer og går, noe som gjør at vi blir sårbar, får ikke hjelp og må finne ny leverandør. Flere og flere kan data og finner veier for å bryte seg inn i datasystemer/ hobby hacking. Etc. Ulike typer virus –florerer og man må være oppdatert med programmer. FORDELER Nye og bedre teknikker man kan identifisere transaksjoner med tid og person Stadig bedre lagrkap utv. Nye medier som har lang levetid, tar liten plass og er lett å håndtere Billigere lagrmedier Prisene går nedover Gjenfinning enklere Gode verktøy muligjør søk på så og si all informasjon. Bedre sikkerhetsfunksjoner - Stadig nye og bedre måter å sikre data på påloggings systemer, nye virus programmer etc Sammenstilling av data Der dette er viktig, er det nå enorme muligheter. Men det er viktig at standarder og kvalitet er tilstede Lettere å formidle data Stadig nye verktøy og kanaler, ta for eksempel internett og intranett ++ mye mer - Det dukker stadig opp nye muligheter. Og benytter vi disse riktig og har et kvalitetsgrunnlag kan organisasjonen bli mye mer effektiv.

30 Det sterkeSTE er det foranderlige!
Med dette menes at om ikke arkivinst. Forandrer seg i takt med utvikling og behov, vil arkivene på sikt bli i svært dårlig forfatning. Arbeidsmetoder og oppgaver må endres i forhold til de tradisjonelle arkivar-funksjonene. Arbeidsmengden blir på ingen måte mindre med tiden, heller motsatt. Og det står mange utfordringer i kø.

31 Eksempel på at dårlig datakvalitet forekommer
Følgende to eksempler er hentet fra tilfeldige internettsider. 4.5. Løsning for dagkirurgi Takstkoden brukes som seleksjonkriterium fra poliklinikkfilen. Dette er nødvendig i en overgang fordi poliklinikkfilen har så dårlig datakvalitet at det ikke er mulig å DRG-gruppere filen direkte. ***** Statistisk sentralbyrå FD-TRYGD -- Sykepenger Diagnose ihht. sykemelding. Forløpstabellen inneholder ikke opplysninger om diagnose for 1992 pga. dårlig datakvalitet i grunnlagsregisteret. For senere år er opplysninger om diagnose inkludert.