Implementering og anvendelse av elektronisk meldingsutveksling

Presentasjon om: "Implementering og anvendelse av elektronisk meldingsutveksling"— Utskrift av presentasjonen:

1 Implementering og anvendelse av elektronisk meldingsutveksling
En gjennomgang for Kunnskapssenteret og Helsedirektoratet Trondheim v. Asle Brustad Prosjektleder – eMeldinger i SiO

2 Min bakgrunn og rolle i prosjektet
Undertegnede hadde, og har mitt ståsted i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) Har jeg jobbet i 17 år i IKT-tjenesten, ca. 10 av dem med prosjektledelse. Har hatt ansvar for informasjonssikkerhet for Fylkesrådmannen i ca. 10 år (personvernombud i ca. 5-6 år). STFK har etablert en unik satsning innenfor regional utvikling kalt eTrøndelag Jeg kom inn i dette programmet i 2009 og har ansvar for området eKommune (digital utvikling i kommunene i Sør-Trøndelag) Gjennom dette ble jeg, etter tips fra en kommuneturne, med som observatør og i noen grad rådgiver i SiO-prosjektet Etter hvert ble det klart at det var behov for en koordinerende prosjektleder for regionen på dette området Etter å ha blitt innvilget 11 mnd. permisjon fra STFK tiltrådte undertegnede stillingen fra 1. februar 2012 Svein Jarle nevnte «fylkesgrepet» i Sør-Trøndelag. eTrøndelag bidrar her med det tett og fruktbart samarbeid med KS og Fylkesmannen på området digital utvikling. Husk å nevne at siohelse.no er blitt til gjennom eTrøndelag – digital samhandling!

3 Om prosjektet Fra vår prosjektplan:
«Samhandlingsreformen legger opp til utstrakt bruk at IKT som virkemiddel for å nå målene om trygg og effektiv transport av helseopplysninger både internt i kommunene og mellom kommuner og eksterne samarbeidspartnere på helseområdet.» Norsk helsenett sier i sin rapport Veien frem til helhetlig pasientforløp – en veiviser at «Det er en velkjent erfaring at hvis man ikke knytter innføring av IKT til en forutgående eller parallell helsefaglig organisasjonsutvikling forblir samhandlingen lett som før. Det skapes ikke nye måter å samarbeide på og potensialet til å effektivisere og øke sikkerheten ved hjelp av IKT blir ikke utnyttet.» Helsedirektoratet vektlegger også dette i sin veileder: «…Å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling innebærer en endringsprosess for kommunen, og de organisatoriske endringene er en viktig del av denne prosessen. Det er derfor av stor betydning at det legges ned en betydelig innsats.»

4 Formål og mål Formål Mål
Prosjektets formål er å levere løsninger som understøtter samhandling/kommunikasjon mellom aktørene innen helse og omsorgssektoren i SiO-kommunene og mellom kommunene og respektive helseforetak. eMeldinger skal komme inn som naturlig støtteverktøy i prosessene i Helhetlig pasientforløp i hjemmet (HPH). Mål   Implementere og ta i bruk de elektroniske meldingene som kommunenes representanter velger Sørge for teknisk tilkobling og implementering av elektronisk kommunikasjon Sørge for at dette skjer innenfor de rammer som settes i Normen Alle 12 kommuner skal ha tatt i bruk en eller flere av de valgte elektroniske meldingene i løpet av 2012

5 HPH-prosessen SiO hadde den fordelen at det var jobbet med HPH-prosessen i forkant av eMeldingsprosjektet På den måten hadde de til en viss grad ivaretatt de forutsetningene som er nevnt over Det var også en viktig og riktig beslutning å velge helsepersonale til å koordinere innføringen av eMeldinger i kommunene. Dette gir forankring, involvering og eierskap i de tjenestene som skal ha nytteeffekt av prosjektet.

6 Organisering – på papiret…
Prosjektansvarlig: Svein Jarle Midtøy, prosjektleder for SiO-prosjektet Prosjektgruppe Asle Brustad, prosjektleder (engasjert av Samhandlingsreformen i SiO) Oddvar Løfaldli, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Hemne kommune) Asbjørn Bjørgan, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Agdenes kommune) Heidi Taraldsen, faglig representant for helse- og omsorgssektoren (lokal prosjektleder Hitra kommune) Koordinator for Norsk Helsenett

7 Organisering – i praksis
I praksis har vi hatt få møter i prosjektgruppen. Medlemmene har vært involvert etter behov og har vært gode sparringspartnere. De satte også noen innledende rammer for hva prosjektet burde omfatte. Arbeidsgrupper har blitt satt sammen etter behov underveis i prosjektet Norsk Helsenett har ikke vært en aktiv del av prosjektgruppen Det meste av arbeidet har etter hvert blitt løst av gruppen av lokale eMeldingskoordinatorer Det har vært en utfordring at Svein Jarle Midtøy forsvant midt i prosjektperioden og vi skulle forholde seg til en vertskommune som var under utforming mht. ansvar og oppgaver siste halvår, og at vi fikk ny ledere i SiO på sensommeren/høsten.

8 Viktige innledende veivalg – involvering fra første stavtak!
Første prosjektsamling etter 4 uker 12 sykepleiere, 2 kommunalsjefer, 1 enhetsleder, 1 rådmann, 8 IKT-ansvarlige Kjørte gruppearbeid for å få kommunene selv til å ta en del viktige beslutninger Avjsekk på at HPH-prosessen var kjerneprosess for prosjektet Kvalitetssjekk på at vi var omforent om hvilke meldinger vi skulle jobbe med Valg av prioritert rekkefølge (1. pri: PLO – legekontor) Beslutninger mht. teknologivalg Kommunene valgte selv hvilken yrkesgruppe de ønsket som prosjektledere. Unisont på at dette skulle være helsepersonell! Oppsummeringen fra dette møtet ble brukt som rettesnor gjennom hele prosjektperioden – dette var bestillingen fra kommunene! Se lenke

9 Aktiviteter – kort fortalt…
Utarbeidelse av prosjektplan 2 store prosjektsamlinger med lokale eMeldingskoordinatorer (lokale prosjektledere). (Oppstartsamling februar 2012 og prosjektavslutning i januar 2013.) Godkjenning av endelig prosjektplan Bidratt til utvikling og drift av samhandlingsarenaen 4-5 arbeidsmøter «teknisk gruppe». (Kombinasjon av telefonmøter og fysiske møter.) 2-3 samarbeidsmøter med ansvarlige for HPH prosessveilederopplæring 3-4 arbeidsmøter, arbeidsgruppe Normen 11 lokale informasjonsmøter om Normen for rådmann, helsesjef og kommuneoverlege 2 heldagssamlinger om Normen for enhetsledere helse i alle SiO-kommuner (over 80 deltakere) Tieto/Gerica: 3 oppstartsmøter nivåkonvertering med Tieto ( kommuner á 1 dag) 3 oppstartsmøter om eLink med Tieto ( kommuner á 1 dag) 8 kommuner har gjennomført versjonsoppgradering av Gerica 8 kommuner har gjennomført prosess med nivåkonvertering, oppsett av organisasjon og rettigheter 8 kommuner har installert eLink Gjennomført oppsett og testing mot NAV i kommuner Gjennomført oppsett og testing mot legekontor i kommuner Gjennomført 3 kurs á 3 dager mht. teknisk og drift eLink (6 kommuner, 2 og 2 sammen) Sluttbrukeropplæring Gerica eLink i 6 kommuner (ila. desember) Installasjon av nødvendig programvare Cosdoc i Rindal kommune. Satt opp system, testet mot legekontor, gjennomført opplæring. Satt opp og testet meldinger mot legekontor i Frøya kommune (Meldal og Hitra kommuner er i drift med meldinger mot både NAV og legekontor. De er i prosess med testing mot sykehus. Alt dette har foregått i forlengelsen av deres egne Meldingsløft-prosjekter som har pågått over flere år.) Deltakelse i 5 SiO prosjektledersamlinger 3-4 koordinringsmøter med Norsk helsenett Kjørt prosess mot leverandører av legekontorsystemer mtp. godkjenning av PLO-meldinger Halvdags kurs i Normen for IKT-ansvarlige og systemansvarlige PLO-systemer Koordinert informasjon og kontakt med KomUt-prosjektet Utarbeidet og levert 2 kvartalsrapporter Utarbeidet og sendt ut evalueringsskjema til alle kommuner Utarbeider sluttrapport Stor aktivitet på mange plan: systemkartegging, forhandlinger med leverandører, prosjektkoordinering/samhandling med Tieto, samhandling med både helseledere, rådmenn, IKT-ansvarlige, systemansvarlige, NHN, press på legekontorsystem-leverandører. Mot slutten også samhandling med KomUt – overlappende perioder.

10 Evaluering Det har vært gjennomført en relativt grundig evaluering av prosjektet. Dette sier mye om både måloppnåelse, utfordringer underveis og hvilke oppgaver som er uløst og det må jobbes videre med Det presiseres at evalueringen har et praktisk tilsnitt og er laget, oppsummert og konkludert av undertegnede

11 Hva vi har evaluert Måloppnåelse Normen – opplæring, roller & ansvar
Samarbeid med Leverandører Norsk helsenett Legekontor lokalt Sjekklister Økonomi, forbruk og fremtidige kostnader Organisasjonsutvikling/tilpasning Samhandlingsarena Samlet vurdering av prosjektet

12 Respons og respondenter
10 av 12 kommuner har besvart evalueringen Besvarte evalueringer er i stor grad besvart fullstendig. Et av unntakene er vurdering av økonomi, her mangler det tall fra noen kommuner både på tall ift. på forbruk, ift. stipulerte, fremtidige kostnader Evalueringene jevnt over er besvart av flerfaglige grupper, ikke av enkeltpersoner

13 Måloppnåelse, formål Vurdering:
Kommunene mener at hovedformålet med prosjektet for en stor del er oppnådd, men det gjenstår fremdeles noe mht. integrering av eMeldinger i HPH-prosessen. Formål Prosjektets formål er å levere løsninger som understøtter samhandling/kommunikasjon mellom aktørene innen helse og omsorgssektoren i SiO-kommunene og mellom kommunene og respektive helseforetak. I hvor stor grad mener din kommune at dette målet? SUM: I liten grad I middels grad 4 I stor grad 5 eMeldinger skal komme inn som naturlig støtteverktøy i prosessene i Helhetlig pasientforløp i hjemmet (HPH). I hvor stor grad mener din kommune at dette målet er nådd? 6 1

14 Måloppnåelse, mål Vurdering: 2/3 av kommunene har tatt i bruk en eller flere av de valgte eMeldingene. Teknisk tilkobling og implementering er gjennomført i alle kommuner. Dette har for en stor del skjedd innenfor de rammer som settes i Normen. Mål Implementere og ta i bruk de elektroniske meldingene som kommunenes representanter velger I hvor stor grad mener din kommune at dette målet er fulgt opp? SUM: I liten grad I middels grad 4 I stor grad 1 Sørge for teknisk tilkobling og implementering av elektronisk kommunikasjon Er dette gjennomført? (kryss av) Ja 9 Nei Sørge for at dette skjer innenfor de rammer som settes i Normen 3 6 Alle 12 kommuner skal ha tatt i bruk en eller flere av de valgte elektroniske meldingene i løpet av 2012 Er dette gjennomført eller vil bli gjennomført? (kryss av)

15 Normen – opplæring, roller & ansvar
Hvor fornøyd er dere med felles opplæring i Normen i regi av SiO? SUM: Lite fornøyd 1 Ganske fornøyd 4 Meget fornøyd Er det gjennomført lokal opplæring av helsepersonale? Ja Nei 5 Hvis Nei, er dette planlagt? 7 Vurdering: De aller fleste er godt fornøyd med den felles opplæringen i Normen. Bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring av helsepersonale, men de fleste har planer for dette. Det synes å være en generell oppfatning at «…Normen er vanskelig å få grep om». Dette kan være noe av grunnen til at bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring. Når det gjelder ansvarlig for informasjonssikkerhet har 7 av 10 kommuner oppnevnt dette. Utdrag av kommentarer: Prosedyrer er under utarbeidelse og revisjon. Det er utarbeidet prosedyrer og retningslinjer i Helse og omsorg. Vi vil jobbe videre med utfordringen i 2013. Alle prosedyrer er ikke ferdig utarbeidet enda, men arbeidet med dette er igangsatt. Selv om vi ikke var med på kursing, synes vi at SiO-prosjektet har gjort en enestående jobb med å bevisstgjøre alle SiO kommuner om Normens gjennomgripende betydning for implementering av elektronisk meldingsutveksling. Forenkling og prioritering av hva som er viktigst i forhold til Normen på vårt nivå. Det er en generell oppfatning at Normen er vanskelig å få ”grep om”…. Er det oppnevnt ansvarlig person for informasjonssikkerhet i kommunen? SUM: Ja 7 Nei 3 Hvis Nei, er dette planlagt? 1 2

16 Samarbeid med leverandører: PLO-systemer
Har leverandøren levert varer og tjenester i henhold til avtalt fremdrift? SUM: I liten grad I middels grad 1 I stor grad 8 Har leverandøren levert varer og tjenester i henhold til avtalt pris? 9 Hvordan vurderer dere kvaliteten på leveransene sett under ett? Dårlig God 2 Meget god 7 Hvordan vurderer dere kvaliteten på programvaren? Hvordan vurderer dere kvaliteten på konsulenttjenestene? Hvordan vurderer dere kvaliteten på opplæringstjenestene? 6 Vurdering: Kommunene mener at kvaliteten på programvaren for PLO-systemer kunne vært noe bedre. Kvaliteten på leverandørtjenester oppfattes som meget høy.

17 Samarbeid med leverandører: legekontorsystemer
Har dere hatt direkte kontakt med systemleverandør? SUM: Ja 6 Nei 2 Vurdering: Det er litt vanskelig å danne seg et helhetlig bilde av spørsmålet rundt legekontor-systemer siden bare 60% oppgir å ha hatt direkte kontakt med leverandør. Blant de som har svart vurderes kvaliteten på leveranser som middels god. Vurdering av kvaliteten på programvaren spriker. Selv om det er få besvarelser er det muligens verd å merke seg at flere vurderer opplæringstjenestene som Dårlig. Har dere inngått avtaler med leverandøren? SUM: Ja 4 Nei 2 Hvis ja: Har leverandøren levert varer og tjenester i henhold til avtale? 3 1 Har leverandøren levert varer og tjenester i henhold til avtalt pris? SUM: Ja 4 Nei Hvordan vurderer dere kvaliteten på leveransene sett under ett? SUM: Dårlig God 4 Meget god 1

18 Samarbeid med leverandører: legekontorsystemer forts.
Hvordan vurderer dere kvaliteten på programvaren? SUM: Dårlig 1 God 2 Meget god Hvordan vurderer dere kvaliteten på konsulenttjenestene? 3 Hvordan vurderer dere kvaliteten på opplæringstjenestene? Utdrag av kommentarer: WinMed støtter ikke så godt de arbeidsprosesser legene utfører. Meldingssystemmodulen er en adskilt del fra journalen. har ikke oppgradert til versjon 3.0 pga. manglende godkjenning av e-meldingssystem i versjonen De lovte at alt skulle fungere, men det er store mangler som ikke var ferdigutviklet da de solgte det. Opplevde at konsulent ikke var 100% oppdatert på systemet, og hadde problemer med å svare på en del spørsmål.

19 Samarbeid med Norsk helsenett
Har dere hatt direkte kontakt med NHN i prosjektperioden? SUM: Ja 8 Nei 2 Hvis ja: Har dere inngått avtaler med NHN i denne perioden? 4 Har NHN levert tjenester i henhold til avtale? 7 1 Vurdering: Kommunene opplever leveransene fra Norsk helsenett som gode og i henhold til avtale. Har leverandøren levert tjenester i henhold til avtalt pris? SUM: Ja 7 Nei Hvordan vurderer dere kvaliteten på leveransene? SUM: Dårlig God 6 Meget god 1

20 Samarbeid med legekontor lokalt
Vurdering: Et klart flertall av kommunene vurderer samarbeidet med det lokale legekontoret som godt. Vurdering av samarbeid med lokale legekontor Hvordan har det opplevd samarbeidet med legekontor? SUM: Dårlig God 3 Meget god 6

21 Sjekklistepunkter (1) Interessentanalyse og risikovurdering
Halvparten av kommunene har gjennomført interessentanalyse, 2 kommuner har planer for dette. 4 kommuner har gjennomført risikoanalyse, 4 har planer for dette, mens 2 kommuner ikke har gjennomført eller planlagt dette. Interessentanalyse: Interessentanalyse, dvs. hvem som berøres når man setter eMeldinger i produksjon Gjennomført Planlagt Ikke gjennomført eller planlagt SUM: 5 2 Risikovurdering: Analysere risiko ved idriftsetting, dvs. beskrive mulige uønskede hendelser, vurdere sannsynlighet og konsekvens, beskrive konsekvensreduserende tiltak 4

22 Sjekklistepunkter (2) Organisatoriske oppgaver/ansvar
Vurdering: Alle kommuner har enten etablert eller har planlagt å etablere system for mottak/sending og overvåking. Bare 2 kommuner svarer at de har etablert rutiner mens 8 kommuner har planlagt dette. Organisasjon: Etabler system for mottak Gjennomført Planlagt Ikke gjennomført eller planlagt SUM: 5 Etabler system for sending og overvåking Etabler roller / ansvar / oppgaver 6 4 Etabler rutiner 2 8

23 Sjekklistepunkter (3) Opplæring
Vurdering: 6 kommuner har gjennomført opplæring i bruk av ny programvare, resten har planer for dette. Alle kommuner har enten gjennomført eller planlagt å etablere nye rutiner. Pt. er det få som har gjennomført dette. Opplæring: Ny programvare Gjennomført Planlagt Ikke gjennomført eller planlagt SUM: 6 4 Nye rutiner 3 7 Avvik 1

24 Sjekklistepunkter (4) Brukerstøtte / support
Vurdering: Få kommuner har etablert system for daglig support (internt) mens halvparten har ekstern supportavtale. Det er betenkelig at 1 kommune ikke har planlagt eller har system for daglig support på plass, og at 2 kommuner ikke har avtale for ekstern support. Brukerstøtte (supportsystem): Etabler supportsystem for daglig support Gjennomført Planlagt Ikke gjennomført eller planlagt SUM: 3 5 1 Etabler supportsystem for ekstern support 2

25 Organisasjonsutvikling/tilpasning
I hvor stor grad mener dere kobling opp mot organisasjonstilpasning/utvikling er hensyntatt? SUM: I liten grad I middels grad 4 I stor grad I hvor stor grad har samarbeid over kommunegrensene vært nyttig for dere? 1 8 Hvordan har dere oppfattet at prosjektorganiseringen har fungert? Dårlig Godt 3 Meget godt 7 Hvordan oppfatter dere at kommunikasjonsveiene til prosjektet har fungert? 2 Hvordan oppfatter dere at informasjonen i prosjektet har fungert? 9 Vurdering: Kommunene vurdere verdien av samarbeid over kommunegrensene som meget stor. Både prosjektorganisering og informasjon vurderes å ha fungert meget godt. Kommentarer: Meldal kommune var sammen med to andre kommuner tilsluttet hovedsamarbeidskommunen Trondheim og vil i forbindelse med Meldingsløftet i 2011 og i forhold til implementeringen av E-meldinger. … …Prosjektlederen har vært behjelpelig med bakgrunns- og erfaringsinformasjon. Han har vært en stor pådriver for HPH- og Normenopplæring, og han har fungert godt som mellomledd forhold mellom leverandører og kommuner. Orkdal kommune stod litt utenfor prosjektet på grunn av tidligere innføring av HPH og bruk av Normen og tidligere start på meldingsutveksling. Men i de tilfeller vi kunne være med eller hadde behov for SiO, ble vi svært godt betjent. Det har vært helt avgjørende og lærerikt at vi har vært sammen om dette. Bra at vi får være sammen videre også. God hjelp av Meldal kommune.

26 Økonomi, forbruk Summer, 9 kommuner: Direkte kostnader: kr. 2 212 637
Timerkostnader: kr (3 723 timer * kr. 400) Samlet sum: kr Snitt pr. komm: kr Hvor mye har dere investert i program- og evt. maskinvare? Hvor mange timeverk har dere brukt i IKT-avdelingen? Hvor mange timeverk har dere brukt i Rådmannens stab/administrasjon? Hvor mange timeverk har dere brukt i helsetjenestene? Om dere har hatt andre kostnader; hvilke og hvor mye? Agdenes 200000 150 100 Frøya Halsa Hemne 40 000 170 40 1 000 Hitra 30 11 80 Meldal 60 000 74 25 Orkdal 70 21 000 Rennebu 50 400 30 000 Rindal 50 000 35 8 250 Skaun (ubesvart) Snillfjord Surnadal 200 20 000 SUM: 909 564 2 250 SNITT: 101 63 ANT.SVAR: 9 besvarelser 5 besvarelser

27 Økonomi, fremtidige kostnader
Vurdering: (For tynt tallmateriale til å gi en god vurdering.) Årlig beløp for vedlikehold av programvare (og evt. ekstra maskinvare) Årlig beløp for brukerstøtteavtaler Årlig beløp for lisenskostnader Årlig behov for interne driftsressurser (timer pr. år) Agdenes 7 000 8 000 20 000 100 Frøya Halsa Hemne 25 000 700 Hitra Meldal 33 600 150 Orkdal 80 000 1 000 Rennebu 46 000 50 000 Rindal 60 000 5 000 195 Skaun (ubesvart) Snillfjord 45 000 70 000 50 Surnadal 30 000 SUM: 2 395 SNITT: 37 600 37 667 42 657 299 ANT.SVAR: 5 besvarelser 3 besvarelser 7 besvarelser 8 besvarelser

28 Samhandlingsarena www.siohelse.no
Vurdering: Alle kommuner oppgir at de kjenner til og har brukt samhandlingsarenaen. Alle kommuner har lest informasjon mens 2 kommuner oppgir at de har lagt inn informasjon selv. 8 av 9 kommuner ønsker en videreføring av denne arenaen. Kjenner de til denne? SUM: Ja 9 Nei Hvilke funksjoner har de brukt? Lese informasjon Bidratt med informasjon Lagt inn informasjon selv 2 Deltatt i diskusjoner Ønskes at denne arenaen fortsatt skal brukes og videreutvikles? 8 1 Kommentarer: Hvis nettsiden blir tatt i bruk som et forum er dette ønskelig. Vi har sendt noe informasjon som prosjektlederen har lagt på nettetstedet. Vi syns det er viktig å ha en nettside hvor vi kan samle våre erfaringer og eventuelt har muligheter til å diskutere utfordringer vi møter underveis. Uklart hva som er formålet med nettsidene!

29 Konklusjoner, oppsummert (1)
Kommunene mener at hovedformålet med prosjektet for en stor del er oppnådd, men det gjenstår fremdeles noe mht. integrering av eMeldinger i HPH-prosessen. 2/3 av kommunene har tatt i bruk en eller flere av de valgte eMeldingene. Teknisk tilkobling og implementering er gjennomført i alle kommuner. Dette har for en stor del skjedd innenfor de rammer som settes i Normen. De aller fleste er godt fornøyd med den felles opplæringen i Normen. Bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring av helsepersonale, men de fleste har planer for dette. Det synes å være en generell oppfatning at «…Normen er vanskelig å få grep om». Dette kan være noe av grunnen til at bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring. Når det gjelder ansvarlig for informasjonssikkerhet har 7 av 10 kommuner oppnevnt dette. Kommunene mener at kvaliteten på programvaren for PLO-systemer kunne vært noe bedre. Kvaliteten på leverandørtjenester oppfattes som meget høy. Det er litt vanskelig å danne seg et helhetlig bilde av spørsmålet rundt legekontor-systemer siden bare 60% oppgir å ha hatt direkte kontakt med leverandør. Blant de som har svart vurderes kvaliteten på leveranser som middels god. Vurdering av kvaliteten på programvaren spriker. Selv om det er få besvarelser er det muligens verd å merke seg at flere vurderer opplæringstjenestene som Dårlig. Kommunene opplever leveransene fra Norsk helsenett som gode og i henhold til avtale. Samarbeidet med det lokale legekontoret vurderes av kommunene som godt av et klart flertall.

30 Konklusjoner, oppsummert (2)
Halvparten av kommunene har gjennomført interessentanalyse, 2 kommuner har planer for dette. 4 kommuner har gjennomført risikoanalyse, 4 har planer for dette, mens 2 kommuner ikke har gjennomført eller planlagt dette. Alle kommuner har enten etablert eller har planlagt å etablere system for mottak/sending og overvåking. Bare 2 kommuner svarer at de har etablert rutiner mens 8 kommuner har planlagt dette. 6 kommuner har gjennomført opplæring i bruk av ny programvare, resten har planer for dette. Alle kommuner har enten gjennomført eller planlagt å etablere nye rutiner. Pt. er det få som har gjennomført dette. Få kommuner har etablert system for daglig support (internt) mens halvparten har ekstern supportavtale. Det er betenkelig at 1 kommune ikke har planlagt eller har system for daglig support på plass, og at 2 kommuner ikke har avtale for ekstern support. Kommunene vurderer verdien av samarbeid over kommunegrensene som meget stor. Dette tilskrives god informasjon og gode kommunikasjonsveier. Både prosjektorganisering og informasjon vurderes å ha fungert meget godt. Alle kommuner oppgir at de kjenner til og har brukt samhandlingsarenaen. Alle kommuner har lest informasjon mens 2 kommuner oppgir at de har lagt inn informasjon selv. 8 av 9 kommuner ønsker en videreføring av denne arenaen.

31 Konklusjoner, oppsummert (3)
Snitt pr. innbygger er beregnet til mellom kr. 80 og 90 ift. samlet sum under. Økonomi, forbruk i prosjektperioden

32 Konklusjoner, oppsummert (4)
Økonomi, fremtidige kostnader Årlig beløp for vedlikehold av programvare (og evt. ekstra maskinvare) Årlig beløp for brukerstøtteavtaler Årlig beløp for lisenskostnader Årlig behov for interne driftsressurser (timer pr. år) SUM: 2 395 SNITT: 37 600 37 667 42 657 299 Ant. svar 5 besvarelser 3 besvarelser 7 besvarelser 8 besvarelser

33 Samlet vurdering av prosjektet (utdrag)
Prosjektet hadde en treg oppstart, men når vi først var i gang i september gikk det veldig fort framover PLO fungert kjempebra. Dessverre har legekontoret blitt lovt mer enn leverandør kunne holde « Utplukk» fra Normen kunne vært prøvd i større grad Prosjektet kom seint i siget pga avventing fra Norsk Helsenett mht « black- box « ( felles postfunkjson for SiO ) Har vi fått tjenester/ nytte tilsvarende 3 mill. fra Norsk helsenett? Formålet med nettsidene har vært dunkel Flink prosjektleder Ryddig å forholde seg til Veldig grei kommunikasjon i prosjektet Lokal prosjektleder burde vært frikjøpt. Opplæring og involvering av feks HPH burde starte nå når vi vet omfanget og ser hvem som egentlig bør involveres. Lokal prosjektleder sin rolle burde vært bedre beskrevet FØR prosjektet startet da vi har flere pilotkommuner som har gjort seg erfaringer. Det har vært en stor glede å arbeide i dette prosjektet. Av alt det positive vil jeg trekke frem følgende: Dyktig, tålmodig og forutsigbar prosjektleder Leveranser og fremdrift slik det var planlagt Økonomi som avtalt

34 Utfordringsbildet - anbefalinger til videre prosess
Ved prosjektslutt ble det gitt anbefalinger på følgende områder: Manglende godkjenning av PLO-meldinger – et dilemma Koblingen mot legekontor Teknologiløpet Samordning teknologi – HPH Samordning mot IKT Orkidé Forankring – på ledernivå lokalt og i styringen av SiO Motivasjons- og opplæringsarbeid i kommunene Samordning med Norsk helsenett ift. dagens og fremtidige løsninger Samordning med systemleverandører Samordning med D-IKT Samhandling med legevaktordningen Utfordringer mht. utveksling av eMeldinger mellom kommuner og felle sengepost Informasjonsdeling Ble du litt nysgjerrig…? Anbefalingene som ble gitt finner du i sluttrapporten her 

35 Noen anbefalinger til videre arbeid (fra prosjektavslutningsmøtet)
Det må utvikles prosedyrer for anvendelse av eMeldinger i den enkelte kommune Dette må skje i samhandling med HPH prosessveiledere Konsolidering av roller og ansvar i kommunene mtp. organisasjonsutvikling/tilpasning (også over kommunegrenser?) Felles arbeid startet med workshop knyttet til prosjektavslutning 29. januar 2013 Det må gjøres risikovurderinger før man setter bruk av eMeldinger i full drift Det må etableres kontakt med KomUt-prosjektet med tanke på å ta imot eMeldingene epikrise, labsvar og røntgensvar (disse vil klare fra St. Olav sin side rundt kvartal, antakelig fra de andre sykehusene i Midt-Norge også). Her er det kø av kommuner som vil i gang, KomUt vil organisere denne køen sammen med Hemit Her må det også etableres omforente prosedyrer og avtaler Systemleverandører av legesystemer må følges opp tett Det må jobbes med hvordan kommunene skal interagere med sengeposten Det må jobbes med hvordan kommuner og sengepost skal interagere med felles legevaktordning Det bør(må) utarbeides samarbeidsavtaler mellom kommuner med tanke på overlapping på drift og overvåkning av systemer (24/7-utfordringen!) Det bør jobbes mot felles IKT-løsninger i større kommunesamarbeid Og sist men ikke minst: Noen må snarest mulig få et koordineringsansvar for SiO-kommunene på dette området i 2013!

36 Status teknisk implementering i SiO-kommunene

37 Hvilke fordeler gav samarbeidet?
11 mnd. med 100% ressurs på prosjektledelse – for under 1 månedsverk pr. kommune Betydelig prisreduksjon på programvare og konsulenttjenester Koordinert gjennomføring av tekniske prosjekter og opplæringsløp mot den største leverandøren (8 av 12 kommuner) Nettverksbygging, erfaringsutveksling og kompetansedeling gjennom felles samlinger samt grupper av kommuner på kurs Erfaringsdeling på tvers av 3 forskjellige PLO-systemer og 3 forskjellige legekontorsystemer En grunnmur å bygge videre samarbeid på!

38 Veien videre Er engasjert i 40% stilling om av KS/Fylkesmannen for å bidra i NHN sitt KomUt-prosjekt Trondheim kommune har prosjektlederansvaret for Sør- Trøndelag Vi vil følge opp alle kommuner inkl. SiO-kommunene (i ST) Hovedfokus mot årsskiftet vil være meldingsutveksling med sykehusene Tett og godt samarbeid md St. Olavs og Hemit i prosjektet Jobber ellers videre med digital utvikling i kommunene i regi av eTrøndelag – og fortsetter det gode samarbeidet med KS og FM om «fylkesgrepet»

39 Samhandling over video
Norsk helsenett har forhandlet frem en pakke med videoløsninger De har inngått rammeavtale med 3. parts leverandør (Viju) Avtalen omfatter kjøp av utstyr som videostudio, videoenheter, skjermer, prosjektorer, elektroniske tavler, digital skilting, styringspanel, kamera, hodesett, samt alt utstyr som er nødvendig for å benytte selve tjenesten. Avtalen omfatter også videoenheter for tilknytning mot medisinsk utstyr. Viju tilbyr drift, service og support for alle videostudio tilknyttet Norsk Helsenetts videotjeneste.

40 Samhandling over video (forts.)
Aktuelle bruksmåter (fra NHN’s hjemmesider): undervisning av helsepersonell møter veiledning pasientkonsultasjoner klinisk pasientbehandling hvor og når pasienten har behov for det Jfr. Tor Åm sin kommentar om behovet for nødvendig samhandlingsverktøy Gjennomgang av konseptet Undertegnede organiserte et arbeidsmøte mellom NHN v. Terje Olafsen og SiO v. daglig leder, representanter fra vertskommunen og et par andre kommuner 28. februar. Potensialet anses som meget stort! Neste utspill blir opp til SiO

41 Hva kan gjøres for å realisere denne type løsninger?
Organisatoriske utfordringer kan føre til at disse løsningene ikke tas i bruk i SiO i overskuelig fremtid Samme problemstilling gjelder også til en viss grad videreføring og videreutvikling mht. anvendelse og gevinstrealisering ved bruk av eMeldinger Gode ideer til hvordan vi som eksterne aktører kan bidra (med ressurser) her? (NHN/HDIR, KS, Fylkesmannen, Fylkeskommunen osv.) Dokumenterte eksempler på realiserte gevinster?

42 Følgeforskning KS har engasjert PWC til å gjennomføre et forskningsprosjekt kalt «Gode modeller for innføring av elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgstjenesten» KomUt-organisasjonene er oppfordret til å foreslå kommuner som kan være egnede intervjuobjekter i denne sammenheng Vi i Sør-Trøndelag har plukket ut 3 kommuner fra SiO som vil bli forespurt om å bidra (1 har bekreftet pt.) Beskrivelse av oppdraget (tilbudsforespørsel) ligger her

43 Noen refleksjoner til slutt
Det har tatt oss 11 mnd. å få på plass teknologisk grunnstruktur, gjennomføre opplæring i teknisk drift og opplæring i roller g ansvar / organisatoriske tilpasninger, sette opp tilgangsstyring osv. Ennå gjenstår en god del lokal opplæring av utøvende helsepersonale både mht. daglig bruk og ift. holdningsskapende arbeid knyttet til personvern (bl.a. Normen) Alt i alt viser dette at det er en omfattende prosess å ta i bruk elektroniske meldinger i en kommune, og det krever mye ressurser, både økonomisk og personellmessig som ikke må undervurderes Snitt på 400 timer + kr i direkte utgifter pr. kommune for å komme hit! Og ennå gjenstår mye internt arbeid for å komme i produksjon mot både legekontor og sykehus Denne typen prosess krever mye energi enten man er en stor eller liten kommune – eller del av en større samarbeid Mangel på sentrale krav (= forskrift) til standardisering av eMeldinger skaper unødige forsinkelser og stor usikkerhet. «Noen» må sette foten ned!

44 Avsluttende kommentar til SiO
«Jeg sier det samme til dere som jeg sa til kommunekoordinatorene før jul: Det har vært kjempeflott å jobbe sammen med de 12 kommunene! Jeg føler at jeg har hatt et av de det mest spennende og givende årene i min yrkeskarriere i 2012 Jeg imponeres over den kompetansen som finnes ute i kommunene, og ikke minst det fenomenale pågangsmotet og gløden som oppvises. «Nei» og «Umulig» er visst klippet ut av ordbøkene deres…? Jeg håper og tror av hele mitt hjerte at dere - med en god porsjon tålmodighet - lykkes i å videreføre det grunnlaget som er lagt for videre samarbeid i SiO Uten at dette lykkes vil ressurs-ballogen sprekke for ganske mange i de kommende årene…» LYKKE TIL!